中油国际财务管理信息化实践和体会，本文主要内容关键词为：中油论文,财务管理论文,国际论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中油国际工程有限责任公司是一家代表中国石油天然气集团公司在全球开展石油石化工程承包项目，提供油田全面技术服务，供应各类石油装备及器材的综合性专业公司。自成立初，即计划构建一套内部资源信息操作和管理平台，将公司所有资源进行整合集成管理。通过该项目的实施，初步实现了中油国际国内外会计信息真实完整、会计核算规范有序、会计监督及时有效、会计信息资源共享、有效支持经营决策的目标。
本文详细说明了中油国际EPR财务管理信息系统项目实施的经过、系统的特点、应用的情况、系统带来的价值和变化以及项目实施的经验等几个方面，全面介绍了中油国际ERP财务管理信息系统的建设情况和取得的效果。
中油国际工程有限责任公司(以下简称中油国际)是一家代表中国石油天然气集团公司在全球开展石油石化工程承包项目，提供油田全面技术服务，供应各类石油装备及器材的综合性专业公司。自成立初，即计划构建一套内部资源信息操作和管理平台，将公司所有资源进行整合集成管理，按照ERP应用的理念，从资金流、物流、人力资源三个方面理顺公司内部的各类信息，为公司的决策提供及时、准确的支持。于是，中油国际借鉴了国内外公司ERP的实施经验，对整个系统的实施按照“分步实施，逐步完善”原则，首先选择了ERP系统中的财务模块作为系统实施的切入点，作为现阶段管理创新的突破口，搭建适合公司全球经营需要的财务管理信息化体系，使财务管理目标得以实现，管理手段可以应用，进而以财务管理信息化推动企业管理信息化建设。
一、公司财务管理信息化建设的动因
1.公司财务管理中存在信息孤岛
中油国际下属4个海外子公司，业务遍及全球50多个国家，各会计核算主体即便采用一些计算机技术进行日常业务处理，但是对于整个公司而言，这些系统都是彼此独立的信息孤岛，缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性。
2.财务信息和业务信息分离
由于传统的会计体系结构、思想和技术的制约，会计信息系统仅仅采集组织经济业务数据的子集，即符合会计事项定义的数据集合或者称之为资金流信息。结果同一经济业务相关的数据被分别保存到不同的系统，传统的会计体系不仅忽略了大量的管理信息，而且导致会计信息系统与其他系统的数据不一致。财务信息被以会计的语言进行记录，数据被汇总记入会计账簿，很难将其分解以反应经济业务的本来面目，无法满足经营管理的要求。
3.经营决策管理所需要的财务信息滞后
传统的会计信息系统按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿，并编制会计报表。而这些账簿和报表限制了管理者得到信息的种类，不能从多层次、多角度分析企业的财务状况和经营成果。另一个方面会计信息的处理是事后进行的，财务账和财务报告从来不是当前时点的余额，以至无法从效益的角度对经营生产活动进行实时控制。会计信息的滞后性影响了经营决策管理所需要的信息。
二、财务管理信息管理体系的设计
1.财务管理信息化的业务流程改造——成立共享会计信息服务中心
面向全球经营的企业将会面临更激烈的市场竞争，需要更快速和准确的经营决策，而传统的管理模式和业务流程都已经无法适应这种发展的需要，目前最著名和有效的方法就是利用信息技术，彻底地重新设计业务流程，从而有效增强企业的竞争力，以便在激烈的市场竞争中夺得先机。为了加强财务管理，提高会计核算水平，确保财务会计信息质量，建立一个科学、规范、适应国际化管理要求的财务管理体制，中油国际决定组建共享会计信息服务中心。
