数字档案馆业务流程分析和评价体系研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,业务流程论文,评价体系论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
天津市档案局“数字档案馆业务流程分析和评价体系研究”课题荣获2014年度国家档案局优秀科技成果二等奖。国家档案局的鉴定评审意见认为，该项目部分研究成果具有创新性，达到国内先进水平。 研究内容 1.数字档案馆建设的相关文献研究和实践分析 对国际上几个著名的数字档案馆相关标准规范进行实践案例分析，重点分析了DOD5015.2电子文件管理软件应用系统设计标准(美国国防部第5015.2号标准)、MoReq(欧洲电子文件管理模型需求)、DIRKS(澳大利亚电子文件管理指南)、ERA(美国)电子档案馆功能需求，和我国的数字档案馆建设指南。 2.数字档案馆系统模型与功能分析 以OAIS为数字档案馆系统参考模型，结合天津市数字档案馆应用系统应用功能架构，研究数字档案馆六大功能实体，包括档案收集功能、档案存储功能、数据管理功能、系统管理功能、保存规划功能、档案利用功能，以及每个功能实体所对应的功能模块。 3.数字档案馆业务流程研究 该课题主要研究数字档案接收业务流程、数字档案三性保证业务流程、数字档案封装流程、数字档案长期保管流程、数字档案利用流程等数字档案馆建设业务流程。 4.研究数字档案馆评估方法，建立数字档案馆建设的评价体系 数字档案馆系统评价是对系统进行全面估计，检查、测试、分析与评审，将实际指标与计划指标进行比较，以求确定系统目标的实现程度，并对系统建成后产生的经济效益和社会效益进行全面评价。课题系统研究了数字档案馆评价模型确立、数字档案馆评价体系框架确立、数字档案馆评价的基本指标、评价权重和数字档案馆评价指标的量化方法等。 主要成果 1.数字档案馆主要业务流程分析 (1)数字档案接收业务流程 接收系统能够将移交单位的数据信息准确完整地接收到系统中，支持批量数据导入。文件信息传输要能够保证信息安全和连贯，支持文件安全传输，对大文件和音频、视频文件采用文件流的形式传输，支持断点续传。数据接收时对所支持的数据类型要有很好的兼容性。数据接收时要对数据的完整性、规范性进行检测。 (2)数字档案三性保证业务流程 档案数据的真实性保证流程：采用数字签名(数字摘要)的方式，所不同的是，由于这个环节采用了EEP封装包的方式，因此，数字签名(数字摘要)是嵌入到封装包的结构中的，从而实现EEP封装包的自描述、自包含、自证明。对档案数据真实性的保证可以采用MD5数字摘要的算法进行保证。 完整性保证业务流程：按照DA/T 46《文书类电子文件元数据方案》，定义应用软件的数据接口和完整性校验条件，当电子文件移交进馆时，按照标准的要求对其元数据的完整性进行校验，并提醒档案管理员元数据是否完整。按照DA/T 48《基于XML的电子文件封装规范》的要求，设计EEP封装包，将进馆电子文件的元数据完整地封装成EEP封装包格式，实现电子文件及其元数据的自包含，进一步保证电子文件的完整性。 有效性保证业务流程：其有效性保证从以下几个方面进行考虑：①对于主流的归档文件格式(如PDF、DOC等)进行可读性和规范性检测，保证其可读并符合相关格式标准(如PDF1.4)。②目前国家尚未规定明确的归档文件格式，但在档案软件的设计中要考虑非标准格式到标准格式的转换功能，比如PDF格式转化为OFD格式(符合国家标准的版式长期保存格式)。③对存放电子文件的载体进行检测，包括随机抽样检测、指定抽样检测、全盘完整检测等，提供完备的载体备份记录，并可恢复被检测载体中的损坏文件。 (3)数字档案封装流程 提供了5种可选的封装方式来满足各种各样的用户需求，具体如下： 第一种方式，封装引擎嵌入在OA系统和档案管理系统中，OA系统和档案管理系统采用紧耦合方式调用封装引擎组件实现EEP封装。 第二种方式，封装引擎只嵌入在档案管理系统中，OA系统将需要归档的文件和元数据导出(可以定义一个中间格式的XML文件)，导入到档案管理系统中，或者通过文档一体化的方式归档到档案管理系统中，档案管理系统采用紧耦合方式调用封装引擎组件实现EEP封装。 第三种方式，将档案管理系统或者OA系统(如果该单位还未建立档案管理系统)中需要上报的数据按规定要求导出成XML文件，然后用EEP封装工具将需要上报的文件打包成EEP封装包。 第四种方式，档案管理系统直接访问档案馆提供的封装WEB服务(Web Service封装服务)，提交相应的元数据及文件，进行打包、签名和上报。 第五种方式，立档单位可将零散的电子文件直接上报至档案馆，档案馆工作人员对上报的电子文件进行审核和整理后，通过EEP封装工具对电子文件进行打包、签名和移交，最后形成EEP封装包。 