（河北省唐山市曹妃甸区第一中学，河北 唐山 063200）
摘要：大数据是近年来被热炒的一个词，这一概念首次由美国麦肯锡公司于2011年提出，它的发展历史虽然不长，却已经渗入我们社会生活的各个层面。学校的档案，是学校各个时期重要阶段工作的重要历史性依据，它的数量大、种类多，与许多人的切身利益密切相关。学校档案管理，离不开大数据技术提供更多的支持和服务。本文试对学校档案管理当中如何应用这一技术及如何优化加以分析和探讨，希望能对同行有所借鉴，并对促进学校进一步发展起到一定作用。
关键词：大数据；档案管理；优化方法
进入大数据时代以来，我们的基本生活深受它的影响，给我们的生活带来了诸多的便利，成为日常生活不可或缺的重要组成部分。对学校档案管理来说，它提出了新的要求和标准。
1.档案管理方面体现的新动向
档案管理工作，主要特点是纷繁复杂。特别是一些人数多，成立时间长的单位，档案的体量更是大得惊人。大数据中的“大”既包括了其巨大的数据体量，也包括了数据类型多、处理速度快。学校的人员数据多，发展历史长，档案的种类和数量都十分惊人。特别是近年来，计算机技术的高速发展和普及率的不断提高，使学校学生的档案实现了电子化和无纸化管理，更使人们充分感受到了大数据技术的巨大效果。目前，学校档案管理体现了以下几个方面的新动向。
1.1体量动态性
我国是一个人口多、民族多的大国，同时，也是一个高度重视教育的国家。自古以来就有“学而优则仕”的说法，国民教育“国民化、大众化”特点突出，不管是高等教育还是中等教育以及义务教育，教育开放程度不断提高，实现了“井喷”式发展。特别是进入信息化社会以来，学校档案管理内容出现了“爆炸式”增长。以往，学校的档案是单一的结构化的数据，如今，各类课件、网页和视频及图片等，都成为档案管理内容。数据的类型包括了三大类，分别是：1、结构化；2、半结构化；3、非结构化。这使得档案管理资源出现类型多样化和数据海量化的新问题。在这种情况下，大数据技术成为有效解决这一问题的利器和手段。
1.2空间动态性
当前，作为信息化时代的产物，学校的档案信息是“无纸化和电子化”形式存在。它有效解决了原来档案管理工作中的存在的“信息孤岛”问题。它使得档案资源交流与共享的范围越来越大，它可以是不同校、不同市、不同省之间，甚至是不同国家之间进行交流。当前，高校学生档案信息已经实现了“学信网”的共享。今后，信息化建设将使它的范围不断扩大 ，涵盖学生学习的全过程及各个阶段的信息，成学校档案管理重要组成部分。大数据技术，则成为这些信息连接的桥梁和纽带。
1.3时间动态性
档案是一个单位不同历史时期的产物。具有较强的时间性。大数据的支持，使学生的档案信息在每个流程（如：生成、加工以及归集和传播利用）都在产生“质的变化”。主要表现在：1、由传统的延时生成变成了现在的“即时生成”；2、档案信息由定时加工变成了现在的实时加工；3、档案信息传播由静态变成了动态。所以，档案管理流程日趋方便，实现了“即时化传输”、“实时化共享”和“即时化生成”。当然，还要解决了学校网络扩容以及数据录入时或造成系统瘫痪等实际问题。这一点同样不容忽视。
1.4价值动态性
档案的价值主要体现在它的历史性和依据性。大数据技术主要优势在于挖掘数据价值。档案数据的海量化和多元化，对快速查出有价值信息提出新要求，并有一些重点性问题应引起注意。如：1、传统学校在档案管理方面存在技术偏差和技术落后，对档案信息可靠性造成影响，并难以验证它的真实性；2、如何通过多渠道验证信息真实性；3、如何加快档案信息价值实现最优化和最大化。
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2.大数据环境如何影响学校档案管理流程
2.1影响了对档案收集环节
档案是随着时间的推移及单位的生产经营而同时产生，。档案的种类多，数量大。在传统的档案管理工作中，多由各单位、各部门指派专人负责，并由档案管理部门人员在每年的年终及次年年初时统一收集。进入大数据时代之后，档案管理人员，应该及时转换思维，充分认识到“超前式思维”和“前端化控制”重要性，将档案管理工作的相关要求嵌入其他各类管理系统中。同时，从学校管理层面，还应切实提高学校资源的深度、广度以及丰富度和价值度方面的管理，积极支持档案管理工作，为学校快速发展发挥好服务作用。
2.2影响了档案的加工方式
传统的档案管理，档案的鉴定和加工全部由人工完成。如各类文书档案的归档，就是由档案管理人员具体负责的。而进入到大数据时代之后，档案的鉴定方面变化是转由人工智能方式来展开的。同时，也由此带来了对加工信息及加工方法方面的创新需要，这样，才能实现多元化和海量化信息快速化、提纯化处理，为实现档案数据便捷化利用，打牢为学校服务的基础。
2.3影响了档案存储方式
传统的档案，需要大量的库房，并要在库房方面增设大量的硬件设备。而大数据环境下，则需要建构为海量数据提供服务的“底层存储”以及“分布式系统”的架构，提高数据存储空间前瞻性、扩展性和可用性，以满足未来需要。此外，还要考虑避免在存储空间建设中出现“信息孤岛”，符合“异地资源共建共享”方面更多需要。从这方面来说，应该主要应考虑和满足建设内嵌外部接口及外部通道。
2.4影响了档案服务方式
传统的档案服务，一般是以满足企业或事业单位的内部需要为主要内容，服务对象多数是一些相关部门，服务方式也相对原始和简单。进入大数据时代之后，档案服务的对象范围和数量都会同步增加。它要求档案服务方式应该满足不同部门的不同要求，深入开发各种检索查询方法，使用户需求能最大限度的满足的同时，还要积极做好数据模型的构建，做好海量性数据的相关性分析，实现档案的资源化，成为新的知识资源，更好发挥智能服务及知识服务这一社会功能。
3.实现优化学校档案管理主要方法
学校档案的管理水平，在相当程度上是学校管理水平的一个体现。因此，学校的档案管理工作应该不断加以优化，并从以下方面开展。
3.1要进一步牢固树立“以需为本”服务理念。大数据时代，学校档案的需求者在不断扩大，服务范围包括了学校内容和社会大众。因此，学校的档案管理工作，应该在相关法律规范的框架下，提高档案服务的深度及服务的广度，并切实提高档案的可信度和真实度。
3.2要进一步掌握新时期档案管理先进技术。档案管理技术与是在与时俱进的。当前大数据的技术的快速发展，所产生的经济效益和社会效益都十分巨大，但新的技术势必会将其取代。我们要坚持思想上技术上的与时俱进，紧跟时代步伐。
3.3要进一步挖掘档案资源内在性价值。当前，学校档案管理者应该充分认识和发挥大数据技术的优秀功能，将它作为一座富矿来深入探索，使它释放出更多更大的潜在价值。
4.结语
总之，在大数据这一特殊的时代背景下，学校开展档案管理工作，必须深刻认识到这一先进的技术对学校在档案管理工作方面带来的机遇、变化和挑战，真正做到快速适应变化、积极应对挑战，为档案管理工作进一步促进学校各项工作实现良性快速发展发挥应有的作用。
参考文献
[1]李菁.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].人才资源发，2016（12）：173.
[2]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）：79.
[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（06）：48-50.
论文作者:孟爽 孟丽
论文发表刊物:《信息技术时代》2018年4期
论文发表时间:2019/1/21
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