共享会计信息服务中心是企业内部管理信息流中的一个重要环节，是会计信息的处理中心，负责制定一系列符合国家的会计制度和集团公司的核算规则的会计模板，通过管理信息支持系统将业务信息转变为会计信息，使公司及其所属的子公司的业务处理都可以集中到该平台进行，进而推动整体财务管理水平的提高。
中油国际将共享会计信息服务中心作为全球会计信息中心，负责建立、使用、维护和推广适合公司经营管理需要的一套财务系统，制定统一的会计核算制度，建立公司内部统一的财务数据操作平台，为公司经营决策提供服务。其最终的目的是实现会计信息真实完整、会计核算规范有序、会计监督及时有效、会计信息资源共享、有效支持经营决策。
2.财务管理体系的计算机支持系统——Peoplesoft公司ERP系统
中油国际的经营特点是面向全球，为满足共享会计信息服务中心这一组织架构的运作，需要实施一套新的财务管理软件作支持。经过分析、比较、论证，PeopleSoft公司ERP系统在操作界面、多语言支持、多币种核算、跨地区、多会计准则等方面都很符合中油国际工程公司的管理要求。因此在2001年中油国际引进了Peoplesoft ERP系统的财务模块，包括总账管理、应收管理、应付管理、资产管理、项目管理、预算管理、现金管理及费用报销管理等。
三、财务管理信息系统实施过程
本项目的实施是按照科学的项目实施方法论进行的，整个实施分为计划阶段、评估阶段、设计阶段、构建阶段、实施阶段以及推广阶段。在过程中每一个阶段都定义了明确的工作内容、计划安排和时间节点、关键结果及控制要求。
1.计划阶段
计划阶段的目的在于决定组织的业务发展规划，并且评估该规划对项目的影响。本阶段提出了初步的项目规划，以说明项目实施情况，其中包括项目实施方法。规划提出了项目的方向，是整个项目实施的基石。此外，还对关键业务需求进行了分析。为了保证项目的开展，还在本阶段安排了系统基础知识培训。
2.评估阶段
评估阶段的目的是分析中油国际现行的业务流程及系统，以决定新系统的功能及技术需求。在本阶段，项目组收集了各公司的业务资料，为设计阶段进行的业务模型构建做准备。此外，还界定了实际业务需求与系统的主要差距。本阶段的工作内容是定义项目范围内的业务流程。经过调查定义了总账管理流程、应收账款流程、应付账款流程、资产管理流程、资金管理流程、项目管理流程，预算管理流程、备用金报销流程等业务流程，共计45个。此外根据《企业会计制度》和《集团公司会计核算办法》，参考国际会计准则制定了《中油国际会计核算方法》、《内部经济事项核算办法》、《标准科目编码》等，为项目的实施打下了坚实的基础。
3.设计阶段
这一阶段的目标是在新系统中将前一阶段设计的业务管理流程进行固化，完成系统初始化配置，为项目的开发准备环境；同时基于业务流程调查的结果以及系统标准功能分析，定义需进行客户化开发的项目，并进行系统开发，针对开发内容进行的单元测试等。完成了《系统初始化配置报告》、《系统会计分录模板》、《系统查询及报告清单》，《系统网络实施方案》，《系统安装手册》、《中文处理解决方案》等文档的编制工作。
4.构建阶段
本阶段的主要目的是进行设计阶段获准需增强的系统功能更改。这些增强的系统功能和系统更改包括各种数据转换和报告。根据需要先后对系统进行了46项的在线系统客户化开发，完成近200张报告报表开发，编制了《系统开发规范》。在此阶段还进行了分模块和整体的测试，测试包括数据流向、处理方法、操作方法以及网络并发处理速度等。这一阶段成功结束标志着系统已经进入可以使用的状态。
5.实施阶段
这个阶段的核心工作是数据迁移，也就是按照新系统的核算和管理口径将各单位的原有中油财务系统数据结合业务实质进行整理，并将结果迁移到新的系统中去。数据迁移是一项工作繁重的任务，是系统进行正确业务处理的基础。项目组从22个方面将原来的财务数据进行了拆分和录入，作为系统的起始数据，以满足新系统和管理的需要。此外，为了保证最终用户可以熟练使用系统，项目组还在本阶段安排了用户培训。
