电子文件的问题与探讨，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
陈光祚（武汉大学图书情报学院教授，博士生导师）：印刷排版由人工发展到计算机处理，使许多图书、文件在得到印刷品之前就首先有了电子文本。电子文本是一种重要的财富，然而在90年代以前，人们尚未认识到这一点，在文字材料形成后，就销毁了它的电子文本。1990年，我与武汉大学出版社合作，将这些印刷出版的中介产品转变为电子版图书。至今，电子版图书在我国已达到4万多种。 这不能不说是图书馆事业的一大进步。遗憾的是，这个问题并未得到档案界的重视。从文件底稿到印刷成文，中间的电子文本却被毁掉了，实际上是大量的文件数据被毁掉了。这是很可惜的。
建立电子档案的全文检索系统是必要的，它可以使档案检索变得快捷和准确。其实这也不难，图书情报方面不少相关技术可以借鉴。全文系统建立了，也易上网。图书情报工作的规范化、标准化比档案工作先走一步，现在提倡图书情报档案一体化，三者之间可以互相交流，共同探讨。
熊志云（湖北大学档案系讲师）：当今已进入了电子时代，计算机技术、网络技术不断发展，办公自动化逐步普及，电子文件应运而生。电子文件与纸质文件有很多不同，它们容易被修改，特别是网络上的电子文件，随着网络的更新，一段时间以后，要再找到其原件就很困难，这就使电子文件的凭证作用受到了影响。例如，某部门决策人员以电子邮件方式向工作人员发出通知，某工作人员因未执行通知而被解聘。该工作人员起诉其决策部门随意解聘工作人员。若该电子邮件未归档，被网络更新掉，则找不到反驳被解聘人员的证据。因而，电子文件归档十分重要。电子文件应该按其价值划分保管期限，予以妥善归档，并且这要与电子文件的形成过程同步进行。目前我国某些部门以双轨方式处理电子文件的归档问题，既保存电子文本，又以打印出纸质文本的双重方式归档。国外的档案工作者在电子文件的归档上充当审定员的角色，由他们决定哪些电子文件应该归档。
电子文本容易被修改，使得其原始性与合法性受到影响。硬件与软件的更新，使在原来环境下可读的电子文件是否可以再读出来受到影响，这也就是电子文件的可靠性问题。研究电子文件，就应设法解决这些问题。
秦玉功（武汉市城市建设档案馆副馆长）：建设部建立了全国建设信息系统，使城建信息走向高速公路成为可能。全国建设信息网是建设部组建的全行业政务、业务、科技和商务管理的服务机构。该系统网络采用三级管理的模式，分别发挥部、省、市三级建设主管部门的管理职能作用，自上而下地有组织、有计划地进行全国建设信息的管理工作。
建设部信息中心每天以电子邮件方式向网上发布信息，特别是一些政府信息，如各种会议信息等等。我们从网上收到信息后，再向各部门传播这一信息。从管理现代化来看，电子文件是一个发展趋势，但如何管理好它却是一个大问题。电子文件的管理问题，在城建档案方面显得尤为突出。如目前搞设计，都使用计算机绘图，计算机绘图必须用电子文件方式来保存，无法使用纸质方式保存其原件。计算机绘出的图，究竟怎样被确认为原件，这是一个问题。我认为，在电子文件转变为档案的问题上，必须有一个权威机构来管理，加密后再存档。如果管理问题解决了，电子文件转变为档案的法律问题也得到了解决，电子文件就会发展很快。
办公自动化是产生电子文件的一个主要方面。每个部门的工作都在网上反映出来了，从网上可以看到全国各个省的城建档案工作开展情况，但如果网络的安全问题得不到解决，办公自动化发展是要受到影响的。如目前，我们并不用网络来传播重要文件。甚至，一些通知、文件已经在网上传播了，部里还要再另发一份红头的印刷文件。
我们档案馆侧重于缩微，信任缩微，因为它看得见，具有合法性，还可以转录到光盘上，缩微品的寿命有100多年，有很大优势， 但也有不足。尽管如此，已经形成的电子文件，我们无法视而不见。因而，解决电子文件转变成档案后的法定地位问题是当务之急。
