关键词：人事档案；数字化；建设
引言
随着信息时代的快速发展，社会中的各个方面都在加快对信息技术的应用，并以此来提升自身的信息化水平。当人事档案与信息技术进行结合时，数字化的人事档案就此诞生。它与我国先前的人事档案管理有着极大的不同，不仅不需要大量的人力投入，还缩短了信息处理时间，提高了人事信息的管理效率。近几年来，四川省煤田地质局的传统人事档案管理方法已经难以满足时代发展的脚步，难以应对如此多的信息处理工作，因此对人事档案管理进行数字化建设成为当务之急，人事档案的数字化管理不仅能够保证信息的准确规范管理，还能够方便有关部门进行使用，提高办事效率，同时纸质内容的减少也能够缩减相关成本，符合我国国内的科学发展观理念。
一、人事档案数字化建设的含义
人事档案是集个人经历发展、个人阅历、个人德行等于一身的信息资料，这些资料需要由国家指定的机关进行管理、保存、使用，具有极高的权威性。人事档案贯穿于人的一生，对个人的前途和发展有着重要的影响作用，所以人事档案在我国国内相当受重视，并被应用于人事工作的方方面面。
通常所说的人事档案数字化建设，就是将先前纸质的人事信息资料，通过信息技术、打印技术、大数据技术等进行收集和处理，并建立起一个功能完善的、完整的电子数据信息库。在这个信息库当中，人事资料都是以电子信息的方式存在，通过大数据技术所提供的使用支持，使得人事资料的信息化、系统化水平大大提高。数字化的信息能够充分的为人们所利用，提升信息的管理效率和管理水平。
人事档案数字化建设主要包含两方面的工作，第一是将原先的纸质文本中的零散信息通过先进的现代化技术和设备转化为一个又一个的电子信息数据。第二，将这些电子信息归拢到一个系统之内，使之成为一套完整的数据库系统。人事档案信息通过该系统的帮助，能够有效的服务于有关机关和人员，发挥出自身的作用。同时，如果该系统能够建立起与办公自动化系统的联系，那么对于工作效率的提高将起到巨大的推动作用。
二、人事档案数字化建设工作中的难题
（一）档案管理人员的信息处理能力不够
在先前的人事档案管理方式中，档案管理人员大都只是负责人事信息资料的收集、整理和保管工作，而电子人事档案管理除了这些基本的内容以外还需要档案管理人员有着充足的信息技术知识和实际操作能力，只有这样才能够胜任数字化改造所带来的考验。但是由于固化思维的存在以及受到先前工作的影响，使得管理人员对电子信息技术知识的学习不够重视，这就导致人身档案数字化建设工作发展缓慢。
（二）相关法律法规不够完善
目前，人事档案数字化工作按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）开展，但首先开展数字化工作的是干部档案，工人档案尚未全面铺开，人事档案数字化建设工作还有很长的路要走。关于人事档案数字化建设的法律法规的制定还处在进一步研究和探讨阶段，配套法律法规尚未出台，对工作的开展带来一定的麻烦。
（三）软硬件设施更新不及时
在现代社会，各项电子元件的更新速度可以说是其他行业所望尘莫及的，如此快的更新速度，使得不同系统间甚至是同一系统下的信息格式各不相同，难以被统一使用。再加上系统间的匹配性不高，这就导致人事电子信息很难被有效利用，仅仅被使用于一个系统之内，不同系统间的信息共享极难实现。
（四）人事电子信息安全难保证
虽然大数据库等电子信息系统能够提升人事档案信息的安全程度，但是由于众多不法网络分子的存在，使得信息安全仍存在极大的隐患。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆除此之外，电子档案信息管理人员由于安全意识淡薄以及对电子信息的操作能力不够，使得信息资料泄露的可能性提高，需要对其进行信息安全教育，保证电子档案的安全发展空间。
