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摘 要：企业文书档案的收集是档案管理的核心内容，收集工作的质量与归档文件可利用性存在正比关系。基于此，企业文书档案的收集相当重要，本文主要分析了文书档案收集工作存在的几个普遍性问题，并针对这些问题，提出建设性的应对策略，以期促进企业文书档案工作的开展。
关键词：文书；档案；收集
企业文书档案收集工作是档案管理工作的基础,是实现档案利用的前提条件，制约着档案管理工作的效率和质量。加强企业文书档案收集工作，能为企业发展提供参考,对企业发展具有重要作用。因此加强企业文书档案收集工作成为企业建设的一个重要内容。
1.文书档案收集工作存在的几个普遍性问题
(1)没有统一档案管理机构和专职人员，档案管理职能薄弱，对单位内部各部门文件归档工作缺乏监督、指导、考核，归档具有随意性，造成收集工作的不可控。
(2)没有根据企业实际情况，梳理出适应企业生产经营活动范围和特点的文件归档范围。或者虽有文件归档范围，但不能随着企业经营活动范围的扩大和工作重点的转移，适时增减。
(3)把资料等同于档案，不经鉴别和清理就进行归档，甚至把个人保存的参考资料，因不便保管就向档案室移交，造成大量重份文件和无保存价值的文件集中到档案室。
(4)把文书档案等同于红头文件，收集工作的重点只放在单位公文收发室。一些重要的统计报表、资产权属证明、重要会议决议、纪要，地方政府部门出具的安全、环保、能耗、工商登记、城市建设方面的文件，知识产权管理，开展专项活动的有关照片、录像、报道等成为收集工作的漏洞。
(5)不能根据要求进行归档。比如归档要求原件，印鉴、签字、日期完整，外文要译出标题和目录，文件正文有附件的应一并归档等。在实际归档文件中，这些内容常有遗漏。
(6)文件产生形成或接收人员档案意识淡薄，对归档工作的重要性和必要性认识不清，造成有些重要文件归档不及时或个人私自留存。
2.做好企业文书档案收集工作的对策
(1)梳理出适应企业生产经营活动范围和特点的文件归档范围。主要参照国家档案局2012年发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及2009年发布的《企业档案工作规范》中的企业文件归档基本范围与保管期限参考表。各企业经营活动类型不同，产生形成的文件内容各不相同。因此，应在国家标准基础上，拟定出能具体指导本企业各部门文件归档的范围表。此归档范围表应在明确企业文书档案分类方案的基础上，按一级类目分别拟定归档基本范围及具体内容、归档责任部门、保管期限等。在确定文件材料的归档范围时，企业档案部门首先应了解、掌握各部门业务流程和工作内容，在其他业务部门的配合支持下，共同梳理出应归档文件内容，然后汇总成一个归档范围总表。档案部门与归档部门间通过这种从下到上，从上到下的沟通，一是统一了对归档内容的认识，二是确保了归档内容的具体、真实、完整。
(2)随着企业活动范围的扩大和工作重点的转移，对归档内容进行必要的增减。通过比较2010年实施的《企业档案工作规范》和1999年10月实施的《兵器工业文书档案的建档要求》的归档基本范围，就可以发现，两者的一级类目“党群管理类”和“生产管理类”下的二级类目及内容基本保持不变，但“经营管理类”和行政管理类”下的二级类目及内容都有较大变化。前者行政管理的二级类目中，增加“法律事务”删减了“医疗卫生”和“后勤福利”。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆经营管理二级类目，增加“资产管理”“合同管理”“知识产权管理”，原“企业管理”改为“信用管理”，“审计工作”改为“审计稽查工作”。在经营决策二级类目中增加了董事会、监事会、股东会、股票、股市、红利分配等方面的内容。在资产管理二级类目中，增加房地产权属证明、对外投资、国有资产管理、企业产权变动、境外项目管理等条目。在知识产权管理二级类目中，增加企业标识、商标、专利和其它知识产权的申报、证明及管理材料等内容，其他类目也有部分增减。通过两者的比较可知，随着企业活动范围的扩大和工作重心的转移，应对归档内容进行增加或删减，以体现企业档案做为企业知识资产和信息资源的重要价值和作用，及企业档案工作以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向的总体原则。
