·档案管理·
论新时代做好档案管理工作创新理念
闫巧媛
(乌兰察布市集宁区档案局,内蒙古 集宁)
摘要: 一项事业,如果没有创新,就没有发展活力。档案工作也不例外,要用创新的思维研究新情况、新问题,达到服务手段、服务内容和管理方式的创新。档案工作者只有正确地认识知识经济的发展趋势,努力把握好经济发展的机遇,运用创新思维管理档案,才能跟上当今和未来世界发展的步伐。
关键词: 档案工作;重要性;规范化;标准化
0 引言
为了更好地完成档案管理工作,实现现代化档案管理建设,我们首先应从基础工作抓起,奠定良好的工作基础,才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础[1]。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析,并根据其工作中的不足予以补充和加强,借此不断提高档案管理工作的质量和效率。
由于CRD法本身的经济性和广泛实用性以及安全性,使其在大断面浅埋偏压隧道建设中得到了广泛的应用。北京、广州、深圳、南京等地的铁路隧道建设多采用这种方法建成了许多各具特点的地铁区间隧道。此外,CRD法在大跨度的隧道中以及浅埋地下车库、过街人行道和城市道路隧道等工程中也得到了广泛的应用。
顾名思义,此类抱杆顶端形似羊角,最大的缺点是只适用于单相导线相关工作,作业中仅能稳固中相导线,如图2所示。
1 档案管理工作的现实意义
档案是对历史负责、为现实服务、替未来着想的一项崇高事业[2]。在全面建设小康社会、构建和谐社会的进程中,档案工作越来越深入地渗透到社会经济发展的方方面面,做好新时期档案工作对于深入学习贯彻落实党的“十八大”“十九大”精神,提高党的执政能力构建和谐社会具有重要意义。档案是社会先进文化的物态载体[3]。档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物,是一种“凝固的历史”,它以各种方式和载体将人类的历史活动过程和思想记录下来并使之流传后世,可以说先进文化的传播、交流、确立离不开档案的存在,档案是先进文化传播和确立的一种载体,是人类认识和改造世界的历史记录,是人类智慧的一种物态结晶[4-5]。档案是最广大人民根本利益的有效保证。档案具有社会共享性是整个社会的宝贵财富,它应该顺应社会发展的潮流,符合最广大人民的根本利益并为他们所用。档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用有什么样的意义。可以说档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。坚持走中国特色中国档案管理道路,一定会实现档案的规范化、科学化、法制化,才能营造丰富多彩、形式多样的档案工作,开创档案工作新局面。
2 档案管理工作问题分析
2.1 当前档案管理现状而言
档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主,这样查阅资料极为困难,耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态,所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则,另外各个时期档案整理规格、要求各不相同,因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。根据综合性档案馆问题可发现,不能全面建设计算机档案管理,而且我们不能主要依靠计算机来管理全部的档案,这也是现实存在的问题,亟待解决。
2.2 管理与服务相互脱节
一是重保管轻使用。个别基层单位在工作中,缺乏对档案资料作用的重视,不习惯或不愿通过档案资料为单位管理、为单位战略发展提供服务,以此来提高工作效率,减少工作成本,此想法导致大量信息资源空闲。二是档案资源有流失的情况。因为保管不善或历史等原因,有的档案面临断代情况;个别工作人员认为自己保管档案资料可以方便工作,不愿集中上交管理,认为文书档案的收集,可忽略实物、声像档案以及与单位相关的资料的收集,影响了单位档案的完整性和系统性。
(3)具备预测功能,即在事故发生之前进行预测,通过采用合适的算法,使状态感知系统具备自学习能力,学习得到电力通信设备运行状态模型,当输入新的状态要素时,能够预测设备下一次发生事故信息,这样给运维巡检人员提供合理的事件处理方案,做到事前防范。
3 档案从业者所面对的问题
3.1 档案工作人员业务素质不高
客观上,由于档案管理工作人员多为兼职干部,造成档案管理工作薄弱。随干部岗位轮换、人员流动频繁,兼职干部不仅事多且繁杂,主观上也无太多精力去学习档案专业知识,导致档案相关业务素质不高。
3.2 档案工作人员的心理反应
