图书馆管理中的系统方法，本文主要内容关键词为：图书馆论文,方法论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓系统方法就是按照事物本身的系统性，把研究对象放在系统的形式中加以考察的一种方法。也就是说，从系统的观点出发，始终着重从整体（系统）与部分（要素）之间、整体与外部环境的相互联系、相互作用、相互制约的关系中、综合地、精确地考察对象，以达到最佳地解决问题的一种科学方法。图书馆是一个由相互作用和相互联系的子系统结合而成的、具有特定功能的复杂系统。它不是一个静止的而是一个动态系统，若要使这一复杂系统经常处于最佳状态，使系统的功能目标完全实现，就要在整个系统的科学管理中，必须接受一般系统论原则的指导，亦即图书馆管理活动必须树立以下几个最基本的观点。
1 整体观点
整体性通常表现在两个方面，一是要素和系统不可分割；二是整体大于各部分之和。因为世界上一切事物都是由各种要素按一定方式构成的有机整体，其性质、功能也都是在各组成要素的相互联系和相互作用中体现出来。图书馆系统也不例外，它是由各部门（要素）组成的整体，这种整体观点就是强调要以图书馆的整体作为出发点，统筹考虑，把各部门的工作都纳入计划、实施、控制、处理的环节之中，使图书馆的性质、功能在组成要素的相互联系和相互作用之中充分体现出来。这种整体观点不论图书馆的上层管理者，还是基层管理者，乃至每个职工都应该牢固树立。以图书馆自动化为例，它涉及到采访、编目、流通、期刊管理、计算机技术等各个部门，实现自动化，不仅仅是配置了计算机硬件、软件就可以完事大吉，没有标准化的书目数据运行，图书馆自动化就好比是空中楼阁，一切自动化设想都是空的。因此，有人说：“图书馆自动化，配置计算机硬件、软件都容易，就是制做数据最难。”是有一定道理的。在这个问题上就需要树立整体观念，要全馆一盘棋，让各部门都了解实现自动化过程中各阶段的整体目标。比如天津大学图书馆就是如此，在实现本馆自动化过程中，其第一步整体目标是先让流通部门实现用计算机借还图书，目标确定后，就从全馆各部门抽调人力为流通部建简书目库，全馆各部门亦都能从全局出发，克服本部门困难，服从统筹安排，出人出力，终于在很短时间内，就使馆内自动化的第一步整体目标得以实现。
事实说明，在图书馆管理中树立整体观点是很重要的。也只有这样，并共同为之努力，才能实现图书馆系统的整体目标。
2 有机关联观点
联系性也体现在两个方面，一是系统内各要素之间的联系性；二是系统与外部环境之间的联系性。图书馆是由若干部门组成的，各部门又是由若干环节组成，各环节又是由若干工序组成。从系统论角度说，应该特别强调这种普遍联系性，强调部门内部之间的联系，强调部门内部与外部的联系，强调部门与部门之间的联系，强调在整体规划下明确各自分工，为了实现图书馆的同一目标，既有分工，又有合作，彼此通气，密切衔接，只有这样才能井然有序，环环相扣。正如木桶给我们显示的原理那样，木桶是由一条一条木板按一定要求排列组成，它具有盛水功能，但是如果其中一条木板发生变化（比如被折断一小截，或从中间弄了一个洞），其它木板虽然长度不变，但是整个木桶的溶水量却减少了，道理很简单，木板盛水多少是取决于其中最短的那条木板，其他木板再长也只好浪费。这就说明，任何一个系统都是一个具有一定功能的整体，其中各要素之间都以一定方式相互联系，相互制约，它们之间的某一个要素如果发生了变化，就意味着其它要素也要受到制约。
仅以图书馆编目部门为例，其内部工作是由分类、著录、油印、粘贴、校对，组织公务目录、分书入库等若干环节组成，各环节内又由若干工序组成，缺一不可。其工作形式又多为流水作业方式，系统论的普遍联系性在这里就显得非常突出。分编流程中的各环节、各工序之间联系尤为紧密，任何一个环节、一个工序出现误差，都会使下一道环节受到制约。比如分类查重，若没查出来，就会造成重号；书内索书号写不清，就会给著录带来麻烦；著录时在蜡纸上留边太少，就会给油印带来不便；油印不清，又会给排检目录造成错误排检；如此等等。这就要求在编目系统内的各个环节，都应该从自我做起，努力消灭各环节误差，注意上、下环节配合默契，注意为下道环节创造方便条件。不仅内部工作如此，对外亦同样，编目部门与采访，流通、阅览等部门都有着直接的联系，又相互受到制约，各部门工作质量好坏，都会给有关部门带来直接的影响，哪怕是一个登录号、一个索书号出现误差，都会给分编、借阅等工作造成混乱。
