(山东省菏泽市曹县青岗集镇经济贸易服务中心 山东菏泽 274000)
摘要：目前，在社会发展过程中，我国的企业建设也越来越完善。社会主义市场经济的高速发展，使得国有企业在社会经济发展中的作用愈加明显，国有企业在经济发展及管理期间势必会形成大量的信息资料数据，成为构成国有企业档案的重要部分，这些档案不仅见证了国有企业的发展，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。国有企业必须高度重视档案管理工作，与时俱进，做好国有企业档案管理的创新工作，以促进国有企业的经济长足发展。
关键词：信息化建设；中小型国有企业档案管理；作用分析
引言:
档案管理是国有企业日常管理中的一部分，也是对企业发展历程和各种信息进行记录的历史资料。可以说，档案资源是现代企业竞争力的信息保障，也是企业规避信息风险、获取利润的战略资源。近年来，随着“互联网+”时代的到来和大数据技术的日趋成熟，信息技术给国有企业档案管理带来了新的发展机遇，也为档案管理的专业化、制度化、科学化、规范化、标准化提供了技术支持。实践证明，国有企业的档案管理专业化建设需要企业党建工作、信息技术、管理制度、技能培训和企业文化的鼎力支撑才能实现。
1信息化建设在中小型国有企业档案管理中的具体作用分析
1.1提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性
在我国部分中小型国有企业早期档案管理工作开展过程中，对于所管理的档案信息数据都缺乏必要的重视性与安全管理意识，整体管理模式较为粗放。例如在企业生产运行过程中，会将各项生产技术的具体工序流程、企业发展过程中所制定的决策计划等具有一定程度保密性要求的信息数据加以档案管理。但是在档案管理工作开展过程中，管理人员与企业往往将所管理的各项纸质信息管理数据进行分类管理，但却没有开展相应的权限管理工作，中小型国有企业的管理者与基层工作人员都可以接触到具有较高保密性质的文件数据，这也在一定程度上对中小型国有企业造成了经济损失与其他消极影响。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，通过构建企业档案电子数据管理库，将各类信息数据按照其保密等级与重要程度进行划分，不同的访问用户只能翻阅权限范围内的信息数据，从根源上避免了上述问题的出现，极大提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性。
1.2降低了中小型企业档案管理工作的运行成本
在以往中小型国有企业档案管理工作开展过程中，不但需要配置大量的工作人员，进行高重复性的档案整理、数据信息抄写记录等工作，还需要投入大量企业运营资金与固定资产。例如档案管理工作的开展需要占用企业内部办公面积来构建档案管理库，为防止纸质档案信息出现潮湿损坏，还需要采购配置抽湿机等电气设备。因此在中小型企业运营过程中，传统档案管理工作的开展也对企业造成了一定程度的财务压力。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，中小型国有企业仅需要投入一定的资金与人力资源，用于采购计算机、服务器等相关信息化电子设备，以及研发中小型企业的内部档案管理系统平台，便可以开展更为高效的档案管理工作，不但其运行成本有所降低，还不会出现所储存档案信息出现损毁的问题。
2国有企业档案管理工作现状
2.1档案管理环境条件达不到规范要求
按档案室建设规范要求，档案室至少应包含档案用房、档案用柜、温湿度控制器、计算机、储存介质等设备，同时符合防止受潮、着火、霉变或者污染等要求。建设应达到相应技术规范和建设标准。但有的企业往往从降低成本的角度考虑，而未设置专门的档案管理用房。大部分企业更未按照科学布局、保密谨慎、规范实用的标准来建设，档案室一般面积小，未能充分考虑到长远发展的需求。档案架多为自制钢筋架或木架，既不规范也不美观。档案袋、档案盒等达不到规范质量或标准。档案用房达不到国家规定的基本要求，严重影响档案管理质量，乃至档案管理安全。
2.2档案管理机制不完善
对于档案管理工作，无论是地方还是国家，都有着针对性的指导意见和相关政策。但企业在面临市场竞争的大环境下，相关部门对国有企业的考核也主要是集中经营业绩的考核上，档案管理工作并不能为企业的发展带来直接的经济效益。这种因素的影响使得企业的领导层并不十分重视档案管理工作，以至于部分企业员工认为档案工作可有可无，应由档案部门开展，和他人没有关系。对于档案管理机制的建设，也不是很重视，更别提管理要求、管理规划了。另外，档案管理权责分配不明确，组织管理效能低，导致档案资料过于分散，甚至容易造成丢失。
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2.3部分中小型国有企业档案管理工作人员素养有待提升
