摘要：机关政府机构是基于良好的文件管理，提高档案管理标准机构和机构的基本功能之一，优秀的档案管理模式可以节省社会资源，可以保证档案信息传输的准确性，收集和整理，可以提高档案管理的效率，减少机构员工工作压力，可以完善各方面的综合性行政机关和事业单位。
关键词：机关事业单位；档案；优化管理
一、现阶段机关档案规范化管理中存在的问题
1、薄弱的档案管理意识
当前有些机关事业单位的工作人员对档案管理工作的认识依旧十分传统，在他们陈旧的思想中，一直认为档案管理部门仅仅是机关事业单位的一个无足轻重的部门，在整个体系中作用不那么大。造成这些观点的原因分析起来其实也很简单，主要是因为机关事业单位对档案管理部门的投入相对其他部门来说较少，另外就是他们这种陈旧的观念导致他们薄弱的档案管理意识。
2、现有管理制度落后
目前，许多落后地方的档案管理系统仍然延续着传统的管理体制，档案管理趋于纸质管理，档案管理人员受时间、地点等的影响比较大，无法有效开展服务。当有人要查看某个或固定文件时，文件管理员需要逐个排除，从请求到提交文件的过程需要短则几个小时多则几天，对工作效率造成严重影响，违背了当前事业单位的工作要求。与此同时，传统的档案管理措施需要大面积地开放空间来保留档案，而有些档案因为一些需要要永久保存，造成社会资源的严重浪费，违背了当前社会经济发展的原则。
3、档案管理制度不完善
这里所说的档案管理制度不完善指的是电子档案管理系统管理方面的缺陷，目前流行的电子档案管理模式大大减轻了工作人员的压力，档案的查询效率也得到提升。但是电子管理系统依然有不完善的地方，比如档案查询权限不明確，电子档案监督管理制度的缺失等等，这些缺陷导致档案管理工作中违法不良事件时有出现，对机关事业单位整体的形象造成负面影响。
二、机关事业单位档案管理的路径优化方式
1、更新档案工作管理理念
在档案管理这个部门，积极的档案管理意识远比软硬件的更新更为重要。我国在很早以前就有了档案管理部门，一些陈旧的管理思想顺其自然地延续下来，所以现代档案管理意识依旧受到这些传统思想的影响，档案管理工作的开展受到了限制。所以为了满足新时代档案管理的需要，就必须从观念上着手，首先要实现观念的革新，可以采取相应的监督机制来促进机关事业单位的档案管理。对于密度较高的档案，要对安全设置进行更新，保障档案管理的安全性。
2、档案管理库房实现数字化管理
档案管理现代化已经是现时代的需要，要从各个方面实现档案管理的现代化。首先是基础设施的现代化更新，把现代化管理系统运用到档案馆，利用现代信息技术及计算机自动化等新技术实现档案的自动化管理。另外需要在档案室安装24小时监控系统，对档案室可能出现的安全隐患实施监控，比如温度、湿度、盗窃等。另外就是档案的电子化。机关要大力推行电子档案的运用。相对传统的纸质档案，电子档案优势明显，它更易于保存、节能、传递方便、节省空间等。另外当有档案需要被查询时，可以直接在档案管理信息系统输入关键词进行检索和下载查看，由于互联网的发达，电子档案的运用还有跨越地区的优势。这大大地节省了查找档案的时间。当今，仍然有许多纸质档案，整个档案电子化的工作依然十分庞大。但是这些新技术、新设备的出现，给以后档案管理工作的开展带来很大的提升。
3、加强工作人员技能培训
档案分类可以提高档案管理的安全性。从现代科学技术的能力来看，也离不开人为的操作，人才是整个档案管理工作的关键。只有对档案管理人员的技能加以培训，档案管理工作的效率才能根本得到优化。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在人员培训过程中，整个过程要进行全程监控，选拔合格的人才去胜任这个岗位，人才到位了才能改善机关档案管理工作的不良现状，管理效率才能得到提升。
三、加快档案信息化建设，全面推动机关档案管理模式改革
