档案管理信息系统建设中的问题分析
刘银雪
(巨野县康复中心，山东 巨野 274900)
摘 要： 随着科学技术的进步，我国信息化建设迎来了空前的发展，以计算机技术为主的档案管理系统逐渐成为企业信息管理的发展目标。但是在档案管理信息系统建立的过程中，不仅需要注入大量的人力、物力和资金，而且经济效益还达不到预期效果。在此基础上，本文将对档案管理信息化系统建设面临的问题进行分析，探究有效的解决措施，为推进社会信息化进程贡献一份力量。
关键词： 档案管理；信息系统；问题
档案管理信息系统作为事业单位信息管理的重要工具，能够帮助事业单位实现专业化、系统化的信息管理模式，促进事业单位档案信息管理质量的提升。根据档案管理信息系统的建设现状来看，影响档案管理信息系统建设的因素存在复杂性和多样性。但是由于相关档案系统建设单位对影响因素的复杂性和认识不足，没有做好充分的建设准备，导致构建出的档案管理信息系统达不到预想效果，体现不了实际的应用价值。
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（3）根据改造方案，组织技术人员设计并绘制开放式炼胶机电力拖动系统控制原理图（如图4为控制原理图示意图）；
一、系统规划不够科学，无法保障系统建设进程
在近几年的发展中，档案管理信息系统化建设虽然已经取得一定成就，但是针对社会发展而急速增加的管理需求，当前档案管理系统仍然存在一些局限和问题。例如：系统建设与档案管理需求不协调、系统结构不完善、系统性能低、投资多受益少等等，都是当前档案管理信息系统建设需要改善的问题。因而，在进行档案管理系统建设时，需要综合考虑社会发展变迁、部门未来规划、系统功能需求、系统性能等多方面的因素，结合档案管理工作的情况，构建岀科学合理的系统建设规划方案，为系统建设树立明确的目标和方向。通过这样的方式，可以让档案管理信息系统建设的整体过程更加规范，实现系统建设与事业单位协同并进的发展。另一方面，随着时代的发展和变迁，档案管理工作内容、结构也会随之变化，想要实现档案管理信息完全系统化，需要对档案管理信息系统建设进行科学规划，这样才能提升系统的使用价值。与此同时，在档案管理信息系统建设中，包括有系统概要设计、程序开发、系统测试等基础环节，而且还会涉及系统维护、系统更新等工作任务。由此可见，档案管理系统建设不是一朝一夕就能完成的，而是一项长期性的工程，构建科学规划是非常必要的。
二、用户参与程度低，无法充分满足管理需求
档案管理信息系统建设的最终目的是满足单位档案管理需求，提升档索管理的效率和质量。但是在实际的系统建设过程中，由于系统需求用户参与程度不足，而系统建设人员对档案管理需求业务了解又较少，进而导致系统达不到预想的建设效果。另一方面，由于系统用户与建设人员缺乏有效的沟通，导致系统功能技术无法全面反映用户需求，同时也不利于用户对系统制约条件、建设问题进行深入了解，影响了档案管理系统的质量。基于这样的现状问题，在档案管理信息系统过程中，需要强化系统技术人员与用户的沟通，确保系统技术人员全面深入地掌握档案管理信息系统所需功能。由此，系统技术人员可以结合业务需求、使用特点等信息，完善档案管理信息系统的功能，最大限度地优化系统的运行效果。与此同时，在档案管理信息系统应用时，用户也需要有效掌握系统的功能、结构以及运行条件，以系统建设者的身份参与到系统开发的各个不节，这样才能构建出档案管理需求的信息系统。
三、系统测试过于形式化，无法保障系统运行质量
在档案管理信息系统建设中，大部分事业单位由于自身软件技术的局限性，会将系统开发业务委托给专业软件开发公司进行建设。与此同时，系统测试作为软件开发的重要环节，做好系统测试环节不仅能够保障系统质量和性能，而且还是实现系统功能的最后关卡。但是，系统测试工作需要花费大量的人力和时间，由此部分软件开发企业在系统开发时，为了追求开发时间和速度，忽视系统软件的测试环节，影响了档案系统使用质量。因此，事业单位在进行档案管理系统建设时，可以安排专业技术人员监督系统测试环节，定期检查系统测试的成果物，有效解决测试中出现的问题，避免影响后期的测试质量。这样，既可以及时解决纠正系统中的问题，优化系统性能，还可以提升档案管理信息系统的开发质量，为档案管理信息系统的实际应用提供保障。另一方面，档案管理信息系统维护工作不到位，无法保障系统的稳定性。“系统维护”是档案管理信息系统建设中非常关键的一部分，不仅影响着系统的使用年限，而且还关乎系统的运行质量和性能。将系统维护工作落实到位，可以保障系统要素及时更新和完善，优化系统的运行质量。但是在栏案管理信息建设过程中，部分事业单位由于缺乏专业技术人员而忽视了系统维护工作，一旦系统发生故障，系统用户不仅无法及时解决，还会影响了档案信息的管理。因此，在档案管理信息系统建设中，强化系统维护的重视程度，培养专属的技术维护人员，保障系统软件能够及时更新，才能进一步保障档案管理信息系统的运行质量。
四、结束语
总而言之，在信息化时代不断推进的过程中，落实档案管理信息系统建设是事业单位发展的必经之路，对提升信息管理质量有着积极作用。与此同时，通过分析档案管理信息系统建设的问题，加强用户的系统开发体验，构建出合理科学的系统建设方案，落实每个环节的系统质量检测，可以全面提高档案管理信息系统的质量，优化档案信息管理环境，促进事业单位的健康成长。
[ 参 考 文 献 ]
[1]陈勇.高校档案管理信息化建设中的问题分析及对策研究[J].才智,2017(3)：58+60.
[2]汪建萍.人事档案管理工作中的问题及分析[J].中国管理信息化,2017,20(16)：164-165.
中图分类号： G270
文献标识码： A
文章编号： 1006-0049-(2019)12-0224-01