对人行XX 支行会计国库档案管理情况的审计案例分析
胡红兵 王平 曹剑
审计背景
会计国库档案是记录和反映人民银行各项业务活动的历史资料，也是记录和反映地方经济发展的重要依据和凭证，及时准确的数据分析和动态报告，对于基层人民银行现代会计业务的全面健康发展，有着极为重要的现实和深远的历史意义。但在当下会计档案管理的实际工作中，存在着资料调阅记载不全、档案移交接不及时、管理欠规范等现象。为此，××支行决定对2016～2017 年会计国库档案管理情况，开展一次专项审计。以此通过专项审计，达到有效提高会计档案管理水平，进一步完善归档、交接、保管、查阅和销毁等日常管理行为的目的。
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审计过程与方法
为确保对会计档案管理情况的审计效果，支行内审组采用了“三结合”的工作方式：
沟通与协调相结合。一是注重审前沟通。由于会计国库档案管理，涉及办公室、会计国库股两个部门，为此，审计项目选定后，支行内审部门负责人，及时将此次审计的目的，向有关股室主要负责人进行沟通协调，并认真征求意见。同时，在支行召开的行务会上，将审计项目的计划安排，在会上进行通报说明，为现场审计工作的顺利开展做好铺垫。二是实现情理交融。由于两个部门的档案管理员，日常工作较多，在资料调阅和现场检查中，容易产生时间上的冲突。因此，根据实际情况，内审组将审计时间尽量安排的长一些，以给予被审计对象在完成日常工作量的同时，有较充裕的时间接受检查。在审计过程中，有时碰上被审计对象发牢骚，检查组成员总是微笑应对，不发生正面冲突，充分理解被审计对象的心情，并同时进一步加强沟通，确保了审计任务的圆满完成。
收集与学习结合。一是搜集主要检查依据。搜集上级行特别是总行在专业方面的重要文件或制度规定，是内审组开展审计工作前的必备阶段，也是检查发现问题最后定性最有说服力的依据。因此，内审组通过内联网、手机查询、业务部门提供等方式，收集会计档案管理方面时间最靠后的专业制度文件。如人总行的会计档案管理办法、南昌中支会计档案管理实施细则等。同时，支行的相关档案管理制度、岗位职责等，也是我们采集的重要检查依据。二是认真研读依据条款。通过审计检查开展前的自我加压培训学习，并向专业部门请教咨询，熟悉和掌握上级行的制度文件精神，并在实际检查中加以合理科学运用，既是此次审计检查组最基本的工作要求，也是我们以较高质量完成会计档案专项审计检查的基本保障。
2.检索目录簿有待规范。储柜全部更新后，办公室档案管理员对会计档案重新进行了清理编码排放，并整理了档案检索目录，但档案检索目录封面名称使用铅笔手写，字迹不规范不整齐。档案检索目录簿书页参差不齐，装订不合规不美观。
审计结果及成效
上述发现问题，分析其存在的原因，既有客观上的因素，又有主观上的失责，主要反映在以下方面：一是对制度层面认识不足。会计国库档案管理，由于事涉多部门多人员，档案未按时办理移接交，双方也未按照规定办理延迟保管批复手续，既是会计国库股和办公室两个部门相关人员，在工作上存在拖沓现象，也未严格执行制度规定所造成的结果。同时各管理责任方也未尽履职之责，检查抓得不实，做得较少，问题发现不及时。二是对规范建簿重要性淡漠。档案检索目录簿是会计档案保管的重要组成部分，其对历史档案资料查阅的重要性不言而喻。办公室档案管理员，从思想上对检索目录的规范建立，没有引起足够重视，主观上认为检索目录簿没有会计档案重要。因此，在建立档案检索目录簿时，没有规范设置建簿。三是对移交接事项不重视。会计国库档案管理员编制的移交接清单事项太过简要，未严格按照会计档案移交接应载明名称、保存介质、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，其做法完全是图方便省事。办公室档案管理员交接也太随意，签名照单全收，双方均将制度职责放置脑后。如此简便交接，将对后续档案管理工作增加难度。一旦发生档案丢失或出现档案杂乱无序，其责任是可想而知，后果也是严重的。
