摘要：“互联网+”逐渐开始应用到社会的各个领域，并且取得了非常显著的应用效果。尤其是在事业单位档案管理中，这本身就是一项复杂且系统的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对单位中电子文件进行高效的管理，成为档案管理人员需要着重考虑的主要问题。基于此，本文先阐述了数字档案馆及其建设过程中存在的问题，然后分析了数字档案信息安全管理的重要性，并提出了相应的解决策略。
关键词：数字化时代；档案管理信息化
档案记录着人们的一些真实的、客观的社会活动，其重要性不言而喻；社会在发展，从而对信息的需求量不断增加，这样就要求档案工作的服务质量必须更高，因此切实采用先进技术，适应社会进步的要求，已成为档案工作所面临的一个严峻问题。
一：数字档案馆阐述
数字档案馆属于一种网络信息系统，它具有电子网络检索服务功能。它的建立是依靠计算机技术与多媒体技术，以数字化的方式对档案信息进行存储与处理，实现档案信息数字化发展。数字档案馆的建设使得人们可以便捷的使用档案资源，并且可以进行资源共享。随着计算机技术水平的不断提升，档案存储容量会逐渐增加，并且在网络技术支持下，档案数据资料在使用上可以挣脱时间与空间的束缚，人们可以随时在网络中检索到自己所需的档案信息。所以数字档案馆是具备虚拟化及网络化特征的档案馆，此档案馆能存储大量的信息，并且查询便捷，在档案管理上更为安全。
二：档案管理工作信息化的基本概况
档案信息化实际上就是档案管理模式开始由实体转向信息化的过程，一般都是由国家的档案行政管理部门进行统一的组织和归纳。将现代化的信息技术合理地应用到档案管理活动中，可以实现对档案信息的有效处理，在提高管理效率的同时，也能加快信息化进程。同传统的纸质管理模式相比，信息化管理则是将一些高科技的手段应用到其中，如数字技术等，进而实现管理的高效化。
三：加强数字档案信息安全管理的重要性认识
1.优化档案资源共享
基于互联网介质下的数字档案信息安全管理，可以有效提升档案信息的实时、实地共享。由于档案具有唯一性和不可替代性，这使得档案的异地查阅成为难题，跨越时间和空间的档案信息检索成为目前最主要的桎梏，而档案资源的信息化共享可以有效解决这类问题。依靠互联网技术，快捷地完成档案传输、检索、查询功能，可以有效提高档案资源的利用率。
2.提升档案管理效率
传统管理模式下的档案管理方式需要全人工方式操作，档案的录入、查找、分类等操作都存在着效率低、易损坏、错误率高等弊端，针对这些常见问题，以互联网为依托的档案信息化安全管理，可以提供快速的搜索、浏览插入和传输等，可以提升工作效率，还可以节省人力物力，最重要的是可以保障档案的安全性与规范性。
3.提高档案管理安全性
档案安全性包括管理和内容两方面，传统档案都是纸质媒介，易受到温度、湿度的直接影响。基于传统档案的纸质存档使得档案的存储安全面临巨大挑战，而数字档案信息的出现有效解决了档案存储的问题，此外，传统纸质模式的档案存储在异地传递和搬运整理过程中，也会受自然因素和人为因素的破坏，而信息化的档案管理就可以有效避免档案资料在这方面的损害。
四：档案管理信息化建设面临的问题
1.缺少资金投入
基础设施是开展档案信息化建设的先决条件，基础设施建设的质量及水平关系到档案管理信息化建设的成败。因此，必须保证数额足够的资金投入以确保能够配备相应的基础设备和设施，从而为顺利开展信息化建设做好准备。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆高配置、高稳定性的设备无疑都具有高价格，社会文化事业单位的档案部门很难承担，因为它们的经费来源基本上是政府预算，一旦资金受限，其硬件配置难免质量低下，无法满足信息化建设的标准要求。
2.工作人员的技术水平不高
