从信息资源到工程档案的转换方法研究
中国能源建设集团安徽省电力设计院有限公司 洪 颖
工程原始档案是在工程勘测设计过程中产生的原始记录，其归档工作是设计企业设计流程的重要环节，也是企业提高设计成品质量的可靠保证。原始档案立卷归档的准确性、及时性是对企业及设计人员的一种自我保护，原始档案归档率的高低反映了企业生产设计的规范化水平和管理水平。随着信息技术的不断发展和信息化应用的不断深入，将信息资源转换成工程原始档案的方法研究也成为了档案管理的新课题。
1 工程原始档案归档范围及特点
1.1 工程原始档案归档范围
工程原始档案是企业在工程设计建设过程中直接形成的对企业具有保存价值的文字、图纸、计算书等，是工程设计全过程的原始、真实记录。其归档范围包含八项内容：工程设计依据性文件；工程设计基础材料；设计来往文件、质量控制文件和记录；技术接口资料；计算书；结合工程设计进行的科研试验材料；工地代表材料；设计回访及其它材料。
1.2 工程原始档案的特点
工程原始档案是基于设计流程，在工程设计过程中逐步形成的大量数据资料，其内容是项目从立项到竣工的设计全过程记录，是形成最终设计成果的重要依据，也是后续其它设计和施工工程的重要参考。
因工程原始档案具有种类多样、内容庞杂、难以收集及整编复杂等特点，导致相关档案资料的收集整编均存在一定的困难。
2 工程原始档案归档现状及存在问题
2.1 纸质版资料归档现状
纸质版工程原始档案资料大多散落于设计人员手中，而设计人员面临繁重的生产任务，往往会忽视原始档案的重要性，难以主动、及时地将资料向档案管理部门移交，这些资料因企业信息化建设进程的推进而逐渐减少。
2.2 电子版资料归档现状
随着信息化应用的不断深入，各设计企业纷纷着手建设一体化协同设计平台，对工程项目实施全过程管理，越来越多的电子版工程原始档案资料取代了纸质版资料。这些资料随着项目管理的过程、按照质量体系的要求，伴随着严格规范的审批流程而产生，例如电子版工程设计计划、电子版卷册设计任务书、电子版互提资料、电子版卷册校审单等，其真实性和完整性得到了较好的保证。
表单编号规则为：院质量体系中表单格式号+工程代号+专业或卷册号+流水号。例：设计成品校审单格式号2030304A，某工程代号34-B4701S，所属卷册号D0107，那么这一工程D0107卷册下生成的校审单编号即：2030304A-34-B4701SD0107-01。尽管这一编号较长，但其一目了然的体现了本表单是院质量体系中勘测设计成品校审制度对应的设计成品校审单，属于工程34-B4701S的D0107卷册，且具有唯一性。
3 从信息资源到工程原始档案的转换
3.1 信息资源的定义及特点
信息资源是企业生产及管理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。它涉及到企业生产和经营活动过程中所产生、获取、处理、存储、传输和使用的一切信息资源，贯穿于企业管理的全过程。
朋友圈每一次点赞、评论，用户都被卷入社交网络的更新状态，科技手段将原本静态的场景进行了瞬间动态重构，互联网联技术移动终端，不仅是场景快速更迭的渠道，也成为颠覆传统的重要入口。
信息资源能够重复使用，其价值在使用中得到体现；信息资源的利用具有很强的目标导向，不同的信息在不同的用户中体现不同的价值；其具有整合性，对其检索和利用，不受时间、空间、语言、地域和行业的制约。
3.2 利用信息资源收集原始档案
针对平台上表单数量巨大，种类繁多，分布处广这一特点，通过讨论分析，综合比较各表单应用情况，确定了第一批拟实现平台上原始档案收集的表单为成品校审单、互提资料单、施工图卷册设计任务书，并逐一对这些表单进行了字段分析，明确了原始档案归档数据与平台表单之间的对应关系。
①明确归档目标。在基于项目管理的设计平台中存在大量的数据表单，必须首先明确哪些表单属原始档案归档范围，再按其重要性、适用面、保管期等因素综合考虑，确定表单开发处理顺序。
要实现设计平台中信息资源到企业原始档案的转换，应先明确以下几项内容。
②明确归档方式。数据表单的归档可以在设计平台中手动提交，也可以后台自动实现。若希望设计人员对数据的归档予以确认，可采用手动提交。若希望减轻设计人员的工作负担，充分发挥信息资源的优势，则可采用后台自动实现。
