档案馆室业务衔接中存在的问题，本文主要内容关键词为：档案馆论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆是国家档案事业的主体，而档案室是档案事业的基础，在整个档案事业中，只有把二者的功能紧密地结合起来，在加强档案室基础地位的前提下，进一步巩固档案馆的主体地位，把各级综合档案馆真正建设成档案种类齐全，服务功能较强的档案信息利用中心，才能适应社会和经济发展对档案工作的要求，保证档案事业的持续、快速、健康发展。在实际工作中，通过几年来的档案达标升级活动，各类档案室的业务建设有了很大发展，档案馆的主体地位有了较大巩固，但在二者的业务衔接中尚存在诸多问题需要研究、解决。
一、存在的问题
1.档案馆的主体地位不突出。早在80年代中期，国家档案局就提出“档案馆是档案事业的主体和重点”。社会对档案馆的认知与定性是：集中管理档案的文化事业机构。档案馆事业也被社会公认为一项独立的文化事业，它的发展水平也往往成为国家档案事业发展水平的标志。而档案室是集中统一管理所在单位档案并为本单位的工作、生产、建设和科研服务的内设机构，它必须把本单位需要长久保管的档案向档案馆移交。可以说档案室工作是档案馆工作的主要来源和基础。过去几年的档案达标升级活动，档案工作在监督指导上偏重了微观管理（指具体的业务指导），而在宏观管理方面（如指导思想、各类档案馆接收范围、监督指导对象、信息资源配置）缺乏必要的研究，因而造成了在档案工作中档案馆的主体地位不够突出。个别单位对档案工作存在认识上的偏差，虽然档案室已经达标升级，但总是把档案当作本单位的财产，始终不情愿向档案馆移交档案，认为自己花钱、抽人、费时整理好的档案，怎么又得向档案馆移交？这就给档案馆馆藏数量和质量的改善造成了一定困难，从而使档案馆的主体地位受到很大威胁。
2.档案馆、室藏档案结构标准不一，档案移交工作不协调。过去档案室主要保存文书档案，种类比较单一，与各级档案馆档案种类基本一致，在档号的编制等环节上容易统一。现在各单位档案室大部分实行了各类档案的综合管理，档案门类增加了，过去实行的四层档号编制办法已不适应，必须增加相应的类目号。这样档案室档案的编号就与档案馆档案编号体系产生了不一致，而基建、设备等类档案又不进馆，这就使得馆、室档案的档号衔接产生了困难，出现了馆、室“两张皮”的现象。加之有的系统制定的档案业务标准与档案部门制定的标准有时也不一致，条块矛盾也导致了不协调。1986年，国家就明文规定各级综合档案馆可以接收有关企业、事业单位的档案，但与目前企业国有资产使用权、处置权及企业对档案的经常性利用产生矛盾，以致使企业档案的接收移交工作总感到无从下手；再如国家规定凡列入档案馆接收范围的单位，其“各种形态的档案，原则上一律进馆”。但在实际工作中，还是档案室移交什么，档案馆就接收什么。这样，声像档案、专业档案的接收往往就很困难。加之各类档案馆的设置及相互关系不确定，导致档案流向和进馆范围的不明确，这就使档案馆、室在档案移交方面也经常不能很好地衔接，对档案馆馆藏的齐全、完整和丰富也造成了十分不利的影响。
3.现代化管理上准备不足。电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等化学磁性材料为载体的文件材料，其特性与使用方式跟纸质文件大不相同。现在，一些档案室根据各自情况，利用计算机实现了对电子文件的登记、著录和检索。但在系统开发上全国档案系统尚没有统筹规划，各档案室采用的软件在功能度、兼容性、速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构的合理性等指标上不尽相同，这就使档案馆、室在计算机软件利用上不能相互协调、衔接和利用，也给档案馆接收电子档案造成了一定困难。随着计算机网络技术的深入发展，档案馆、档案室的管理手段、保管方法、利用方式都将发生深刻的变化，馆室结合必然更趋紧密，这就需要双方做好充分的准备。
二、对策
1.突出档案馆的主体地位。一是从注重点的结合向注重面的结合转变，注重从整体上把握馆、室工作，把突出档案馆主体地位，促进馆、室结合作为档案业务指导工作的基本指导思想，进一步明确档案馆在档案事业中起着主导、决定作用；二是积极争取各级政府的支持，加大对档案馆工作的投入。就档案部门自身而言，要防止档案馆业务建设费用被行政事务性开支所挤占，应列专门科目，每年对重要的业务工作给予财力上的支持和保证。在人力投入上，局馆合一的档案机构，要保证有较多数量的工作人员从事档案馆业务建设。三是注重宏观发展对策、措施的研究，规范标准建设也要放在适当的宏观层次上。
2.协调标准体系，确定档案流向。首先，档案行政管理部门要进一步加强与公、检、法、司、金融、邮电、教育等行业主管部门在专业档案业务标准上的协调，强化条块结合，制定馆、室业务协调配套的标准，改革不适应形势发展的旧方法体系。应重点指导进馆单位的档案。而在档案保管期限上，可否由过去的三分法改为进馆、不进馆两分法，这样有利于固定档案号，减少馆室业务衔接上的不确定因素；同时，档案馆接收档案应有所侧重，重点把反映立档单位主要职能活动，对国家和社会有价值的档案接收进馆。其次是加强各级综合档案馆、部门档案馆、各企事业单位档案馆之间的协调，合理规范档案流向，规范档案室和各类档案馆的关系，使之在业务建设方面衔接更加紧密。
3.提高档案馆、室现代化管理水平。一是要求档案行政管理部门要研究计算机技术革命对馆、室工作带来的新课题，对档案室的档案信息管理系统在开发上进行监督指导，强化标准化工作，保持数据结构的一致性。二是注重功能结构的连续性，档案馆管理系统应充分利用档案室管理系统已形成的原始数据，加强馆室网络化建设，形成馆室一体的电子目录中心。三是档案馆应建立专门的电子档案库，实行电子文件、纸质文件“两套制”并存的体制，在现代化管理的前提下，进一步加强馆、室结合，为档案事业的发展奠定牢固的基础。
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