6.推广阶段
从2002年6月开始，共享会计信息服务中心按照项目推广计划，先后对国内外项目进行系统推广，协助这些单位使用财务系统。迄今为止，已有国内外14个国家38个点在统一的财务平台进行业务处理。
四、财务管理信息系统的特点
1.完全INTERNET架构
Peoplesoft公司的ERP系统是世界上第一套基于INTERNET的ERP系统，这意味着用户无论在世界上的任何可以使用INTERNET的地方，都可以顺利地使用系统进行相关的业务处理。
PeopleSoft ERP系统运行在PeopleSoft完全互联网化的架构(Pute Internet Architecture)环境下。这种架构采用了易于客户访问的Web技术，供企业环境使用的应用服务器，实现应用集成的XML等。因此，这是一种完全互联网化的技术，可整合企业内部的所有业务流程。
完全互联网化的架构提供一种可伸缩的分层技术解决方案，在客户机一侧无代码，IT人员不需要在每一台设备上维护或安装客户机软件。这一架构将企业信息和交易扩展到Web浏览器环境下运行，使人员和业务流程直接关联，并且可在这一架构下部署相关应用，建立集客户、供应商、合作伙伴和员工于一体的实时企业。
由于客户端无需安装任何程序，PeopleSoft ERP系统使客户可以通过任何网络浏览器即时访问公司全球15个国家42个项目的各类信息，公司高层可以获取制定战略决策所需的信息，而不仅仅是财务信息。PeopleSoft 的内嵌式工作流程和应用软件信息功能将简化审核程序，使业务流程顺畅进行。
2.数据集中管理
系统采用当前流行的三层架构模式，数据集中进行管理，为进一步进行实时的数据分析利用提供了可能。
PeopleSoft 的技术架构中，在用户使用浏览器访问最终数据库的过程中，有WEB服务器、应用服务器、处理服务器、数据库服务器协同工作。海外项目点的数据都集中存放在北京总部的数据库服务器中。除系统授权的超级用户和数据库管理员外，所有系统用户都通过HTTP访问系统的Web Server，然后通过中间件与系统的数据库服务器相联系。一般用户只能通过系统中有特定权限设置的用户对权限范围内的数据进行简单的SQL操作，这种架构很好地保证了数据库系统和数据库服务器的相对安全，最大程度地降低对ERP系统数据破坏的可能性。
3.多语言、多币种、多会计制度支持
在语言方面，系统提供了简体中文、英文、法语、加拿大法语、葡萄牙语、西班牙语、意大利语、德语、日语、荷兰语等十一种语言。而且系统的多语言支持并非仅仅是用户使用界面的多语言，而且还包括维护信息的多语言。对于系统没有包括的语言，用户可以通过系统提供的标准客户化流程，加入新的语言，中油国际根据经营的需要，已在系统中增加俄罗斯语言版本，多语言之间的切换十分灵活，不会影响用户的操作。例如系统可以维护多语言的科目说明，当用户以中文登录时显示的是中文说明，以英文登录时显示的是英文说明。此外系统的报告报表也是多语言支持的，这样就满足了中油国际在其他国家的系统使用和信息报告需求。
在外币核算方面，系统使用复币记账法，也就是在处理凭证和其他业务时系统同时维护外币和本币信息，并且系统自动根据系统维护的汇率进行换算，不需要用户手工换算。而且对于汇差的调整，系统是自动进行处理并生成调整凭证。对于海外业务点还有一个特殊的业务需求也已经被满足，即海外项目的内账本位币一般不是人民币，这样在合并时又需要按照统一的人民币进行，因此需要将海外非人民币币内账进行折算，本系统已经实现了此功能。而且由于整个外币业务的处理是自动进行的，因此中油国际目前使用日汇率进行业务处理，这样一方面提高了财务信息的准确性和及时性，而且也不会增加操作人员的工作量。
