针对实施办公自动化系统的几点建议论文_王薇

针对实施办公自动化系统的几点建议论文_王薇

中国电建集团国际工程有限公司 北京 100036

摘要:信息技术的快速发展、信息技术成果的全面普及,使企业发展的多个环节与信息化技术形成了密切联系,不可分割,而且近年来,大数据、云计算等高端信息技术的出现,使全球信息化发展迈入了新阶段,我国企业也面对新的挑战。为了借助信息化技术优势,响应 中央企业“走出去”的号召,践行“一带一路倡议”,建立属地化、全球化的网络办公环境成为主流趋势。基于此,顺利时代发展潮流,企业应积极开发信息化办公软件、综合管理平台、协同办公平台,加强信息化应用系统之间的联动,提升办公质量与办公效率,以便形成稳定的内部局面,提高自身综合能力,应对市场以及同行业发出的挑战。文章结合中国电建集团海外“三步走”战略,以及其新办公系统的优势,针对企业发展中办公自动化系统的具体实施提出几点建议,以供企业参考。

关键词:办公自动化系统;企业;信息技术

随着信息化与我国企业发展结合程度的加深,信息化管理已成为企业发展不可或缺的一部分,我国企业也对信息化技术的研发、信息化发展给予了更多关注。从目前信息化技术发挥的作用来看,其打破了企业内部各部门独立办公的状态,加强了部门之间的联系,使信息的交流与传递更加便捷,而鉴于在未来企业发展与信息化技术将有更深程度的融合,应从企业发展需求角度考量信息技术的实践与应用。因此,依托于信息技术提出了开发办公自动化系统,其提升了企业内部综合办公水平,使企业办公突破了部门与层级的约束,全部按照规定流程进行,但对于如何科学应用办公自动化系统、充分开发办公自动化系统功能仍然存在探究空间,文章从这个角度为办公自动化系统的实施提出几点建议。

一、企业办公自动化系统实施现状

现阶段,办公自动化系统在诸多企业办公中已有所实践,整体来讲,作为社会经济的重要组成部分以及发展载体,我国企业的信息化意识有了大幅度提升,但引入办公自动化系统后也暴露出了诸多问题,办公自动化系统在功能上、使用价值上的缺陷更加明显。具体来讲,主要体现在以下方面:

一是,系统功能与用户需求不符。实施办公自动化系统十分复杂,需要根据企业的发展需要与信息化服务企业对接,开发与构建办公自动化系统,但在这个环节出现了诸多问题。一方面,企业信息化改革经验不足,对于自身的信息化需求无准确定位,导致开发的办公自动化系统在很多功能上与企业发展需要不匹配,闲置的功能不仅影响着办公人员的日常使用,也占据着大量的资源,造成了浪费[1]。另一方面,现阶段办公自动化系统开发服务企业发展并不成熟,在企业应用新办公系统时,并不能全面对系统功能与特点进行总结。这些情况导致办公自动化系统开发、调试时间延长,需要通过长时间的过渡才能实现系统的熟练应用。此外,由于开发企业后续服务不完善,系统维护、更新、升级等工作在后续开展过程中都存在问题。

二是,办公自动化系统流程过于复杂。传统办公模式中,企业的申请与审批以纸质形式来完成,可以由管理层通过人工判断进行批示与回复,但自动化办公中,这一流程需要改为电子版,根据办公系统程序给出的选择进行判断,这就需要开发环节完善判断条件的设定,并正确连接多元流转路径,从而增加了系统开发难度。而流程的复杂性不仅在于其各路径为非线性路径,审批内容也存在串联、并联情况,很多审批还需要多个人完成,一旦在系统上出现错误,会导致整个审批环节秩序混乱,影响办公效率,尤其很多工作人员在最初应用时由于不熟练经常出现错误,导致审批需要反复几次才能通过,大大浪费时间。

三是,受人为因素影响,办公自动化系统快速熟练应用存在困难。系统开发完成后,经过技术部门的检测与调试,能够正常使用后开始在企业内部全面推广,并对工作人员进行培训,强化其信息技术操作能力,以便企业内部全体人员熟练操作办公自动化系统。但要系统的适应到熟练使用都耗费了大量的时间,主要原因在于,办公自动化系统的使用代表工作人员要重新更换办公逻辑,适应系统,很多工作人员因已熟练掌握原工作方式,彻底改变存在困难;同时“怀旧心理”也将导致人们无法快速适应新的办公自动化系统,从而也在一定程度上阻碍了办公自动化系统的推广与应用。