③明确表单编号。数据表单通过整编转换为原始档案前，必须要为表单确定一个系统中唯一的编号，以此作为表单间的甄别标志，同时也以此作为原始档案对数据来源的追溯依据。
④明确整编方式。原始档案的组卷分按 “件” 整编和按 “卷” 整编两种方式，对于纸质版资料，出于节省时间和人力的考虑，大多采用按“件” 整编的方式。而对于平台中的电子版资源，由于依托软件开发实现原始档案归档，则无需顾虑时间和人力，按需规划即可。
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3.3 实现案例
中国能源建设集团安徽省电力设计院有限公司（以下简称 “安徽院”）在利用信息资源收集原始档案方面做出了一些尝试，下面做具体介绍。
根据现行产品行业标准《YS/T 44-2011 高纯锡》[2]及其生产工艺[3]还有适用领域等，可以看出，主要有Zn、Sb、Bi、As、Pb、Au、Co、In、Ag、Fe、Cu、Mg、Ni、Al、Ca共15个杂质元素对高纯锡品级的影响较大。
3.3.1 项目背景
红细胞分布宽度(RDW)是一种反映外周血红细胞大小离散程度的指标。大量研究表明，RDW可作为心血管疾病危险分层和预后评估的标志物[11]。左房内径扩大是快速性心律失常的独立危险因素[12-13]。赵强等[14]的研究显示，快速性心律失常患者RDW与左房内径呈正相关，随着RDW的增大，左心室舒张末内径及左房内径均增大。氧化应激也会导致RDW升高[15]。而左房内径增大会导致心房结构性重构，进而引起心功能不全。
安徽院已建成协同设计平台，平台以工程项目为主线，按实际设计生产流程运行，实现了专业间设计配合的数字化、规范化，确保设计、出图、归档全过程电子化设计产品的受控和唯一。系统中共嵌入生产表单82个，工程项目管理相关流程105个。平台上登记的工程项目信息超过500个，这些项目均通过平台进行项目全过程管控，实现从项目立项到成品出版的全程跟踪管理，这也意味着和工程相关的大量电子版原始档案素材散落在平台中，有待收集整编。
3.3.2 归档目标
在明确了这四项内容后，通过对设计平台流程的适当软件开发，便可成功地利用信息资源收集到原始档案，并对原始档案的完整、准确、系统提供全面保障。
设计企业建设的一体化协同设计平台，正是一种信息资源系统平台，原始档案所收集的资料正是信息资源平台中的一部分数据，在数据完成整编归档后也恰恰体现了信息资源的使用特点。
3.3.3 归档方式
对于归档方式的选择，安徽院做了充分探讨。最初计划所有流程结束后的表单均汇总至项目经理处，由其主动发起归档流程，原档管理员确认后，再行整编入库。但这种做法只是简单的把线下的流程转换成线上，由以往的项目经理送纸质版到档案室，转换成项目经理发电子版到档案室，仍然无法规避项目经理由于其他原因延误原始档案的及时移交。为了充分发挥信息资源的优势，最终选择了后台自动归档，即表单在流程结束后自行按规定动作进行归档，不需设计人员做任何人工干涉，也不允许设计人员做任何人工修改，确保了原始档案资料收集的及时性和准确性。
[19]But Wenzhou has got over its inhibition.（2016-06-11）
3.3.4 表单编号
在进行原始档案的归档规划时，应保证表单具有唯一编号，以便验证其出处，找到对应的信息资源。为此，安徽院制定了统一的表单编号规则，并按规则给所有表单添加表单号。
对于电子版资料的整编，设计人员普遍认为已经在设计平台中妥善保存，既无法变更也不会丢失，无需再浪费无谓的人力去移交整编，甚至有部分设计企业也对此种观点表示认同，放弃了对电子版资料的整编。存在于设计平台中的电子版资料确实具有一定的档案意义，但设计平台的主线通常是针对工程项目的管理，其逻辑结构也是基于项目的开展，电子版原始档案资料在平台上的体现只能是散落于不同工程的不同表单，且受到不同读写权限的控制， 这样的资料基本无法检索、查阅、再利用。只有充分利用这些资料，做好整编归档工作，才能充分发挥电子版资料内容可靠、更新及时、种类全面的优势。
