刘燕
广东省高速公路有限公司台山分公司 529200
摘要:近年来我国公路工程的施工管理得到不断优化,在此过程中我国工程档案管理也随之得到优化。就公路工程管理的内容来分析,其中比较重要的一项工作就是工程档案管理,且档案的收集与管理工作是各项工作的重点。但是根据当前我国公路工程档案管理的现状来看并不乐观,仍然存在很多亟待解决的问题。为此,接下来笔者立足当前我国公路工程实际分析了公路工程档案的收集与管理存在的问题,并提出相应的解决途径。
关键词:公路工程;档案;收集与整理;问题;解决途径
公路工程档案不仅仅是为施工管理、竣工验收等服务,而且也为工程的稽查、验收以及审计等工作提供了十分重要的依据,同时也是公路正常运行的关键,这也就说明了做好公路工程档案的收集与管理是保证公路顺利交验的保障[1]。基于公路工程档案的收集与管理工作的现实作用,因此相关工作人员要强化工程档案管理工作,并采取有效的措施解决目前存在的问题,为提高我国公路工程档案管理质量提供借鉴。
1.当前我国公路工程档案收集与整理存在的问题
1.1没有完善的档案管理制度
当前我国公路工程项目仍然存在严重的制度不完善的问题,没有提出明确的档案管理的要求与控制措施,出现档案管理服务不到位的情况,如没有及时搜集资料、不细致、没有按照要求整理档案,又或者是技术或者档案人员离职之前没有做好资料交接工作,也没有资料进行交接工作,使得档案人员离职后无人管理资料,甚至是被据为己有。此外,没有完善的档案管理机制,导致整个档案收集与管理过程中没有专人监督,一旦出现问题也无法及时发现,若出现问题也就无法进行追责与补救[2]。
1.2没有规范做好档案的收集与整理工作
当前很多的公路工程也存在明显的不规范收集与整理档案的问题,比较突出的表现就是档案原理与施工管理相脱离。施工过程中若建设单位不重视做好现场资料的收集与整理工作,也会出现不同程度的遗失现场材料与数据意识问题,使得竣工时没有可靠的资料,使得最终的档案材料无法准确反应整个工程的实际情况,甚至是出现数据丢失或者是记录不全的问题。此外,建设单位没有统一的施工用表,又或者是没有合理设计表格,这也会导致竣工时整体资料比较凌乱也无章法。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆最后,若档案工作人员在档案的收集与整理中没有科学分类或者是没有按照资料类型做好统一整理工作,这不仅不利于后期查找资料,而且也不利于保存资料。
1.3档案信息化程度不高
目前我国档案收集与整理工作信息化程度不高,很多项目基本上都沿用落后的收集与整理模式,并没有实现档案管理信息化[3]。若应用的是纸质档案,那么需要花费大量的人力物力做好档案的收集与整理工作,且效率不高。此外,由于公路单位资金或者是意识不到位,没有引进信息网络化档案管理系统,因此也没有可以应用的软硬件。
2.当前我国公路工程档案收集与整理存在问题的解决策略
2.1建立完善的档案管理制度
一方面,要完善档案管理机构。完成每项工程都是需要各个部门互相合作,但是产生档案并非是来自同一个部门,因此要想保证档案资料的系统性还要设置独立的部门做好档案收集与整理工作并制定科学的岗位管理责任制。如此一来才能让各个产生资料的部门都能于签认资料后将资料保存到专门的档案管理部门进行统一管理。另一方面,细化各个管理人员的责任。档案资料的来源很广,且存在管理人员较多的问题,因此公路工程也要建立完善的档案资料收集与管理部门工作人员的操作流程[4]。技术人员可以细化技术人员的责任,明确相关工作人员负责的现场施工质量控制以及其他方面资料的签认。档案管理人员也可以以档案资料种类做好划分依据,如此才能保证工程档案管理向系统化发展。
2.2提高档案管理人员的档案管理意识
施工过程中的真实资料是整理公路竣工资料的基础。这也就要求建设单位在建设过程中要建立完善的资料收集与整理制度,也要按照不定期的方式组织专人进行检查与指导,一旦发现任何不完善之处都要及时解决,避免在日后的工作中发现类似问题。对一些与实际要求不相符合的则应不予计量与验收,若承包人上交的资料不合格,业主可以不予结算。在工作计划中加入竣工资料的收集与整理工作,于工程施工招投标、评标以及工程监理时就应将资料的收集当作重要的一项评分指标,如此也能有利于工程施工中的资料收集与整理工作的顺利进行。
2.3建立数字化档案管理系统
实际上,数字化档案管理系统主要是依赖于现代化通讯技术与网络信息技术,其使得传统的纸质档案时代转变为电子档案时代[5]。数据分析与处理能力是数字化档案管理系统比较突出的能力,有利于促进部门与部门之间档案信息共享与联动,提升了档案管理工作的质量与效率。相关部门可以通过建设点自档案查询网站的方式给其提供不同权限的档案查询与取用等服务,逐步实现资源共享的目标。当前是互联网时代,信息技术也比较发达,数字档案化一定程度上也有利于其更高效的分析与筛选数据。解决了三个重要性的问题(录入电子档案、转化纸质档案以及安全储存电子档案)才能最大程度的发挥档案的作用,从而更好的为人民以及为社会服务。
2.4做好技术资料的整理与保管工作
施工现场存在较多的分项工程,而技术资料通常也不可能集中于某个技术人员手中,因此也要安排专人负责做好技术资料的分类整理工作。在整理资料时要逐项进行分类管理,可以按照分部工程、单位工程或者是分项工程进行。在整理桥梁工程资料时也可以严格按照墩台好做好整理工作,以一个墩为单位将承台、桩基以及墩身等资料放在一起。无论是以哪一种方式做好资料的整理与保管工作都应保证所有归档资料与施工现场保持统一。建立专门的台账整理归档的资料,且要求建立的台账不仅能反应内业资料与施工进度是否能同步,而且也要方便日后查阅,实现信息化整理[6]。如此也能在电脑上发现工程资料是否齐全,而且也有利于提高查找资料的速度以及存放地点。
结束语
实际上,工程档案属于信息资源的一种,其对保障公路工程的安全使用与正常运营都具有重要的意义,也有利于推动我国经济的发展。为此,立足当前公路档案收集与管理存在的问题提出做好公路工程档案收集与整理工作的策略也能为加快公路工程建设的科技进步提供良好的基础,也让我国公路工程建设的水平走上新的台阶。
参考文献:
[1]高超群.浅析公路工程档案收集与整理中存在的问题及对策[J].三门峡职业技术学院学报,2012,11(2):101-102.
[2]王路红.浅谈公路工程档案的收集与整理[J].兰台世界,2013(s1):145-145.
[3]赵敬.浅谈如何做好公路工程档案的收集与整理[J].人民交通,2019,364(01):81-82.
[4]刘珍.如何做好高速公路桥梁工程档案资料的收集整理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2014(2):134-135.
[5]张玉冰.浅谈如何做好公路建设项目档案的收集与整理[J].科技创新导报,2017,14(17):182-182.
[6]梁红垒.公路工程档案的跟踪收集管理尝试[J].工程建设与设计,2019,399(01):255-256+259.
论文作者:刘燕
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第1期
论文发表时间:2019/9/2
标签:档案论文; 资料论文; 公路工程论文; 工作论文; 档案管理论文; 工程论文; 公路论文; 《建筑细部》2019年第1期论文;