三、四川省煤田地质局人事档案数字化建设的意义
（一）人事档案数字化建设是信息技术发展的必然
人事档案数字化建设是由于现代化信息技术而存在和发展的，信息化技术为人事档案数字化建设提供动力支持和技术保障。先前数字档案中的内容只要通过该技术的改造就会转变成为电子信息，然后由信息技术所搭建出的数据库系统进行收集、整理、使用和保存。最后由于信息技术所构建的互联网网络的存在，又使得人事电子信息能够通过信息分享极快地传递到使用者的手中，简化了工作流程，方便使用者的使用。因此可以说信息技术为人事档案数字化建设提供了有力的支持，人事档案数字化建设是信息技术发展的必然。
（二）人事档案数字化建设能够提高办事效率
在先前的人事档案管理方式中，人事档案的一切使用工作都需要有专门负责的人员花大量时间来管理，这不仅浪费了大量的人力资源，同时处理工作缓慢也会导致工作效率不够高。而电子信息人事档案的出现，使得原本纸质的信息内容转变成为极具可操作性的电子信息，工作人员只需要接入到信息系统当中，便可以充分的对信息进行使用，这在提升办事效率的同时也缩减了纸张成本，有效的起到保存的作用。与此同时，人事档案的电子信息系统能够与其他的办公系统进行串连合作，为用户提供更为全面周到的服务，使得电子人事档案的使用更具现实意义和社会价值。
（三）人事档案数字化建设能够充分挖掘出人才
人才是时代发展的重要推动力量，而人事档案数字化建设则有利于充分挖掘出人才来为单位所使用。在原先的人事档案管理模式下，通过人工来进行信息处理的方式可以说是效率极为低下，这同时也导致了信息传递具有迟滞性，很难发挥出其原有的价值，不利于挖掘出高层次的人才。但在人事档案数字化建设的帮助下，工作人员可以通过大数据系统来进行人才的挖掘，只需要输入自己对人才所提出的具体要求，便可以寻找到符合要求的众多合适人才，这样便帮助工作人员有效的开展人事管理工作，获得更好的发展。
四、四川省煤田地质局人事档案数字化建设的主要方法
（一）增强档案管理人员综合素质和能力
人事档案数字化建设离不开实际操作人员的有力支持，因此想要保证数字化建设取得良好的效果，就必须立足于增强档案管理人员的各项素质和能力。一方面，加强信息技术知识的学习，在原先档案管理知识的基础上扩充管理人员的知识储备，并通过不断的实际操作来获得能力的提升。另一方面，加大对信息技术专业人员的吸引力度，招聘更多的专业人员来建设一支完整的信息化管理队伍，保证人事档案数字化建设工作顺利进行。
（二）建立统一的电子档案管理标准和完善相关法律
统一的电子档案管理标准有利于促进储存电子档案信息的不用系统进行连接和信息共享，保证各有关部门能够进行有效的信息传递，提高人事信息利用价值。同时国家要制定出完善的法律法规来为人事档案数字化提供有力保障，促进数字化建设工作能够取得实效。
（三）及时更新硬件设备
硬件设备是人事档案数字化建设的物质基础和物质保障，人事部门在进行数字化建设时要从长远发展的角度出发，引进能够长期服务于档案建设的硬件设备，同时在某一设备达到使用期限之前，就要及时的购入新型设备来进行更新，保证电子信息系统能够正常运行和有效工作。
结束语
人事档案数字化建设是人事档案发展的一个必然趋势。虽然四川省煤田地质局在此方面的发展还有很长的路要走，但相信只要建立起科学的人事档案数字化系统，就必然能够提升其档案管理工作的效率和水平，服务于其自身发展，取得更大的进步。
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论文作者:李昕
论文发表刊物:《城镇建设》2020年3期
论文发表时间:2020/4/3
标签：人事档案论文; 信息论文; 信息技术论文; 档案论文; 人事论文; 工作论文; 电子信息论文; 《城镇建设》2020年3期论文;