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摘要：工程资料是工程技术文件的总和，其在保证工程质量，完善施工管理，提高工程效率等方面具有重要作用，对工程资料的过程控制与对工程施工的过程控制相辅相成，缺一不可。目前，对工程资料过程的传统控制手段已难以满足不断扩大的工程规模的要求，工程档案的信息化管理成为了工程资料过程控制新的发展方向。本文从工程资料过程控制的特点出发，说明了资料过程控制的具体目标和内容，最后对工程档案信息化管理进行了简要分析。
0.引言
工程资料是在工程建设中形成的，既是工程施工的原始记录也是工程项目实体的侧面反映，更是竣工验收的重要审批文件。目前，随着工程规模的不断扩大与工程技术的不断提升，在工程设计、施工及管理维护过程中产生的工程资料也趋于海量化、多样化以及复杂化。面对工程资料的新特点，传统的管理方式和手段已难以实现对工程资料过程的有效控制，而借助电子计算机和网络技术的信息化档案管理模式成为了解决工程资料过程控制中各种困难的新途径。工程档案管理信息化的实现有助于工程资源的优化配置，整体工程效率的提高，施工秩序的改善，从而能够确保工程质量，保证工程顺利竣工及验收。
1.工程资料过程控制的特点
1.1过程控制的专业性
由于工程资料的多样性，收集起来的工程资料往往需要被分散至各个项目档案室去进行立卷归档，排序整合，其在档案的特征上也呈现出不同的专业特点，具有复杂性。所以，工程资料的管理是一门涉及学科多、专业广，具有科学性、知识性的边缘学科，也是一门交叉学科，需要具有专业资质的部门及人员对其进行过程控制。
1.2过程控制的特殊性
对于不同的施工工程而言，资料的过程控制也不相同，即不存在对于所有工程都有效的普适性控制手段，其应与具体的工程业务性质、建设管理过程以及文档管理模式紧密相关。例如在高速空路工程的资料管理中，由于科技资料、专业资料占了该工程资料的绝大部分，因此在档案分类规划、组卷要求和著录项等方面与其他工程相比有着不同的专业要求。
1.3过程控制对象的海量性
由于工程资料是工程施工单位在具体施工过程中形成的，以及向设计、建设单位收集的包括以文字、图表、图样、照片等形式记述工程质量的技术文件资料的总和，是工程质量的侧面反映，是工程管理成果的集中体现，因此工程资料、档案的数量往往十分庞大，采用传统的资料过程控制手段难以有效解决资料利用的效率问题。
1.4资料载体的多样性
一项工程的工程资料往往以多种载体及形式被记录与保存，一般而言，其除了大量的纸质资料外，还有归档完整的已有实体档案，声像资料以及被转化成数字编码的电子档案。目前，随着互联网技术的发展，工程资料的载体也在不断突破创新，互联网云端存储成了工程资料新的保存载体
2.工程资料的过程控制
2.1 提高工程资料控制意识
目前，随着我国经济总量的不断增长，各个工程施工行业得以快速发展，在这个过程中虽然企业片面追求经济效益最大化的状况得以改善，但是仍然没有建立起对工程施工的现代科学管理体系。这导致企业普遍对工程资料的过程控制缺乏重要性认识，造成资料控制与管理工作混乱的局面。要提高对工程资料过程控制的意识，应认识到施工资料是全面记载工程各个方面的重要文件，是整体施工质量的侧面反映，是企业整体管理水平的体现，是工程在建期的重要技术参考，也是工程竣工验收的重要文件资料，更是工程投入使用后维修、管理以及二次施工的重要依据，因此，工程资料的过程控制与工程施工过程具有同等的重要性，应引起企业的高度重视。
2.2保证工程资料的真实性
真实性是工程资料的灵魂，是工程资料过程控制的主要目标之一。影响工程资料真实性的因素一般有两种，一方面是人为因素，另一方面则是随机因素。从人为因素上讲，由于工程资料对于该工程能否通过审批验收具有重要影响，所以当原始资料中存在对工程施工效果负面的记录时，一些工程公司会人为的对真实数据加以改动，使其更加符合相关技术标准和质量要求，这种做法严重损害了工程资料的真实性，降低了工程资料的可信度；从随机因素上讲，则是由于在资料记录、收集、整理过程中出现偏差、遗漏及丢失等小概率事件造成的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆加强工程资料的过程控制就是要保证工程资料能够真实反映工程各个环节的施工效果，做好对资料真实性的控制应：第一，规范资料收集过程，尽量避免资料受损、遗失等情况的发生；第二，加强对资料管理人员的资格审查与教育，禁止任何人篡改工程资料；第三，要做好资料的归档、整理工作。