(3)编制归档范围的同时，应同时明确规定企业文件材料不归档范围。如非本单位人员的任免、奖惩，普发供参阅、不需本单位办理、贯彻执行的文件，征求意见未定稿的文件，重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿等。明确企业文件材料不归档范围，为文件材料归档鉴定提供依据，防止各归档部门、个人不加甑别，凡文必档现象的发生，造成档案管理人员花费大量时间，对无保存价值的文件材料进行重复鉴定。
(4)根据本企业文件材料归档范围表，把归档内容与归档责任部门、责任人联系起来，纳入月度或年度工作责任考核。归档责任人可以是文件材料形成或接收的责任人，也可以是部门指定的兼职档案员。部门设兼职档案资料员，把档案收集工作的职责分解到各部门，而不仅仅只依靠档案部门，便于对文件材料进行及时跟踪归档。实际工作中，兼职人员在履行归档职责时，由于业务水平、工作时间、职责不明确等，常形成收集漏洞。企业要做好文书档案收集工作，部门文件收集工作是基础，文件材料的完整程度、质量的优劣、价值的大小，都与档案形成部门的管理水平密切相关，而部门兼职档案资料员在其中具有举足轻重的作用。
(5)企业档案工作从重整理、保管向参与、管控并重，变被动接收为主动式收集，由等待上门归档到前端控制，过程参与的全过程管理，是管理思路上的一个跨越，其在企业项目档案、产品档案，科研档案管理中，已充分进行了运用。企业档案收集工作通过与项目管理、科研管理的紧密结合，抓住产品定型、成果鉴定、项目竣工验收、设备开箱验收等关键环节，实行档案收集与管理工作的“四同步”，有效地控制了文件材料的归档。文书档案由于来源广泛，收集对象及内容不确定等原因，很难做到一事一收集，事必归档。因此档案人员在文书档案收集过程中，应随时关注企业发生的重要活动、重大事件，及时与职能部门及相关人员对接，获取真实完整的资料。兼职档案人员对部门职责范围内的工作内容要全面了解，进行跟踪收集。从被动接收到主动式收集，不仅是工作方式的转变，还需要档案人员在综合素质上全面提升。
(6)在企业内部举办档案业务知识培训，开展档案法制宣传，提高员工档案意识，为档案收集工作创造良好氛围。健全档案收集制度，奖惩分明，对把文件材料据为己有拒不归档的个人进行严肃处理，把档案法规落到实处。
3.讨论
在档案工作开展得好的企业，首先离不开各级领导重视和员工的档案意识。各级领导要把归档工作做为部门的一项基本工作和重要工作来抓，把归档责任落实到个人考核中，与工作绩效挂钩。其次，档案部门要主动、积极开展各种形式的档案宣传，如举办档案展览，内部刊物上开辟档案知识专栏，组织参加各类档案业务培训，让职工了解档案、保护档案，会利用档案。
在今后一段时间内，纸质文件仍是文书档案收集的一种主要载体，其电子文件的收集，应注意存储载体的耐久性，存储格式及版本的兼容性等。在已实现办公网络化的企业，档案管理系统软件的开发应用，将实现文件的自动和实时归档。此种归档模式对传统纸质文件的收集将带来全新的改变，但在此系统之外存在的归档文件，仍将采用传统收集模式。档案管理业务素养、制度的约束、人员的档案意识等仍将起主导作用。
无数经验证明，档案只有集中统一管理，齐全、完整、系统，才能在企业经营活动中，为企业打入市场，参与竞争、保护知识产权、资产管理、企业文化建设、形象宣传等工作中提供有力依据。收集工作的重要性等到若干年利用档案时才意识到，就为时已晚了。
4.结束语
综上所述，有效地收集整理好企业文书档案的收集，是促进企业文化档案管理工作的重要途径。在企业文书档案收集工作的开展中，会遇到不同的问题，需要档案管理工作者不断的探索与改进，清晰梳理企业生产经营活动范围和特点的文件，适当对归档内容进行必要的增减，明确规定企业文件材料不归档范围，制定归档范围表，主动式收集，举办档案业务知识培训等，才能对企业的运营管理工作起到促进的作用。
参考文献
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[2]朱方惠. 浅谈企业文书档案的收集与管理[J]. 科技经济导刊, 2017(11).
[3]白芝梅. 浅议企业文书档案收集与归档工作[J]. 商场现代化, 2016(20):93-94.
论文作者:巫春梅
论文发表刊物:《文化研究》2018年第6月
论文发表时间:2018/8/6
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