后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论，本文主要内容关键词为：简评论文,理论研究论文,文件论文,基础论文,构成要素论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
面对电子文件及其管理，西方档案界以加拿大的特里·库克先生(Terry Cook)为代表的一些学者于上个世纪90年代初提出，文件和档案管理进入了“后保管时代”，应该采用全新的后保管模式进行管理，并且呼吁档案工作者“以基本概念，基本理论，基本定义的根本转变为前提”[1]“重新定向”[2]，进行“彻底革命，而非技术性调整”[3]，就此吹响了研究后保管时代档案学理论的号角。
根据我国学者冯惠玲教授的概括，后保管模式指的是“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”，“长期以来实行的以实体为中心的管理被称为‘保管模式’”。[4]今天十余年过去了。后保管模式作为一种文件档案管理方法早已深入人心，为全球文件与档案工作者所接受。然而与此同时，关于后保管模式的理论基础——后保管时代档案学基础理论的讨论则尚未充分展开就早早地淡出了人们的视线。在不少人的心目中，人们至今对后保管时代档案学理论基础等问题，依然不甚了了。尤其是，后保管模式的倡导者自认：该模式受到了后现代主义思潮的影响。
后保管模式及其理论基础仍然是科学的吗？或者说其理论基础的科学性主要表现在哪里？我们认为，对这个问题适当进行研究，将有助于更好地认识后保管模式以及它与来源原则和全宗理论、与文件生命周期理论，或者说与整个文件运动理论的关系，从而可以使档案学基础理论得到更加健康的发展。
当前世界各国和我国都在制订“电子文件管理的国家战略”，而“国家战略”的制订必须以对档案学基础理论的正确、科学认识为基础。故而，经过十几年的实践检验以后，及时对关于后保管时代档案学基础理论的研究进行阶段性总结，甚为必要。
1 后保管时代档案学基础理论主要内容
只要稍加关注就可以发现，西方学者倡导的后保管时代档案学理论，尤其是其基础理论并没有完整的体系。其理论观点，有的是对传统档案学理论，比如古文书学(Diplomatics)的反思；有的是由对相关后现代主义哲学观点的讨论引发的，比如关于“档案化”问题的论述：更主要的是通过对“后保管模式”的介绍和论证表达的，比较零星。所谓的“后保管模式”，其实也有相当部分具体体现在“文件连续体模式”之中，或者说“文件连续体模式”在相当程度上也体现了后保管模式。故我们的评论也将环绕着上述方面展开，其中必然包括论证“后保管模式”、“文件连续体模式或理论”过程中涉及的有关基础理论观点。至于其中属于管理理论或应用理论的部分比如“以知识管理为中心”等问题，则暂时不在我们的讨论之列。
后保管时代档案学基础理论主要表现在哪些方面？根据对西方学者有关论述的综合，笔者以为主要存在以下论题：
1.在电子文件时代，应该如何认识文件以及档案形态的变化？这种变化是根本性的，还是非根本性的？是否足以影响档案学理论及其立足点？
2.在电子文件时代，文件线状运动规律是否发生变化？文件的运动是仍然既具有整体性，又具有阶段性呢？还是“可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累”？文件的运动过程是不是也“可以同时发生在其存在的任何时空点上”？
3.如何看待档案化问题？西方著名哲学家J.德里达曾经从后现代主义哲学角度对人类社会中的档案现象进行了探讨，他在1995年出版的哲学著作《档案热》(Archives Fever)中提出了“档案化”的概念，指出“档案化也就是对事件的记录过程”。西方档案学者在此基础上，对档案化及其过程进行了更进一步的讨论，实际上探讨了对电子文件进行全程管理的哲学基础。这场讨论对后保管模式以及所谓的“档案化管理”有什么影响？应该如何认识？
4.如何看待新来源观？随着电子文件新时代的来临，应该如何认识和表达来源概念以及来源原则？应该如何体现和著录来源信息？
以上涉及的都是档案学理论中最基础的问题，值得我们逐一进行梳理与诠释。
