数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化

滕秀茹

(吉林省洮南市档案馆，吉林 洮南 137100)

摘要： 分析了事业单位会计档案工作中存在的管理问题、安全问题，提出数字化背景下的管理优化措施，如强化管理意识，完善管理规范，提升人员素质，加强硬件管理等，以有效采取针对性措施，提升会计档案管理工作水平，优化会计档案管理工作。

关键词： 数字化背景；事业单位；会计档案管理；优化

1 引言

随着数字技术的不断发展，很多行业发生了变化，事业单位会计档案管理工作也面临着新的机遇，数字技术的应用能够有效提升档案管理工作的效率，具有积极的应用价值。事业单位工作中，会计档案具有重要作用，对其进行管理是一项重点工作内容，应做好技术的应用，解决数字化技术应用中面临的问题、挑战，保障事业单位会计档案管理工作的高质量开展。

2 存在的问题

2.1 管理问题

数字化会计档案管理工作中，管理不到位是一个突出问题，对档案管理效果产生了一定的影响。其主要体现在：第一，事业单位工作中，受到不同因素的限制与影响，事业单位会计在管理部门的系统化、专业化方面存在一定不足，专业档案管理人员不足，更多的是安排业余、兼职人员负责档案管理工作，实际工作中，经常会出现不规范的管理行为。第二，工作制度方面存在一定的滞后情况。会计档案管理制度中，对于档案的规范、移交及整理等工作存在规定不具体、不明确的情况，导致具体工作存在缺少依据的问题。第三，存在数据冗繁情况，这与档案数据的随意操作、篡改有关系，使得档案信息与实际情况不符，工作效率低下。档案管理工作也存在不到位的情况，没有及时更新信息内容，影响了档案数据的权威性、有效性。

2.2 安全问题

数字化背景下，网络、计算机、信息系统及存储器等成为了档案管理工作的重要基础，但同时也为实际工作的开展带来了隐患，这对事业单位会计档案管理工作的开展产生了影响。会计档案管理工作中，主要存在的安全隐患有：第一，相关人员因疏忽或操作失误等情况，影响了档案材料的真实性，导致数据信息失真。第二，技术方面存在问题，即计算机的防火墙、网络管理软件的选择与应用存在不足，使得系统发生瘫痪。文件数据在格式、版本更新转换方面出现问题，使得会计档案数据发生丢失或损坏情况，导致档案数据信息泄露，给用户操作造成麻烦。第三，档案管理环境问题，包括管理环境和材料存储环境等，如发生事故、灾害和意外等问题，会对档案数据造成非常大的损坏，使得事业单位遭受巨大损失。第四，对于数字化会计档案来说，虽然其在实际应用和日常保存方面具有一定的优势，但这部分材料属于电子资料，如果受到篡改，也存在没有痕迹、不易发现的情况，可能导致安全问题。这种情况可能会对会计档案数字化管理工作的开展产生非常严重的影响，对档案管理工作的未来优化、发展也将造成一定的阻碍。

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3 管理优化措施

3.1 强化管理意识

在工作中，人的意识十分重要。事业单位会计档案管理工作中，领导的重视十分关键，也是保障档案管理工作实现良好发展的基础。实际工作中，要想真正优化、提升档案管理水平，领导就要对该工作高度重视，在此基础上做好管理人员的思想意识强化，使其对会计档案数字管理工作形成正确的认识，加强重视档案管理工作，落实会计档案管理工作的职责与要求，明确档案管理工作人员的工作责任和职能，使其以高度负责的态度面对会计档案管理工作。在做好意识培养的同时，也要积极做好相关人员的培训工作，使工作人员对该工作的框架与要求形成认识。

