文件生命周期理论与档案自然形成规律、理论之比较研究，本文主要内容关键词为：理论论文,生命周期论文,规律论文,自然论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“文件生命周期理论，是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学的重要组成部分。”（注：韩玉梅主编：《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第16页。）档案自然形成规律理论，“是中国档案学基础理论研究走向成熟的标志”，“是中国档案学基础理论研究历史上的一座里程碑”。（注：何嘉荪、潘连根：《档案学基础理论研究发展的正确道路》，《档案学通讯》1999年第5期。）
文件生命周期理论传入我国后，引起了我国档案学界的激烈争论。争论的焦点之一是，我国已有了自己的档案自然形成规律理论，我国的档案工作实践是否还需要文件生命周期理论的指导。因而，对文件生命周期理论与档案自然形成规律理论进行分析比较研究，弄清它们之间的异同点，将有助于我们正确理解、应用乃至发展完善它们。
文件生命周期理论与档案自然形成规律理论的不同点，我认为大致有以下几方面：
1、理论产生的背景不同
文件生命周期理论源于美国。产生这一理论的时代背景是，20世纪30、40年代美国档案界面临着文件“雪崩”的严峻形势。当时，美国联邦政府各机构产生的大量文件，使各机构因囿于保管场地、保管经费等因素保存其活动中产生的全部文件已不现实，从而导致文件管理工作的重点由保管文件转变为挑选适合保管的文件，但也出现了有的机构随意处置文件的现象。到1934年美国国家档案馆成立时，各机构纷纷要求将自己积存的大批文件向国家档案馆移交，使其馆藏档案数量急剧膨胀，如它成立时“就保管了100万立方米的联邦文件，随后每年以6万立方米的速度增长。到30年代末，为了应付经济大萧条，政府机构不断扩大，文件的年增长量也上升到16万立方米；第二次世界大战期间政府机构再度扩大，到1943年文件的年增长量高达60万立方米”，（注：国家档案局、中央档案馆编：《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社1997年版，第149～150页。）使它不堪重负。为了减轻国家档案馆的压力，美国政府借鉴已有文件中心的成功实践经验。（1941年美国海军部建立了世界上第一个文件中心，将利用率较低的但还不能立即销毁或移交国家档案馆永久保存的文件移出部办公室单独保存在临时性库房中。其他政府机构也纷纷仿效建立自己的文件中心）于1950年颁布了《联邦文件法》，在国家档案与文件局下设立联邦文件中心，（此后，政府各机构原有的自己的文件中心逐渐减少，差不多都并入了联邦文件中心）美国各州的州政府也没有自己的文件中心。由于文件中心具有许多优越性，如可以使政府机构摆脱管理非现行文件的重担，大大节省文件管理费用，可以保证档案馆得到符合质量要求的具有永久保存价值的非现行文件，因而在20世纪50年代以后，许多国家也开始建立文件中心或类似机构，并陆续出现了各种类型的文件中心，如联邦的、中央的、地方的、商业性的、私人性的、盈利性的和非盈利性的、服务性的等等。
我国的档案自然形成规律理论的思想发端于20世纪50年代末。1958年大跃进运动中，在我国许多地方出现了大编、大写、大办档案的群众运动。面对档案工作领域的这种浮夸风，当时曾三、姚锋、汪一鸣等同志纷纷著文提出批评，在这些批评意见中已包含有档案自然形成规律理论的最初思想内涵，如“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”（注：曾三：《曾三档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期。）1960年11月在哈尔滨召开的东北、华北档案工作协作区城市基建档案工作会议上正式提出了“档案自然形成规律”，同年《档案工作》第11期上以《档案工作者应该正确地掌握档案的自然形成的规律》为题发表了社论，社论中明确指出，“档案是各个单位在它们的工作和生产中自然形成的，档案不能随便编写。”