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所谓办公自动化就是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化、智能化的目标。根据办公自动化的英文翻译Office Automation，一般将其简称为OA。简言之，高校办公自动化是指在高校管理中如何广泛采用现代的信息技术和手段实现现代办公，以提高高校的管理水平。
（一）加快高校办公自动化建设的紧迫性
1.办公自动化是信息时代发展的必然要求。回顾OA发展历史，其内涵在不同历史时期是不同的，是随信息技术的发展而不断扩充和调整的。50年代计算机的出现和信息技术的发展，使OA的实现成为可能并初步发展，那时OA比较简单，主要是单机操作，即通过电子媒介将文档保存、演示和打印等。到了70、80年代，网络技术的发展，使OA发生质的变化，由单机操作发展成为多机操作，其内涵重点转移到网络办公上。现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分，还包括决策支持系统，使OA理论和实践在智能化方面取得更大发展，OA的内涵又被进一步扩充。信息时代的到来，信息技术的发展，将使OA建设理论和实现手段继续发展。
2.高校的行政管理部门，是学校各项政策的推行者，也是学校师生的服务者。其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至“一流大学”的形象和声誉。因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公自动化的隆设。发展高校办公自动化，既是适应高校发展新形势的需要，又是数字化校园深入发展的迫切要求。
（二）高校办公自动化建设的状况和存在的问题
近几年来，随着校园网络的快速发展，高校办公自动化的建设也逐步铺开，计算机在高校行政管理部门的普及率非常高，许多学校的机关部处几乎人手一台电脑，越来越多的工作人员在工作中使用计算机，而且不少部门都建立了自己的主页，推出了一些网上业务，使部分校务公开，丰富了校园网络信息，对整个校园的数字化建设起到了推动作用。
但是由于此项工作尚处于起步阶段，还存在不少问题。主要有以下几方面：
1.高校管理部门内部的办公自动化水平参差不齐。
校各部门很早就引进计算机来辅助管理工作。一些单位逐步建立起了完善的信息系统，实现网络化管理。但也有不少单位还采用单机操作，信息资源无法共享，网络技术的优势没有得到发挥。而且办公人员对计算机的使用效率普遍偏低。有些人只会编辑、打印文档，或传输文件等。计算机成为某些人的高级打字机，甚至是一种摆设。
2.高校管理部门在网上推出的办公业务还相当贫乏。
高校管理工作千头万绪，十分繁杂，但目前推出的网上办公业务，只局限在发布通知、公布文件、下载表格等少数领域，大部分的日常管理工作还没有在网上开通，而仍采用半手工半自动化的方式。公文呈报、工作审批等事务还以纸件的形式在各办公室流动，忙盖章、跑批文依旧是家常便饭，离真正意义的办公自动化还有相当距离。
3.高校不同管理部门之间，缺乏整体规划，各自为政导致“信息孤岛”。
近年来，高校的一些行政管理部门，为了提高办公效率，先后安装使用了适合本单位具体工作流程和业务特点的办公软件，在一定程度上提高了本单位的工作效率。但是，由于缺乏整体规划，各部门建立的管理信息系统，没有统一的规范和标准，各自为政导致了单个的信息孤岛，信息交流比较困难。因此各部门各科室之间仍无法实现真正的数据共享和协同工作，存在着数据重复录入的现象，制约了学校整体办公效率的提高，不利于高校办公自动化的发展。
4.高校各部处现有主页质量不高。
高校管理部门建立主页，主要是为了发布信息、公开校务，并利用网络的互动性，与广大师生交流信息，使学校的管理工作能更好地为教学、科研服务。但是大多数部门主页的内容以概况介绍、科室设置、政策法规等为主，实用性不足，又没有内容检索。而且更新不够及时，与日常的业务流程脱节，对电子邮件的回复率较低，对网上的反馈信息缺乏回应性。