在多会计制度支持方面，系统采用多账簿和备选科目的功能满足国际和国内会计准则。也就是在一个业务单位下设置了两个账簿，其中一个满足当地会计制度，另外一个满足国内会计准则。而这两本账的业务来源一致，也就是说，用户只需要输入一次信息，即可同时记入内外两本账中。
4.树结构
财务管理信息系统通过“树管理器”来维护系统中有层次关系的需求，便于进行数据的汇总和分析，比如业务单位、部门、科目和项目等，而且系统的合并等处理也是基于该组织结构进行处理。“树管理器”是一个图形化的界面，如果用户需要增加，减少或者是变更数据间关系，则可以使用该工具进行剪贴等操作即可，在完成简单的修改后，不需要再进行其他操作，即可进行基于新数据结构的分析和处理。
5.支持系统客户化
对于用户提出的新的系统无法满足的需求，比如功能修改、新的功能和报表等，系统提供了完善的开发环境和开发工具，利用这些技术手段，可以根据用户的需要，按照系统开发规范进行系统标准功能的修改和报告报表的开发。
6.系统易于维护
新系统采取的是全球领先的完全Internet架构，也就是每个系统用户不需安装任何程序，只需要有浏览器即可使用系统。这从用户的角度来说，只要会使用浏览器和系统操作就可以使用系统进行业务处理，而且使用的地点并不仅仅局限在办公室内，任何可以访问因特网的地方都可以使用。从技术的角度，由于客户端不再有任何程序，因此系统的维护工作主要集中在服务器端，用户端不需进行任何维护，这就大大降低了系统维护以及升级的工作量，并且降低了维护成本，也减少了重复投资。
五、信息系统带来的变化和价值
通过财务管理信息系统的实施，我们认为带来的变化和价值主要集中在以下几个方面：
1.实现会计核算规范和集中
在进行系统实施的过程中，我们花费了很大的精力将中油国际当前的业务流程和系统的数据流程进行了分析，通过流程再造，制定了一套新的系统数据处理流程，对中油国际的会计核算业务进行了梳理和规范，同时结合新颁布的《会计制度》，对原来执行不同会计制度的业务进行规范，制定了一套完整、符合会计核算要求的统一的会计模板，保证各公司在进行同一类业务处理时会计信息的一致，这样做不仅仅使会计核算得到规范，数据流程更加清晰，以使数据可以进行横向的对比分析。由于中油国际全部业务单位的所有数据都集中在一个系统内处理，并且集中存储在一个数据库内。这样就实现了集中核算的目的，也就是不论各业务单位分布在全球任何地方，只要这些单位在系统中进行业务处理，相关管理单位就可以根据权限的规定实时地在系统中得到这些业务数据信息。如中油国际财务资产部就可随时得到各公司及海外项目点的资金情况。原来只有通过月末报表才能得到的数据，现在可以实时地得到相关信息。
具体地说，首先财务系统采用的是完全的因特网架构，任何单位不论其地理位置如何，只要可以上网的地方就可实现实时业务处理、全球会计报表的实时查询相会计信息的实时监督。各单位全部数据都是存放在一个数据库内，这也就为集中管理提供了数据来源。例如，各单位的账目是存储在一个系统内，合并报表的编制也是基于账目进行的。在月末各单位处理完当月业务时，就利用系统自动进行合并处理并且生成合并财务报表，大大提高了效率。由于数据的集中也为实时进行各类财务分析提供了可能。
2.面向业务信息管理，并非仅限于财务信息