由此可见，档案自然形成规律的提出，是与纠正当时全国范围内大写档案的浮夸风密切相关的。但到1962年，档案自然形成规律理论的内涵更为丰富和完善，已扩大至档案的形成和运动规律方面的一些问题，（因而“档案自然形成规律理论”也有人称之为“档案形成与运动规律理论”）该理论的基本内涵，即曾三同志在《1958年至1962年全国档案工作的总结和今后任务》的报告中指出的：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产的需要，必然产生许多文书材料、技术文件等等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案。”“任何档案，都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望可以随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的。”“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”（注：《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211～212页。）
2、理论产生的实践基础不同
理论来源于实践，是对实践经验的概括、抽象和提炼。
文件生命周期理论产生的实践基础是文件管理的实践活动（尤其是建立文件中心的实践活动）。如前所述，面对文件剧增的现实，美国联邦政府各机构要想自己保管全部的现行、半现行文件已不可能，于是一些机构在单位之外建立起了专管半现行文件的机构——文件中心，经过这座“炼狱”，销毁其中不需要永久保存的非现行文件，将需要永久保存的非现行文件向档案馆移交。为了对文件中心这一新生事物有一个合理的解释，对文件运动的过程（机关——文件中心——档案馆）有一个合乎实际的客观描述，出现了文件生命周期理论。应该说，当时的美国档案学者玛格丽特·克罗斯·诺顿和菲利浦·布鲁克斯等对文件生命周期理论起了一个“催生”的作用，他们的一些探索使文件生命周期理论初具端倪，即“文件最初由形成者产生、保管和频繁利用；然后由于文件的偶尔作用或潜在价值送到机关外的文件中心保存一定时期；最后当文件的业务价值完全丧失后，具有档案价值的文件就被‘挑选’出来移交到档案馆，其他的一概销毁。”（注：国家档案局、中央档案馆编：《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社1997年版，第149～150页。）到1950年8月，英国罗吉尔·艾利期教授在第一届国际档案大会上正式提出了文件生命周期划分的“三阶段理论”（即文件的现行、休眠或暂时保存、销毁或永久保存三个阶段），标志着文件生命周期理论的诞生。此后，经过欧美国家的一些档案学者（特别是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯教授）的进一步探索，在20世纪80年代中后期得到定型，并为国际档案界所接受。
档案自然形成规律理论产生的实践基础是我国档案工作的实践（特别是我国文书工作和档案工作分别管理的实践）。如前所述，该理论的基本内涵，无论是文件经过立卷归档成为档案，档案不能事后编写，还是档案的运动过程等，都是对我国档案工作实践的直观的如实描绘。具体说来，我国实行的是文书工作和档案工作分别管理的体制，因而在实际工作中首先必须区分文件（狭义的）和档案，提出了文件转化为档案的“三条件”说；档案既然由文件转化而来，自然不能事后随意人为编写；文书工作和档案工作分属文书学和档案学的研究范畴，作为档案学基础理论重要组成部分的档案自然形成规律理论，自然将研究的焦点集中在档案的运动过程和规律，而对立卷归档以前的文件运动没有给予足够的关注和重视。
3、理论建立的观念基础不同
文件生命周期理论建立的观念基础是广义文件观，即文件整个运动过程中不论其价值形态如何的各种记录材料，档案只是文件的一个部分而已。文件生命周期理论是以系统的、联系的观点将文件及文件整体的运动过程作为其研究对象，揭示的是文件呈线性运动的客观规律。其理论的科学性，早已不再局限于用来解释文件中心在特定情况下的合理性，而是能够用来解释文件管理（包括档案管理）领域中的许多相关现象和工作实践，特别是为文档一体化管理奠定了坚实的理论基础。因而，要正确理解和应用该理论，只能站在广义文件观的角度，如此才能深刻认识到该理论所揭示的客观规律同样适用于我国，也才有可能达成对该理论的基本共识：如果从狭义文件观出发，则连理解该理论都会发生困难，更谈不上应用了。