档案管理工作是枯燥、琐碎的,且需要特别的细心、认真。档案管理者绝大多数时间要面对各种材料整理、统计、鉴定,与外界打交道的机会较少,容易局限自己,产生职业疏远感、压抑、失落的心理;同时档案管理者的工作是日复一日的单调、重复的劳动过程,乏味之感会油然而生,容易产生烦躁情绪。
3.3 档案管理者的认知度不高
档案管理工作岗位似乎总是处在全局工作的边缘,得不到应有的理解、尊重和发展条件。甚至担心这一岗位一但被固化,难以获得提升或重用锻炼的机会,造成档案从业人员缺乏职业成就感。
3.英语课程设置与专业培养定位契合度不高。由于空乘专业的特殊性,在学校里系统学习的时间较短,不能完全因袭普通专业本科生对公共英语学习的传统模式。目前空乘专业使用的教材不能体现专业特色,也不能有效地因材施教。有些外语类大学英语视听说和大学英语听力课程,课程课时较多,但是学生反映收获不大,教学效果较差。
因此,何斌期待,未来省医院在推进好本地区内医院间医疗装备招标维保联动的同时,也希望该举措还能在全国各地医疗机构中得到共同推动和支持。
4 加快档案管理规范化的进程
4.1 做好档案规范化管理工作
完善档案管理工作的管理体制,具体如下。
4.2 档案收集和归档
(1)档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能通过其载录进行借鉴和利用,因此应按档案整理规范要求,用不锈钢钉子重新装订,后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。
(2)档案整理工作应注重细节。对于本单位出文,领导签发后,应将形成该文件的所有资料收集齐全,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
综上所述,在慢性充血性心力衰竭中采取螺内酯联合贝那普利进行治疗,不仅能提高临床有效率,且能快速改善患者心功能情况,提高患者生活质量,在临床治疗中具有重要价值,值得临床广泛应用及推广。
4.3 接受新信息,整合资源
作为档案管理人员要不断总结自己的工作经验,对遇到的困难要多请教上级档案主管部门,不能凭主观臆断文档的归档价值,一定要结合本单位的职能范围,规范使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识,树立精品意识,培育职业意识。不断接受新信息,扩大知识视野,提高自己的鉴别能力,积极编纂自己单位的各种档案史料汇编和参考资料,如大事记、组织沿革、专题纪要、统计数字汇编、会议记录等。
4.3.1 档案的收集范围
档案收集范围是指反映本单位工作实际、具有查阅和利用价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中,任何人不得将形成的文件据为己有或者损毁。
4.3.2 档案收集的质量要求
为了便于保管和利用,档案人员应区别不同价值和年度,遵循文件形成规律,保持文件间的有机联系,按照相应质量标准收集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。
在全面深化改革时期,随着法治进程的加速,执政党依法执政意识逐渐强化,人民的法治观念基本得以确立,宪法适应性有所增强,但在宪法适应性机制与实践方面仍存在不足之处。
4.3.3 整理归档的时间要求
为了便于齐全、完整地收集文件材料,应采用随时和集中等档案收集方法,保证排列有序,分类存放,有利于查找和利用工作的顺利开展。(1)党务、行政管理文件的整理归档应在次年6 月底以前完成;(2)科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3 个月内完成;(3)会计文件档案在暂由会计机构保管1 年,整理归档应在次年3 月底完成;(4)音像文件整理归档应在相关活动结束或之后3 个月内完成;(5)电子文件的逻辑归档应实时完成,对应纸质文件的物理归档在要求时间内完成;(6)重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3 个月内完成;(7)专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内及时完成。
4.3.4 档案整理和分类排列
①在新形势下对档案管理工作时效性的要求也越来越高,就更需要一套完善的管理体制。那么,完善管理体制应该先从领导着手,让“一把手”认识到档案管理工作的重要性,提高对档案管理的重视度,积极为单位的档案工作提供人、财、物的保障。
在文件档案归档前,档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作,也要监督和指导归档后的统一编目工作。一般情况下,办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件;财会部门整理归档会计类文件档案;相关科室整理其他类型的档案资料。
