摘要：在数据化时代，档案管理信息化已成为必然的趋势。从管理的角度来讲，信息化建设能够提高企业档案管理的工作效率，确保各项工作顺利展开。档案管理是管理工作的重要部分，当前数据改革不断深入，网络信息化不断推进，档案管理作为数据中的一部分，信息化是适应当今信息改革的需求，也是必然趋势。本文主要针对档案管理在数据化时代下的信息化建设措施进行探究。
关键词：大数据时代；档案管理；信息化建设
一、大数据时代背景下档案管理的优势
1.大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本
大数据能够快速处理大量数据，提高数据处理能力，在处理档案工作中具有较大的优势，不仅提高档案管理效率，也能够明显降低运作成本。当前，社会上各行业、各单位的档案数量越来越大，传统的使用纸质材料保存所需的保存空间和纸质成本较高，而运用大数据进行保存和处理档案工作，能够把大量的数据保存在信息库中，节省时间和降低材料成本。
2.大数据能够提高档案保存质量
传统的纸质档案抗风险能力较差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存，且纸质档案在保存时间较久后，容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需很少量的数据储存空间就可以做到。
二、大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战
1.大数据给传统的档案理念和流程提出了极大的挑战
最初的档案管理模式是由档案管理员来完成，档案管理员将档案分拆不同的类别并做好记录，方便日后的查询，而当今社会不断发展，信息化在不断突破，档案信息逐渐丰富起来，并且很多档案信息中存在共性——档案信息是交叉性存在的，如果依靠传统的档案管理模式，信息归纳起来较复杂甚至无法归纳，并且目前一些档案信息是无法用传统档案管理手法进行保存的。
2.大数据时代给档案保存形式提出了新的要求
目前的信息一般被记录在电子文档中，还会通过电子图片、音频等形式来存储和记录。这类数据不能保存在纸质材料上，传统档案管理模式无法实现这类信息的存储，因此在对新档案保存形式的要求中，特意强调形式的多样化，并且要具备把信息数据归类存储的特点，在查找信息时就可通过关键词来查找。
3.大数据时代给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求
大数据时代信息种类繁多，处理信息方面较为需要更强的专业技能，因此大数据时代的信息存储技术操作要求略高，而传统档案信息管理技术操作简便，传统档案管理人员只需了解档案管理基本要求和基本操作就可以，但是传统的档案管理技术对信息的管理手法较为单一。在新时代的背景下，大数据的推进，档案管理人员必须具备多种存储信息技术技能，其中包括给档案文件进行分类，查询资料，电子软件中存储信息软件的运用等。
三、促进大数据时代背景下档案管理的有效措施
1.运用大数据能统一对档案管理进行备份或是管理
大数据技术能支持海量的数据处理和存储，使得统一管理和备份档案资源成为了可能。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在国内很多地区已经开始兴建大数据产业园，这些大数据产业园的建成后，能实现数据的规模化集中处理，并进行深层次的整合分析，能有效保证高效益增值，是国家的重要政务资源后台处理和备份中心。在这些大数据产业园内，国家可以成立一个区域或者全国性的档案备份中心，这一举措在经过科学的规划和验证后证明是切实可行的。集中全国的档案数据资源能有效对档案资源进行大数据的开发和管理。
2.和大数据开发公司合作，将适合档案行业发展的大数据分析工具开发出来
对于大数据技术来说，其宽泛而又复杂，在一个行业中引入大数据，需要首先打破专业的限制，找到适合合作的大数据开发公司。例如，意见电力公司，其专长是电力，而IBM研究院确实精通与大数据的分析，所以即使IBM研究员很有热情，但由于对电力行业不是完全熟悉，所以还需要聘请既懂电力又精通数据研究的专家进行多方合作，如果没有创新的协同和开发思想，就很难达到这样的合作效果。对于不同的行业来说，需要不同大数据开发环境和分析工具，对于档案行业来说也是如此。只有对档案行业相当熟悉的档案工作人员与专业的大数据开发人员和公司合作，才能开发出适合档案行业的大数据分析工具。
3.专业化大数据档案管理人才培养
人才是企业占据竞争优势的关键，大数据时代背景下，档案管理对专业的需求更是强烈。从现有的档案管理人员来看，惯用传统档案管理手段，缺乏大数据的专业知识，也没有较强的应用大数据业务能力，若只是更新档案管理系统而不进行人才培养和更新的话，将很难提升其业务技能。对此，可以从三方面途径展开。其一是高校途径，政府需鼓励高校开设复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业。其二是人才引入途径。我国高端档案管理人才缺乏，针对这一情况，可先从国外引进人才来指导前期的档案管理工作。其三是人才培养途径，加大资金方面的支持，挖掘有潜力人才大力培养，有强大的资金后盾做伟支持，将会大大改善管理人才短缺的局面。
四、大数据应用到档案管理中需要注意的问题
1.有明确的标准和目标
在运用大数据时，档案管理人员首先要弄明白需要从大数据中得到什么，否则在分析数据上会花费更多的时间。如果档案管理资源足够丰富，加上目标不明确，在档案管理整合过程中中会迷失工作方向。因此，需要将大数据的标准和目标首先明确好，然后再使用相应的大数据工具。
2.要特别注意的风险
在开放和利用档案信息资源过程中，可能会出现档案信息泄露、丢失和篡改等问题，这些问题需要在大数据技术使用的过程中尽量避免。通过分析潜在的风险，并制定相关的法规以及不断加强这方面的安全技术，避免这些潜在风险的发生。
结语
“大数据”时代现在已经是全球化的一种现象，渗透到各行各业的每个领域，在自身拥有生产庞大数据的档案管理，多数还是简单的进行着传统的档案管理工作，很少对档案管理背后的数据进行有效充分的利用，而且与大数据技术还未全面合作开发。如今，社会现代化急速发展，在大数据时代背景下，改变原有的档案管理方式，充分发挥档案管理的作用，对整合社会资源，促进社会经济现代化发展有着重要作用。
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[4]蔡美羲.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016，10：132.
论文作者:刘佩琳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/29
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