本项目实施了总账、应收、应付、资产管理、项目管理、预算管理、费用管理以及现金管理共八个模块。每个模块一方面提供了具体的业务管理功能，如应收应付账龄分析、资产信息维护以及项目分析等，另外一方面这些模块都是和总账集成的，也就是在处理子模块业务的同时将财务信息集成到总账中，两边数据是保持一致的。传统的核算软件，所有的账务核算都是在总账中进行的，无法满足业务明细化管理的要求，这套系统是一套真正的财务管理信息系统，不仅满足核算的要求。而且对于应收、应付核算的内容包括大量的业务信息。所以说系统管理面向业务信息，而不仅仅是会计信息。从另外一个角度来说，这些会计信息的起点可以不是由会计人员录入，随着系统推广普及和使用深入，当前由会计人员录入的信息可以由其他部门的业务人员进行录入，因为录入的这些信息，不需要任何会计知识，在业务人员录入完信息后，可以通过预先设置的模板，将这些业务信息转变为会计信息，这样大大降低了财务人员的核算强度，使财务人员可以有更多的精力投入到财务管理中，也使系统管理的信息更为丰富。
3.全球业务处理
系统的实施，使传统的管理模式发生了较大的变化，业务实际发生地点和核算地点可以分开，这样为在全球范围内重新分工提供了可能，可以不分地域，异地办公，该系统提供了协同工作平台，增强了组织的协调能力。
同时利用系统提供的“树管理器”功能，实现全球业务信息不同纬度的分析需求，我们已经在系统内设置了按照会计主体和按照所属地区两个纬度的两棵树，也就是说系统可以基于这两个纬度进行财务信息合并。例如系统可以既按照会计主题的隶属关系生成公司全球合并财务报表，也可以按照地区关系生成在委内瑞拉境内或是南美地区的国际公司的合并财务报表。利用“树管理器”可以定义项目、部门以及事业部等组织机构间的隶属关系，为财务分析提供基础组织架构。
4.内外账管理
在系统实施前，中油国际工程的海外项目的外账信息，在国内无法实时监控和查询。通过系统的实施，在每个海外项目下设置了两个账簿如下图：其中一个满足当地的会计制度(账簿2，以美元为记账本位币)，另外一个满足国内会计准则(账簿1，以人民币为记账本位币)。采用的是“内外账同步，以外账为主”的原则，当交易发生时，业务信息只需要录入一次，系统会按照预先制定的会计模板，将业务信息转变为不同会计制度体系下的会计信息，分别在两本账簿中完成会计信息的记录。
对于固定资产的制度性差异问题，分别按照确认原则、折旧方法以及会计处理的不一致设置资产账簿，资产账簿的处理和管理都是在资产管理模块内进行，使每一个资产账簿对应内账或者外账，按照不同的会计制度管理的固定资产操作处理完毕后，分别将会计处理结果记录在不同的账簿中。如下图。
5.财务管理
在提高财务管理方面，一是所有业务子模块都与总账模块集成，这就保证了财务信息的准确性。例如在实施新系统前，资产管理与账务处理分开，就会导致两者信息的脱钩，而目前两者信息是完全一致的。实施了应收应付模块，因此往来信息就被管理得明确清晰，也就是每一笔收款付款都必须有确切的业务来源，而不是仅仅像以往一样只是通过应收应付等科目的滚存余额来管理。还有在报告报表方面，由于系统维护的数据不仅包括核算数据也包括业务数据，因此报告报表的数据来源就增加了。系统提供了大量的报表和在线信息查询，各级用户可以随时得到分布在海外项目的财务信息。
新系统的实施加强了中油国际的整体财务控制。首先是由于采取了集中数据管理模式，中油国际各单位都可以对下属单位进行实时监控，特别是对于海外项目点的监控。其次，通过实施本项目也从流程上加强了整体控制，例如新增科目及银行账户等，都是统一由共享会计信息服务中心增加，这样就实现了关键信息的监控，保证系统处理的规范。
另外系统实现了实时预算控制。在系统内设置了完整的预算体系，包括项目预算管理体系，在处理每笔业务时系统都会进行预算核查。如果与预算有差异，则系统将根据预先制定的规则进行处理。这样就将预算控制由事后转变为过程实时控制，大大提供了预算管理的科学性。而且系统还可以进行预警控制和事后比较分析，这样就提供了全面的控制体系。
6.Portal的应用
