摘要:本文从房地产档案管理的现实意义入手,针对目前房地产档案管理的现状,提出加强房地产档案管理的相关对策。
关键词:房地产档案;作用;特点;管理问题;原因;对策
引言
房地产档案是在房地产审批、建设、管理等环节中,形成的具有一定价值的文件、图纸、音像等不同载体形式的档案资料。由于房地产档案具有的动态性和广泛性特征,使其成为今后城市规划的决策依据,是我国实施财产清查的重要依据,也是解决房地产纠纷、化解产权争议的主要参考资料。只有合理利用房地产档案,才能发挥其应有的作用,避免房地产档案资源的浪费。然而,从目前的房地产档案管理实际来看,房地产档案管理重资料管理,轻档案利用;重档案信息收集、轻档案信息服务;缺乏有效的档案信息检索体系,档案管理人员的素质有待提高等。因此,加强房地产档案管理,合理利用档案信息为决策机构、人们生活等方面提供信息服务,具有非常重要的现实意义。
一、房地产档案管理的作用及其特点
各级房地产管理部门在开展房地产产权登记、办理房屋交易、进行产权管理和房地产纠纷仲裁处理、房地产市场管理、危房改造等业务活动中形成的各种有关产权证件、文字、图表及声像等材料,均属房地产档案的范围。房地产档案是城市房地产权属登记管理的重要依据,是城市建设档案的重要组成部分,是整个房地产管理的基础。它的作用,主要是为房地产权属登记、房产交易、房产纠纷仲裁、抵押继承、产权演变、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设和保障房地产产权人合法权益等各项工作,提供科学的、客观的、法律的服务。
房地产档案管理虽与其它档案管理有相同之处,但也有其五个显著特点:
一是房地产档案具有法律依据性。涉及房地产的经济行为和法律行为,除房地产权属证书外,房地产档案是法律认可的,是确认房地产产权归属、签订房地产权属处置的唯一有效证明。对于如何裁决房地产交易、分拆、查封、抵押、评估过程中产生的种种纠纷,房地产档案是重要的法律依据。
二是房地产档案具有馆藏动态性。就档案个体而言,由于房屋拆除产权更替、房产侧量方法的改变、房地产交易导致权属转移等造成房地产本身发生变化和房屋外部条件的变化,引起档案内容的变更。就档案总体而言,由于城镇人口的增多和房地产业的发展,与之相对应的房地产档案的馆藏总量也随之增多,在房地产交易、继承、抵押、查封、评估等活动中,档案的使用率高,管理任务重。
三是房地产档案具有管理垄断性。房地产管理的基本原则是属地管理。房地产管理部门在进行房地产管理过程中,对辖区内房地产档案处于独占和垄断地位。这些材料能否得到有效的保护,它所承载的产权信息是否得到有效的利用,直接影响房地产市场的发展。
四是房地产档案具有内容成套性。房地产管理有一个规范的程序和严格的要求,因而档案的内容是完整无缺的、成套齐全的。例如,土地资源调查形成的工程许可材料,包上级指导性文件、组织专业技术队伍、建立目标责任制、落实经费等文件材料,野外作业调绘形成的外业调绘手稿、权属界线协议书、图纸等材料,内业整理形成的航片转绘、面积量算材料以及土地资源调查成果形成的土地利用现状图、土地利用现状调查报告,检查、验收、鉴定材料,都是围绕专业活动先后形成的。它们之间有着密切的联系,只有将它们按形成规律成套地收集、整理,才能反映出土地资源调查这一专业活动的全过程。五是房地产档案具有建档周期性。房地产管理的有些专业技术活动历史时间较长,往往跨年度才能完成,要先逐个将房产文件材料收集齐全,分类归入临时卷,待到一个专业活动告一段落或全部完成后,及时重新整理后移交档案部门,因而档案具有形成周期长的特点。
二、房地产档案管理的问题及其原因
目前,房地产档案管理工作还存在与新时期发展要求不相符的问题,主要表现在如下几个方面:
一是档案意识薄弱,领导重视不足。这是目前影响我市房地产档案管理进一步发展的最大问题。一些领导和工作人员的档案意识比较薄弱,对档案管理的内涵和重要性认识不足,致使许多档案资料只是处于长期堆放的状态,没有及时整理归档,更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧,而工作人员也并不习惯于在网上了解信息,不接受网络办公的科学方法,依然习惯于传统的管理观念和方法,习惯用传统的手工操作方式处理房地产档案信息。