1、观念和思想认识的变革
长期以来，人们习惯于传统纸质档案保管，文件的传输多以纸质为主体，以手工作业的模式居多。目前，随着无纸化办公模式的推广，使电子文件的传输成为主体，这就要求我们要转变思想、更新观念，适应信息化条件下的档案管理全新模式，要充分认识到档案数字化工作的开展，是实施档案管理大变革的必由之路，它对于保存历史记忆、保管电子法律凭证、为科学决策提供支持等都有重要意义。
2、工作技能信息化的变革
机关档案管理人员信息化素质直接影响着档案信息化工作的质量。因此，档案工作人员信息化技术的提高，是整个机关综合档案室档案管理水平的重要基础，这就要求我们档案人员不仅要懂档案管理方面的知识，还要有信息化、数字化的工作技能，所以，我们一方面要加强培训的力度，制定相关的培训计划、定期对相关人员进行系统化培训，提高其综合素质，另一方面可通过引进人才的方式，把既懂档案管理业务又懂计算机管理技术的复合型人才引进我们的队伍中来，以促进机关档案信息化管理水平的整体提高。
3、机关档案管理制度规范的变革
要保证信息化大背景下档案管理、利用等环节的正常运转，就要出台各种配套制度、规范和技术标准，以保证在数字化环境下档案管理、利用的科学性、规范性和安全性。这就要求我们对数字化全过程的每一个环节都要非常熟悉，对每一个步骤节点要求都要非常清晰，在制定相关制度、标准、规范时要具有针对性和可操作性，从制度层面来保证档案数字化加工的标准、管理的科学、利用的安全。同时，要做好相关制度规范的宣传和普及，以提高全员共识。
4、服务环境的变革
在信息化建设时代，已不能用传统的服务方式来为社会提供服务，要营造新时代的服务环境，要有相关的配套设备支持，比如电子阅览器、多媒体设备等一系列相匹配的设备，以保证电子档案能非常顺畅地进行利用。
5、库藏的全面变革
要建立全方位的数据库，就要对以往原始资料的管理整理进行规范和标准化，才能保障档案资料的正确性和有效性，在进行数字化转化过程中，才能有条不紊，信息化技术才能得到高效的利用，数字化管理才能发挥应有的价值和意义。管理要遵循科学性的原则，所以应该制定一套完善的资料整理和管理标准，根据标准进行管理，这样才能形成一个标准化的管理体系，管理工作才能有效地进行，才能对数字化建设有很大的促进作用。
数据库建立的重要目的是有效保证档案资料的完善完整，并能提供便捷的服务。开发人员将所有的档案资料转化为数字化形式的文档、数据图表、音频、影音后，要进行一定的检索分类，上传到已建立的数据库，若有新的资料，需要专人对数据库进行及时的更新管理，同时对数据库出现的问题进行及时解决维护，保证数据库的正常运行。对数据库中的资料，还要做好备份和保护处理。只有进行档案的数字化管理，使得数字化的应用更加普遍和便捷，才能促进资料利用率和机关工作的不断发展。
结束语
要实现档案管理优化的目标，必须加强档案管理软硬件环境建设，更新档案管理理念，提高档案管理人员的管理水平。在政府机关档案管理中，优化政府机关档案管理的过程应该包括许多复杂程序的改进，以提高政府机关档案管理的效率。
参考文献：
[1]孙强.事业单位档案管理工作的优化路径探索[J].现代国企研究，2016（11）：45-46.
[2]王丽萍.针对我国事业单位管理职能之档案管理工作的优化路径[J].科技学习（月刊），2014（11）：51-52.
论文作者:刘秀梅
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/22
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 电子论文; 机关论文; 机关事业单位论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第13期论文;