摘要：如今档案数字化已经得到普及，为了更好地降低成本，很多单位均开展了档案数字化外包工作。但是在外包工作中存在着诸多问题。为了更好地解决这些问题，我们应积极采取针对性措施加以改进。
关键词：档案数字化；外包；措施；改进
档案数字化外包是当今档案工作的主要发展趋势，其可有效降低档案工作人员的工作压力，因此外包公司的数量也与日俱增，但我国开展档案数字化外包服务的时间较短，业务还不够成熟，故而必须采取措施加以完善。
一、档案数字化外包工作的主要内容
在机关、企业档案和有关业务中，由于涉及到多种因素，不同机关、企业会侧重于不同的外包业务。档案数字化外包业务中主要由三部分构成，一是纸质档案的数字扫描，该业务主要任务是扫描纸质档案，将其转化为PDF格式等多种电子文档。二是在档案信息网络上对扫描的电子文件目录进行著录、电子全文的挂接以及详细核对电子档案等。三是对纸质档案实行条形码管理，这项工作主要涵盖了设置条形码规则以及条形码的打印和粘贴等工作。
二、档案数字化业务外包中存在的问题
（一）制度、标准建设有待完善
当前，我国还没有建立起一个非常完善的档案数字化外包法律条令，国家发布的文件当中对档案数字化外包并没有给出十分详细的规定。笔者从地方工作中，搜集了多个涉及到档案数字化外包规范文件，分析和研究后发现各省市级档案数字化外包相关文件具有较多共同点。其都是规范或公告性的文件，不具有较强的法律效力，对档案服务人员的综合素质没有过高的要求，大部分的档案服务人员只需要具有相关资质即可上岗。虽然对档案中介机构的资质认定有一定的时间限制，但是首次通过后不能进行严格的复查和审核。虽然明确提出了价格透明的原则，但是在行业价格方面并没有设定严格且细致的标准，因此也容易引发价格战。
（二）忽视专业人才的引进与培养，无法确定档案数字化外包的范围
档案数字化业务外包后，档案部门不是非常重视档案工作者数字化专业能力的提升，且没有引进高素质的数字化管理人才。档案从业者在数字化发展中不能深入地了解与数字化相关的业务，不利于提高档案人员的主观能动性。尽管档案馆未来的发展中，全文数字化是不可逆的发展趋势，但是受到资金、人员等多种因素的影响，在数字化发展的过程中需要科学地划定次序。另外，还要在日常工作中将档案的密集度和档案情况作为重点。现阶段，国内还没有完善统一的档案数字化外包业务范围相关规定，因此在业务范围划定上不具有规范性。
（三）档案数字化业务外包具有较大的安全风险
1、档案实体的安全风险。档案数字化时，应将档案移出库，若不能按照要求办理交接手续或没有做好档案的核对工作，就会出现档案交接不明确，顺序不清晰的风险，影响档案的完整性。档案数字化扫描时，需对档案进行科学拆分、装订和编页。在进入到市场中之后，外包企业通常以数量来计算报酬，且很多人员都没有经过系统化的专业培训，且由于对外包单位的业务不熟悉，虽然速度有所提高，但是质量无法保证，进而对档案实体构成不同程度的损害，年代久远的珍贵档案尤其如此。
2、档案信息安全风险。在档案数字化业务外包时，档案信息安全无法得到有效保障，而造成这一现状的原因有很多。档案数字化业务外包范围无法确定，故而使非开放性档案流入到外包企业的手中，且数字化加工也可能会泄露机密信息。又因为档案数字化业务涉及到多个环节，任何一个环节出现问题都会增加档案信息安全的风险。当前已经是大数据时代，电子档案具有较强的可复制性，因此档案信息泄露的风险也随之增加。而完成外包服务后不能及时清理数字化档案信息，也是造成信息外露的主要原因。
（四）信息技术的不对称性影响了质量评估
档案信息数字化对专业有着十分严格的要求，档案数字化业务外包后，档案数字化的质量完全取决于外包企业，档案部门现阶段主要在验收时对档案数字化的质量开展集中检查，但是由于人员数量、技术水平和数据量庞大等多种因素的影响，无法对数字化档案进行进行全面检查，只能采取抽查的方式而这也影响了外包验收的质量。退一步来说，即使档案部门拥有足够的人员和资金，但是因为双方处于不同的地位，专业技能与信息存在着明显的不对称性，对档案数字化业务的质量也会产生不利影响。
（五）后续维护工作使外包成本具有较强的不确定性
一些学者认为档案数字化业务能够有效减少支出，提高档案工作的效率。但是在研究的过程中并没有给出十分详细的成本预算实例。且后续的维护工作也没有受到应有的重视。外包服务企业在发展中片面追求经济利益，档案部门无法对外包企业的行为形成有效的约束，再加上信息的不对称性使得合同中无法预测可能发生的变更，该情况也会提高增加成本的概率。同时，档案数字化业务外包中，档案人员不能熟练地掌握核心技术，从而无法独立地进行维护和更新，更是加大了成本投入可能性。
（六）档案数字化服务企业发展有待提升
档案数字化服务在我国发展时间较短，企业规模较小。在服务上还没有建立相对较为成熟和完善的配套体系，无法对档案系统建立、档案管理软件开发以及档案网站建设提供优质的服务。而且衔接也不够流畅，在数字化过程中极易出现档案数字化后的数据库与档案系统不相融合，或在挂接档案过程出现多种问题。再加上企业内部管理也不够严格，尚未建立完善的管理制度，而这也阻碍了档案数字化外包业务的进步。
（七）档案数字化服务企业员工综合素质较低，流动性大
