摘要：人防工程档案资料关系到国家安全、社会运行秩序，其中人民防空资料最主要的就是要保密性强。这些年的人防工程档案资料中，机密资料在5%左右，秘密卷在16%左右。所以，对日常档案资料的利用，实施了相应的控制性措施。但是随着信息时代的发展，如何兼顾保密性工作与发挥人防工程档案的效能，是相关部门要注重考虑的一个问题。
关键词：人防工程档案；保密性；利用率
前言
人防工程档案管理保持较高的严密性有着关键作用，尤其是该环节对于人防工程机密管理效率的提高有一定的促进作用。因此在后期人防工程档案管理工作的发展下，要足够重视人防工程档案管理保密性的作用，避免各种不安全因素的存在，为后期档案的长远发展提供必要条件。
一、协调人防工程档案的保密与利用间的关系
因受以往的保密理念所制约，人防工程档案管理大多面临着重视保密储存，而忽视利用的问题，从而导致人防工程档案利用率较低。
一是对于人防办内部机构，相关管理人员在遇到有人借阅查询人防工程档案资料时，因记住“这是人防工程资料，是严禁对外的，务必要保密”这些要求，以及查阅人要制定编演材料，提出借阅要求时，就反问自己“这资料里包含了机密文件，我可以借阅吗”，也就导致人防工程档案的利益率受限，甚至有些利用价值高的文件被压在箱底，最终成为毫无用处的废纸，导致人防工程档案资料的浪费。
二是人防办领导并不能系统的掌握资料内容，对档案机密等级缺乏了解，导致人防工程档案管理人员的作用无法在利用档案的效果中充分发挥出来。因此要在明确人防工程档案保管时间与保密时间的关系的前提下，摈弃以往的陈旧思想，在切实保障档案资料保密性的基础上，发挥工作职能。机密档案一定要保密，然而保密主要就是为了利用，是在满足一定的时间、地点、范围条件下的利用，只保不用只会导致资料的浪费，失去了档案的意义。但是，利用是在保密工作的前提下进行的，不加控制的利用只会为党和国家造成困扰。因此，对于档案而言，保密与利用要兼顾，不能偏重某一方。
二、保证人防工程档案管理的保密性
人防工程档案真实反映着城市的建设发展，属于一种潜力较大的社会生产力，对于推动社会发展和提高经济增长有积极的战略意义。提高对人防工程档案中资料的保密和利用率，不仅是社会需求，也是发挥其价值的重要体现。
1.提高人防工程档案管理人员的保密意识。保守国家机密信息是各公民应尽职责，也是相关档案管理人员的职责所在。对于档案的管理阶段，档案保密工作效果如何，档案管理人员素质是重点。人防工程档案管理一种存在着利用率低的情况，重视保护忽视利用的情况。就导致了一些问题出现，如人防工程档案利用的不彻底，人防工程档案管理总领导对档案的情况缺乏了解，无法发挥档案的作用。因此，就要求人防工程档案管理人员一定要有高度责任感、上进心和保密意识，要恪尽职守，端正的工作态度，依章操作，手续齐全，还要避免“无形”的泄密情况出现。因人防工程档案管理人员，会在资料整理期间，掌握很多秘密文件，为了立卷，就要对重大事项的各个环节要素有清晰了解，若是档案人员不重视，就极易导致这些机密泄露到社会活动中，如上级领导传达的对人防战备的指示要领、我办的人防专业团队计划、防空袭方案等，随便一句话，就会无形中泄露国家机密信息。因此档案人员不管在何时，都要明确自己的职责，言多必失，遇到紧急情况，也不能泄露国家机密，把保守国家秘密作为信仰和义务。
