信息化背景下档案管理工作现状与优化策略
杨银霞
宁夏特种设备检验检测院 宁夏银川 750000
[摘 要] 政府机构的大幅改革给档案管理带来了巨大的挑战，不仅在原有的完整性、准确性上提出了更为严格的要求，更是要求档案管理跟上信息化时代的脚步，为政府工作、人员流动以及群众办事提供便利。因此，研究信息化背景下档案管理存在的问题及解决措施具有很强的现实意义，是中国社会正常发展的必需。
[关键词] 信息化；档案管理；工作现状；优化
1 信息化背景下档案管理工作中存在的问题
1.1 档案管理软件缺乏规范性
中国各个省市发展程度有所不同，信息化程度也有所区别。①管理软件不统一。各个省份的档案部门使用的计算机型号不统一，所开发使用的软件也不尽相同，并且缺乏一个能完美统筹信息搜索与信息管理的软件，使得在日常工作中，许多事项必须要求本人到档案所在地办理，无法远程调取。并且信息管理工作无法全程用电脑完成，使工作进程较为缓慢。②档案管理工作缺少标准化。由于历史原因，档案馆馆藏文件存在缺失的情况，对于缺失文件的记载或处理暂缺统一的标准，并且各类档案的录入细则在各个地区之间缺乏统一明细标准，再加上各个省份之间的交流密切程度不一样，比如长株潭城市群、长三角城市群的城市群内部之间交流可能比较频繁，这些城市之间的细则可能会相对一致。但是对于稍远的城市，比如新疆等与其他省份之间的交流相对较少，在档案整理方面与其他地区可能存在较大区别[1]。
1.2 档案管理人员缺乏专业性
档案信息化要求信息化人才。现在科学技术的发展，对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求。同时人民群众对于档案信息的多样化需求也在日益增加，截至2018年底，中国网民规模达到了8.29亿，互联网普及率达到了59.6%，再加上《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施为人民群众赋予了更多的知情权。这要求管理人员具有高知识层次与高技术，站在信息技术前沿，为公众提供更好更专业的服务，而不能仅仅了解计算机基础知识。
2 档案管理工作信息化建设策略
2.1 增加档案信息化建设方面资金与硬件投入
档案工作信息化建设并不是一蹴而就的，它是一个长期的、动态的过程，因此需要投入大量的时间、资金以及人力资源、硬件设施来保障工作的顺利开展，具体如下：一是与国家相关部门积极协商，通过建立档案信息化建设专项资金的模式来获得财政资金拨款。二是档案管理工作是服务于社会大众，因此可以广泛发动群众力量，鼓励社会资金参与档案管理工作。另外在人员配置上，档案管理信息化建设需要建立在专业人才的基础上，针对档案管理信息技术人才缺乏的问题，不仅要积极引进专业人员，也要强化对内部人员的培训，提升其信息技术水平与档案信息管理能力。在硬件设施投入上，要以档案资源的信息化为对象，以档案资源为基础，基于信息技术和网络环境进行精细化管理，为社会公众提供更详尽的档案信息服务[2]。
2.2 建立档案信息管理制度，提升信息安全管理水平
信息安全是档案信息化建设的基础，如果缺少安全保障，那么一切信息化建设都将归零。例如为保障档案信息资源的准确、完整、真实、有效，可以根据我国《电子文件归档与管理规范》制定档案信息化建设制度，保障档案资源的不断丰富和完善。又如为保障信息安全，要禁止那些未经授予权限的、非法的用户通过不正当的手段进入档案管理信息系统窃取信息。其次在实际管理过程中，针对信息管理安全问题既可以采用系统加密、数据加密等措施来进行预防。也需要建立针对性的风险识别机制，对可能存在的各种风险进行分析，发现潜在威胁因素，做好应对措施，切实保护实体档案和档案信息的安全
2.3 提升管理人员素质