为了尽快地解决这类问题，借鉴国外成功的经验是十分必要的。因而，希望能看到更多的这方面国外资料的介绍。
刘贻雄（武汉市档案馆馆长，副研究馆员）：电子档案的形成方式主要有两种：一种是由电子文件转换成电子档案，还有一种是由手工管理的纸质档案转换成电子档案。电子档案与纸质档案不同，它有其特殊性；（1）内容的区域性， 武汉市形成档案的内容不同于北京市形成的档案；（2）版本的唯一性，有的档案是孤本，即使有很多拷贝， 其版本还是唯一的；（3）物流的特殊性，电子档案的传递具有专业性、 服务性、政治性和管理性。正是由于电子档案的这些特殊性，给电子档案的管理带来了极大的困难。
我国从70年代末就开始用计算机来管理档案，并产生了不少档案管理系统，这些系统主要是单机系统和局域网系统，而且没有摆脱在低水平上的重复。与图书情报部门的管理系统相比，还远不成熟。存在的主要问题有：（1）系统功能和管理范围不统一， 有的侧重于文书档案的管理，有的侧重于科技档案的管理，有的则包括档案馆的业务管理和行政管理；（2）数据库结构不统一， 由于各档案馆对档案著录项目的选择不同，影响了数据库字段的设置；（3）详简程度不一致， 但主要是建立了目录系统，全文系统建立得很少；（4）前期处理工作不统一，这表现在档号上，文书档案的档号是按实体排列的，而科技档案的档号则是实体类号与档案信息内容的统一，电子档案多按信息内容（分类号）排列。
为摆脱当前的困境，首先要统一地区乃至全国的软件，组织有关专家开发通用的系统软件（包括网络系统软件）。软件的设计要能满足一般的需要，能拆能拼，使得各部门可根据自己的实际情况有选择地使用系统软件。或者对现有的较好的系统加以改造和优化，在全国范围内推广应用。务必使系统软件的设计和使用朝着规范化和统一化的方向发展。其次，要从基础抓起，统一前期处理工作的标准。第三，由简到详分层推进，先建立电子目录系统，再建立全文系统。
严中和（湖北省档案馆副研究馆员）：我主要讲电子文件的归档和局域网中电子文件的安全性问题：
1.电子文件的归档
电子文件的产生有以下三种方式：办公自动化过程中用计算机起草、存储文件而产生电子文件；用扫描仪扫描产生电子文件；采用数码技术（使用数码照相机）产生电子文件。
目前，电子文件管理存在的主要问题有：（1）归档问题；（2）安全保管，更好利用的问题；（3 ）电子文件与档案原件的法律效力问题。电子文件易于被修改、复制，拷贝件与原件的法律效力问题就成了一个值得探讨的问题。电子文件要经常定期地被复制、转录才能不丢失信息。另外，由于软件技术不断地更新，还存在着数据格式、结构转化的问题。不进行转化，原有的电子文件就不能被新的软件识别。
针对电子文件立卷归档的问题，解决方法是用软件设计来实现立卷归档。对计算机起草形成的电子文件中有检索意义的项目应加不同的标识符，标识符可在电子文件形成时标注，也可在文件形成后标注。利用标识符可用软件设计方法将其自动加到数据库中。对于扫描和数码技术形成的电子文件可采用人工标引方法，根据需要选择必要的项目来标引，使这些项目与文件对应，实现电子文件的立卷归档。
2.局域网系统中的安全问题
电子文件可被修改、复制、移动，这就使其安全问题非常突出。解决此问题的办法有：（1）专人分管网络系统。 派专人管理服务器和工作站，对用户的访问权限加以区分，标引人员、录入人员可给予读写权，而一般的终端用户只可享有阅读的权利，不可修改数据。（2 ）分层管理。属于各工作站管理的电子文件，其安全工作由各工作站负责管理；不属于各工作站管理的文件，只能放在服务器上，由系统管理员负责安全。（3）防病毒。除超级工作站（系统管理员专用）外， 各工作站都要封锁软驱和光驱，进行必要的安装时，由系统管理员负责外来病毒的检查及清除。定期扫描服务器和工作站，发现病毒及时处理。（4 ）对工作站的数据进行备份。以便弥补损失。