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2.科学区分档案的保管期限与保密期限。人防工程档案的保管时间与定密等级、保密时间是有所区别的。认识保管期限的方法，科学分析和辨认档案内容的战略意义和历史意义，结合民防办机关单位的要求和为国家沉淀历史文化资源的要求，综合确定档案的保存效果，利用国家档案局发布的（2007）4号文的精神，今年整体确定了新的文书资料归档范围和保管期限表，并通过区档案局的审核验证，以此为基础来确定各种档案的保管时间，一般有永久、30年和10年。保密档案级别是结合《保密法》确定的，包括“绝密”、“机密”、“秘密”三种。之所以分类级别，就是要求档案工作人员能够结合密级进行相应的管理办法，尽可能的发挥利用档案的价值。而保密期限则是由于国家秘密事项在规定期限内严禁泄露。一经泄露，就会严重影响国家安全和社会和谐。国家秘密事项在保密期限内，有相关保密法为其保驾护航。
《国家秘密保密期限的规定》明确要求：除有特殊要求外，绝密级事项保密期在30年，机密级在20年，秘密级则在10年。保密期限不满一年的以年计，超过一年的以年计。以上提到的特殊要求，就是确定保密范围的中央机构能够明确要求某些保密文件的期限为“长期”。对于已经纳入“长期”的保密文件，除了授权机关的解密指示外，其他执行单位必须要按照长期的保密要求执行，严禁随意解密和对外开放。因此一份带密的文件在解密之后，性质依然是档案，仅仅是查阅权限和公开信有差异。
3.对涉密人防工程档案的规范管理。时间了解到，以往的档案资料总会把带密资料和非密资料统一整理、混合存储、混合开放，增加了机密泄露的风险性。针对这个问题，档案局是这样要求的，结合国档发（1991）28号文件中明确提出，以前多数混合在卷内的密级资料可以保持原样，在查阅期间只能查看开放资料，不提供含涉密信息的原卷。在如今的档案整理阶段，对密级资料，尤其是绝密资料，要确保单独保存，全面改善绝密与非密文件的混合装订问题，解决以往因混卷，在开放文件中产生的泄密风险，所以我们在人防工程档案管理期间，要切实执行该原则，不因省事儿直接混装文件的情况，人防工程档案一定要规范管理，控制尺度，全面落实人防工程档案的保密与利用工作。
三、把握好带密档案的解密工作
人防工程档案保密工作也是随着保密期限而改变的，只要保密期限到期，就不再是保密文件，所以我们就不再依据保密条款对该文件进行管理，扩大查阅范围，根据公开文件的处理办法，提高利用率，这就是档案保密的时效性。传统的对档案资料保密，只明确了保密期限，却未明确定期解密要求，就阻碍了档案的开放利用。结合《保密法》其中的一项内容分析，“国家秘密事项在保密阶段无需在进行保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或上级部门要及时做解密处理”。带密档案的解密工作，一定要满足相应要求，在解密期间严格进行审查手续，这是档案解密前的重要阶段，通常有三点：一是档案管理员有初审权限，二是由有一定政策能力的保密干部进行中审，三是分管领导展开终审。在执行相关审批工作后，要在档案目录中重新标记，以及电子目录的重新标记。档案管理人员要尽忠职守，每年定期对文件档案盘查整理，系统的整理未解密文件，对密级期满的文件及时进行初审解密。
四、总结
总的来说，人防工程档案管理工作相对较复杂，人防工程档案保密工作又影响着国家安全和经济利益，一定要足够重视，秉承科学严谨的态度，系统的管理机制，切实维护人防工程档案管理工作的有序开展，使得人防工程档案管理能在满足国家法规要求下，积极发挥人防工程档案的利用价值，为人防工程领域的可持续发展创造条件。
参考文献：
[1]房磊.浅谈如何做好人防工程档案的保密工作[J].兰台世界，2010（1）.
[2]张文荣.对人防档案的几点思考[J].黑龙江档案，2006（6）.
论文作者:何忠梅
论文发表刊物:《基层建设》2018年第17期
论文发表时间:2018/7/18
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