涂其玉
广东省水利电力勘测设计研究院，广东 广州 510635
摘要:随着信息技术和网络技术的蓬勃发展，企业推进办公自动化是变革传统办公模式的重要举措。企业也认识到开发一套符合企业发展需求的办公自动化信息系统既是现代信息化建设的需要，也是企业进一步提升服务管理水平，提高办公效率，降低办公成本的需求。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多企业信息主管部门的重要工作。
关键词：办公自动化;信息系统;管理水平；办公效率
前言
步入信息经济时代，信息技术是现代最具潜力的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源。信息化程度的高低已成为衡量一个企业现代化水平的重要标志。企业办公自动化是企业信息重要组成部分，具有独特的优势，正逐步改变着人们的思维方式，生活方式，工作方式。将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。将企业需求与信息技术有效结合，构建符合企业管理文化与特点的办公自动化系统，既是适应社会快速变化的发展需要，更是企业核心竞争能力提升的必然要求。办公自动化已经不再是一种手段，一种工具，而成为决定企业生存民展的命脉。
1 企业办公自动化的优点
办公自动化系统（office automation）是利用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等先进科学技术，将人们的办公活动不断物化于现代办公设备中，形成人机信息处理的一个信息管理系统。它的产生提高了企业传统办公自动化程度，信息传递与沟通交流顺畅，改善了企业办公环境；规范了企业管理，提高了员工的工作效率；节省了大量的企业运营成本；整合信息资源，实现知识管理，消除信息孤岛、资源孤岛，实现知识传播；打破了时间与空间的束缚，规范工作管理，提高整体效率；提供全程跟踪和管控；提高企业竞争力、凝聚力和响应能力；为企业的科学管理与决策提供了强有力的支持。办公自动化对传统办公方式的变革，顺应了技术发展的潮流，自然成为企业追求的目标。
2 办公自动化信息系统的功能
2.1 信息发布管理
信息发布子系统是一个强大的内容管理系统，具有界面个性化和管理统一化的特点，使用信息发布系统能够轻松构建办公自动化信息系统的信息内容。信息发布包括企业管理层发布给员工的公告栏，企业内部新闻，技术交流，以及每周的工作安排等信息。负责企业信息发布的负责人在完成草拟和上传信息的同时，可以进行信息编辑、信息发布以及信息状态监管等功能的操作。信息负责人在起草了一份执行信息后提交给信息发布负责人，信息发布负责人可以直接对错误信息进行修改，确定信息发布或退还。企业内部信息能够在员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时地了解单位的新动态。
2.2公文审批管理
公文审批管理包含发文管理、收文管理，具有公文的拟稿、修改、审批、会签、登记，拟办、分发、传阅、归档、查询、打印等环节，可实现对流转中的公文进行流程跟踪和控制，并可用于部门请求报告。实现对公文批阅流程的可视化监控，代码管理，有效的查询和统计手段，以及将文件按年度，分类号保存期限进行归档。初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。
2.3 用户管理
系统用户管理的基本功能包括用户登陆验证、添加或删除用户，修改用户信息以及查找用户等。办公自动化信息系统的信息安全，将用户访问权限进行分级管理，由高到低为：系统管理用户：具有对其它用户管理权限，对信息的数据库进行管理的权限；维护用户：具有发布、修改和删除信息的权限；浏览用户：可以获得下载、浏览、查询发布信息。数据共享分级管理，实现各级机构只能查询授权范围内的数据。
2.4项目管理
实现以信息化的方式，对企业中所有项目统一管理，优化配置，实现企业事务跨部门协作，提高整体管理效率，主要实现项目的立项管理、进度管理、分工管理、流程管理、文档维护和信息查询等功能。有利于以后的电子文档管理。
2.5 交流论坛
对专业技术和疑难问题提供以邮件、论坛、短信等相结合提供交流平台，保障组织单位内部信息传递与沟通的用时性、准确性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆提高员工之间的技术交流，良好的沟通环境能够增进员工之间的友谊，从而提高工作效率。
2.6 考勤管理
设置考勤管理员，可方便的管理和查询员工考勤状况，实现上下班登记、出差申请、请假申请、外出申请、考勤免役人员设置等功能，并统计考勤结果生成电子报表供查看。
2.7 远程协作办公模块：
可跨平台运行，支持远程办公，实现异地分支机构、出差人员协同办公。客户端无需专业技术人员维护，使用浏览器即可实现远程办公，实现企业所有需要部门协作、领导审批的工作处理。打破了时间与空间的束缚，提高办事效率。
2.8内部通讯管理
首先企业应搭建邮箱服务器，建立企业邮箱系统，并实现由外网访问登陆邮箱，提供邮件管理员配置方案。为每一个办公人员提供一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。用户可以通过邮件系统收发邮件，增加用户之间的合作、沟通和联系，实现信息的传递，为系统的其他功能提供支持。提供在线短信支持，可以即时感知用户是否在线，可以进行实时交流和留言。
2.9档案管理
档案管理子系统与协同办公系统无缝衔接，办公中处理完的文件可直接归档到档案系统。系统将办公所需要的纸张文字，图片以及图像视频等转换为数字化的形式储存在一起并对其进行分类管理。办公人员可直接查看档案目录，对档案进行借阅利用。同时对于当前在计算机操作的电子化类型的资料也可以有效的进行起草，审核，签发和归档等流程，采用电子文档管理系统就会减少很多人力的使用，提升办公效率。也要加强文档管理人员的安全意识的培训，严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准，对电子档案和实物档案进行全面管理。
3 办公自动化信息系统的安全
办公自动化信息系统是企业的核心应用，承载着企业各层文件上通下达，安全性要求很高，办公自动化系统的安全就显得尤其重要。首先，应采用先进的网络技术，利用防火墙，划分网段、防病毒软件，网管报警系统等措施来保证系统所处的网络安全。在已有安全网络的前提下，确保服务器的安全；硬件安全是首要，其要求有硬件冗余容错措施。其次，做好数据库的备份、存储、重要数据的管理、数据库的访问和授权等工作。要有方便可靠的系统恢复机制，重要数据采用分布式管理，数据库应有加密和验证措施，用户对数据的存取应有明确的授权策略，保证用户只能打开自己权限范围内的文件。最后，对系统客户端用户提出相应的安全要求，对客户端用户进行应用安全培训；保证各客户端都有身份认证机制，且客户端口令要定期更换，以防止口令泄露可能带来的损失，同时客户端用户及时升级防病毒软件。要求实现电子公文全流程痕迹保留，可以防范用户对文档篡改或删除等操作。
结论
办公自动化信息系统在企业的运用促进了企业管理的科学化和规范化。办公自动化信息系统实施时需要重点关注：有制度的保证，数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理；实施全面的人员培训，让办公自动化信息系统能真正融入企事业单位日常工作中。把企业的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间的联系，更好体现层层授权，各司其职，部门之间的信息交流与协同工作。达到提高内部工作效率，节约运营成本，规范企业管理，提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。随着企业不断发展壮大，企业更需要提升管理能力与之相匹配。因此，我们需要更高的管理效率，更有效的管理手段来保证企业总部能够层层落实各项指令，下属单位能够高效的层层反馈情况。可以更有效的提高企业的工作效率，使企业在日趋激烈的商业竞争中占据有利形式，取得先人一步的商机。
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论文作者:涂其玉
论文发表刊物:《探索科学》2016年5期
论文发表时间:2016/9/5
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