首先，当前我国中小型国有企业在档案管理团队配置层面上，普遍存在着绝大部分管理人员工龄较长，虽然有着传统档案管理模式下极为丰富的工作经验，但是对于信息化电子技术以及企业档案管理平台系统缺乏正确认知与深入了解，并没有很好地适应企业档案管理信息化建设的发展。此外，在企业档案管理人员配置上，部分中小型国有企业并没有根据档案管理实际工作情况加以针对性配置，而是根据国企相关体制规定而粗放化管理与配置工作人员。笔者提出以下两点优化策略：第一，对企业现有的档案管理工作人员开展信息化管理模式的考核作业，将专业水平与岗位要求差别过大的工作人员进行调岗处理，并对剩余工作人员开展系统性、全面性的培训工作；第二，企业根据档案管理实际工作情况与工作需求，针对性调节档案管理工作团队的配置比例，优先选择吸收经过系统性学习培训、对信息化电子技术有着深入了解的高级专业人才。
3信息化建设在中小型国有企业档案管理中的应用
3.1档案收集管理机制的创新
档案收集是档案管理工作的首要环节，其重要作用不言而喻。传统的档案收集方式主要是发通知等较为被动的方式，网络及现代科技的发展和进步，为档案收集管理手段提供了帮助和支持，应在传统模式的基础上，辅以各种创新手段，形成一种新模式。笔者结合自身实践经验，认为档案收集管理工作的创新点可归结为以下几点:一是创新采取填空式收集方式。相关部门应在建设项目的前期介入，要求本公司项目部对项目发展的相应节点及阶段的档案进行及时归档;由于客观因素造成的暂时未办理完毕的档案，项目部应及时向档案相关管理部门报备相关情况，档案相关管理部门定期发布该项目的目录;查漏补缺，未能及时归档的档案，相关部门应安排填空补齐。二是本单位档案收集工作具有分散广、难度大的特点，究其原因主要是下属子公司众多，基于此，应建立专门的档案管理树形图和档案管理VISIO组织框架体系图，全方位无死角准确监管，确保档案收集的全面性及整体性。
3.2以管理制度的完善促进档案管理专业化建设
对国有企业的档案管理应设置专门的制度进行规范。目前来看，大部分国有企业都有针对于档案管理部门的管理条例，但多数条例较为老旧，没有与时俱进地进行更新修订。为了能够将档案的管理做得更加专业，使档案能够发挥更大的价值服务于企业，制度建设是首要任务。首先，要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》在现有档案制度体系基础上增加符合时代特征和现代化企业管理要求的档案相关制度。其次，要着重探讨档案信息化建设中的制度要求，力求网络背景下的档案管理实现“专业化+规范化+标准化”。
3.3更新档案利用方式
第一，加大档案宣传力度，扩大服务对象。档案管理人员不但要热爱自己的工作，还要开展档案宣传工作，让更多的人了解和喜欢档案。通过对档案的宣传，能进一步唤起企业员工的档案意识，从而扩大服务对象，实现档案资源的价值。第二，使用现代技术，更新服务手段。建立电子阅览室，为档案利用者提供阅读场所。借助计算机网络，开展档案信息服务工作。完善档案网络设施，不断拓展档案利用渠道，充分发挥档案部门的优势，更好地为企业管理、发展提供服务。第三，重视档案编研，提高主动服务意识。档案利用不能只停留在原件的使用上，要对其进行深层次的管理。可从《组织沿革》《制度汇编》《大事记》等方面选题，编制现有的档案资料和参考书、工作手册，供管理人员、专业人员使用。通过整理、加工档案原始材料，从中提炼出结论性的材料，使档案信息得以增值。
3.4档案库房管理的创新
对于档案工作创新而言，除了服务等软实力的创新更新之外，硬件的更新创新也至关重要，尤其是档案库房管理创新方面，在档案库房日常管理中可加入无线条码扫描器技术，加快库房管理工作效率，提升库房管理质量。具体来说:无线条码扫描器扫描到的数据，可利用无线条码扫描器的二次开发接口直接导入到档案系统中，功能包括查询、修改、删除、增加等。为便于管理和录入，每盒档案都有唯一的条码，且在模块中自动生成。盘点时，只要是系统中有记录的数据，即可实现条码数据接入。通过无线条码扫描器实时盘库，实现移动巡检、移动盘点、移动查询等;盘点结束后，该扫码器中的数据会与数据库中的数据自动进行核对，并对异常数据做出处理，生成盘盈盘亏明细表、盘点汇总表。
3.5做好档案管理人员培训
正如上文所言，档案管理人员的综合素养十分关键，所以在新时期需要积极做好档案管理人员的培训与教育。首先需要让档案管理人员开拓视野，并且还需要从各个部门挖掘人才，选择学历高、知识广，且热爱档案管理工作的人才，通过考试、竞争上岗、审批等方式，为大干管理注入新鲜血液。其次是需要构建培训与再教育机制，要通过开展讲座，聘请专家讲解的方式，为档案管理人员传播最新的档案管理理论知识与业务知识，这样不仅可以拓宽档案管理人员的知识面，并且也能够提高其综合素养。最后则是在对档案管理人员培训的时候要将道德素的培训融入其中，要多方面分析与研究，使其能够树立正确的工作态度，提高档案管理的有效性。
结语:
总之，在信息时代的今天，国有企业档案管理仅仅依靠传统管理模式已不能适应企业发展的需求，要从思想上彻底转变忽视档案管理的旧思维，积极探索有助于提高企业综合效益的现代化档案管理模式，使档案工作更科学、更实用，为国有企业发挥更大综合竞争优势做出应有贡献，为社会不断进步与发展提供有利有效的资源。
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论文作者:李婧
论文发表刊物:《论证与研究》2020年3期
论文发表时间:2020/5/6