基层医院妇幼保健档案管理工作的思考魏海燕论文_魏海燕

魏海燕（北京市石景山区妇幼保健院；北京100043）摘要：基层医院妇幼保健档案管理工作主要是对图像、文件以及表格和病人信息资料等整理归纳，其中涉及到很多方面的问题，档案资料中不止是医院工作记录，还包括相关的妇幼保健信息，关系着妇女儿童以及医院利益。本文先对现阶段基层妇幼保健档案工作中存在的相关问题进行分析，并在此基础上就如何加强管理，提高档案管理水平，谈一下个人的观点与认识，以供参考。关键词：妇幼保健；基层医院；档案资料；管理工作Thoughts on the management of maternal and child health care files in basic hospitalsWei Haiyan,Beijing Shijingshan District Maternal and Child Health Hospital,100040[Abstract] The management of MCH files in primary hospitals is mainly to sort out and summarize images, documents, forms and patient information,It involves many aspects,There are more than hospital records in the archives,It also includes relevant maternal and child health information,It's about women and children and hospital interests.This paper first analyzes the related problems in the work of MCH archives at the grass-roots level,and on this basis, how to strengthen management,Improve the level of archives management,Let's talk about personal views and understandings for reference.[Key words] Maternal and child health care; basic hospitals; Archival materials; Management work档案管理制度不健全、缺乏专业人才以及技术设备落后等因素，严重制约着基层医院档案管理工作，尤其是妇幼保健档案管理工作应当加强重视。一、现阶段基层医院妇幼保健档案管理中的常见问题随着医疗卫生事业的快速发展，虽然各类医疗卫生组织的整体管理水平有所提升，但是基层医院的妇幼保健档案管理工作依然存在着一些问题亟待解决，具体分析如下：1、缺乏一套科学完善的档案管理方案 目前来看，为数不少的基层医院职工对自己的定位不准确和清晰，其中很多职工片面地认为自己在医院并未得以重视，尤其是档案管理科室的人员该种心理倾向更为严重，以致于很多工作草率完成。之所以会出现这样的问题，一方面时思想观念上的认知偏差，另一方面时应当缺乏一套行之有效的档案管理方案，基层医院的档案管理人员缺乏统一的工作标准，妇幼保健档案管理工作中缺乏共事合作机制。调查发现，部分基层医院内部人员职责划分不清，任务分工不明确，以致于妇幼保健档案工作效果差强人意。部分基层医院管理层存在尸位素餐以及监管乏力现象，尤其对妇幼保健档案管理方案的适用性差，执行力不够，最终导致档案管理工作机制形同虚设[1]。在档案资料管理工作初期，管理人员应当悉数理清任务和具体的工作环节，然后根据拟定的方案科学合理地分配工作任务。然而从具体实践来看，因缺乏完善的管理方案而无法有效落实各项工作，妇幼保健档案管理工作难见成效[2]。2、妇幼保健档案管理专项人才匮乏技巧和经验丰富的档案管理人员是基层医院妇幼保健档案管理工作必不可少的要素，往关系着档案管理质量和效率[3]。