笔者走访了多家档案数字化外包企业，并邀请一线工作人员填写了调查问卷，共回收33份有效的调查问卷，结果见表1。
表1：档案数字化外包方员工基本情况调査汇总
从表1可知，档案数字化外包机构的人员主要为大专学历，且大部分人均参加过岗前培训，老员工带新员工为主要的培训方式，平均工资为3000-5000元，年龄主要集中在20-30岁之间，平均工作的稳定性为两年。之所以出现档案数字化外包人员专业技能较差的现象，主要是由于入行门槛低，系统培训不足以及人员流动性强。
三、解决档案数字化业务外包问题的对策
1、制定完善的法律法规，建立外包协会
国家有关部门应积极地建立符合当前实际的法律法规，从而推动档案数字化业务外包工作，在制定相关机制的过程中，一方面要建立更为科学和完善的准入制度和监管机制，另一方面还要不断提升服务的质量和水平。在制度中还应做好档案数字化专业服务机构的准入标准建设，标准中应涵盖人员构成、软硬件指标、质量指标等多方面的内容，此外还要做好外包业务完成后的后期维护工作。积极建立外包协会，科学地整合与集中不同地区所分散的资源，统筹并完善操作的流程和管理的标准，从而构建更加全面的服务体系。
2、创建单位内部档案信息化中心
尽管我国各地的档案馆都要求建立信息化中心，但是一些档案馆受到人员和资金的限制，没有设立信息中心。因此在信息化工作中过度依赖外包企业，而且也没有高度重视数字化技术，无法对外包服务的整个过程进行严格的监管。故此应及时组建信息中心，信息中心的工作人员在日常工作中也要不断学习和掌握数字化技术，制定更为科学和完善的监督和管理机制，以此对数字化全过程进行有效的管理，有效控制由于信息不对称产生的风险。
3、选择资质良好的外包企业，结合外包范围选择外包模式
档案部门应采取公开招标的方式发布外包信息，准确掌握外包企业的资质，这样才能选择口碑信誉好的外包公司；若按照管理方式，档案信息数字化业务的外包模式可分为直接管理模式与间接管理模式两种。若按照档案机构参与外包的方式，档案数字化外包模式则可分为物理式模式与合作式模式；若按照加工地点，档案信息数字化业务外包可分为到馆加工模式和外送加工模式。管理中，我们选择动态管理模式。首先应科学划分档案数字化外包的范围，正确区分秘密文件和公开文件以及珍贵档案。其次，采取直接管理方式开展全过程的有效管理，在管理中我们建议采用合作式管理模式。最后，在加工地点的选择中，应采用当前主流的到馆加工模式。到馆加工能够有效保证信息安全，且在外包中要结合国家颁布的相关法律来做好指导与管理工作。
4、订立业务合同，创建验收评估体系
档案发包方与外包企业签订业务合同必须要全面完整，若出现问题时，外包企业需要提供联系方式和技术支持服务，服务结束后还应提供免费维护服务，免费期满后可按照合同中规定的收费标准收取费用。再者，在质量验收的过程中还要建立科学完善的评估体系，验收可分阶段进行，在验收时若发现较为明显的问题，需及时反馈到外包公司，对其进行第一时间的分析和处理。待外包工作全部收工之后，再对其进行统一验收与管理。
5、加强档案数字化外包过程中的电子质量保全管理
每一批次的数据验收通过后，应立即进行电子数据质量保全。通过数据校验，生成身份认证码。数据与身份认证码一起打包进入电子数据质量保全系统进行不断监测及保全，以确保数据始终与验收后的数据是一致的。项目全部结束后，采购方在对数据接收入库前，对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验，生成身份认证码，并与验收后的数据身份认证码进行比对，比对一致，进行数据挂接入库。同时，提供两套存放有经过质量保全的数据的移动硬盘，以确保存在两份及以上与验收后数据一致的备份数据。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。填写纸质档案数字化备份管理登记表单。比对不一致，则将电子数据退回整改。
6、加强档案数字化外包过程的安全保密
强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。对服务器的操作有安全监管措施，USB端口封闭使用，各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
四、结语
在档案数字化外包的过程中，存在的问题较多，而这些问题对档案数字化建十分不利，为了带动档案数字化外包的顺利发展，相关人员有必要采取多种措施解决当前存在的各类问题，全面推动档案数字化工作大步向前。
参考文献：
[1]丁军艳.企业工程档案数字化外包存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2018（4）
[2]曹赛颖.档案数字化外包服务中出现的问题与对策[J].办公自动化，2018（6）
[3]郄红岩.企业档案数字化外包质量控制存在的问题与对策[J].企业改革与管理，2017（9）
论文作者:朱桂红
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/3
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