4.3.5 分类排列档案
一般采用“保管期限-年度”分类法排列文书档案;按照相应的标准、规范和办法,合理运用保管期限、年度、发文机构等分类方法排列其他门类和载体的档案资料。应按照种类和载体类型的不同,分别排列档案;按照相应的分类方法排列相同种类和载体的档案资料。
4.3.6 档案基本编目和保管
4)当步骤3中产生的链足够长时,攻击者使用更大的奖励贿赂一部分矿工生成包含此次交易的链条。虽然存在更长主链,但矿工为了自身利益,会选择从之前开始重新挖矿;
档案基本编目主要包括案卷封面项目、案卷脊背项目以及档案盒封面和盒脊项目,要填写齐全相应项目。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件(页数)、档号等组成了案卷封面项目,全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目,全宗名称、全宗号、年度、保管期限、起止件号(室)、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。
2.1 碱基与氨基酸的对应关系 mRNA上的碱基与氨基酸之间是如何对应的?不同氨基酸的密码子是否相同?通过教师提供的科学史资料,与学生重温遗传密码的探索历程,思考并总结出遗传密码的特点。知道密码子有64种,其中59种是普通密码子,2种是起始密码子,3种是终止密码子,终止密码子没有对应的氨基酸。
要保持库房清洁卫生,微小气候适宜,室内不得摆放非档案物品。要调控库房温度在4~14 ℃、相对湿度在45%~60%,监测温度、湿度频次在每周4 次以上。
要及时准确记录档案资料的各种统计台帐,档案资料情况要及时进行统计,准确记录其数量变动情况,真正做到数据准确、真实,帐实相符,不得出现错误。档案行政管理部门要求报送的档案工作报表按照要求在规定的时限内完成。调离工作岗位的档案人员必须按照规定办理移交手续,交接双方应清点核对移交目录,将出现的问题准确记录在交接清单上并签字盖章,并查明原因、分清责任、及时处理,顺利完成交接工作。
4.3.7 档案鉴定销毁和统计移交
如图3所示,a1、b1、c1分别代表铝源为硝酸铝、偏铝酸钠和氯化铝合成13X分子筛的XRD谱图。结果表明:三种铝源均能够合成出13X分子筛,然而偏铝酸钠作为铝源比氯化铝和硝酸铝更好一些。这一现象主要由于偏铝酸钠在水溶液中直接以偏铝酸根离子形式存在,能够迅速参与硅铝酸根离子的聚合反应;相比之下,溶液中铝离子或配位的铝离子要经过转型后才能形成偏铝酸根离子,并参与聚合反应,但反应缓慢,形成的晶种数量较少,这是13X分子筛衍射峰强度减弱的主要原因。
档案管理人员要对档案内容的现实和历史作用进行正确分析和鉴别,对档案的保存价值进行准确认定。这要求单位应成立档案鉴定销毁工作领导机构,并负责完成此项工作。按照职责要求,档案管理人员必须参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴定销毁工作。
4.3.8 档案统计和移交
(2)由(1)知,y=f(x)的图象与y轴交点的纵坐标为2,且各部分所在直线斜率的最大值为3,故当且仅当a≥3且b≥2时,f(x)≤ax+b在[0,+∞)成立,因此a+b的最小值为5。
5 解决档案工作人员面对的问题
5.1 提高工作人员的业务素质
档案工作是一项业务性很强的工作,特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下,要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能,还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。因此,确立专职档案管理岗位,配备专业档案人员,同时加强对相关档案管理人员进行技术、专业化的培训,加强其对信息化技术的熟悉程度,同时强化继续教育,对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育,以适应档案工作发展的需要。
5.2 调整档案工作者的心理
提高档案管理岗位人员的认知水平,增强职业责任感。认知是心理活动的基础,要克服厌倦心理。首先应注重提高档案人员对档案管理工作的认识,掌握先进的科学管理方法,强化职业技能的训练,改变自身所掌握的技能跟不上时代步伐的现象;其次是培养档案人员的责任意识,才能在工作中做到认真负责,调动自身积极性,烦躁的心理就会自然消退。
将各菌株培养至OD600约为0.4,加入各应激条件刺激,测定各菌株的生长曲线.结果显示,在氧应激条件下,AsrC缺陷后生长明显减慢,无应激以及其它应激条件下缺陷AsrC对细菌的生长基本没有影响(图3).在高表达AsrC后,对无应激以及各应激条件下细菌的生长也基本没有影响(图4).实验结果表明,在氧应激情况下,AsrC缺陷能够使细菌的生长减慢.
