查新工作的质量管理，本文主要内容关键词为：质量管理论文,工作论文,查新论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
实践研究
[摘要] 从查新实际工作出发研究了文献支持条件、检索手段、查新人员的素质、查新用户配合、文献检索、报告撰写、报告审核等影响查新质量的因素及存在的问题，并据此提出整顿查新机构、培训人员、规范各类查新检索范围和相关范围、统一报告的撰写要求、建立评价查新质量的基本标准和管理等措施。
[关键词] 查新 质量 管理
自国家科委和各省市科委陆续将科技情报咨询服务中的查新工作纳入科技管理工作的组成部分以来，短短几年的实践已证明，查新在很大程度上避免了重复立项研究和低起点、低水平的立项研究，在成果评定中为专家鉴定提供了科学依据，使成果评定更为真实、可信，并在一定程度上为企业的新产品开发、技术改造和技术引进提供了科学论据，因而逐步得到了社会和专家的肯定。但是，查新工作毕竟是科技工作中出现的新事物，有待于进一步培育和完善。就目前而言，应从查新工作的实际出发，着重研究影响查新质量的因素和存在的问题，探索相应的管理措施，进一步提高查新质量，使管理工作走上规范化和法制化的轨道。
1 影响查新工作质量的因素和存在的问题
查新工作质量一般指在综合统计意义上的质量和单个的查新报告质量。检索质量和查新报告撰写的质量则是构成查新报告质量的两大组成部分，前者在于追求最佳检索效果，即正确处理查全率和查准率等的多值关系，后者在于体现相关文献与查新课题技术内容综合对比分析的表述程度。围绕这些问题，笔者从实际工作出发，探讨影响查新质量的因素和存在的问题：
1.1 查新单位的支持条件
1.1.1 文献支持条件。文献中的检索工具是影响检索效果、 表征查全率支持程度的主要条件。检索工具完善、齐全是保证高查全率的先决条件，相反，如果检索工具残缺不全，那么无论查新人员如何拟定出完美无缺的检索策略，都不能检全应有的相关文献，对相关文献总数量而言，必然查全率低。文献中一次文献的支持情况直接影响查新报告撰写的质量，影响准确区别查新课题技术内容与相关研究文献技术的异同和创新与发展，尤其是不能保证最密切相关的一次文献，甚至使综合对比分析无法进行。
存在的问题主要有：①缺乏审查和批准查新单位时对文献支持条件可供操作的标准和要求，各地授权机构易于自行其是，各查新单位的文献相差很大，反映检出相关文献先天性的代表性必然很差；②条块分割和行业垄断，一级授权一级查新单位资格，逐级往下编织蜘蛛网，处于蜘蛛网末端的单位文献支持情况则大多不佳；③过分强调专业性对口所授权的基层查新单位，即使拥有一些专业性文献，也缺乏综合性文献。另外，在检索手段、人员素质方面也相形见绌；④近年来，由于查新单位不同程度地受经费制约和文献连年大幅度涨价的影响以及贯彻版权法之故，国外期刊和缩微制品等文献收集量大幅度地减少，这无疑对其支持率冲击很大。
1.1.2 现代化手段。 现代化检索手段如国际联机检索和机读产品计算机检索直接影响了迅速提供查新服务的时间，特别是影响了查找交叉学科多的国内外文献的速度，而且还对收集国外文献时间短、连续性差、系统性不强且不全面的查新单位的查新工作和相关文献的查全率造成了影响。目前除国家一级查新单位外，还有相当多的查新单位没有可供有效查新之用的国际联机检索终端、计算机检索系统和数据库。
1.1.3 检索工具和数据库的质量。 检索工具和数据库收录年代与收录文献源数量及代表性，标引规范化程度、深度和广度，检索途径多少和检索组配功能强弱等都是直接影响查全率及其与查准率等的多值关系的重要因素。目前，国内虽有800多个数据库， 但真正能用于查新的并不多，原因之一不是文献收录覆盖面差，就是检索途径少，或者组配功能差，甚至有的省去了标引，不建立迅速查找、组配的倒排文档；再者，有的重要文献也未著录文摘，不但影响查全率，而且还影响判断技术的相关性。原因之二是国内数据库起步较晚，收录时间短，不能在年代方面满足查新要求。原因之三是有的时差大，不能反映最新信息动态和文献报导情况。
1.1.4 查新人员的素质。 查新人员的素质应包括：①外语水平，指熟练程度、阅读能力和语种多少；②文献知识，指文献检索理论和实践经验；③基础知识和专业知识的深度和广度；④汉语表达能力。查新人员的素质高低是能否获得高质量查新报告的关键，同时也对能否制定完善的检索策略以达到最佳检索效果及对技术状态的综合对比分析及表达能力都有影响。目前存在的问题：①在一个查新单位中，专职人员的外语语种不全，具有英、俄、日、法、德常用语种的多少不一，外语水平参差不齐，难于正确选择使用有效的检索工具，对查找出来的一次文献往往无法阅读和透析文献内容，这样就可能出现取其次而代之的情况；②文献知识缺乏，对文献种类、文献分布状况、文献收藏情况和专业文献分布状况不够了解，不注意相关文献的分散性和学科的交叉性，往往造成顾此失彼的现象；③文献检索理论和实践经验程度不一，一部分人员缺乏对系统检索理论的学习，特别是联机检索和计算机检索理论的学习，另一部分人虽然经过学校学习或者短期培训，但由于工作时间短或者任务不多，实际锻炼和摸索的机会少，从而导致检索质量有所差异；④查新人员专业知识相差甚大，有学外语的，有学情报的，有学其他专业的，故造成对查新技术内容、创新点理解、判断力、查全查准率和相关技术的综合对比分析质量差异很大；⑤有的在汉语表达能力和表达方式方面训练无素，写出的报告不仅语法错误多，而且语言不够通顺、简练，层次亦不清楚。
