关键词：档案；保密管理；利用
档案部门的主要职能是承担企业档案资源建设和提供档案资源利用服务，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用服务的工作是履行这两大职能的重要基础。每一个步骤和细节都必须按章行事，不可略有差池。而今，档案开放利用不断的深入，档案的保密工作经受着巨大的考验，工作难度也不断增大，如何迎难而上，建立健全各项档案管理制度，增强法制意识，既做好档案保密工作又能使档案更好地为经济和社会的发展提供服务.
一、档案保密管理工作的重要意义
保守企业机密是每个档案管理人员应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。档案工作中应处理好利用与保密的关系，加强制度建设，强化监督措施，做好档案的审查、解密和利用的基础工作，从而做到既能有效利用档案，又能保证档案的完整与安全。当然，档案应该注意保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。
作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守企业机密档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限，在开放档案为社会服务的同时全面做好保密工作，这是档案资料使用管理中的重要环节。
二、档案的利用工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。保守企业机密是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三、档案保密管理与利用的优化策略
1、正确处理好档案保密与利用的关系
档案是信息的密集体，网络是信息的高速公路。档案信息作为现代信息的重要来源与其它信息源比，区别在于档案信息的原始性、可靠性和凭证性。在所有信息源中，档案信息最具有权威性。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
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2、做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。在档案利用工作管理中，要根据不同的利用对象的不同目的，加强监督、监护。有条件的档案馆室可以安装摄像监视器，防止偷撕或涂改档案。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
3、建立法制秩序
在对密级档案进行调整的过程中，不应该只立足于眼前的工作，要将目光放长远一些。在以往的密级档案管理工作中，保管的制度还不是很完善，不能适应新的保密法中的规定，所以在档案保管的制度中，还要添加一些能适用于现代保密档案管理的工作内容。为了保证涉及档案管理工作的规范化和制度化，要完善相应的制度。首先，建立一套涉密档案的密级划分制度，这样能使保密期限满的档案进行自动解密；其次，建立调密通知的制度，主要应用与提前解密的档案或者是密级有升降变化的档案，并且能下发正规的通知单，方便工作的衔接，还能随时掌握档案的密级情况；最后，建立一套涉密档案的接受制度，使涉密档案的管理工作更加规范化。
4、科学管理涉密档案
以往的档案管理工作中，管理人员总是将涉密档案和普通的档案混合管理，并且混合利用，这样加大了档案的泄密现象，所以，采取合理的涉密档案保管是很有必要的。对于以前的档案存放不去挪动，但是在以后的档案提供利用的时候，如果涉及到涉密的档案，就不能向外提供，并且对那些涉密的档案进行密封处理，保管好档案。在以后的涉密档案管理工作，就要每份档案都单独保存，不能再出现与非机密档案相混淆的现象出现，使以往工作中的管理漏洞给填补上，使涉密档案和非涉密档案都能够统一管理类，为以后的利用工作和密级调整工作带来方便。
5、抓“监督”，确保档案利用保密性
在监督档案利用过程中，首要是建立保密队伍。在档案保密利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
6、使用各种新型档案保密管理技术手段
多媒体以及电子档案的保存方式主要有两种，一种是借助于存储盘进行保存，另一种则是直接存储与网络数据服务器上。对于通过存储盘等存储介质保存的电子档案资料，重点应该做好存储介质的安全保管，定期进行消磁以及修复，避免档案数据资料的丢失。对于存储于网络数据库内的档案资料，则首先应该强化与网络数据库相关的计算机信息系统的管理，通过设置内外网隔离或者是登录访问权限，并设置完善的防火墙，保证档案资料不会受到非法的窃取。此外，如果保存档案资料的计算机出现损坏需要修复时，应该严格按照相关的保密管理规章规定，上报档案管理保密委员会，由指定的电脑维修部门对电脑进行修复处理，避免涉密计算机中档案资料的流出泄露。
结语：为了适应时代的发展和经济的需求，我国企业必须加强档案保密管理和利用工作，才能使企业更好的发展，提高经济效益。就目前的形势进行分析，要想使得档案实现良好的保密管理和利用，就需要档做好档案保密管理中档案密级调整工作，建构相应的制度，实施科学化的管理，加强监督和提升档案利用的保密性，從而可以更好的推动档案工作的发展，实现档案的真正价值。
参考文献
[1]杜玲.企业浅析如何保障档案管理的保密性[J].企业民营科技,2018(11)
[2]林晓娟.企业浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策[J].企业信息技术,2017(07)
[3]贺铮铮,周月辉.企业浅谈如何做好档案管理保密工作[J].企业办公室业务,2017(17)
论文作者:王亚茹 许正国
论文发表刊物:《城镇建设》2019年22期
论文发表时间:2019/12/16
标签：档案论文; 工作论文; 密级论文; 保密工作论文; 企业论文; 档案管理论文; 目的论文; 《城镇建设》2019年22期论文;