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二是技术手段落后,自动化程度不高。在市场经济条件下,房地产档案提供利用依赖于档案信息的自动化程度,尤其是电脑信息管理系统的功能。当前,房地产档案部门还没有形成统一、规范的信息管理系统,各个地方的房地产档案管理部门大都是独自开发使用。有些地方受经济条件、技术水平等因素的影响,自动化程度还相当落后,档案信息管理系统功能不完善,电脑设备没有得到及时更新,极大地影响了房地产档案信息的准确、快速利用。同时,很多房地产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上,无论信息化基础设施建设、应用水平,还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业,工作方式基本上是接收移交档案、编目立卷、存储入库、查阅调卷,档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案,光盘技术和机读方式虽然已经有运用,但十分有限,数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远,档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
三是专业素质不高,存在协调问题。档案管理人员专业素质水平差异比较大,缺乏协作精神。工作人员存在年龄偏大的情况,缺乏专业知识和管理技能,知识也有待更新,特别是电脑知识,自身的综合素质和信息化管理水平不高,还停留在比较原始的管理状态。同时,由于各种原因,房地产档案馆与登记、交易等其他房管业务部门在业务上存在协调问题,有时没能及时沟通和协调,致使信息不能共享,数据格式不兼容,档案就无法移交档案馆,档案交接存在时间差,交易查证和接收查封件时就会出现错误。
三、房地产档案管理工作应该采取的措施
(一)健全房地产档案管理制度
房地产档案工作体系的建立必须遵循以下要求:首先,法规和规章制度应该体现出科学理性。建立规章制度必须与单位的实际情况和房地产档案管理实践的特点以及房地产档案管理的实际情况相一致,以满足房地产档案管理的需求;其次,双向性的制度约束机制。说白了就是在约束房地产登记的员工的同时对房地产登记的领导进行约束,领导行为和形象直接影响制度的顺利实施,房地产登记员工是房地产登记重要组成部分,是约束机制主要约束的对象;最后,坚持制度执行的严肃性。在执行规章制度时,实现主动有奖励,有过必处罚的态度,充分体现制度的约束性和权威性。
(二)提高房地产档案管理人员素质
房地产档案管理工作的好坏,在很大程度上取决于房地产登记的房地产档案管理人员。要想做好房地产档案管理工作,首先,应该对房地产档案管理人员进行有针对性的培训工作,不断提高他们的专业素养和知识层次和水平,让房地产档案管理人员充分的掌握各种科学的房地产档案管理方法,提高工作的效率,同时也提高房地产档案管理工作的质量和水平;其次,明确房地产档案管理人员的定位,在科学信息高速发展的今天,房地产档案管理人员不仅信息资源的管理者,更是信息资源的索者和服务者,因此其不但要具备房地产档案管理的专业技能,而且还要具备使用相关信息设备的能力,以满足信息时代,信息量剧增,信息冗余度骤高的局面,从而适应社会对房地产档案工作的提出的更高的要求。
(三)完善房地产档案信息化管理水平
目前,国际上很多房地产登记机构的房地产档案管理工作都已经大范围的使用计算机,而在我国很多房地产登记机构中,使用计算机技术的范围也在不断扩大。房地产档案信息化管理已经成为房地产档案管理工作未来的发展趋势。房地产档案信息化管理就是综合运用现代计算机对房地产登记信息进行管理,如互联网、计算机技术等手段,以现代房地产登记管理为主要管理对象,对房地产档案的信息资源进行有效的处理,进一步开发房地产档案的应用价值。但是在实现信息化管理的过程中,除了要具备相应的硬件之外,还要制定规范的操作流程,有针对性的开发相应的应用程序。
总结
房地产档案信息对我国当前房地产管理工作有重要的参考价值,也是民生工作和民生档案重要的组成部分。做好房地产档案的管理工作具有非常重要的意义。但是由于房地产档案自身的特点和实践经验的局限,当前我国房地产档案管理还存在一些问题,值得我们重视。加强和完善房地产档案工作,避免“房叔”、“房姐”等社会问题的再次出现,服务社会主义建设大局,是房地产档案管理应该始终把握的发展方向。
参考文献:
[1]房地产档案管理工作中的常见难点和对策_孙庆萍
[2]关于房地产档案管理现状的分析_梁伟清
[3]论加强房地产档案信息管理的对策_王云庆
[4]浅谈当前房地产档案管理的现状及相关对策_刘晓秋
论文作者:莫丽芳
论文发表刊物:《基层建设》2017年3期
论文发表时间:2017/5/4
标签:房地产论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 信息论文; 材料论文; 《基层建设》2017年3期论文;