3.2 完善管理规范

工作人员的良好素质是提升会计档案管理工作水平的重要途径。财会部门在人员选择时，要优先录取具有数字化背景的财会人才，保证管理队伍人员呈现多样化特点。强化管理人员的继续教育工作，使其能够胜任设备、信息技术开发及档案管理等工作，结合管理工作具体需要，采用分层、分阶段的方式对本单位档案管理人员开展培训，使其具有良好的信息技术运用能力。人员考核评定方面，要做好具体管理工作，积极鼓励相关人员加强对信息数字化知识的学习，积极学习档案、财会、计算机知识，在充分发挥专业能力的基础上，更好地开展档案管理工作，进一步提升档案管理工作水平。

3.3 提升人员素质

从会计档案管理工作特殊性角度考虑，事业单位会计档案管理工作中，要在做好基本档案、财务工作的基础上，强化档案与会计的结合，联系单位实际，结合《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》中的规定要求，积极完善会计档案管理工作制度。要结合工作要求，完善会计档案数字化管理办法，明确相关人员及部门的职责。同时，要从政策、制度层面入手，科学利用数字化会计档案，以保证该工作的标准、规范，提升档案信息的共享性、真实性。

3.4 加强硬件管理

会计档案管理工作中，良好的硬件环境是工作开展的基础。为了能够在数字环境中更好地开展会计档案管理工作，应在原有基础上做好档案硬件环境建设，做好档案的硬件管理工作。事业单位要在内部做好会计档案室的设置，在硬件方面做好档案室防潮、防磁及防尘工作。科学制定档案批准授权制度，更好地对档案数据进行查询、归档处理。对于防火墙、计算机病毒防御等相关技术进行积极研究，以最大程度保障计算机数据安全，避免因档案数据丢失、外泄等导致出现重大损失。要强化对计算机系统的监管，统一安装计算机软件，加强日常维护，保障档案信息安全。

4 结语

会计档案数字化，即在档案管理中应用数据库、存储、数字成像及多媒体等相关技术，将原有以纸质载体为媒介的资源进行数字化转换，通过网络数字化进行存储管理的一种方式。该方式在实际应用中，能够有效建立档案信息库，更好地实现资源的共享与利用，具有重要的、积极的应用价值。需要注意的是，在新技术应用时，可能也会产生一定的问题，对档案管理效果、档案材料的安全性产生影响。应加强对该工作的重视，积极排查解决档案信息化工作中存在的问题，采取针对性措施，提升会计档案管理工作水平。

理念决定行为。教师的理念是学生的起跑线。“以生为本”的教育理念是实现学生全面发展的坚固基石。这就要求教师必须坚守“让每个学生都成才，让每个学生都成人”的教育目标，必须坚持“每个学生都是独一无二的”理性思维，必须遵循“学生身心发展和认知有差异”的科学规律，切实提高自身的核心素养和综合能力，时时事事给学生以积极的引导，真正成为学生“学生锤炼品格的引路人、学习知识的引路人、创新思维的引路人、奉献祖国的引路人”，切实促进学生的全面发展，实现每个学生的综合素养都得到发展。

看老道士坐下，王祥想说点什么打破沉默，又想问个究竟，但震慑于老道的气场，不知为何就顺着气氛说出了一句古装剧里的台词：

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The optimization accounting archives management in public institutions under digital background

TENG Xiu-ru

(Archives of Taonan City, Jilin Province, Taonan 137100, China)

Abstract : This paper analyses the problems of management and safety in the work of accounting archives in public institutions, and puts forward some measures of management optimization under the background of digitalization, such as strengthening management consciousness, perfecting management norms, improving personnel quality and strengthening hardware management, so as to take effective measures to improve the level of accounting archives management, and optimize the management of accounting archives.

Key words : Digital background; Institution; Accounting file management; Optimization

中图分类号： D630. 1； G275. 9

文献标志码： A

文章编号： 1674-8646( 2019) 15-0084-02

收稿日期： 2019-05-13

作者简介： 滕秀茹(1978-)，女，助理馆员。

标签：数字化背景论文;  事业单位论文;  会计档案管理论文;  优化论文;  吉林省洮南市档案馆论文;