下面首先从电子文件带给我们的冲击谈起，因为这是研究电子文件及其管理带来的挑战的基础与核心。在这个问题上，西方档案界出现了两种理论观点：其一是文件构成三要素论：其二是电子文件非物质实体论。它们对档案学基础理论以及对文件档案管理理论与实践产生的影响各不相同，本文拟主要讨论前者。
2 “文件构成三要素论”意义重大
电子文件信息是由采用二进制编码的电磁信号构成的。一方面，它与载体之间相结合的牢固程度大大低于传统纸质文件，因而极易变动、甚至消逝；另一方面电磁信息的无损复制性，也使得电子文件信息可以易如反掌地、迅速地转存于任何适宜的载体之上，而且如果不另外附加标识则无法分辨原件和复制件。更加重要的是，这种信息离开了特定的编码体系，将只是一堆无法阅读理解的乱码，尽管信息可能仍然附着在原来的载体上。
面对电子文件这种与传统载体文件截然不同的物理特性，西方档案学者作出的反应，是进一步研究文件的构成要素。上个世纪80年代到90年代，美国学者戴维·比尔曼在他关于电子文件管理系统的研究中，首先提出了应该重视文件的内容(content)、背景(context)和结构(structure)的思想。在他80年代主持的联合国教科文组织项目“电子文件管理政策指南”和1990-1995年主持的美国匹兹堡大学项目“界定文件证据价值的必要条件”中，他都对相关问题进行了有力的论证。加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西娅娜·杜兰蒂(Luciana Duranti)教授在1989年题为《古文书学：一门古老科学的新作用》(Diplomatics:New Uses for an Old Science)的系列论文中，进行了全面系统的论述。她指出，既然电子文件的出现使得文件内部信息与载体的关系出现了变化，就应该在忽略载体因素的前提条件下，研究文件的基本构成要素。她认为，这种要素主要为三个，那就是：内容，背景和结构。
这三个要素的含义和重要性，在我国档案学界已经人所共知，不必赘述。这里只想强调，把“背景”设定为构成文件的要素，是个承继传统档案学基本理论精华的创举。
所谓“背景”，主要指文件的形成环境，同时也可以包括文件整个的运转和利用过程。它一方面指文件所处的行政环境、法制环境和软件硬件环境等，另一方面，更加重要的是指构成文件来源的人类社会实践活动过程（或职能活动过程）以及在该活动过程中形成的文件相互之间的历史联系。传统的档案学理论从来坚持认为：文件只有与构成其来源的职能活动（社会实践活动）过程相联系，其价值才能得到完整体现。因为文件“都是活动的产物，它的意义在很大程度上要依它与活动的关系而定”[5]。也就是说，重视文件的“背景”，历来是传统档案学理论坚持的最基本思想。
然而在文件和档案的管理过程中，对背景信息的记录和保存却并不完整。对传统载体文件而言，一部分背景信息可以在文件内容之中得到反映（比如文件形成者的亲笔签名、日期等），相当大部分则必须通过把同一来源文件组合在一起来体现。对电子文件而言，其背景信息的反映和记录更不完整。这不仅表现在再也不可能有文件形成者的亲笔签名（电子签名并非亲笔签名）；更重要的是，网络环境中生成的电子文件，其来源更加多元、复杂和多变，也就更加需要清楚记录保存；同时，鉴于电子文件的易变性，还非常有必要把文件形成以后的运转、管理和利用过程也作为背景信息记录保存下来。有鉴于此，为了从根本上保证文件的证据价值，“文件构成三要素论”干脆把“背景”提到了文件组成部分的高度，认为“背景信息”对于文件自身就是不可或缺的。无此，所谓的文件，仅仅是具有内容的信息，而不是真正的文件。
上述文件构成三要素论，开创了档案学基础理论研究的新时代。如果我们将电子文件时代按照某些西方学者的说法，称为后保管时代的话，那么，这个理论堪称后保管时代档案学理论的奠基石和开路先锋，其理论意义和指导实践的意义都十分重大。
首先，该理论使来源原则从原来仅仅在管理领域发挥作用，延伸到为文件和档案概念定义的基础理论领域。档案界一致公认，来源原则是档案学中最基本、最重要、也是最具有本门学科特色的理论。最初，来源原则是在整理档案、组织馆藏的工作中提出来的，后来也在档案文件鉴定领域得到了广泛、深入的运用，进而发现在保管、统计、编目，甚至利用等工作中，也都要接受来源原则的指导。历史上人们一直认为全宗原则是指导档案管理的原则，属于档案学应用理论范畴。近年来，国际档案界对来源原则的研究更深入了一步。北美学者对来源原则的重新发现，肯定了其对电子文件管理的价值和特殊意义。