张晓娟（武汉大学图书情报学院副教授，访美学者，博士生）：现代信息技术的发展、应用使传统的档案管理工作发生了深刻变革，它表现在两个方面，一是向电子档案转化，二是电子档案管理系统建立。这两个方面问题的解决，不仅依赖于技术手段本身，也涉及到法律、政策、伦理等各种社会因素与人文因素。
电子档案的转化不仅包括现有的传统档案向电子形式转化，也包括电子文件转化为电子档案。随着办公自动化、计算机辅助设计、数码技术等广泛的应用，产生的电子文件数量越来越大，客观上形成了对电子文件归档、属性、判定等管理工作的需要。
电子档案具有虚拟性与流动性的特点，这使得档案信息与载体相分离，使得电子档案从根本上区别于传统档案，使得人们对电子档案的凭证性发生了怀疑。这一问题可以从两个方面解决：一是从技术上采取措施，如采用电子签名或水印技术。这些技术可以引进、借鉴国外技术，但这些新技术本身尚不完善。二是制定相应的法律与标准规范。根据我国现状，在电子档案的法规建设方面还有很长一段路要走。在实际工作中，比较稳妥的办法，一是备份，即软拷贝与硬拷贝同时归档；二是采用缩微技术。
目前我国档案管理系统开发利用的整体水平较低，档案信息数据库的建设缺乏统一规范，较有规模的、能为社会提供广泛利用的数据库不多。在档案管理自动化系统建设方面，应充分发挥国家档案行政管理部门作用，通过政策法规，加强系统建设在全国范围内的协调性，重点开发和扶持质量较高，在功能、水平上与国际上先进管理系统接近的系统。在档案数据库的建设中，应先建立规范化、国家级的二次文献（案卷级和文件级）数据库，提供上网服务，以利于档案的利用。对档案全文数据库的建立应持审慎态度，在试验的基础上逐步推广。借鉴国外经验，一般首先是对历史文献建立全文数据库，如美国国会图书馆实行的“美国记忆计划”。
刘家真（武汉大学图书情报学院副教授，访美学者）：传统的办公方式是使用打字机、笔、墨水形成文件，办公自动化是利用计算机作为主要工具形成文件，这些文件构成了电子文件的一部分。
电子文件与传统文件相比的确有许多优点，它集存贮、检索于一体，还可以远距离存取，并为上网奠定了基础。电子文件同所有新生事物一样，在发展中遇到了不少问题。
问题之一是，传统的偏见使人们很难认识到电子文件也会转化为重要的档案，原因是它出身不好，依托于易被修改、复制的载体。从专业角度来看，文件就是文件，它取决于其信息的产生，而同它使用什么载体无关。载体与信息技术有关，信息技术与时代有关，我们不能因时代的进步而拒绝承认某些电子文件的档案属性。现在的问题已经不再是承不承认，而是电子文件是客观存在的，其中有许多是重要的档案。问题是如何加以管理，使电子文件从产生、运行过程都处于可控制的环境中，排除可以修改它的可能因素。同时，要定期对整个系统进行检查、维护，坚持健全、正确的程序，以利于保证电子文件的档案价值与凭证作用，而不应对这类新型、陌生的文件抱有偏见。我认为国外的确有许多已经成熟的法规，可供我们参考。
问题之二是，电子文件依附的载体寿命不长，使人们对它难以放心。这个问题应通过制定载体质量标准与环境保存标准，尽力地使这类载体具有更长的保存期限。这点国际标准组织（ISO）做了许多工作， 我们应向国际标准靠拢。对于电子文件载体而言，寿命长固然好，但也要看有无必要。如今，技术寿命周期越来越短，载体寿命大大超过其技术淘汰周期，载体的长寿命也就没有实际价值了。
问题之三是，电子文件的整理。电子文件特别是网上流动的文件（如具有文件价值的电子邮件），当它以草案形式在网上供人们传阅、圈改后，再形成正式文件，这三个不同阶段的文件，如何区分，如何收集、整理，都是一些迫在眉睫，必须重点研究的问题。
问题之四是，电子文件的保存。电子文件转化为档案后，以什么形式保存？以电子形式还是以硬拷贝形式（纸、光盘）？
据我所知，以上四个问题，一些发达国家均进行了研究，并积累了不少经验。我们应当根据中国国情，借鉴国外经验，少走弯路，尽快把这些问题解决好。