（三）提高高校办公自动化水平的途径
1.认识到位，解决应用软件。
高校网络环境都十分优越，但信息量小，不会利用信息源，应用软件少，致使系统功能远远没能发挥出来。其原因是人们不理解办公自动化的内涵。许多人简单地以为购置了现代化办公设备，用计算机编辑、打印、存储公文，用计算机网络传输文件就实现了办公自动化。这就导致了普遍存在的“重硬件、轻软件”的思想，对有形的硬件设备投资十分慷慨，而对无形的软件投入则十分不到位。甚至认为能借就借，能拷就拷，不必花大钱去买。开发工具的缺乏使技术人员感到是无米之炊。加之软件开发不充分，认为程序开发仅仅是计算机专业人员的事。另外，机关办公室人员计算机应用水平普遍偏低，又不想提高，特别是一些领导上机办公有难度，也助长了下面不去提高计算机知识水平。这样一来，办公自动化从何谈起？
2.确保网络安全。
办公自动化最忌网络故障。综合布线是办公自动化网络系统的通迅基础，其优劣决定整个系统的性能。布线系统一定要采用国际标准，统一设计、施工。事前做好需求调研和规划设计，严格搞好传输介质的选择。
计算机病毒随时都可能引起网络故障，造成办公系统瘫痪，因而一定要采取严格的安全措施。最好是网络服务器采用双机容错系统，由两台服务器共同担任同一工作，既使一台出现故障另一台仍可确保正常运行。关键设备都应配置不问断电源。为防患于未然，预见自然灾害、病毒和人为破坏的突然性，必须设计一套数据备份方案，将网络系统软件、数据库备份到安全的外存储介质中，以确保万无一失。另外必须使用防病毒软件。接入互联网的计算机随时都可能受到各种病毒的侵害，使用防病毒软件应同时具有实时监视技术、自动解压缩技术、全平台反病毒技术。同时拥有这三项技术的防病毒软件具有较强的防病毒能力。
3.强化管理体制。
办公自动化是一项复杂的系统工程，把日常事务处理、各种数据的采集、存储、传递、处理、分析和决策等手工操作都融化到计算机系统中，技术问题已不再是束缚办公自动化的主要障碍。只有建立一个合理、科学的管理体制，才能确保体系的正常运行。管理信息系统的建设需要全局规划、统一设计、分段实施、精心管理，而办公自动化系统仅是整个学校管理系统的子系统，其建设和运行需要从学校管理的全局来考虑。同样，办公自动化工作开展得好与不好，也直接反映学校管理水平的高低，是学校的窗口和门面。若不把它当作一件实实在在的工作来抓，不可能抓好。因此，要有专职和兼职的办公自动化工作人员，构成自上而下的管理网络，才能给办公自动化的实施提供有力的保证。
4.强化管理功能。
解决组织保障更要强化管理功能，使其更具科学性和有效性。(1)制定计划分步实施。办公自动化在开始阶段可采用试运行方式，采用网上和人工发送同时进行的办法，待成熟后再及时并轨，当然试运行不能时间过长。(2)明确职责，健全规章制度。办公自动化管理体制是个相对独立的系统，学校的各级人员和部门都是这一系统中的要素，因所处的位置不同必须明确职责，才能确保履行职责，不断提高技术技能。为使奖罚分明，要建立严格的检查评比制度。(3)不断提高工作人员素质。工作人员的高素质才能确保办公自动化系统的良好运行，而办公自动化系统运转的稳定和高效又要求办公自动化工作人员必须不断提高自身素质。工作人员必须有一定的计算机工作基础和较强的工作责任心，对办公自动化运行目标及工作体系都要熟悉。另外，办公自动化需要较为稳定的运行条件，必须要有一支稳定的工作人员队伍，青黄不接和断档是要尽力避免的。因为办公自动化是从多方面取代传统的人工处理和传递信息的功能和手段，机构的设置和人员的调整都是大幅度的，在选人和用人上必须打破传统观念，确保人员的优中选优。(4)注重维护和更新。办公自动化使用和运行的有效和稳定，除了依靠行政手段进行有效管理外，必须进行科学的维护，建立有效的系统维护方法，使其在安全可靠的环境下有序地运行。所以在使用过程中，要确保进行科学的维护和保养，适时地进行更新。