系统经过几年的运行，积累了大量的数据信息。如何通过便捷的工具对这些数据进行查询、分析和利用，提供及时有效的管理信息就显得更加必要。通过实施Financial Portal，可以实现与现有系统的无缝接合，提供一个界面友好、操作方便的查询和数据分析平台，通过这个平台，用户可以快速地得到客户的欠款情况和供应商的付款情况，并可以按照金额排序，溯源了解各笔金额的构成情况。对于项目管理，可以得到各项目的成本和收入情况，满足高层财务管理人员对信息及时性、便捷性查询的要求。
六、公司财务信息化体会
1.领导重视
任何信息系统的建设，第一原则就是“一把手”原则。中油国际这套系统的建设也不例外，在这个系统的搭建过程中，公司的领导每周都要听取项目进度汇报，了解项目实施情况。在项目实施的过程中，集团公司领导也多次听取了项目实施情况汇报，对在实施过程中遇到的问题，在各个方面都给予了强有力的支持，这是系统成功实施的关键因素。
2.组织架构的保证
自开始实施初，即成立了专家组、筹备组和项目组，在组织架构上保证项目的成功实施。
专家组由集团公司领导、中油国际领导以及业务专家组成。
筹备组由中油国际业务主管领导和各子公司财务经理组成，在每周五召开项目实施会议，由项目组针对本周实施中存在的问题进行汇报，由筹备组讨论，确定方案，项目组进行实施。
项目组由经验丰富的咨询公司和业务骨干组成，负责项目的实施。项目组业务人员均来自各子公司，他们对本单位的业务非常了解，主要负责系统功能的设置和提出需求。项目组还有计算机人员主要负责应用系统的设置和新需求的开发。
3.队伍建设，人员轮换
系统能否成功应用，人是关键要素。在项目组成立的开始就非常重视队伍建设，项目组的业务骨干来自各子公司。在系统正式投入运行后，每年从每个子公司抽调一名骨干，参与到系统的维护中。系统的维护由固定的人员和轮换的人员组成，通过共同工作，完成知识的传递，这样做不仅解决了公司本部维护人员紧张的矛盾，也为各子公司培养了懂业务、懂系统的骨干。通过人员的轮换也提高了系统应用的整体水平。
4.知识转移和技术有形化、文档化
知识转移分为两个层次，一是从咨询公司到系统维护人员，再由系统维护人员到最终用户。为了保证知识转移，我们做到了技术有形化和文档化。在项目的实施过程中，按照一定的技术规范形成了一系列的技术文档，对于系统维护人员通过学习这些文档即可开始系统的维护和功能开发。为了做好对用户的培训，我们编制了图文并茂的操作手册，同时也录制了多媒体教学培训光盘。通过这些措施，完成了从系统维护人员到最终用户的知识转移。
5.完整的质量控制体系
项目的实施完全按照ERP实施的规范进行运作，对每一个项目阶段都有严格的操作规范，在形成阶段性成果后，都进行了完整的单元测试，在项目完成实施后，由项目组和用户分别进行了系统完整性测试，整个过程的质量控制也是系统成功的保证。
6.系统操作培训
做到每一个用户使用系统前，都得到培训。我们准备了一套和正式系统一样的测试系统，用户无论在世界各地，都可通过INTERNET进行练习。定期进行用户培训，海外项目财务人员出国前可以到中油国际工程的培训教室掌握相关知识。将每个功能模块操作优秀作为出国人员必须具备的条件，做到人员操作培训考核和各公司领导班子考核挂钩。
7.从制度上保证系统的顺利运行
在系统投入正式运行后，我们制定了一系列的管理制度，诸如《系统操作管理办法》、《系统操作考核管理办法》、《电子档案管理办法》和《会计核算办法》等等，在制度上保证系统的顺利运行。
中油国际财务管理信息系统的搭建是一项艰巨的系统工程，是整个公司信息化工作的核心，下一步就是着手开始ERP系统的其他模块的实施，实现中油国际内部人、财、物的优化配置，将条块化的信息系统进行整合，并逐步融合公司的OA系统、邮件系统，逐步实现企业管理的信息化体系，在日益激烈的国际竞争中站稳脚跟，争取更大的发展。
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