在以上五种封装方式中，第一种方式需要对各机关立档单位的OA系统及档案管理系统都进行改造，改造工作量大，项目实施费用高；第五种方式对档案馆的工作人员来说工作量会比较大；第四种方式需要具备非常好的网络、硬件条件，可以作为将来的扩展考虑。 (4)数字档案保管流程 电子档案保存业务主要包括保存策略管理、存储环境管理、备份载体管理、文件迁移及电子库房管理。 保存策略管理：数据存储就是严格按照保存计划对电子档案数据进行长期保存管理，系统提供存储规则的制定、存储路径的设置、存储方式的选择等功能。系统要求能够支持常见的存储架构(SAN、NAS、DAS等)和存储方式(在线、近线、离线等)，通过简单的设置就能够把电子档案保存到目标存储位置上。 存储环境管理：在线存储一般按照分类组织规则建立多级文件夹存储电子档案，要求建立文件夹的命名规则，文件存储结构可以定义和配置，以便脱离应用系统本身在权限允许的情况下也可以找到所需要的电子档案。要求系统提供存储磁盘空间管理功能，便于管理员进行存储管理操作。 备份载体管理：系统应该提供对备份光盘载体的全面管理功能，包括可以对备份载体刻录；可以对备份载体的信息进行管理；可以对备份载体进行检测；利用光盘脱机浏览工具可以进行光盘浏览，查阅光盘信息和电子全文信息。 (5)数字档案利用流程 根据电子档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。电子档案利用包括： 数据发布：根据不同的利用要求(如权限控制、发布范围控制)按条件生成发布信息包(DIP)，同时完成文件格式转换、打包和导出操作；数据发布之前首先需要完成电子文件的开放鉴定，根据鉴定的结果进行相应的发布操作；对于同一网段的数据发布，可以不形成物理的DIP包；如果涉及跨网段的数据发布，则必须形成物理的DIP包；电子文件利用格式的选择不一定和存储格式一致，系统需要提供从存储格式到利用格式的转换功能。 数据检索：提供组合查询、自定义条件查询、树状浏览、跨档案门类一体化查询等查询方式，并实现电子文件的全文检索功能，提高目标档案的查全率与查准率；对查询结果能够进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理；实现严格灵活的权限控制，支持条目级和全文级的赋权审批和权限定时收回；检索功能的客户端响应速度应在用户可接受范围之内，如果出现较长时间的等待，应采取进度条等方式进行提示；条目检索之后，如果权限允许，可以同时调阅全文，系统内置全文浏览器，可以实现常见文件格式(包括文本类的PDF、图像类的JPG、音视频类的FLV等)的全文浏览。 档案借阅：利用者先进行检索，既可以在查到条目信息之后提出借阅申请调阅全文，也可以申请查阅当前没有权限查看的档案条目；系统提供借阅记录功能，对于当前用户的历史借阅记录进行管理，包括借阅时间、借阅单号、审批人、审批结果等；借阅时，先要填写借阅申请单，将借阅人、借阅目的、借阅期限等内容填写完整。 借阅审批：对于利用者提出的借阅申请，档案管理员可以进行审批并临时赋权；系统支持基于工作流的多级审批，审批通过的档案允许利用者查阅档案条目或者全文；审批时可以设定有效期限，过了期限，权限自动收回，利用者不可以再查阅该档案；审批时即可以控制到档案的某个属性(如开放/控制，全宗、年度等)，也可以控制到某条记录/某件档案，还可以控制到某一件档案中的某个电子文件。 2.数字档案馆综合评价方法DSGA法 该课题综合德尔菲法(Delphi Method)，合作博弈的Shapley值法、灰度综合评价法(Gray method)和层次分析法(AHP)构建一种新的数字档案馆综合评价方法DSGA法。DSGA法的步骤如下： 第一步，采用德尔菲法(Delphi Method)，对数字档案馆评价指标体系进行调查，形成评价矩阵D[(S)]。 第二步，采用合作博弈的Shapley值法，求解合作联盟下的各个伙伴所得利益分配的Shapley值，形成评价联盟专家的影响因子矩阵。 第三步，确定评价灰类的等级数、灰类的灰数及灰数的白化权数，形成各个评价灰类的灰色矩阵R[(s)]，求解数字档案馆评价指标的权重和重要度排序。 第四步，采用层次分析法(AHP)对评价矩阵进行一致性检验。 第五步，形成数字档案馆评价体系。 应用前景 该课题研究成果可为全国各地开展数字档案馆建设的业务流程分析提供帮助，为全国各地开展数字档案馆评价提供新的方法，为其他类似工作评价提供方法。标签：档案管理系统论文; 业务流程管理论文; 系统评价论文; 数据封装论文; 档案管理员论文; 软件论文; 功能分析论文; 元数据论文; 电子论文;