信息技术的不断发展，使得数字档案技术更新速度提升，数字档案管理人员自身也要提升业务知识水平及技术水平。数字档案馆在建设过程中，需要将其各个工作环节进行信息化处理，所以需要所有相关人员能够熟练的操作计算机，了解并掌握更多网络技术，转变信息技术水平具有较大差异的状况，要定期对工作人员进行信息技术培训，从而实现档案馆工作的信息化及数字化建设，保障数字档案馆能够正常、有序的运营。
3.安全隐患技术因素多
首先，一些非法使用者会将病毒伪装成邮件或软件，将其共享入侵档案管理网，再进入内网之中，对档案信息系统造成危害。其次是电脑黑客会利用技术手段来控制和管理用户的计算机，窃取档案管理部门的账号、密码和信息内容，甚至还会冒充档案管理部门人员非法入侵，盗用信息。最后是档案管理部门为有效开展工作，会经常使用USB接口、移动存储等设备进行档案信息的传递和查看。因此，为保障档案信息安全，档案部门应禁止外围设备的使用，有效控制客户端的介入。
五：档案管理信息化建设的有效策略
1.扩大资金来源渠道
现阶段档案管理工作的主要经费来源是财政预算，想要开展信息化建设就必须拓展额外的资金来源渠道。对地方政府而言，应加大专项预算，扩大电子政务建设规划，确保信息化建设有着充足的资金支持。除此之外，还应积极引导其他社会组织参与档案管理的信息化建设，例如，与电信部门合作以获取免费或优惠的网络资源和支持、与计算机企业合作以获取优秀的市场可用资源，甚至来自资金、技术以及服务方面的支持。
2.做到档案信息资源共享
数字档案馆的建设，转变了传统档案馆在档案管理上的分割以及资料独享的状况，加强了档案接收及多个部门之间的横向沟通。既要实行传统档案管理中档案分类及保密工作上的分级制度，又要实现档案信息资源共享，充分发挥档案所具备的社会功能。所以要做好数字档案系统的档案数据库设置，以保证档案资料在使用过程中具有较高的安全性。比如：可以使用实名系统登录或是设置账号密码等，以此保证档案的安全。
3.单位领导支持及各个部门相互协调
数字档案馆的建设并非一朝一夕，所需要花费的人力、物力、财力都是无法估算的，因此单位领导必须给予高度重视，并全力支持，建设工作才能有效进行。这不仅需要部门领导的重视也需要业务部门领导的重视。以单位领导重视为前提，各部门领导重视为保障，各方相互协调才能确保建设活动的有效进行。数字档案馆的开发过程需要将管理规范、工作流程、操作环节设定与操作要求相互融合，因此对业务部门与技术部门的协调性要求相对较高，只有不断地沟通、探讨才能确保业务规则与新技术手段相结合，才能更好地为实际工作提供服务。
4.引进档案管理人才，提升档案管理技术
互联网技术发展为档案管理带来了全新的挑战，新形势下一方面要积极引进档案管理人才，做到人尽其才，发挥其最大的效用，在引进人才的同时，还要对档案管理人员进行相应的培训。另一方面还要充分利用大数据系统，通过现代化的技术应用，加强对信息的管理和应用，高效完成档案管理工作，提升档案管理技术手段，为领导决策提供完善、有效、准确的基础信息数据。
结束语
综上所述，数字档案馆的建设，打破了传统档案馆在档案使用上的时间与空间束缚。其建设是单位所面临的重要任务，具有共性的特点，却无统一建设模式，其建设过程不是短时间就能完成的，只有循序渐进地稳步前行，才能更好地为单位提供档案服务。
参考文献：
[1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74–75.
[2]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2015（7）：37–38.
论文作者:吴靓红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/16
标签：档案论文; 档案馆论文; 档案管理论文; 数字论文; 信息化建设论文; 信息论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第21期论文;