然而，上述进展还仍然主要是从管理领域肯定来源原则，即从文件已经形成以后的“后天角度”，强调文件背景的重要作用，强调在文件档案管理过程中努力寻找、记录和保持来源于同一项人类社会实践活动的相关信息的重要性。“文件构成三要素论”则一反常态从“先天角度”切入，将来源原则运用于对文件组成要素的分析之中。该理论认为：文件本来就应该是包括其特定背景信息或来源信息在内的社会事物。这种背景信息并非文件形成之后才由其管理者“事后”寻找添加的，而是从文件孕育开始之前就“先天”存在的。也就是说，注重记录和保存文件的来源环境信息，不仅仅是文件形成以后的“后天”管理问题。事实上“背景”既先天存在，又应该与文件“内容”要素同时溶入文件、与之共生，其自身就构成了文件的组成部分。这样，来源原则就再也不仅仅是指导文件管理与档案管理的应用范畴理论，而且也跨入了基础理论范畴，名副其实地成为整个档案学理论体系的最高指导原则之一。
其次，该理论使文件、档案概念的研究摆脱了以往仅仅研究基本属性或社会属性的传统套路，深入到了对文件构成要素的研究。如果套用自然科学的说法，传统的研究仅仅是对文件和档案概念“分子”属性的研究，现在则深入到了“原子”层次，进一步研究文件、档案概念“分子”是由什么“原子”构成的。从而成功破解了原件概念，解决了什么才是真正具有证据价值的真实性文件。
其实在我国改革开放初期，随着电脑应用的逐渐铺开，尤其是系统论、信息论和控制论的传入和逐渐普及，我国档案学界在上个世纪80年代至90年代初，在欧美国家的“文件构成三要素论”尚未传入我国的情况下，也有人开始涉及了对档案与档案信息关系的研究。这也可以说是一种初级形态的对档案[6]构成要素的研究。然而，由于视野的限制，当初我国档案界对这种构成要素的研究是肤浅的和短视的。
鉴于有史以来文件信息的真实性，都是依靠其载体的原始性来加以保证的。传统上人们都误以为文件的构成要素是文件信息加上原始的载体。因而一直以来在一切司法和行政程序中，在需要证据的一切人类社会活动中，都以原件作为首选的证据。因而在文件和档案管理中，也以收藏原件、管理原件作为首要的准则。正因为如此，上个世纪80年代，我国有许多人主张，档案信息就是档案的内容，而档案则是档案信息与档案原始载体的统一体，即实际上坚持认为：档案=“档案信息”+“原始载体”。
然而，随后电子文件在中国的进一步大流行，使人们的认识大为改观。文件信息与载体之间的关系，从牢不可破到极不稳定，促成了人们对文件原件概念的重新研究。恰在此时，西方档案学者倡导的文件构成三要素论传入了中国。它使我们认识到，同时具备了三要素的文件，即使其载体并非原始的，也仍然是具有证据力的真实性文件；而如果不同时具备三要素，则即使文件的载体具有原始性，负载其上的信息也并不具有证据力，甚至没有文件的资格。
再次，该学说因而为（包括档案管理在内的）文件管理提出了与传统认识不同的更高标准，更为在电子文件管理中贯彻实行全程管理、前端控制原则以及采行所谓的后保管模式奠定了理论基础。
保证文件的真实性、完整性和证据价值，历来是文件管理的目标。鉴定纸质文件的特点，传统文件管理中一直将文件真实性等同地文件原始性，也就将妥善传递、处理和归档保存原件，看作最主要的标准。而进一步保证文件的完整性和证据价值则主要依靠保证同一项目内形成的相关文件完整和有机联系。这也成了文件管理的另一条重要标准。
“文件构成三要素论”的提出意味着在放弃以往的原件标准的同时提出了新的标准，即除了必须继续坚持“保证同一项目内形成的相关文件完整和有机联系”的标准以外，还要求保证文件自身“内容”、“背景”和“结构”三要素的齐全、可靠、完整。如此，文件方能具备凭证价值。显然，文件管理要达到这个标准，远比过去复杂和艰巨。
我们都知道，在电子文件管理系统中，文件的内容、结构、背景信息三要素，其自然形态处于分散状况[7]。不仅如此，上述分散性还随着文件之间联系的增多和人们必然挖掘文件互相套用的功能而愈发复杂。[8]正因为如此，在电子文件管理过程中，不仅需要根据文件构成三要素论确认一份电子文件具体应该包括哪些要素，还应根据科学可行的原则制作和管理内容、结构和背景信息三种要素完整无缺的电子文件。这种科学可行的管理原则，只能是全程管理原则和前端控制原则。
