摘要：随著社会的快速发展，招标代理市场竞争越来越激烈，招标代理公司应转变传统服务观念，建立全局服务意识；加强企业从业队伍建设，保证企业稳定发展；转变传统模式，推进电子化、数字化招标采购；加强企业信息化建设，注重企业知识管理；规范开展招标采购流程，关键环节实行审批制，薄弱环节加强管控措施等。
关键词：招标代理；服务质效；管理措施
现阶段，招标代理市场竞争激烈，如何在市场中立足，提升服务质量和效率是实现企业生存和发展的关键。对必须招标项目由事前管理，改为事中、事后监管，强化了招标人的责任。一系列的新政的发布，加剧了行业的竞争趋势，同时对招标代理企业提出了更高的要求，如何在变化和竞争中得以立足，提升服务质量和效率是实现企业生存和发展的关键[1]。
1 招标代理企业自身发展和完善
1.1 转变传统服务观念
招标代理机构为服务性企业，传统的服务观念是服务于项目委托单位，即招标人。现阶段，招标代理公司应转变传统的服务观念，建立全局服务意识，在合法合规的基础下，既要服务招标人，也要服务好行业监管部门、供应商、第三方监（检）测单位等。使得招标投标过程中，各阶段各单位均能从招标代理公司得到实际的效益，这里的效益包括时间上的效益、人员上的效益、费用上的效益等，提升行业口碑，提高企业社会公信力。代理公司承接新项目时应预先网上或电话或现场进行业务咨询，了解招标人、监管部门的不同要求，在实施过程中做到有的放矢，节省各方时间。投标人作为招标投标活动中重要的角色，代理公司也应充分考虑投标人的需求，如：招标文件应编制规范，内容准确清晰，尽可能明确各项要求，减少投标人疑问；如：可以采用电子、传真等方式的尽量少采用现场领取方式。
1.2 从业队伍的建设
新政中提出了对招标项目由事前管理，改为事中、事后监管，要求看似对招标投标工作放宽了监管要求，实则是对招标人、代理公司、投标人均提出更高的要求。即招投标流程要更加规范，避免监管单位后期考核和处理事项发生。这对招标代理企业从业人员的专业性提出了新要求。专业的招标代理从业人员是代理公司从业的根本，招标代理公司长远计，应从人员组织构架、专业配置、年龄层次等考虑人员队伍建设。首先，对于新从业或新进人员的选拔、入职培训、工作安排等均应做具体的布置；其次，公司应定期开展招标代理人员进行业务相关的培训，方向可为新的政策法规、招标人的新要求、重大项目、影响较大的问题、先进的经验等均可作为业务培训方向，也可针对员工计算机使用、商务礼仪、高效工作、企业凝聚力等进行专题培训；最后，公司应建立行之有效的绩效考核制度，使企业招标代理队伍中的人才不流失，保证企业稳定发展。
1.3 推进电子化与数字化招标采购
现阶段无论从国家层面、地方政府层面，还是各大国有企业层面均逐步推进电子化招标采购，为了迎合电子化、数字化的趋势，招标代理公司应改变传统模式，逐步适应电子化招标采购流程。包括依托电子商务平台开展招标采购、发布招标公告、投标文件上传、接收投标文件、开标评标、辅助配套软件使用、档案归档系统等。电子化是趋势，做好电子化是公司未来发展的方向。
1.4 信息库的建设及应用
企业应重视知识的管理，即对政策法规、完成的代理业务、招标文件模板等内容要善于收集、整理。通过不间断的累计形成的信息库最终将成为企业的知识资本，在企业运作中通过使用得以持续改进。信息库的建设主要从以下方面开展：
（1）政策法规信息库：应收集各层面关于招标代理、计价要求、合同管理、工期定额、税费政策等各方面政策法规。密切关注各部委官网，关注新动态、新要求。编制索引表格，方便员工查询使用。
（2）已完成采购项目库：应建立企业统一的采购项目库，录入信息应全面，方便后期进行数据分析使用。合理开放使用权限，方便员工查询、借鉴已有项目采购经验。同时，项目库也可作为公司经营管理的有效工具，通过多方面多维度的数据分析汇总，得出企业需要的有效数据。
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（3）建立采购文件模板库：根据不同的采购模式，采购分为公开招标、邀请招标、非招标（竞争性谈判、单一来源、询价等）方式。企业应按照不同的采购形式完善采购文件模板库的建设。将采购文件中基本要求等通用条款按照采购方式进行固化。将可变部分，如评标办法、合同格式、投标文件组成、计价依据、报价形式等内容进行模块化，后期使用过程中，根据项目采购内容及开展的形式，选择通用条款并匹配适用的模块化内容组成采购文件。同时，采购文件模板库应建立辞条目录，对应采购文件、项目规模、投标人资格要求等。通过项目信息查询，即可获得适用的投标人资格要求、采购文件模板等信息。