档案自然形成规律理论建立的观念基础是狭义文件观，即现行文件，档案和文件是两种不同的事物。长期以来，我国档案界虽然十分重视文件（狭义的）和档案、文书工作和档案工作的联系，但囿于我国文书工作和档案工作分别管理的体制，事实上在实际工作中更强调的是两者之间的区别，反映在学科建设上也是各设文书学和档案学，互不统属。
4、理论的内涵不同
文件生命周期理论的内涵有三点：(1)从现行文件到历史档案是一个完整生命过程；(2)文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以分为不同的运动阶段；(3)应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式。
档案自然形成规律理论的内涵，依据曾三同志的论述我也概括为三点：(1)处理完毕的文件经过立卷归档转化为档案；(2)档案不是随意编写的；(3)档案的运动周期包括档案的形成阶段、档案室阶段和档案馆阶段。
我认为，文件生命周期理论的内涵，概括抽象的程度高，因而适用面广，可以说这三条是普遍适用于世界各国的。正因为抽象程度高，所以不同的学者可以根据不同国家的具体情况、研究问题的视角对文件运动阶段的具体划分可以不同，据说有十数种之多，甚至形成了不同的流派。而档案自然形成规律理论的内涵，相对而言概括抽象的程度不是很高，这是由于当时现实的紧迫性来不及进行深入细致的推敲研究，因而它的内涵事实上仅是对现实档案工作实践的经验描述，对档案运动阶段的划分也只此一种，因而适用面不广，即只适用于我国（当时的）情况。但目前我国的档情已有很大变化，人们的认识也已有很大提高，如归档并非区分文件、档案的标志，事后补述的档案客观上也存在（如“口述史”），对国家和社会不具保存价值的档案（数量并不少）并没有最终进入档案馆阶段，因而该理论的内涵事实上已受到了现实的挑战。
文件生命周期理论和档案自然形成规律理论的相同点，我认为有以下两方面：
1、它们都对文件、档案运动规律进行了研究，只不过文件生命周期理论是对文件全过程的研究，档案自然规律理论是对文件归档后（档案）运动过程的研究。尽管两者研究的角度、深度、广度有异，但也说明了文件运动的客观规律是普遍存在的，是不以人的意志为转移的，且都引起了各国档案学者的重视。这儿有必要说明的是，有人认为，文件生命周期理论和档案自然形成规律理论“殊途同归”，两者一样。我认为，两者研究的角度、具体对象等不同而研究的任务（即揭示文件、档案的运动规律）基本一样，这才是“殊途同归”的正解。
2.它们都有缺陷乃至谬误，需要我们去进行弥补、修正，使之完善。文件生命周期理论自产生以来已有半个多世纪，文件管理（包括档案管理）的实践已今非昔比，人们对文件运动的认识也更加深入，其不完善之处也日益显露，如对文件运动最后阶段（历史阶段）的运动状态还缺乏深入的分析研究，忽视了对文件运动的特殊形式（跳跃和回流）的研究，对文件群体运动的规律也缺乏概括，当然更无法对电子文件的生命周期作出理论阐释，因而它需要各国（包括中国）学者不断总结新的实践经验去丰富、完善和发展。如前所述，档案自然形成规律理论的缺陷更为明显，“其理论的认识价值和对实践的指导意义均受到局限”，（注：王荣声、王玉声：《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6期。）更需要我们努力加以改进，否则该理论真有被文件生命周期理论取代的可能。值得说明的是，我国有许多学者认为，我国学者陈兆祦教授根据我国的实际提出的文件运动“四阶段论”（制作、现行、暂存、销毁或永久保存），是对档案自然形成规律理论的补充和完善。但我以为，陈教授的“四阶段论”，无论从其立论的观念基础还是研究对象、内容，都应是文件生命周期理论在我国的具体应用，或者说是文件生命周期理论中国化的成果体现，而不能说是对档案自然形成规律理论的修正。