摘要：一方面我国的现代化进程不断加快，现代化建设在各行各业都应用极广；另一方面随着我国现代人事制度改革工作的推进，人事档案的作用越发凸显，但面临着越来越庞大的档案资料，传统的档案管理方式已经无法满足需求，急需一种更方面、快捷、高效率的档案管理方法来替代传统档案管理。对人事档案管理进行信息化建设运营而生。本文也就此展开研究，对如何有效的开展人事档案管理的信息化建设工作进行探讨，以期能有效提升人事档案管理的信息化建设进程。
关键词：网络环境；企业；人事档案管理；现代化
前言
人事档案是对劳动者身份、学历、资历、主要经历、政治面貌、品德作风等各方面的情况的记录，是人力资源管理中形成的材料，是人员就业、晋升的重要参考。随着“互联网+”和大数据的迅猛发展，现代化是社会发展的必然要求，在这样的背景下，人事档案管理必然面临现代化。
1我国人事档案管理现状
人事档案管理为企业、单位、部门提供这非常重要的信息，是人才调用、资源共享、绩效考核、人才录用的重要参考凭证。
1.1目前我国人事档案管理处于初级阶段
人事档案管理的科学化、信息化不足，大部分采用纸质化登记，封闭式存储管理方式。这种记录方式非常不利于人才信息的传播和分享。目前企业本着保护人才信息，防止泄漏的想法，将自己的人事档案进行封闭式管理，岂不知这种管理方式对于人才流转利用的限制的极大弊端。
1.2目前我国企业及单位对人事档案的管理不是很严格
有的企业甚至没有设立专门的人事档案部门及管理人员，还有相关的档案管理部门对于人事档案的设立，收集，登记，补充，更新做的都不到位。人事档案管理部门只是一味地收取人事档案，归档后不更新，传统人事档案的利用制度已经不能适应现代人力资源开发的需要。
1.3人事档案管理材料的收集准确性不高，没有进行严格的把关，内容填写没有统一规范
材料的收集没有严格把关，没有审批就收纳了。有的甚至是不完整的档案信息，档案管理人员没有意识到档案的重要性，不重视档案的收集。
1.4人事档案真正的利用率非常小，范围狭窄
人事档案的重要作用就是为人才更好地利用、流转、调配。不过，就我国目前的工作任用现状来看，并没有真正的利用起来。就我国人事工作的目前形式，由于对人事档案着重强调保密性，导致人事档案的利用并没有显著的效果。大学生在校择业后人事档案直接发送到单位的档案部，单位没有相关档案管理部门的则发送给大学生原籍的相应档案管理部门。人才和档案联系越来越小，即人档分离，造成人档分离的原因有很多，例如人才的流动，还有由于许多公司、单位对人才档案没什么确切的要求，才造成了这种人档分离的情况愈演愈烈。由于信息电子化不足造成档案管理部门只是完成了保管工作，对于人才共享并没有发挥出应有的作用。企业但档案材料不完善，不能客观地反映人员的全貌，企业人事档案记录不完整，不能帮助实施企业内部的实绩考核，这种做法造成了人员与其档案的分离形式，这也是造成了企业人事档案利用率低的原因。
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2推动我国企业人事档案管理现代化和信息化建设的策略和措施
2.1建立健全的人事档案管理制度规范
从一定意义上来讲，企业的人事档案管理制度应当是推动并实现人事档案高效管理的主要途径和措施，企业应当根据自身发展的实际需要，学习并采用当前社会中先进的人事档案管理技术，转变科学合理的管理观念，制定出符合企业可持续发展实际需要的档案管理制度，确保一切工作及活动的实施有理有据，有规可循。具体而言，在进行制度的规范建设过程中，企业应当充分立足于我国相关职能部门出台的一系列档案管理法律法规，例如《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《企业档案工作规范》等等，首先创设出相应的科学规范的管理环境，渗透正确的管理理念，其后根据企业的需求，内部职能组织结构的划分等等，将理论工作与实践工作进行有效的结合，不断提高档案管理工作效率和质量，推动企业的全面科学发展。同时，企业应当与时俱进，及时更新制度文件，确保企业档案工作有序进行。
2.2优化人事档案管理流程，提高工作效率
企业在进行人事档案的收集、整理、归档、存储的过程中，应当根据相关部门规定的档案材料收集规范及整理工作细则，贯彻落实工作流程和工作规范。但是，随着社会科技的不断发展和进步，当前我国企业在短时间内得到了快速发展，同时人事档案管理工作本身具有一定的持久性和动态性，导致传统的档案管理模式无法满足企业及社会发展需要，同时耗费了大量的人力物力资源，导致档案管理工作事倍功半。基于此，企业应当对整个档案管理流程进行明确，高效使用现代信息技术和计算机网络技术，优化人事档案信息的收集整理、归纳存储等流程，有效推动企业人事档案信息化建设进程，从而实现企业的现代化发展。
2.3制定明确的企业人事档案工作目标
从一定意义上来讲，企业在进行人事档案工作的过程中可以将具体流程划分为以下三个阶段：第一，最低目标阶段。这个阶段主要是指以提高档案工作效率为主，为档案信息的使用者提供一定的便利；第二，基本目标阶段。在这个阶段中，企业应当注重对人事档案信息资源的整合分析，加大对资源的利用效率，从而为其正确决策提供科学合理的数据支持；第三，最高目标阶段。在这个阶段中，企业应当注重对人事档案信息资源的高效筛选，根据企业的发展需要，在众多的资源中提取出精华，并且根据当前社会发展的主要趋势快速准确的为企业决策提供精准数据，从而在一定程度上推动企业的长久发展壮大。基于此，在实际工作过程中，企业应当充分立足于自身发展需要及市场主流趋势，进一步明确人事档案管理工作的实际目标，制定出科学合理的发展规划，与时俱进，根据目标任务逐渐实现人事档案的信息化管理，同时推动企业的现代化发展。
2.4积极引入人事档案管理信息系统
众所周知，人事管理部门应当是企业组织结构中的重要部分。因此，对在进行人力资源研发和管理应当充分实现信息化和现代化，积极引入信息系统。从一定意义上来讲，企业的人事档案管理部门应当属于人事管理工作范围内，也应当积极进行人事档案管理信息系统的运用，对企业中的人力资源及人事档案进行有效的整合分析，实现二者的无缝衔接，通过这样的方式为企业开展人力资源工作奠定可靠的基础。
2.5加强人才队伍建设，加大培训力度
人是执行的根本。在人事档案信息化建设方面，无论是管理人员还是技术人员都是相对缺失的。我们应从三方面提高流动人员人事档案管理人员的信息化水平：①加强档案管理领导队伍建设，以做好团队的整体引导，同时通过引进或培养的方法培养一批懂档案管理、懂信息化建设的管理团队。②加大培训力度，对档案管理人员定期开展业务培训和技能培训，推行持证上岗，用专业的业务人员和业务素质保证人事档案信息化工作的开展；③引进专业的系统管理人员。人事档案管理系统是非常专业的软硬件系统，其不仅要有普通软件的统计、分析功能，还必须有极强的保密功能，因此必须要配置专业的系统管理人员进行管理，专业进行信息化研发、进行安全管理、网络维护。
结束语
综上所述，企业应当建立健全的人事档案管理制度规范，优化人事档案管理流程，提高工作效率，制定明确的企业人事档案工作目标，积极引入人事档案管理信息系统。
参考文献
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[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007,(4).
论文作者:罗星灵
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/20
标签：人事档案论文; 企业论文; 档案管理论文; 档案论文; 工作论文; 人事论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第31期论文;