2.3注重工程资料的时效性
时效性是对工程资料的基本要求，也是工程资料质量控制工作的主要方面。实际中，工程项目的施工速度与相关资料的整理收集速度往往存在较大差异，工程进度与资料收集进度的不一致将导致内部资料对于工程项目出现时间滞后性。究其原因，主要是收集整理资料的专职人员数量严重不足，其数量在整个施工人员构成中占比太低。因此要做好资料时效性的过程控制应当：一、根据工程规模配备足够数量的资料记录收集专职人员，并随时根据施工进度对人员数量加以调整；二、避免出现资料管理专职人员身兼数职的情况，也应禁止同一工作人员交叉参与不同工程的资料过程控制与管理；三、要要加强对资料管理人员的监管，保证其认真负责的做好资料的归档、整理工作，同时在工程主体完工后，还应对后续的辅助工程予以详实记录，做到不遗漏、不拖延，并依照工程的顺序阶段对资料予以分类归纳，以便有关人员随时查验。
2.4健全资料管理机制
做好工程资料的过程控制离不开一个健全的资料管理机制以及科学的资料管理理念。第一，应该建立一支专门的管理队伍，配备具有较强政治思想素质以及业务能力的资料管理工作者；第二，以资料管理为中心，建立健全相关体制机制，做到资料管理的责任到人，做好资料管理中的分工、协作以及交接工作，利用现代化的电子计算机数据库技术对内部资料予以储存、备份，以此来规范工程档案资料的管理。
3.工程档案的信息化管理
3.1加强原始数据的采集与归档
档案数据的采集工作是做好工程档案信息化管理的基础，将工程建设中以各种形式和载体存在的资料进行数字化转换写入电子计算机数据库，是档案信息化管理的第一步。在实际工作中，首先通过计算机扫描仪以及其他数字化输入设备将工程建设中的收集的各类纸质文件如相关图纸、技术资料等，以及各种声像文件，如录音指示文件等输入计算机，以避免工期跨度过长造成资料遗失及损坏的情况发生；之后将数字化的信息上传到企业内部的网络共享平台，以便各个相关档案部门及时进行归档保存；最后对应的档案部门在接收到档案信息后应对其分类存储，并按照工程阶段顺序对档案进行时间梳理，保证档案的连续性，以便档案管理和查验。
3.2加强档案数据库建设
为实现信息的有效共享，提升工程资料的管理效率，需要对档案信息数据库进行不断的升级优化。在实际工作中，档案管理软件的通用性往往较差，存在特殊化处理能力不足，信息数据格式难以统一协调的问题。加强档案数据库的建设，一方面，在进行归档工作时，工程资料应依照统一的格式提交给同一档案管理系统，避免出现系统间不兼容以及格式混乱的情况。另一方面，应对信息数据库进行不断的创新改造，使其更加自动化、智能化、便利化，使其能够自动对档案格式予以识别并实现不同格式档案文件间的快速转换，并且对于不同类别的工程资料应能够自动归档。此外数字化系统中的档案资料还应明确标明其存放位置，实现快速检索利用。
3.3提高档案管理工作人员的信息化业务能力
工程档案管理工作的内容与方式的转变使得其对从业人员技能的要求也发生转变，因此要真正实现建筑档案管理的信息化就必须要保证档案管理人员的业务素质，提升工作人员信息化业务能力。此外，当前工程档案工作量不断增加，档案工作人有时会由其他部门人员兼职，在工作前应对兼职人员进行严格的培训以及考核，通过后方可接受工作安排。
4.结束语
工程资料档案的信息化管理是工程规模日益扩大，工程技术日益复杂的必然要求，也是在知识经济发展，电子计算机网络发展影响下催生的必然产物。档案管理与信息化的结合，一方面能够在工程资料过程控制中起到极大的帮助，保证资料的质量与完整，实现工程资料的长期安全储存，另一方面也给工程档案的管理带来了极大的便利，提高了档案管理效率，有效解决了以往管理过程中存在的易损坏、易丢失、难备份等问题。因此工程档案的信息化管理既有利于提升工程本身的效率，也有利于后续工作的开展，对我国工程建设行业的发展起到了重要的推动作用。
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论文作者:刘娟
论文发表刊物:《基层建设》2016年1期
论文发表时间:2016/5/20
标签：工程论文; 资料论文; 档案论文; 过程控制论文; 工作论文; 档案管理论文; 人员论文; 《基层建设》2016年1期论文;