从现实情况来看，目前基层医院因条件受限，难以吸引高素质、高技能的专业人才，在基层医院妇幼保健档案管理工作中，先进的人才寥寥无几，往往是离退休老职工或者兼职人员在岗。该种情况下，很难确保基层医院妇幼保健档案管理工作有序进行，档案信息丢失以及资料短缺问题时常发生，不仅会导致档案资料出错，而且会给医院工作拖后腿，对基层医院的社会形象产生不利影响。专业人员的欠缺，会导致档案管理难以有序进行。实践中可以看到，即便能够完成任务，其精确度以及完整性也难以保证。3、技术设备先进性有待提升 实践中可以看到，目前国内很多地区尤其是边远地区的基层医院，在妇幼保健档案工作中依然沿用着传统的方式进行档案资料管理，所采用的仪器设备也比较陈旧，很多医院的设备并未及时更新换代[4]。究其原因主要表现在两方面，一是医院条件有限，经济条件不允许花大量的经费用于更新设备；二是思想观念落后，片面地认为档案资料管理无需花费太多的经费，应当将资金用于临床科室建设与发展。然而，医院发展过程中妇幼保健档案信息量大幅度增加，如果依然采用传统的技术设备，则很可能会跟不上发展的速度，或者出现错误。此外，由于缺少先进的仪器设备作为保障，因此导致妇幼保健档案管理工作精确度不够，甚至出现较大的误差；人为操作步骤繁多，出错误几率非常的大，不仅会导致人力、时间消耗，而且会影响医院的决策与发展[5]。二、加强基层医院妇幼保健档案管理的有效措施基于以上对现阶段基层医院妇幼保健档案管理工作的主要问题分析，笔者认为要想有效解决这些问题，提高妇幼保健档案管理实效，应当从以下几个方面着手。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆1、思想上重视起来，强化档案管理基层医院妇幼保健工作中应当综合考虑，因为其涉及到妇女儿童以及医院和社会的各个方面，医院承担着妇女以及儿童健康保护的重要任务。妇幼保健档案管理工作是发展妇幼保健事业的组成部分，实践中应当提高对其档案管理的重要性认知[6]。第一，加大学习力度，广泛宣传。实践中应当站在妇幼保健事业发展的高度，全面把握妇幼保健管理工作的特点和档案服务社会的重要性，从思想层面上真正提高对基层医院妇幼保健档案工作的作用认识。第二，将档案资料管理工作与妇幼保健工作有机结合在一起。实践中应当将档案管理纳入基层医院妇幼保健工作任务中，由各级领导分工负责、常抓不懈，以此来保证妇幼保健档案资料管理工作的安全稳定性，不断改善和提高其服务功能。第三，不断加大投入力度。在人力以及物力、财力等方面多给予关注，并且为基层医院的妇幼保健档案管理工作全面发展注入新鲜的血液。2、创造条件引进先进的人才为了能够有效提高基层医院妇幼保健档案管理实效，除应当从思想上加强重视外，还应当积极引入专业人才，这是提高妇幼保健档案工作实效的基础和保证[7]。基层医院妇幼保健档案管理工作非常的复杂，实践中应当积极引入经验丰富、业务素质高的人才，对妇幼保健档案管理工作流程和步骤予以准确把握，对医院档案管理工作中的重要事项应当稔熟于心，具有实干精神[8]。同时，医院应当结合自身特点，重点培养专项人才，既要能够引进来，又要能够大胆地走出去。目前来看，很多基层医院可供调用的资金并不充足，因此从医院外聘有经验的专业人员可能难度较大。为此，笔者建议基层医院应当将工作的重心向培养院内人才转移。比如，聘请一至两名资深档案管理人员，由他们组成档案管理小组，带动整个医院的妇幼保健档案资料管理部门人员，将一新人培养成专业人员，这样才能整体提高档案管理效率。同时，也可将医院内部部门新人按计划组织开展妇幼保健档案资料和信息管理工作学习，学成后进行考核，然后在医院各部门开展互动学习活动，交流管理经验，共同进步和提高。在此过程中应当注意档案管理者的责任心培养，经常进行部门之间的交流活动，以此来提高妇幼保健档案管理部门内部的凝聚力。 3、建立完善的档案管理机制制度是档案管理工作规范化的关键，妇幼保健档案档案工作繁杂，离开了制度制约恐怕将无章可循、乱作一团。同时，基层妇幼保健机构应当结合自身特点以及发展需求，制订科学完善的档案管理机制，并将其有效落实到实处。实践中妇幼保健档案管理部门应当在藏储过程中落实“三有”制度，即有价值、有特色和有重点，理顺管理流程并建立科学高效的档案资料管理体系[9]。