由此可见，我们必须树立有机关联观点，从系统角度认识事物，并通过系统内各要素之间相互联系、相互作用来充分显示图书馆的整体功能。
3 协调观点
从系统论角度说，就是在大系统内通过控制、调节，来解决和消除系统内部各要素之间、以及系统与系统之间，在目标、利益、行为上的矛盾、冲突、分歧，使局部小系统既互相制约，又互相配合，彼此促进，达到整体平衡、步调一致，以实现全局最优化。
图书馆的协调问题，不仅馆与馆之间存在，图书馆内各部门之间，一个部门内部各环节之间，甚至一个环节内的各工序之间都存在协调问题。因此，协调的内容是多方面的，图书馆的许多工作实际上都是各部分协调一致的结果，图书馆的日常工作离不开协调，实现自动化更需要协调，从计算机设备，应用软件的购置、安装、建立书目数据库，直至各部分的合理分工，都需要在工作目标、时间配合、努力程度和不同意见之间进行协调，并把每个人、每个环节、每个部门的工作目标同整体目标联系起来，充分发挥整体作用，以取得最佳工作效果，所以有人说：“各个工作环节之间高度的协调一致，就是图书馆的科学管理”是有一定道理的。
管理人员在协调过程中应注意以下问题：
1.应及时发现问题及时解决，不要等矛盾激化了才被迫去解决。
2.要防止出现不协调，不能“亡羊补牢”，不能“马后炮”。
3.协调要经常化，在目标、计划、利益和指导思想上要经常协调，避免出现分裂和冲突。
4.要认识规律，掌握规律，把握事物发展的趋势，正确处理客观规律性和主观能动性的关系。
4 合理选优观点
图书馆工作中经常会遇到在几种方案中选择合理的优化方案问题，之所以经常会遇到这种问题，是因为达到系统的目标可以有很多途径，但是不同的途径会带来不同的效果，因此，树立合理选优的观点，就是要把各种不同的因素考虑进去，从多种方案中选出最佳方案，使系统运转处于最佳状态，以达到最佳目标。仍以实现图书馆自动化为例，目标制定以后，就要从如何选择计算机硬件、软件，如何进行人员培训，如何建立书目数据库等一系列重要环节上合理选优。比如：
4.1 计算机硬件 必须从本馆的规模、发展和经济状况出发，全面考虑，一般说，为了适应图书馆事业的不断发展，中、小型图书馆最好选用微机486系列，较大图书馆或经费允许，最好选用小型机系列。
4.2 计算机应用软件 在软件方面更应该慎重考虑，应选择：
①功能全而细 应选择子系统齐全的集成系统，能实现图书馆采购、编目、流通、期刊管理、公共检索等多种功能，各子系统既能独立运行，又能相互联系，并在逻辑上属于一个公共数据库支持的、能充分共享数据资源（即数据一次输入、多库共享）的图书馆自动化系统。
②质量好 多个子系统同时操作时，不能出现“撞车现象”，运行速度要快，人—机界面要简明清晰，操作方便。
③易维护 成熟的应用软件应具备完善的维护系统。如揭示常见故障及排除方法，对指定数据库、指定记录的问题查找、修改、删除等，数据库重组，条形码发生误码后的修改，数据库备份与恢复，并提供全部系统的副本等。
④售后服务良好
除上述几点外，如软件的运行环境、操作系统、使用什么语言编写的、采用什么数据库、价格等诸因素都应考虑进去，但要注意抓住主要指标，不能过于求全，要在比较中择优。
4.3 关于人员培训 要根据本馆实际情况，或将有关人员派出去，或将老师请进来，或“全面开花”或“滚雪球式”，但应终以达到最优效果为目标。
4.4 数据库建设在以数据标准化为前提的条件下，关于建库方式，笔者认为应选择“三合一”的最优方案。
①应充分利用社会成果，通过购买标准书目数据，追加馆藏标识建库。
②原始编目自建库方式。
③馆际协作建库方式。
4.5 合理选优注意事项 合理选优是系统方法的出发点，也是其归宿，但在运用中应注意以下三点：
①强调系统优化的核心是整体最优，因此应明确局部服从整体，眼前利益服从长远利益，以确保整体和长远目标的优化。
②坚持把系统化思想贯彻始终，并把这一思想体现在系统方法实施的每个阶段。
③注意兼顾各方效益，即某种优化方案不能达到绝对最优时，就应选择一种大家都比较满意的可行方案。
总之，系统方法运用于管理中具有重大的现实意义，但是在运用系统方法时，不能只见树木，不见森林，而是要从整体出发，从部分着手，多方协调，统筹兼顾，以达到全局最好、最优目标。