1.2 查新委托人员的配合问题 对课题的技术内容、 查新目的和要求掌握的程度直接影响检索策略、检索效果和相关技术判别。因此，查新人员与委托人员的配合至关重要。根据各查新单位反映的情况，大体存在以下问题：①委托人员不是课题研究人员，而是管理机构人员或是单位的情报人员，故对课题内容尤其是研究要点与实质说不清楚，表述不准确；②有的查新单位无研究技术文件或技术文件不全；③不愿交出技术或对关键技术点保密；④基础科学知识差，而且缺乏基本的文献知识和情报知识，在乡镇企业和某些个体发明创造者方面表现得尤为突出，他们或者对自己发明创造的科学名称、商品名称或俗名不了解、不熟悉，或者是对主题词、关键词、同义词没有概念，或者是根本说不清、写不出这些词，对国外名称更是茫然。
1.3 文献检索问题 文献检索质量是查新报告的重要组成部分， 所占比重应不亚于报告的撰写，如果检索质量得不到根本保证，即失去检索效果这一前提，则综合对比分析就不可能真实、全面，结论也必然虚假。现在各查新单位存在的问题比较多，主要有：①用户查新的目的和要求多样化，例如成果查新、立项查新要求全面检索，专利查新则只要求查出是否有否定新颖性、创新性、先进性或者所有权的文献即可止步，在检索方面针对性不强，管理上也缺少研究和分类规范管理的措施，一方面是该检索的东西没有检索，另一方面是不必检索的东西又去查找，浪费工作量；②受检索工具和检索现代化手段的制约或因文献知识缺乏而自行决定检索领域，如自行决定检索追溯年代、检索数据库及文档、检索工具种类、核心刊物等置查全率于不顾；③受用户经济承受能力的支配，在使用国际联机检索国外文献时，不能按文献检索的需要选取系统和数据库以及打印格式；④对国内外检索数据库和文档及光盘、磁盘的特点及检索方法研究不够，不能把相关文献检出或完全检出来；⑤对主题词（叙词）和关键词（自由词）的概念模糊，关系不清，特别是对不同系统、不同检索工具的标引差异了解不够，对各种分类的分类原则、差异、变化不够清楚，有的还在确立了主类号后，又对交叉学科的相关交叉类号或者遗漏，或者选择不全、不准。以上无论是检索词还是分类号的差异均会偏离正确检索人口，导致检索效果不同；⑥追溯检索年代不够，分别对待能力差，这里不是指专利查新只要查出否定新颖性或者创造性即可为止那种情况，而是指在其他大多数情况下，有的查了几年，找出了几篇相关文献，或者根本就未查出有关的文献，然后就在报告中作综合对比分析，甚至得出一些不实的结论。一般而言，现在的成果都是建立在前人的研究工作基础之上的，即使能查出几篇文献，也不一定是与课题最密切相关的文献。再者，也难以对一项研究的起始时期、发展阶段、最后或近期状况加以说明。例如可能将一个老产品、老工艺误断为新产品、新工艺，或将已被淘汰的技术误为新技术。
1.4 撰写查新报告的问题
查新报告的质量可分为形式上的质量和实质上的质量，前者的问题表现在查新报告项目填写不全，尤其是查新项目的目的、要求、技术要点既不全，也不统一、规范。再者便是著录格式不规范：一是在检索时使用过的检索工具、检索数据库著录上不统一、不规范、不准确，有的甚至会造成严重后遗症，如使用光盘不著录时间区间，检索工具不著录时间，特别是延后查新终止时间的区间过长；二是在检出文献的著录上也不规范，有著录检索工具出处的，有著录一次文献出处的，但大多数都未严格按著录标准著录，审核人员和用户难以辨别和提取一次文献。
查新报告中撰写查新结论是仅次于文献检索的重要质量问题，也是委托用户、鉴定专家、管理机关及技术受让人、产品购买者最为关心的问题，而各查新单位和查新人员在撰写格式、表达技术内容的广度和深度以及文字能力方面差异甚大，主要有以下情况：①仅停留在查新初期有无相关文献的简单问答，一句话写完结论，可用价值不大；②回避相关文献技术内容的实质，或者回避委托用户的不合理要求，玩弄文字游戏，或者模棱两可，含糊其词，如未发现相同文献、在某个地区未发现相同文献或无某种产品等等；③对检出相关文献的内容描述简单、空洞、技术重点不突出，个别者甚至主次倒置；④既看不出相关文献技术内容的描述与查新课题中哪些是利用了前人的技术，具有哪些相同或相似点，也看不出该课题哪些是在原有技术基础上的改进和发展，即不同点、创新点或特点；⑤对所查得课题相关技术的研究和发展状况及当今水平缺乏系统性和综述性的描述，有的甚至在缺乏充分论据的情况下得出什么先进水平、国内首创、填补空白的结论；⑥撰写报告的文字不通顺、用词不准确（特别是专业术语不准确）、逻辑性不强、文字难于辨认，语法错误严重或使用不符合汉语习惯的倒装句等。