6 档案管理标准化的要求
当前,档案工作仍处于初级发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。
(2)提高相关管理人员的专业素养,对相关人员进行培训,增强档案管理能力和提升服务意识。在提高档案管理效能的过程中,定期对管理人员进行教育培训,是不可或缺的重要环节。教育培训的内容,除了包括档案管理基础知识以外,同时还包括专业的档案管理技能,且管理人员还需要具备一定的专业素质以及综合素质。开展定期培训的目的,主要是让管理人员能够顺应社会多元化以及时代的发展,使其能够在管理档案的过程中,将管理的内容以及形式等不断向多元化的形式和内容转变。
(3)建立严格的规章制度,夯实档案管理的各项基础工作,如明确档案移交程序,确保移交资料的完整性。同时在档案管理方面,不断对档案管理机构进行优化设置,在结合能力范围以及实际情况的前提下,对档案管理信息化加强建设,建设一定的数字档案室或者电子档案室,使得档案管理能够达到更高的效能。
(4)做好整体资料梳理,明确各类档案保管分工,把档案分门别类保存,使各部门明确查找方向,查找方便快捷。在档案中有许多档案基础比较好且具备全目录的案卷,对这些案卷应该直接进行全目录标引。
(5)加大人力投入,实行专人专管档案,把管理职责落实到人。在明确工作职责的前提下,要提升自身责任感,做好常规的资料收集整理工作。对没有及时归还的档案要及时催还,同时做好资料录入登记,随时更新重要资质证照。
(6)常用资料由部门和档案馆同时进行备份,实行双向保管。经常使用的资料可由常用部门备份,便可减少查找资料的次数,也可以防一方遗失可由另一方提供资料,提高工作效率。
7 新形势重视档案管理工作的策略
建国以来,我国档案工作历经几十年的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义[6]。
(1)完善基础配套设施,扩大资料存储空间。合理利用办公区域,设立专门的档案室存放资料,增加档案架、档案柜等物品。从而实现资料有序存储的第一步。
档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。
档案管理人员应按照《中国人民共和国档案法》及其相关的法律法规的要求,结合本单位实际情况,做好档案规范化管理工作。首先加大对档案信息化相关的硬件设备的投入,如电脑、扫描仪、照相机等,积极推进数字档案室的建设;然后在软件方面,选择起点较高且便于掌握的软件,逐步实现档案数字化管理。在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点,强调信息化,比如可以在网上发布工作动态、信息简报等,并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作。
在坚持尊重和维护档案本质特性,保持文件档案间的联系,便于保管和利用的原则基础上,认真做好档案整理工作。
②构建完善的档案管理制度。明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度,将每一个工作制度进行细化,明确相关人员的工作职责,并落实到实处,保证工作能够细致规范化的开展。
③把档案馆建成节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心,消除“无库馆”“危房馆”现象。明确规定档案接收范围。有条件的综合档案馆要通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式,整合本级其他专业档案馆的档案资源。
8 加强档案安全体系建设
(1)加强档案基础设施的建设。按照档案保管利用要求,科学配置档案办公、利用和保管场所,进一步提高单位档案室安全防灾标准,推进档案安全装备的现代化,切实改善档案室保管保密的条件。
(2)提高档案网络与信息安全的水平。建立标准,采取措施,确保电子文件、电子档案长期保存和利用。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系,推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。严格执行档案安全保密管理制度,对上网文件、档案进行严格审查,严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。
9 档案管理与服务
随着现代化管理技术的广泛运用,电子文件的大量产生,档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料,而且也要接收和管理电子形式的档案以及新型载体的档案。从服务方式上看,除要求提供档案原件摘抄外,还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制等服务。因此,新形势下的管理与服务的创新可以从以下几点着手。
9.1 优化人力资源的结构
任何形式的创新都要靠人去实施与实现,所有的创新工作归根到底是人的观念、意识和素质的创新。破除档案工作人员的兼职现象,推行档案专业人才的配置,努力培养数字化和现代化档案需要的复合型人才[7-8]。
9.2 加强档案资源建设