（4）建立供应商信息库：招标代理公司应建立供应商信息库，内容包括供应商资质情况、企业法人、注册资金、企业股份关系等。同时，应与否决项目信息库（下述）关联，对供应商的不良履约行为、行政或工商等部门的处罚内容等信息进行记录。供应商信息库在招标代理各阶段均有实质用途。如：前期阶段可预估项目潜在投标人情况；报名阶段可查询企业资质是否满足招标要求；开评标阶段，可将供应商信息提供给专家，协助专家完成评审等。供应商信息库应实时动态更新，定期维护，保证信息有效性。
（5）建立历史否决信息库：收集历年否决项目的信息，掌握否决事由及基本条款；评标过程中出现类似否决事项，参照招标文件可将否决事由推送给评标专家进行参考。对一些受到行政主管部门、工商管理部门等处罚的，或受招标单位不良履约行为处理的条目信息应重点跟踪，后期项目评审过程中应查询处理事项是否已过处理期。
（6）企业应定期开展自我总结会议，可以按时限、按具体项目，按具体问题等，归纳总结出招标采购过程中出现的问题以及针对问题讨论出有效的防治措施。也可以归纳总结采购过程中学到的新方法、新思路。总结目的是去其糟粕，取其精华，是招标代理从业人员学习的重要途径。
2 规范开展招标采购流程
2.1 前期洽谈的重要性
对于大部分招标人而言，招标代理公司的意见都是专业的，招标代理公司在招标方面更为专业。这对代理公司提出了更高的要求，要求招标代理公司要懂得更多，给出意见要合法合规、专业可行，最终完成的代理工作要得到各方面充分的认可。承接新业务时，在前期洽淡过程中应充分了解招标人的要求，寻找机会将招标相关的法规制度对招标人进行宣贯，尤其是新政策对招标单位的影响。如什么项目可以提前启动，启动的条件有哪些，事后监管的要求需要注意哪些等，既可以给招标人选择的权利，也可以避免招标人提出不合理的要求。即体现招标代理公司的专业性，也可得到招标人给出的初步肯定，为后期业务顺利开展奠定良好的基础。
2.2 关键环节审批制
尽量收集相关资料，包括招标人基本信息、规章制度、项目信息、地方政府要求等，保证后期编制招标方案时有理有据，方案合规可行。对于招标单位提出的不合理要求应给与适当的解释，引导招标单位合法、合规、规范、有序地进行招标代理业务。对招标人无详细的招标采购管理流程的，前期接触中应明确对关键环节设置管控要求，实行审批制度。如招标方案、招标公告发布、采购结果审批等重点环节设置审批流程，经签署的文件为招标代理机构开展下一步工作的主要依据。避免因信息渠道不对称，出现意见分歧等问题。
2.3 把控采购管理薄弱环节
采购过程是复杂且关系紧密的闭环流程，各环节均影响最终采购的质量和效率。采购实施过程中任何环节管控不当，都可能会导致采购效率低下或采购结果不成功。采购过程中，流标情况的发生在一定程度上反映了采购过程中存着薄弱环节。合理预判项目的薄弱环节，提出有建设性的防治措施，对重大项目可编制风险应对方案。方案阶段应合理选择招标方式，合理设置投标人资格要求，避免因技术要求高，实施困难而导致合格供应商数量过少；投标报名阶段、评标阶段应认真查询供应商信息，避免出现应废未废的情况发生；对于非招标采购方式中由招标人提供供应商名单的，应核实供应商信息。不满足采购要求的，要求招标人重新提供合格的供应商。
3 结束语
综上所述，在新形式下，招标代理公司应建立全局服务意识，通过加强自身建设，提高专业能力，提升服务质效，以期获得多方认同，使得公司在竞争激烈的市场中得以生存和发展。
参考文献：
[1] 王将军. 解读沪府50 号令：《上海市建设工程招标投标管理办法》[J]. 招标与投标，2017（6）：16-18.
论文作者:张幸,丁晓俊
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/7
标签：招标代理论文; 采购论文; 项目论文; 公司论文; 企业论文; 信息库论文; 供应商论文; 《基层建设》2018年第35期论文;