摘要：工程档案管理有效性的实现对工程的实施质量有重要影响，同时和企业的利益紧密相关。因此在建设工程档案中能够实现对工程过程中详细记录，因此文件的具体内容会对工程今后的验收、审计以及核查、维护等提供重要参考，因此在建设工程档案管理的过程中需要意识到其重要性，并实现规范化管理，促进工程项目顺利实施。本文对建设工程档案管理的重要性及其规范化进行探讨。
关键词：建设工程；档案管理；重要性；规范化
一、建设工程档案管理的重要性
建设工程档案中的资料常常以文字、表格、图像以及声音等方式呈现，具有一定的储存价值。但是随着工程项目的增多，工程资料也不断增多。在工程前期包括的资料主要有任务书、上级批示的文件、招标文件、勘察文件、施工合同等。而在实际施工过程中涉及到的资料主要包括施工材料、验收材料以及关于质量的监督材料等。而在项目竣工之后，还会涉及到竣工图纸、工程结算材料等。一般情况来讲，这些材料都对施工过程进行了详细介绍，是较为真实、全面的材料内容，对工程的质量有重要影响。就当前社会中各个行业的材料管理来讲，档案管理具有一定的社会属性，并且在国家的相关部门中已经形成了一定的管理制度。但是无论从企业的方面来讲，还是从个人的方面来讲，档案管理的实施都能实现对社会价值的良好呈现，因此在进行档案管理的过程中，相关工作人员需要给予这方面内容充分重视。
二、建设工程档案管理的规范化措施
1、建设工程档案管理工作的执行依据
我国针对建设工程档案的前期收集、形成、累积、整理归档等方面制定了严格的法律、法规与具体要求。比如《建设项目类档案管理办法》、《档案法》、《声像档案管理办法》及《档案保管工作规定》等规范文件都能让具体的档案管理工作有据可依、有章可循。
2、建设工程档案管理工作中的指导、协调、监督与检查
建设单位应有各自独立的档案管理部门，以便对各个建设工程项目的资料归档工作进行专业化指导，并给予相应协调，完成监督与后期的维护检查。建设工程档案管理部门内的兼职档案员需多多参与工程项目例会，以协调解决各类档案归整问题，同时对档案状态进行有效监督，组织部分人员分阶段对施工单位进行深入检查指导。除此以外，还要利用网上教学、举办实体培训班或档案管理人员亲自到各个单位进行现场讲解等办法，对知识技术、规范制度与法律法规等档案业务内容进行推广与传播，这给建设单位的各个部门及参与建设的其他单位对档案资料如何装订、整理并归档提供了更清晰的思路，大大提高了档案管理工作的效率。
三、建筑工程档案管理体制和工作程序
1、档案管理体系
项目档案管理对现有的档案管理网络进行充分地利用，实行统一集中领导和扁平化、网络化分级管理的方法。前几年，部分单位就已调整了档案管理的组织机构，将档案管理网络分层划分，下设了档案管理组、档案督导组、档案检查小组、档案管理网络人员这几个小组，并分别明确了这几个小组的相关职责。
2、监理单位档案管理体系
总监理工程师主要负责整体监控，另外配有土建、设备与工艺安装、电气仪表等多类别专业工程监理，他们采用平行检验、巡视或旁站等方式来完成监督工作，并逐渐形成系统化监理资料。
3、施工单位的档案管理体系
为保证收集到的档案资料的准确性与完整性，施工单位设置了“五部一室”，包括项目经理部以及其下设的技术质量部、工程部、计划部、物资部、财务部、档案室，它们全程收集和整理施工过程中形成的档案资料，并通过“五部一室”来对工程项目资料进行全方位质量控制，确保所收集的档案资料准确、齐全。
4、对建设工程项目的合同与最终结算的控制
相关单位在签订施工协议或其他有效合同时，必须对工程文档资料的收集与整理、移交与变更提出明确、具体地要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在给建设工程办理最终的结算时，应该在档案管理部门确认签字后方能办理后期付款。
5、确保规范措施的实施和贯彻落实
建设单位应创建由单位内部档案管理部门、其他职能部门、参建单位所组成的资料考核小组，定时定期地对归档文件的收集、形成、累积等环节中所存在的归档责任制执行与落实情况及工程质量的管控，进行严格地考核与检查。最终根据核查结果，依据原有的“责任制”要求，给予相关人员一定的奖惩。