在确定整编方式后，先对欲归档表单的原档分类代字提前进行固化处理，例如，卷册设计成品校审单属Y3分类。接着进一步对归档资料题名进行明确，以 “工程名称+设计阶段+专业+原档分类代字+原始材料文件汇总” 作为案卷题名，以 “工程名称+设计阶段+专业+表单名称” 作为文件题名。通过这种方式汇总的电子文件，已基本完成原档整编工作，原档管理员只要进行数据校验完善，并入库即可。
3.3.5 整编方式
根据本院数字档案馆原始档案库的工程—案卷—文件三级结构设计，确定了按“卷” 整编。对于组卷方式，考虑到不同阶段工程设计周期不同，不同专业浏览权限不同，不同表单所属原始档案分类不同，此外，同一案卷内的资料还应存在着有机的关联，最终确定按工程阶段分专业分类别进行组卷的方式。
(2) 每步土方开挖均存在支撑架设滞后的现象，均未按照先撑后挖的设计要求实施(因挖掘机及运土车辆均在基坑内作业)，扩大端内对撑未及时架设，不能封闭成环，起不到支撑作用，且土方超挖后，局部支撑架设仍然滞后(见图9)。
实现社会公平，就要解决好“三农”问题。历史原因形成的二元社会中，城市发展速度快，城市居民的生活越来越殷实，而农村、农业发展相对滞后。河北省城乡发展不平衡、农村发展不充分，是新时代社会矛盾的突出表现。促进城乡融合发展，是河北省发展的着力点，也是推进全面小康社会实现的重要内容。恩格斯认为，城乡融合是应当建立在一定的物质条件基础上。在我国社会经济发展已取得了巨大成就的背景下，推动城乡融合发展迎来了新的契机[1]。
孤石局部露头型是指孤石上部仅有小部分出露于坡表(如图5所示)，孤石下部绝大部分仍然埋入周边残积土层中，孤石的埋入量大于80%。由于孤石大部分埋入边坡中，孤石的下部支撑物不明，与局部埋入型不同的是孤石出露表面部分非常少，对其整体估计更为困难。但，此类孤石一般比较稳定，发生失稳情况较少。
3.3.6 档案收集
在明确了以上内容后，只需做部分软件开发，即可实现从数据表单到原始档案的转换，从而充分利用已有的信息资源。安徽院的协同设计平台与数字档案馆系统分别为两个独立系统，由于归档思路清晰，数据的处理并未受到阻碍，只是增加了从协同设计平台原始档案预归档库向数字档案系统移交的工作。
例如，设计人员完成安徽蚌埠淝河500kV变电站工程施工图设计阶段设计成品校审单的校审工作，如图1。
通过互联网大数据进行消费者行为分析，结合线下门店、超市系统，实现产品数据附能，从而拉动消费者二次购买行为，极大减轻线下门店运营压力，同时缩短线上取货流程，增强消费者与品牌之间粘合度，开启王致和新一代零售模式，最终实现了销售闭环的无缝对接。
夏津县北城水系生态水土保持工程的实施，使项目区的林木覆盖率提高到15%，沙化和荒漠化情况得到了显著改善，田园小气候得到较大改善，农副产品商品率提高，经济效益和生态效益、社会效益收益显著，为沙化、荒漠化防治提供了成功经验。
图1 设计成品校审单
在协同设计平台的原始档案预归档库中，则实时生成案卷条目，且在文件条目中，包含从成品校审单中收集到的原始档案归档所需相关信息和电子文件，及需要档案管理员完善的保管期限、密级、馆藏地址等信息，如图2。在原档管理员完善并确认数据资料无误后，即可将数据推送至院数字档案馆中，正式归档入库。
图2 预归档文件条目表
在整个归档过程中，设计人员无需介入，原档管理员只需补充完善相关字段，确认入库即可，其它操作均由系统后台自动完成，大大地减轻了原档管理员的工作量，也确保了相关原始档案资料准确、及时、完整地入库，有效地提升了原始档案的归档率。
以上只是安徽院在利用信息资源收集原始档案方面所采取的一些措施方法，是否存在漏洞及不当之处，仍需进一步深入研究。
4 总结
原始档案作为工程设计核心档案资源，其重要意义不容置疑，其收集难度亦不容忽视。如何尽可能将纸质版资源转换成电子版，并纳入信息资源管理，从而利用信息资源提升工程原始档案归档率，其最根本的解决之道就是理清思路，理顺流程，明确所需归档的材料范围，设计合理的归档流程，按需要对已有的信息资源逐步纳入原始档案管理范围。围绕这一思路，相信无论采用哪种方法，都能对电子版原始档案的归档整编工作形成有效管理，充分发挥工程原始档案在勘测设计工作中的重要作用。
作者简介： 洪颖，女，高级工程师，现任职于中国能源建设集团安徽省电力设计院有限公司科技信息部，从事信息技术管理工作。
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