摘要：档案管理在事业单位里扮演着重要角色，只有做好档案管理工作才能顺应时代发展要求，进而促进事业单位的可持续发展。随着时代与科技的进步，事业单位的发展也越来越好，档案的种类与内容也越来越多，这就对事业单位的档案管理提出了更高的要求。本文浅谈提升事业单位档案管理工作水平的途径。
关键词：事业单位；档案管理；优化策略
引言
事业单位相对于其他单位，有着自身特有的属性。在事业单位里，档案管理扮演着重要角色，工作中有大量有价值意义的材料需要整理收存，档案管理过程要经过多道程序和途径，过程相对复杂繁琐。提升优化事业单位档案管理水平，有助于改善事业单位工作效率，对事业单位各项工作也产生重要影响。从目前情况看，事业单位由于工作特殊性，缺乏外界有效监督，档案管理工作存在一定问题，导致效率不高，对事业单位档案管理进行优化，必将有利于整个事业单位工作开展。
1事业单位档案管理的特点分析
事业单位档案管理工作具有明显的特点，一是档案的公共服务性，事业单位本身就具有一定的公益性质，档案中包括很多社会服务内容和信息，事业单位通过对这些社会资料数据和信息的统计和分析，完善事业单位的社会服务职能，更好地全心全意为人民服务。其次是档案管理的机密性，我国事业单位是重要的信息管理机构，每一份档案涉及的信息都不能够泄露。
2提升事业单位档案管理工作水平的途径
2.1增强对档案管理工作重要性的认识
首先，事业单位领导必须要在整体工作中突显档案管理工作的重要地位，将档案管理工作列入到单位发展规划之中，同时明确档案管理工作并不是可有可无的工作，也要有考核和奖罚制度，这是提升档案管理工作认识的表现，并有助于推动事业单位档案管理工作的发展。其次，档案管理工作人员要通过学习不断提升思想观念，明确自身的工作价值，改变以往工作中的散漫态度，积极主动地投身到档案管理工作之中，这是确保档案管理工作步入正轨的关键。
2.2构建完善的档案管理机制
档案管理是一项比较复杂、系统的工作，事业单位应依据社会发展状况和本单位具体情况，制定更为完善的档案管理制度，从而适应档案管理工作实际需求，大大提升档案管理水平。特别是创建与之相应的安全保障体系，对事业单位档案开展安全管理主要内容为：第一，档案室不可以放置易燃材料，特殊的档案要注意避光保存，并保持相应的温度；第二，创建计算机辅助档案管理各项制度，进一步规范档案收集、归档、存储等操作。除此之外，为档案管理成立与之对应的领导小组，加强责任分工，确定不同级别的责任，促使事业单位档案管理可持续发展。
2.3实现档案信息化管理模式
档案管理工作内容主要包括收集信息、核查信息、整理信息以及归档等等，工作量较大且具有一定的复杂性，以往会使用人工方法完成以上工作，不仅耗时较多，并且不能完全保证档案资料的完整性及真实性；此外纸质档案仍然存在，在后期出现损坏或者丢失的几率较大，使档案管理工作难度明显增加。为了有效解决以上问题事业单位需要根据自身情况及需求，对一些软硬件设施及技术进行合理应用，使用先进设备完成数据和信息的输入工作，对以往人工填写出现错误的情况进行规避；与此同时工作人员可以使用计算机对档案资料进行分类处理，之后根据档案资料的类型将其存放在相应的位置，为后期查询或者借阅提供便利条件。除此之外管理人员可以使用计算机技术和信息化技术对档案查阅网进行合理构建，将档案数据或者信息传输至查阅网中，进而方便相关人员查询和借阅，但是在实际使用过程中管理人员需要对网络安全管理工作产生足够的重视，设置防火墙及访问权限等等，提升网络安全性，为档案资料的安全性提供更多的保障。
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2.4保证档案信息和资料的安全性
事业单位的很多档案信息都是关系到国家和各地区政府部门的机密，因此，要保证档案资料的安全，事业单位要建立科学的管理制度，保证档案资料的绝对安全。首先，要单独设置档案管理室，保证档案管理室的隐秘和安全，提供良好的档案管理环境。其次，事业单位要建立完善的档案管理制度，档案查询和资料查询制度，档案的提取和借出要进行严格的登记，经主管领导审批才能借阅。同时，要做好电子设备的管理，保证电子资料的安全，做好计算机软硬件的维护，保证计算机存储的资料不被盗取，设置密码，利用相关技术促进档案管理的安全性提升。
2.5加强档案管理设施建设
为了满足新形势下对档案管理工作的要求，事业单位应从两方面来改进档案管理的基础设施建设：一是加强传统场地建设和设备投入。建设档案管理办公室、接待室和档案库房，而且三者需要独立开来，从而提高档案管理工作的服务质量；划拨资金为档案管理部门购置电脑、电动档案密集架和加湿去湿器等设备，从而提高管理效率。二是数字档案室建设的设备投入。包括档案信息化所需的加工和存储设备、网络环境构建、网络连接设备、服务器，数据库系统和档案管理系统，为档案信息化提供有力保障，提高档案利用率。
2.6加强纸质档案电子化的工作
事业单位中纸质档案管理是最原始的，在没有利用计算机和电脑时，事业单位办公主要就是利用纸质资料，在日常管理中占据主要地位。现阶段，事业单位要创新档案管理，实现档案的电子化，节约资源减少排放，降低事业单位的管理成本。目前，在各省市事业单位中还没有全面普及电子化，很多事业单位还是利用纸质档案，因此，事业单位要重视档案管理的创新，采取纸质材料与电子文件有机结合的形式，逐步促进档案管理的电子化。事业单位档案管理人员要将纸质档案录入计算机，做好档案分类，做好电子资料的保存和提取等工作，提升档案管理工作的效率。
2.7重视档案管理培训
人才作为每一个行业发展的关键因素之一，档案管理者作为开展档案管理工作的执行者，其对档案管理效果产生重要的影响。与此同时，注意加大对档案管理人员的培训，主要通过宣传、考核、讲座等方法进行，促使档案管理人员在日常工作中积极进取，提高自身的档案管理水平。除此之外，事业单位可以选聘专业素养高的档案管理者进行演讲和培训，并定期安排部分管理人员外出学习，以此提升档案管理人员的工作意识及技能，促使人事档案管理向更规范的方向发展。此外，各事业单位要注意运用多元化方式，逐步提高档案管理者的综合素质。比如，组织老的档案管理者学习现代化技术和设备，针对新的档案管理设备展开相应的培训，提升档案管理者工作技能。
结语
事业单位的档案管理工作关乎到其未来的发展，档案管理是与其他业务具有同等重要地位的。事业单位加强对档案管理的重视程度，加大对档案的保护程度，无论是对单位本身来说，还是对社会整体来说，都具有非常重要的意义。
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论文作者:于焕艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/18
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