四、建设工程档案的实际应用
需要注意的是，建设工程档案中所记录的文件资料的真实性、准确性与完整性都能对实际监督工作的判断造成影响。当然，开始进行竣工验收的前提便是参建单位（包括勘察、设计、施工、监理及第三方检测单位）能提供准确有效且完整的资料。建设工程档案是对工程项目建设全过程的真实反映与文字记录，能作为后期使用、考核、维护或改建、扩建的重要依据，同时也可作为优质工程评判的主要参考。值得一提的是，档案已成为链接过往、当下与未来的信息纽带，其对建设工程的创新、发展与传承有着重要的意义。
1、施工管理中的作用
在建设工程中，工程档案是工程施工全过程的重要反映，在评定工程质量等级中是重要的根据，也是查验工程质量等级的重要凭证，还是改扩建工程中必不可少的资料之一。在工程建设过程中往往会发生一些不可避免的问题，一旦未知隐患累积到一定程度而引发工程事故，负责事故调查的人员都会依据工程档案资料来分析事故产生的原因，进而形成合理的事故处理措施。由此可见，相关单位所记录文件的真实性、准确性与完整性都能对监督判断带来直接性影响。
2、工程竣工后的作用
当通过竣工验收后，建设单位依然要严格履行后期对工程的维修管理与改扩建等服务项目，其中，设计图纸或设计变更图纸、竣工图纸都将作为后期维护的有效依据。与此同时，工程项目档案不仅是评定优质工程的依据，也将成为审计稽查、责任追究及后期评价的依据。因此，建设工程档案的规范存档是工程项目得以享受后期管理服务的重要证据。
五、建设工程档案管理工作所存在的问题及相应措施
1、目前存在的问题
工程施工周期长，在此期间实施的作业文件不断修订，专、兼职档案员无法在最适当的时机深入施工现场进行准确及时地指导，因此，容易造成施工资料与现场施工不能同步，比如一些项目不能在工程结束后及时整理与收集优选资料，而是通过“回忆录”的形式进行收集整理，进而使得施工资料与现场施工进度脱节。此外，建设项目资料要求全部进行网上录入，实行电子提交程序，全部档案都要重新录入移交。因此，在以后的项目管理中，我们要深入现场加强沟通，并不断提高档案管理水平。
2、解决策略
相关部门需尽力完善建设工程档案的管理体系，实现工程项目与档案管理工作协调发展的终极目标。另外，对档案的验收应采取逐级检查验收的方式，竣工文件的归档要通过四级验收，施工单位要对竣工文档进行整理、组卷，并自行检测，再交由监理方进一步检查，若发现问题将返还退至施工方，进行信息整改，直到档案合格方能交给建设单位进行验收，在验收合格后才能够移交档案室存档。后期档案室会对文档进行抽查，确认合格后才会编号入库。在层层验收环节下，保证建设工程档案的准确和齐全、案卷质量合乎要求。
结束语
综上所述，建设工程档案不仅是工程施工、投产、运行、管理、监测、维护、改建或扩建等工作的主要依据，同时也是整个工程项目的重要记录，其中含有丰富的数据资源及建设工程行业中的核心资料。可见档案质量的好坏对资源能否物尽其用是至关重要的。作为档案管理的工作人员应树立全面化质量管理思想，不断提高档案质量，同时加强与各部门的沟通、交流，确保工程资料的真实性与完整性，促进建设工程档案管理工作的有序进行。
参考文献
[1]陈振环.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].卷宗，2018，（15）：74.
[2]肖华.浅谈建设工程档案管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2015，（5）：1184-1185.
论文作者:刘芮君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/18
标签：档案论文; 建设工程论文; 档案管理论文; 工程论文; 资料论文; 工程项目论文; 后期论文; 《基层建设》2019年第28期论文;