吴玉贤 云南省肿瘤医院 云南昆明 650100
摘要：随着社会经济的发展越来越快，现阶段不管是事业单位还是政府机关都开始应用办公自动化来对档案进行管理。而对比传统档案管理方式，办公自动化不管是在管理方式还是理念上都带来了全新的血液，使档案管理工作能顺利且高效的完成，在一定程度上使管理工作的工作效率有效提高。本文将先概述一下办公自动化，再对办公自动化环境下医院档案管理中存在的问题进行分析，最后再重点探讨一下解决办法。
关键词：办公自动化；医院档案；管理
现阶段在物资及信息管理中广泛应用了办公自动化系统。而办公自动化系统的出现也使档案管理有了一定的变化。比如，目前有关文件起草以及归档的管理环节可应用计算机来完成，这种档案管理方式同以往纸质档案管理方式有一定的差异，在一定程度上使档案的整理及收集工作受到影响[1]。所以，档案管理人员需将办公自动化的管理方式很好的掌握，并将其管理软件不断完善，只有这样才能使医院档案管理中的办公自动化更好的完成。
1.概述办公自动化
办公自动化指的是应用计算机等设备工具来处理办公室工作，以此实现信息的存储、接收以及传输，将信息流动速度不断加快，使信息的真实性有效增加。所以办公自动化就是一个应用计算机网络将使用者及计算机有效联系起来，并借助多媒体级计算机技术来实现多种交流的一种管理方式[2]。
2.办公自动化环境下医院档案管理中存在的问题
2.1办公自动化系统不够完善
目前办公自动化系统还存在管理负担大、软件投入少等问题，在一定程度上制约了系统水平的整体提高。而因办公自动化系统开发商的专业水平有所不同，而开发团队的模式不太合理且工作经验也不够，造成很多设计出来的软件质量偏低，同时与企业系统的融合度也不太高，在实际操作中有较大差异性。不仅如此，在系统中缺少一个能结合档案管理工作及电子文件的管理子系统。
2.2管理方式混乱
在办公自动化的环境下，我国大部分医院已经慢慢建立了医院档案的管理规范体制，并且还依法下发了一系列的相关文件来进行医院档案管理工作的指导，但是管理职责以及权限已经不能与我国现阶段各阶层领域的人员调整及变化的脚步同步发展。而且就连目前医院管理工作当中的基本需求也无法得到满足。还有很多部门出现将医院档案擅自进行管理与更换的情况，这在一定程度上导致医院档案的管理方式非常混乱，并且还造成在收集档案时出现很大的失真问题。
2.3工作人员专业性不够
在医疗事业当中，医院档案管理工作作为非常重要的一个组成部门，有非常强的专业性，所以必须要对工作人员的专业程度进行要求，只有这样才能发挥医院档案应存在的价值[3]。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆不过，因为现阶段从事医院档案管理的工作人员一般都不是毕业与档案专业的人员，而且在上岗之前并没有进行过任何的专业知识培训，并且因为工作量较大，经常出现工作负荷的情况，这在一定程度上使得在医院档案管理当中缺乏需要要了解的专业知识，并且还直接造成在医院档案的管理当中其工作人员缺乏一定的责任感以及积极性。而且还有一些工作人员对现状非常满足，所以导致工作人员对认识档案信息的利用热情严重的缺乏。
3.改善办公自动化环境下医院档案管理的策略
3.1管理标准需科学制定
在医院档案管理工作中包含了收集、整理、保管、编排、检索以及统计等。确保档案管理标准的科学性，也就是保证相关标准能与档案部门所颁布的标准相符。将医院档案的实际情况及特点有效结合，将归档材料当中的各环节很好把关，将其进行标准化的管理[4]。不仅如此，还需将医院档案管理制度不断完善，并进行定时的更新。
3.2提高管理人员的专业素质
因为医院档案的管理工作是一项机密性以及专业性非常强的工作，所以在一定程度上就对档案的管理人员有了很高的要求，每一位管理工作人员都应用要具备一定的专业素养及综合素质。如果想要将管理人员政治素质有效的提高，就需要在其管理工程中，严守机密，而且在管理的过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使施工作的严谨度很好的提升；不仅如此，还要为医院档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式来进行培训，其培训的内容当中还包括了关于医院档案管理工作中所有的专业知识。还有包括一些其它的学科，比如像管理学以及信息技术等知识的培训，能让医院档案管理工作人员能最大程度的将自身的综合素质全面提高。
3.3完善医院档案管理制度
医院档案管理工作内容比较复杂，工作量较大，医院为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来，建立相对完善的档案管理制度，增强管理依据性、规范性及权威性，对单位文件进行编制归档。第一，建立医院档案管理制度主要是用来进行档案管理的实践，所以，在建立医院信息化管理制度时，必须要做到简洁明了，并且实用性极强，这样的制度在日常信息化档案管理工作中就能对所有工作行为进行一定的规范及约束，能确保工作流程十分顺畅，失误率也能相对减少。第二，要在办公自动化系统的基础上来建立一个档案管理的子系统，使电子档案管理能与电子文件运转有效结合，方便电子文件能生成以及归档，使办公自动化系统得以不断完善。
4.结束语
综上所述，现阶段计算机技术的应用范围十分广泛，而办公自动化应用媒体与计算机技术得到了较大关注。而在办公自动化环境下，医院档案管理不仅能将档案的规范化水平有效提高，还能使档案利用率显著提升。所以，相关管理人员在进行档案管理工作时，应对档案管理工作中存在的问题进行分析，并积极探讨解决措施，以此提升档案管理工作的工作效率，促进医院的全面发展。
参考文献：
[1]杜建民,庞海萍.浅议办公自动化对档案管理的促进作用[J].江苏水利,2014,05(07):47-48.
[2]王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献电子杂志,2015,28(08):5948-5949.
[3]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014,03(12):420+423.
[4]朱诗聪.办公自动化背景下医院文书档案管理探讨[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院:,2014,03(09):111-112.
姓名：吴玉贤（1963年6月-），云南昆明，汉族，本科，助理管员，主要从事：档案管理方面工作。
论文作者:吴玉贤
论文发表刊物:《中国医学人文》2016年2月第2期
论文发表时间:2016/5/18
标签：档案论文; 医院论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 方式论文; 《中国医学人文》2016年2月第2期论文;