电子档案的法律效力初探，本文主要内容关键词为：法律效力论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子档案能否具有法律效力，关键在于它能否为事实提供法律证据，这是电子档案能否具有法律效力的基础。按照我国现有法律的规定，证据是指能够证明某一特征事实的真实存在的一切事实，它具有客观性（也称真实性）、相关性、合法性三个基本特征。从理论上讲，电子档案具备法律证据的三个基本特征。
首先，电子档案具有客观真实性。证据的客观真实性，是指它所反映的内容是客观存在的事实，是法律关系发生、发展或变更终止过程中形成的事实，或者是客观事实的真实记载与反映。电子档案作为办公自动化的产物，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，是人类现代生活的客观反映。电子档案作为新型载体档案，不仅具有档案原始记录性的本质属性，而且具有法律证据价值的属性。
其次，电子档案具有相关性。电子档案作为人类社会活动的新型历史记录，必须与社会各项事务息息相关，是社会各项工作的直接记载。因此，它能够直接或间接为社会各项活动提供相关的原始证明和第一手资料。
第三，电子档案能够取得作为证据的合法性。一方面，电子档案作为证据的取证程序必须合法，这是法律证据的普遍要求；另一方面，电子档案作为证据必须符合法律规定的特定形式。《中华人民共和国行政诉讼法》规定证据的七种类型为：书证；物证；视听资料；证人证言；当事人的陈述；鉴定结论和勘验笔录、现场笔录。电子档案可归为“视听资料”一类。“视听资料”是介于书证和物证之间的一种独立的新型证据形式，它以其内容，即音、像储存材料，而不是以其外部特征来起证明作用，因此，视听资料具有可固定、可保全、更接近事实的优势。
电子档案虽然在理论上具备法律证据的效力，但在实际中又因其原生信息的安全性、真实性得不到有效保障，而难以成为合法的证据。究其原因，主要有以下三方面的障碍：
1、认识障碍。电子档案不具备“白纸黑字”的直观性， 它是以机器能识别的二进制数字代码为记录符号，而不是以人们可以直接阅读的文字、图形、图象等为记录符号。因此，人们无法从其载体上直接读出其内在记录的信息内容，而必须依赖特定的计算机设备加以解读。可见，电子档案的信息内容已经不是传统物理意义上的原始实体状态，而是由特定“记录”结合而成的“虚拟”状态，其存储信息的虚拟性、流动性以及载体与信息相互分离的特点通常不被读者所熟知。而且，有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像传统的纸质档案那样，载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。因此，对电子档案特点与性能认识的不够深入，是电子档案证据价值难以确定的障碍之一。
2、技术障碍。电子档案是现代科学技术发展的产物， 而现代科学技术的应用常常带来“正”、“负”两方面的效应。电子档案的数字化生存方式，已经为人类的信息管理提供了极大的便利，其海量存储和网络传输，摆脱了纸质档案信息的时空限制，使档案信息能够充分发挥资源共享的优势，极大地促进了档案信息管理水平的提高。新技术的应用，也给电子档案的管理带来了新的技术难题，突出表现为：（1）电子档案的原始记录性难以确认。由于电子档案具有易复制、修改、删除的特点，而且修改、复制后能与原件保持完全一致而不被察觉，同时电子档案在保管利用过程中，随着计算机技术的日新月异，硬、软环境变化很快，需要不断更新设备和转换新的格式，这就使得档案“原件”的概念变得难以确认。（2 ）电子档案的真实安全性难以保障。电子档案载体与信息内容的流动性和互相分离性，决定了电子档案的不稳定性。因此，电子档案首先要有良好的存放环境和设备条件来保证其载体不受损伤，同时它还要有严格的利用制度和保存环境，如防磁化、抗破坏等特殊环境，来保证电子档案信息内容不被修改、盗窃和丢失，从而确保电子档案信息的安全和保真。（3）电子档案易受到“计算机病毒”的感染。计算机病毒具有多样化、传染性和再生性等特点，它能够通过网络广为扩散，也可以通过复制、使用传播，并且它的发作具有偶然性，不易发现，令人防不胜防。计算机一旦染上病毒，不仅能使电脑指令紊乱，而且直接破坏各种文件和数据，导致文件、数据的丢失，其危害性极大。这是电子档案在保管利用中迫切需要研究解决的技术难题。
3、立法障碍。电子档案要成为法律证据， 一个重要的前提是还必须用法律的形式明确其法律效力，规定其作为证据的合法性。由于人们对电子档案的认识还有待加深，加之目前的技术手段不甚发达，导致不同的国家对电子档案的法律效力问题持不同态度。以电子邮件为例，美国联邦区级法院申明打印出来的电子邮件具有证据价值，而在丹麦则认为电子邮件没有作为证据的审判先例，其法律地位尚不能承认。其中美国的作法代表了目前较普遍的观点：采用“双套制”的方案保存电子档案，即在保存好电子档案本身，以充分发挥电子档案在信息存在、利用、传输、检索上的特长，满足档案信息资源共享需要的同时，将电子档案硬拷贝输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的形式来保持其证据性和原始性。这一方案虽属客观需要并将长期采用，但对现有档案保管设施水平和空间能力而言，都是一个不小的压力，由此，以立法的形式确认电子档案的法律效力问题，目前也存在较大的障碍。
电子档案的法律效力问题，不仅仅是一个法律问题，而且是一个技术问题和认识问题，因此在实践过程中，应积极采取相应对策。
1、必须进一步强化电子档案的管理。 电子档案的完整与安全保管是电子档案发挥效能的基础，在电子档案的法律地位尚未确立的现实状况下，电子档案的安全保管问题尤为迫切。一方面必须创造良好的保管条件，包括与纸质档案同样要求的温湿度环境，以及防磁、防有害气体、防擦划伤、防尘、防形变等保护措施，以确保信息与载体的完整与安全，同时还应采取再生性保护措施，诸如适应性载体转换和硬拷贝等手段，以延长载体的寿命；另一方面必须引进并研究电子档案所需的硬软技术环境。随着计算机硬件技术的日新月异，软件平台的不断改造升级，电子档案在长期保管过程中，必须实现技术的兼容性和通用性，研究采用合适的保管格式，以保证电子档案信息的长期利用，从而为实现电子档案的法律证据价值奠定物质基础。
2、进一步加大电子档案科技创新的力度。 电子档案是办公自动化的产物，从根本上讲是科技发展的结果。因此，电子档案保管上的技术难题，必须依靠科技发展才能从根本上得到解决。目前，在电子档案技术保护中，存在着信息加工传递中的失真和利用中的删除、修改两大难题，因此档案部门在普遍采用“双套备份制”的情况下，首先应当加强电子档案信息利用控制的研究，包括采用数据加密技术，用户身份验证技术，以控制利用的权限和范围，保护电子档案管理系统的信息安全。其次档案部门在对电子档案实行集中管理的过程中，应该加强与专业技术机构之间的合作，以充分利用现有电子技术资源和文件管理方面的智力资源，使电子档案的管理更加科学和有效。
3、加紧电子档案的立法。 电子档案的发展已成为时代发展的潮流，档案立法必须适应这一变化，而我国电子档案的立法严重落后于电子档案发展的客观要求。因此应当加强这方面的立法工作，在国家法律、法规及相关档案法规中明确电子档案的法律地位，同时制订切合实际、切实可行的电子档案管理法规，包括电子档案归档管理的业务标准、电子档案管理利用办法等，以促进电子档案的合法化和档案工作的现代化。