2 查新管理工作问题
针对上述影响查新质量的因素和存在的问题，各级管理机构和查新单位要根据各自的责任和存在的问题，采取相应的措施切实加以解决，以求查新工作的健康发展。
——强化查新单位的查新支持条件，加强对审批权的管理，调整压缩某些不具备公正性和影响公正性的查新机构。要从是否拥有足以支持保证查新工作需要的综合性检索工具、专业性检索工具和一次文献着眼，特别注意学科交叉和文献分布的特点及分散性，着重考察是否拥有专利、会议、成果、全国报刊索引以及中刊库等文献及其配合文献，是否拥有国际联机检索和计算机检索系统或数据库，是否拥有一定数量的具有情报检索理论、经验和专业知识的专职查新人员等基本条件，据上述条件进行审批并对新申请的查新单位和已授权的单位进行调整，同时还要调整压缩已影响到查新的公正性、客观性、科学性和独立依法正常工作的查新单位，制止条块分割、行业垄断、各自为政的不正当竞争行为，维护全国的统一。
——建立查新单位间资源共享、有偿使用的文献服务体系。近几年和今后相当长的时间内，各查新单位受经费的制约及知识产权的贯彻执行，国外检索工具、期刊专利和特种文献等图书资料将逐年减少，这必将影响查新检索的代表性，即预期的查全率，而且也将影响检出文献的供给率。为确保查新质量，保证查新工作的开展，笔者建议由管理机构牵线搭桥，在互利互惠的基础上，建立一个一次文献快速优质服务体系和联机网络信息检索与交流服务体系。
——有计划地组织培训查新人员和管理人员，不断提高业务素质和管理水平，定期组织学术交流、分期分批组织查新资格培训和现代化手段应用技术（如国际联机、计算机联网、数据库、光盘和磁盘）的培训及经验交流，在组织措施上要注意培养跨世纪的管理人才和业务人员，在评价查新人员的查新质量和水平时，要突破资历和职称的框框，注重实际能力和水平，为年青人提供更多的锻炼机会和表现自我的机会。
——分门别类规范检索系统、数据库、文档、检索工具，其中包括公用综合类型、专业类型、参考类型的各种相应检索工具或系统、数据库、文档和核心刊。核心刊的选取可根据我国的实际情况参照国际检索单位pct检索之规定。
——规范查新报告中的文献著录格式，如使用GB3793—83检索期刊条目著录规则著录。
——规范各类查新结论撰写要点，提供具体实现模式或参考模式。
——明确对报告审核的要求、责任、权利、义务。查新报告的审核一般有形式审核（含著录格式审核）、检索效果审核、技术审核及撰写质量审核。由于种种因素，审核职能的效果差异较大，要特别注意克服审核人员中懂技术而不懂文献和情报或懂文献和情报而不懂技术的两种倾向，最好选择两者皆优的人作为审核人员。
——鉴于现行查新人员书法潦草，不利于辨认和交流，故报告书应采用打印方式，暂进无条件者也应在1年内以打印方式取代书写方式。
——严格执行回避制度。无论那一级授权机构都不应该批准本单位查本单位课题的查新机构，凡以前已经授权者，应加以调整压缩和重新审查资格。凡查新课题中属本单位查本单位者，应宣布无效。
建立信息反馈制度。统一规定查新单位使用的查新用户信息反馈表，并定期察看查新信息反馈表，以了解查新人员和单位的查新质量、查新效益，并作为评价查新质量的指标之一。
——建立评价查新质量的标准。除建立查新质量评价模式（标准）外，笔者认为今后还应组织有关人员对各项质量指标及其权重进一步研究，最后制定出一个标准，以作为自查和检查质量的规范。
收稿日期：1994—09—16
The Quality Management of Sci-Tech Novelty Search
Yang Jinchun
( Chongqing Branch, the Institute of Scientific andTechnical Information of China)
[Abstract] All the factors, including the literaturesupport conditions,searching means,the capability of staffmembers. the cooperation of users and staff members, literature searching,report writing and report checking, etc.,which impair the quality of sci-tech novelty search, areinvestigated. And then lots of measurements, includingregulating novelty search agencies, trainmg staff members,specifying the areas of search,unifying the requirements forwriting reports,evaluation standards and management are putforward.