随着社会经济的快速发展,档案管理服务方面要加强档案资源建设作为档案事业发展的基础。加强档案资源建设并不是要求收集的档案材料越多越好,而是要按照《档案法》《档案工作实务》等法律法规和业务标准,结合单位自身的特点,重点收集具有代表性的资料,形成档案资源的集中集约优势。
(1)淬火能否正常落入水槽问题 根据淬火设备的优缺点,最终选用2#立喷淬火。在试吊期间,发现南立喷外环有5个外环管(4#、8#、9#、10#、19#)开度不够大,阻碍管板落入。针对以上问题,制造厂会同维修人员一起研究问题解决方案,经过1天时间,维修人员顺利对5根外环管全部矫直,矫直后再次进行试吊,管板可正常落入水槽(见图3)。
9.3 充分发挥档案服务机制
服务是档案工作永恒的主题,也是档案工作的灵魂所在。档案管理部门必须改变长期形成的重“管理”、轻“利用”的思想观念和“你来要,我查找;你不来,我不管”的被动服务,提倡主动积极服务,推动档案服务均等化、便利化。加强兄弟单位间档案工作的协作,本单位通过建设诚信档案查询等方式提供档案“一站式”服务。让“死”档案变为“活”档案,逐步实现档案资源共享。
9.4 建立档案室工作新格局
要根据工作实际需要,加强档案管理工作,确保归档文件材料符合要求;把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。
10 加强档案队伍建设
(1)档案人员既要有扎扎实实的业务功底又要有较强的管理能力和服务意识要适应新形势敢于向传统观念挑战善于提出新办法、新思路解决新问题在档案业务上有所创新有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。当今社会处于快速发展时期知识更新呈“爆炸”式发展,新的行业和领域不断形成对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。因此,档案人员要把学习作为第一,需要不断“充电”拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,多思考、多研究,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
(2)要进一步强化为党管档,充分发挥档案工作在意识形态领域中的积极作用。档案事业也同样关乎马克思主义意识形态在我国的确立与巩固。我们要深刻认识新时代为党管档的政治意义,牢固树立档案馆也是阵地的政治意识,自觉激发档案工作者也是战斗队的政治意愿,强化党的领导,抓好理论武装,扎实思想基础,切实为推进马克思主义中国化、时代化、大众化,为建设具有强大凝聚力和引领力的社会主义意识形态做出应有贡献。
(3)要进一步强化为国守史,积极发挥档案工作在培育和践行社会主义核心价值观中的积极作用。把中华民族历史传承的珍贵档案发掘好、整理好、收藏好、保护好、利用好、宣传好,切实为弘扬社会主义核心价值观发挥作用。
(4)要进一步强化为民服务,加强面向社会公众的档案文化服务平台建设,促使档案工作成果更多更好地惠及人民群众;更多地运用大众传播新形式把档案转化为文化产品,努力打造文化精品,为文化工作提供档案,为文化建设建立档案,切实为推进社会主义文化强国建设、满足人民群众美好文化需要服务。
11 档案工作者是国家的财富
中共中央办公厅印发的《关于进一步激励广大干部新时代新担当新作为的意见》中提出,满怀热情关心关爱干部。坚持严格管理和关心信任相统一,政治上激励、工作上支持、待遇上保障、心理上关怀是新时期最关注的问题。2017 年全国两会,国家档案局原局长、中央档案馆馆长杨冬权,就提交了为档案工作人员设立岗位津贴的提案。雷鸣强在今年全国两会期间提交了提案《用制度关爱档案人的身体健康》,呼吁国家进一步出台和完善相关政策,提高档案工作者岗位津贴,切实加强对档案工作者身体健康的保护,以进一步体现党和国家对档案工作的重视和对档案工作者的关爱。
12 结束语
通过常年的工作经历,我认识到,档案管理是一种服务工作,这种工作需要长期进行,档案信息资源的有效利用体现出了档案管理的价值和作用。总之,科学规范的档案管理需要适应新形势,开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作,为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。在经济大发展、科技进步日新月异的今天,以习近平总书记视察内蒙古时的重要讲话为基本遵循,立足本职,找准定位,担负起党交给的记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的历史重任,奋力开启草原兰台人新时代下推动档案工作创新发展的新征程。
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中图分类号: R197.3
文献标识码: B
DOI: 10.19613/j.cnki.1671-3141.2019.62.166
本文引用格式: 闫巧媛.论新时代做好档案管理工作创新理念[J].世界最新医学信息文摘,2019,19(62):267-269,272.
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