二、企业办公自动化系统实施建议

(一)做好系统规划、完善系统设计

为了保障办公自动化系统的顺利实施,从系统研发到最终的应用都应做出详细的规划,保障每个环节的可靠、合理,从而设计安全、高效、实用性强的办公自动化系统。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其中,在规划过程中,需根据企业的需要,了解管理环节数据呈现方式与形式需求、智能管理部门办公程序需求、海外业务部门办公输入需求、企业业务发展需求等,形成详细的系统设计,按照设计逐步落实系统开发工作,开发环节需要企业内部办公人员通过试用向开发人员反馈意见,根据反馈意见开发人员会对系统进行反复调试,以便能够满足企业预期要求。

在设计环节,从系统结构来讲,作为办公系统,功能必须具备以下内容:用户登录管理、考勤管理、邮件收发管理、日程事项管理、人力资源管理、办公用品管理、系统维护管理、公文与公告管理;而基于办公自动化系统应用目的,便于企业各部门连接与沟通,在拓扑结构上应以操作灵活为目标,设立企业机房作为信息处理核心,并配置防火墙与企业内网交换机连接,保障办公的安全性,内网交换机运行稳定性;在层次设计上,明确办公自动化系统应用范围与应用目的,表现层应体现数据、用户需求、数据处理,服务层应体现功能项,基础数据层应表现数据库、安全层、网络数据;此外,为了使系统操作更加灵活、简便,在系统架构设计上,应从安全与方便角度进行考虑,为用户直观的呈现应用模块,尽量以简洁的形式表现授权、用户登录、流程等内容,减少复杂感,避免影响办公人员心情[2]。

设计还包括办公自动化系统软件与硬件,这部分的设计应根据企业的实际需要进行,尤其是硬件设施设计,满足企业办公正常需要即可,切勿盲目引进高端设施造成经济浪费。其中需要注意的是,很多企业会涉及到境外业务,需要考虑到软件兼容问题,针对这一环节应与开发人员展开更为详细的沟通,并加强安全防护。

(二)制定办公自动化系统实施规范

办公自动化系统实施是企业信息化改革的重要举措,但其本质是服务企业,提高企业办公效率,因此,实施过程中应坚持以人为本理念,提高设计的人性化水平。但这并不代表系统的某项功能需要完全以某个人的行为习惯做导向,而是从人正常办公思维出发,尽量减少复杂而多余的设计内容、流程,以便实现办公的高速化、简洁化。基于此,为了督促办公人员能够规范应用系统,也需要制定一定的规则,使办公人员行为活动得到规范。其中以下几点必须严加规范:涉及到企业内部关键、重点信息的部分管理层会针对个人进行授权,严格其泄露信息内容,与企业签订保密协议,系统操作必须保持独立性,不可随意向其它工作人员授权登录权限;系统中不同的功能适用于不同的部门,但部门之间禁止私下交换权力、代替行使权力,或通过授权交换快速获得反馈信息,必须按照办公流程进行,否则造成办公秩序混乱,失去了办公自动化系统提升办公效率的价值[3]。

(三)加强网络安全管理

办公自动化系统实质上是一项以信息技术为支撑的软件工程,其可以正常使用的基础条件为互联网连接顺畅,但这也是滋生网络安全问题、威胁企业发展的一项重要因素,一旦企业内部网络遭受病毒的攻击,办公自动化系统中防火墙丧失抵御能力,很容易导致系统无法正常运行,企业大量信息数据丢失,造成直接的经济损失。因此,对于复杂的网络环境,开发办公自动化系统时必须加强安全建设,提高IP地址定位的精准性,在访问中如果出现其它IP地址,一律禁止访问。

(四)强化办公人员综合素质

办公自动化系统科技含量高,其对企业内部工作人员的能力也提出了新的要求,如熟练操作信息化系统等,因此,需要企业根据办公自动化系统的运行需要组织人员接受培训,掌握相应操作技能,并学习系统常见异常处理、故障处理,从而即使系统出现问题与故障也能够快速做出判断与反应,做好资料存档处理,尽可能降低对正常办公的影响。

结束语:

综上所述,随着全球信息化发展水平的提升,办公自动化系统在企业发展中将实现越来越普遍的应用,而我国企业的发展也需要办公自动化系统的支持不断拓展企业规模,实现与国际接轨。为此,文章针对企业实施办公自动化系统提出了几点建议,以便企业能够吸取经验教训,利用完善的设计、高效便捷的系统提高企业的办公效率与办公质量,从而增强企业的综合能力;同时,也希望企业在办公自动化系统应用中,总结更丰富的经验,为完善系统设计、开发系统功能提供更多具有实践价值的信息,以期全面提升办公自动化系统的使用价值,为企业发展提供更完善的服务。

参考文献:

[1]杨俊莹.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].赤子,2019,39(11):202.

[2]王灿灿,李莉.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用浅谈[J].装饰装修天地,2019,28(6):365.

[3]郭德龙.企事业单位办公自动化的应用与发展探析[J].办公室业务,2019,41(12):182.

论文作者:王薇

论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期

论文发表时间:2019/11/18

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