全程管理是一种过程管理，“即通过对每一项具体管理活动的实施过程进行监控，把所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都统一地、全过程地记录下来，实行全过程的管理、监控和跟踪记录”。无疑，这种记录都是对文件构成三要素的记录。这样“一方面便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略；另一方面，便于证实电子文件在管理系统中的运作情况，确保电子文件的管理质量。同时，这一切对于证明和保证电子文件的业务有效性和法律证据性有极其重要的作用”。而“超前控制是实现电子文件全程管理的重要保障”。因为“防止差错、失误的最佳时机是放在所有可能出现差错和失误之前，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，就可以有效地防止电子文件在运行和利用过程中可能遭受的损伤和破坏”。[9]
也可以说，电子文件管理之所以要贯彻实行全程管理原则和前端控制原则，是与必须保证文件的内容、结构和背景信息三个要素的齐全、可靠、完整密不可分的。文件构成三要素论因而为上述管理原则奠定了理论基础。我国曾有学者表示，保证文件的真实性、完整性和长久可用性，主要应该依靠用于维护信息安全的电脑技术和网络技术，言下之意，用不着档案工作者为此瞎忙。笔者则以为，如果电子文件管理仅仅是对“内容信息”一种要素的管理，那也许是可行的。然而，我们需要面对顾及的是对三种要素的管理，尤其是涉及对背景信息的著录和管理，那就必须在结合采取最先进的电脑技术、网络技术措施的同时，利用元数据对自然状态分散复杂的三种要素进行全程集成管理和前端控制。无此，要达到保证文件的真实性、完整性、长久可用性和证据价值的目标，无疑是一句空话。
文件构成要素论更是所谓的后保管模式的理论基础。它将背景信息提升为文件自身的组成部分，这就为特里·库克先生倡导的如下工作方式提供了理论依据：“我们将把工作方向由档案内容转向档案的来源，由最终成果转向最初的意图，也就是说由档案实体转向其形成过程，从而转向那些过程背后具体的举措、规划、职能关系等等。我们将从名词转向动词，从记录转向记载活动，从文本内容（或图像）转向内容隐含的来源、背景条件。这样一来我们鉴定、保护、著录、提供利用的将不仅仅只是一些事实和数据，而是揭示整个活动来龙去脉的翔实凭证。借此，我们将为更广范围内的规划设计和职能活动提供保障权利、明确义务的手段，将从更宏观的角度判断保护文化遗产和集体记忆的障碍”。“最重要的是，传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点——关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系、档案形成者职权范围等——所取代或（至少是）加强。所有这些远远超出了简单的实体保管，而这就是档案的后保管”[10]
总之，文件构成三要素论十分重要。它深化了我们对整体概念文件的认识，深刻地揭示了文件的组成成分。与此同时，它并不认为电子文件与传统文件截然不同，而是在实际上认为两者具有相同的本质和构成。据此，可以说其指导思想与后现代主义思潮无关，相反，该理论是对传统档案学基础理论的重大发展，并没有颠覆这种理论。它的诞生因而对档案学基础理论研究而言具有划时代的意义。
正因为如此，国际档案理事会的电子文件委员会，立即将其写入了1997年制订的《电子文件管理指南》之中。该指南在为文件（既包括电子文件，也包括传统载体文件）所下的定义之中指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式和载体如何。”[11]这说明，各国档案界已经普遍接受了文件构成三要素论，该理论已经产生了广泛的影响。我国学者，天津师范大学的刘新安、桑毓域教授后来提出的档案物质实体双重结构理论，与上述文件要素构成理论也基本上是一致的或相通的。