做好岗前培训，不仅要确保入职人员对于档案管理工作流程的了解，保证工作的顺利进行，更要确保新入职人员对于档案管理工作的认同感、自豪感，减少人员流失。坚持岗中培养，由于信息化技术一直在更新，因此要确保工作人员能及时了解新技术，必须定时组织技术学习活动。对于不太了解信息化技术的工作人员，要鼓励同事之间的互相交流，同时采取激励机制，对于主动学习的人员提供更多的学习机会。贯彻学习《档案法》以及《档案管理办法》，让档案管理从业人员深刻认识到档案管理的重要性，加强管理人员的职业道德修养。
2.4 改进档案保管方式
各省市之间档案不互通的很大一部分原因是他们所使用软件之间的不兼容，因此必须开发出一个全国通用的档案管理软件，为档案信息的全国互通提供基础。同时对于档案管理软件本身也有要求，要做出一个集信息收集、信息处理、信息搜索与应用于一体的多功能软件。尤其是在互联网与智能手机普及的现在，要让档案管理软件与人民群众的需求相结合，比如让人民群众在家就能做到信息的上传与验证，软件后台则能将人们上传的信息进行分析处理以及储存与归类，方便后续的搜索与应用，让政府、企业与个人在信息的使用上没有障碍。
2.5 升级档案管理软件
截止至2018年底，中国人口已接近14亿，其中广东省与山东省的人口均已超过1亿，在人口如此庞大的国家要做好档案管理是一项艰巨的任务，尤其是档案保管方式有严格的要求。不仅要能有充分的空间保存所有实体形式保存的档案，更要选择一个能长久保存的地方，这就对档案管理基础设施提出了高要求。因此必须提高档案管理基础设施，由档案工作主管部门带头，积极请示当地政府，请求经费支持用于档案管理的工作环境与设备，确保办公室、档案室、接待室实现三分开。同时要建立满足信息化要求的环境，保证中国档案管理的先进性与长久性，并能与国际化接轨[3]。
为描述系统的切换拓扑情形，定义分段函数σ:[0,)→Λ={1,2,…,M}，其中M表示系统所有可能的通信拓扑情况.同时，为描述系统通信拓扑中的时延情形，令τr(t)∈{τij(t):i,j=1,2,…,n,i≠j}，其中r=1,2,…,m(mn(n-1))，并且假设存在常数τ0使0<τr(t)<τ0。那么结合σ与τr(t)，定义系统通信拓扑的子图相应的跟随者度矩阵Dr,σ，邻接矩阵Ar,σ，Laplacian矩阵Lr,σ和领导者邻接矩阵Βr,σ.由于拓扑图中每个有向边存在一个时延，且的各个子图不相关，所以有和Hσ=Lσ+Bσ.
孙叔宝：今年是中国改革开放四十周年，四十年前始于安徽凤阳小岗村的联产承包责任制，拉开了中国改革开放的序幕。四十年后的今天，使我们倍感自豪和欣慰的是，我们同中国亿万农民一起，一举解决了中国十多亿人的温饱问题。进而将中国发展成为全球第一农药生产大国，农药产品供给市场极大丰富，为农业增产、农民增收作出了积极贡献。
3 结语
信息技术的出现极大改变了人们的生产生活方式，档案工作的信息化建设是大势所趋，是企事业单位档案工作提效的必经之路。任何一个行业脱离信息化，就会被时代所抛弃。面对档案工作信息化建设的不足，必须加强信息化建设资金投入，以档案实际工作需要为导向保障信息化建设工作、信息安全管理的有效开展，稳步推进档案管理工作信息化进程[4]。
经胸乳晕入路腔镜与传统开放手术治疗CN0 stage期甲状腺癌的临床效果 … 李俊生，等(6):712
参考文献：
[1]马婉.信息化背景下档案管理改革分析[J].智库时代,2018(33):154-155.
[2]王丽娟.信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].管理观察,2018(20):63-64.
[3]李莉.档案管理信息化背景下档案管理人员应具备的素质[J].城建档案,2018(03):95-96.
[4]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料,2018,19(03):199-201.
[中图分类号] G472.4
[文献标识码] A
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