根据实际情况制定切实可行的档案资料信息标准，并且建立电子数据库。实践中为了能够有效保障档案管理工作的数字化，妇幼保健档案管理部门应当加强信息数字化建设，结合现阶段档案资料管理工作现状，在原管理模式下将信息数字化与其有机结合在一起，制定一套严格规范的标准[10]。信息数字化建设过程中，应当注意信息整合，将其根据标准记录在体系之中，既要保证页面美观性，又要保证信息资料的准确性。通过区域网加强联系，为后期维护工作中的个人信息资料更新提供保障。4、加强妇幼保健档案安全管理，提高资源开发利用效率 基层医院的妇幼保健档案数字化建设与管理过程中，应当引进先进的信息技术手段来提高档案信息的安全可靠性。在此过程中应当注意的是，网络信息系统本身存在着一定的安全隐患问题，比如医院的IP地址可能受到劫持，或者档案系统被病毒侵入等，这些都可能会导致妇幼保健档案信息资料被窃取、篡改。针对这一问题，笔者认为基层医院应当加强妇幼保健档案信息安全管理，采用现代信息技术手段来提高档案管理工作的安全可靠性。一方面要提高安全意识，另一方面应当采取有效的措施来加强安全防护，比如设定防火墙以及安装正版杀毒软件等。同时，对于较为重要的妇幼保健档案文件和信息资料应当采取加密处理措施，在对文件资料传输时建议采用最先进的加密技术，以此来保证文件传输过程中的安全可靠性。比如，在妇幼保健档案信息化管理过程中，可利用指纹识别方式，对于重要的档案信息资料采取指纹锁定方式，通过特定管理人员的指纹，确保信息的安全性得到有效提高。档案资料管理工作是服务性的工作，应当深入调研保健方面的档案信息资料以及客观需求，有针对性地为妇幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分认识到档案的作用和价值。档案人员要树立超前意识，主动开发档案信息资源，真正做到妇幼保健工作发展到那里，档案工作就延伸到那里，捕捉工作中的新问题并及时做出回应。同时，积极开展妇幼档案编研工作，基于现实需求采取针对性措施编制专题汇编，开发以及利用妇幼档案资源。加强档案管理以及利用反馈也非常的重要，基层医院内部妇幼保健档案管理部门应当加强横向联系，共建共享档案信息，以此来有效满足妇幼保健事业的发展需求，提高妇幼保健档案资料的有效利用率。 结束语：综上所述，妇幼保健档案管理工作是基层医院综合管理工作的重要内容，同时也是发展妇幼保健事业的信息资源以及重要参考依据。实践中应当立足实际，保持与时俱进，从思想上加强重视，完善制度、引入专业人才以及加强安全管理，多管齐下才能有效提高基层医院妇幼保健档案管理工作实效。 参考文献：[1]胡黎慧.关于做好事业单位档案管理工作的思考[J].现代经济信息，2016（7）：43-44.. [2]杜平.浅议妇幼保健文书档案管理工作的思考[J].魅力中国，2016（34）43-344.[3]霍海霞.关于提高办公室档案管理工作效率的思考[J].青春岁月，2017（18）14-15.[4]闫成聚.档案现代化管理的思路及有效对策[J].办公室业务，2017（08）：108. [5]管继东.浅析妇幼保健院档案信息服务能力[J].黑龙江史志，2015（13）：170.[6]蒋冬梅.妇幼保健机构档案管理现状分析及相应对策[J].临床医药文献电子杂志，2018（8）. [7]蒋苏培.妇幼保健院档案管理工作的现状及完善措施探讨[J].办公室业务，2018（4）:12. [8]孟育莉.妇幼保健机构档案管理现状及对策探讨[J].医学信息，2016，29（2）：343-344. [9]关菊秋.对妇幼保健档案管理工作的探讨[J].理论观察，2018（5）：74.[10]蒋冬梅.浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用[J].临床医药文献电子杂志，2018：26-28.

论文作者:魏海燕

论文发表刊物:《医师在线》2020年1月2期

论文发表时间:2020/4/17

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