现场与非现场结合。按照审计方案，审计检查采用现场与非现场两种方式进行。即现场审计直接到会计国库股查看凭证、账簿、年终报表等的装订是否符合要求；会计档案是否按时办理移接交。查看办公室档案管理室，会计档案保管是否规范有序、是否存在潮湿霉变、储柜是否摆放整齐、管理室是否堆放杂物等。非现场方式即调阅岗位职责、年度工作总结、各类登记簿、档案检索目录等。人员岗位变动后，查看档案管理员岗位职责是否及时进行了调整；各级检查调阅凭证资料登记是否及时；离岗休假是否办理了移交接手续等。通过两种方式的审计检查，发现了问题，分析了成因，也提出了合理化的整改建议。
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3.移交事项有待完善。会计国库股与办公室在会计国库档案移交接过程中，存在会计档案移交清单事项简单现象，采用手写凭证本数、账簿本数、报表本数三项内容。而办公室档案管理员也未提出任何异议，双方均签字办理了移交接。
思考与启示
1.制度执行力有待提高。截止检查日，查阅办公室会计档案检索目录和会计国库股《会计档案保管登记簿》，均没有2016 年会计国库凭证资料移交接记录。会计国库凭证资料没有按照临时保管超过一年时限要求，及时办理移交接，仍放置在会计国库部门保管。而办公室档案管理员，也未按照制度规定及时催缴归档。
李青海在谈及自己违纪违法心态时说，对自己的行为已经严重违纪违法也心知肚明，但当时贪婪和侥幸已经在心里占了上风，完全将党纪国法抛诸脑后。正如他在忏悔书中自讽，在法院工作时，取得的法律专业研究生证书，是为了职务升迁增添含金量混来的文凭，学过法但只是作为晋升之用，在工作中依然是个“法盲”。而且在他看来，很多事都是私下的，天知地知，你知我知，只要对方不说谁也不会知道。
会计档案管理既有其独特的工作性质，又有其深远的历史内涵，进一步加强管理，规范落实问题整改，也是基层人民银行提高履职水平的的重要组成部分。
8)过程产品的分辨率直接关系到计算机工作量大小和后续地物采集精度。3D 模型的分辨率由影像组的分辨率和影像采样百分比共同决定。而生产TDOM和DSM时，应根据地形图成图比例尺、等高距、测区地貌情况设置分辨率，因为TDOM和DSM分辨率数值设置过大，则降低TDOM的精度，造成建筑物棱角模糊，直线围墙在视觉上成为折线等。
1.加强业务制度学习。一是要强化基础业务培训。要选派性情温和、耐心细致、工作责任心强的员工，充实到会计档案管理工作岗位。积极派员参加上级部门举办的各类业务培训，聘请当地档案部门权威专家，现场讲授指导档案管理方面的专业知识，不断提高会计档案管理水平。二是要加强制度层面的全员学习。通过对制度的学习，使全体员工对档案管理工作的重要性，有一个较为清晰和理性的思想认识，能够在今后的业务工作中，对支行档案规范化管理起到一个良好的辅助作用。
2.完善考核问责机制。一是完善考核细则。上级主管和专业部门，要进一步完善对会计国库档案日常管理工作的考核细则条款，从理论和实际操作层面上，为档案管理的检查考核，提供可靠而又充分的依据支撑。二是加大考核处罚力度。要进一步加强对基层支行档案管理工作的检查和处罚力度，尤其是对分管领导和部门负责人，在会计档案的日常管理上，是否真正履行了工作职责，是否切实做到了检查有记录，问题整改是否及时到位。对于涉及多部门多人员的问题，要同时给予经济上的处罚。
3.强化跨部门协调配合。一是要力求步调一致。会计国库股和办公室档案管理人员，要严格按照制度规定，按时办理档案移交接，切实做到移交清册事项内容全面，手续齐备，档案及时完整归档。二是要完善档案管理环节。要加强与科技管理部门的沟通，会计国库系统升级更新后，要及时与科技管理人员取得联系，收集完整的系统资料，并与会计国库重要事项登记簿中所记载升级的事项逐一核对，一致后再将电子档案入档管理，确保会计国库档案的完整全面性。
（作者单位：中国人民银行靖安县支行）
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