国际物流业务的责任分工与风险防范_国际物流论文

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国际物流是跨国界的、流通范围扩大了的物的流通[1]。它的目标是在最短的时间内,将货物以最高效、最节省的方式送达至正确的目的地。国际物流以国际运输为主体,还包括包装、储存、装卸、搬运、报关报检、国际配送、货物跟踪等活动。由于业务环节多、涉及面广、手续繁杂、时间性强、国际形势和政策多变,国际物流所面临的情况非常复杂,同时,国际贸易和跨国经营具有金额大、周期长等特点,使得交货品质、数量和包装条件不尽符合合同规定,形成物流活动中更大风险。

本文在具体操作的层面上从专业国际物流公司与客户(包括货主、收货人、发货人或其代理人)之间关系的角度,探讨国际物流业务中的责任、风险及其防范技术问题。

一、国际物流业务中的主体身份及其责任划分

随着社会分工精细化和服务外包在国际物流领域的迅速发展,收发货人往往把国际物流业务进行打包,整体外包给专业物流公司,再由专业物流公司将运输、仓储、包装、报关报检等具体业务分项委托给不同业务主体。当然,专业国际物流公司也可能自身拥有运输工具,或仓库、车队、货站等内陆运输资源,或港口、码头、机场、堆场等运输节点资源,从而同时担当实际承运人角色。目前,我国有85%-90%的国际物流业务,由独立于收发货人以外的专业物流公司来完成[2]。

根据《国际货运代理通用交易条件》(国家标准GB/T22153-2008),专业物流公司可以以自己的名义,也可以以托运人(收发货人)的名义开展国际物流业务[3]。专业物流公司处在不同的法律地位上,决定着承担不同的责任和义务[4]。

(一)作为代理人的责任

通常情况下,专业物流公司提供的服务,均是以客户的代理人身份进行。此时,委托人(货主或收货人或发货人)是被代理人,专业物流公司是纯粹的代理人,与客户签订委托合同,而不是运输合同,它以托运人的名义,代理国际间货物运输等物流业务。

根据我国《民法通则》第六十三条规定:“代理人在代理权限内,以被代理人的名义实施的民事法律行为,被代理人对代理人的代理行为,承担民事责任。”因此,在授权范围内,国际物流公司及其雇员的代理行为,由托运人承担责任;若超越授权范围则由公司自行承担。按照民法上的过错原则,公司及其雇员有过错(包括过失或故意)的情况下,才需要对其后果承担责任。根据《国际货运代理作业规范》,公司对以下行为承担责任:(1)安排运输错误产生费用损失;(2)报关报检失误、违反规定产生额外税费罚款;(3)代办保险失误得不到赔偿;(4)接受委托包装加固不当、临时保管不当、选择承运人或仓储不当造成货物损失;(5)交付货物证据不全丧失索赔权,自身过程造成他人箱体设备损坏;(6)因侵权造成第三方人身或财产损失。需要注意的是,公司只能代理同一票货物的某一方当事人,而不能作为双方代理。

(二)作为当事人的责任

根据《国际货运代理通用交易条件》(国家标准GB/T22153-2008),下列情况下,公司作为当事人:(1)公司自身或其雇员对货物进行实际运输、搬运或储存的;(2)在货物交付公司掌管前,货主书面要求公司提供承担全程或部分运输任务的承运人名称,公司在收到该书面要求后28天内没有提供的;(3)公司以书面形式明确表示同意作为当事人的;(4)法院判决或仲裁机构裁定公司为当事人的。在实践中或司法仲裁中,判断公司是代理人还是当事人,都需要以合同的内容、提单签发主体和货代具体业务活动等作为实质性认定标准,进行综合考虑才能确定。

作为当事人的公司,充当独立的合同当事人,以自己的名义,而不是委托人的名义来办理业务。公司不仅要承担自身及自己雇员过错造成的责任与风险,还要对因履行国际物流合同而雇佣的承运人和分包人等第三人的行为和疏忽承担责任。特别地,当公司作为国际多式联运经营人时,其责任判定应依据“网状责任制”原则,对全程负责,即使国际物流公司自身并不拥有船舶或其他运输工具也一样。

二、国际物流业务面临的风险

只有将货物顺利接收、运输并交付给相对人,才能实现物流服务的初衷和目的。因此,专业物流公司不仅要站在自身角度(与收发货人对立的角度)上防范客户信用风险和自身责任风险,也要站在收发货人的立场上防范物权风险。

(一)客户信用风险

1.费用结算风险。国际物流各业务主体之间的费用结算,按照费用的支付时间在货物装船出运前或出运后,分为预付和到付。国际物流公司与承运人等主体的结算采取预付方式,向报关报检等职能部门的业务则是在办理业务时直接付款,然而,与托运人之间是到付,即在货物装船出运后才结算(指托运人到付,对于物流公司,则是指收到款项。下同)。通常情况下,第一步,先为客户垫付运费、港杂费等各项费用;第二步,待货物运输完成后,按与客户约定的费用及实际操作中发生的费用,为客户开具发票;第三步,客户收到发票后,按发票金额再行付款。这种方式已成为国际物流公司承担业务的主要手段,也颇受资金相对紧张的委托人欢迎。这种方式下,国际物流公司在收款上面临较大风险:(1)由于国际运输过程比较复杂,很可能产生诸如海关验货等不确定付费项目,双方往往事先约定按实际操作发生的费用支出。当公司垫付这些费用后,一旦客户不认可,就会产生拒付的纠纷。(2)由于公司已向相对方垫付了费用,如果客户不及时付款,则占用公司流动资金,甚至影响公司正常运转。特别是在货量大、垫付费用大的情况下。(3)由于先开具发票,客户见到发票才付款,如果客户以“已收到发票,说明自己已付费”为由,则会拒付货款。这是因为,在我国发票是付款凭证,从法理上说,在没有相反证据的情况下,公司出具发票即认定为已经收到款项。

2.收发货人欺诈风险。首先,客户恶意利用,以逃避海关责任。有些心存侥幸的客户可能会虚报、假报进出口货物的品名以及数量,意欲蒙混过关。一旦海关查验申报品名、数量与实际不符,追究责任时,客户则设法推衍责任,以逃避海关追究,此时公司首当其冲遭受调查和处罚。其次,客户恶意利用,以转嫁运输成本。这些客户往往在前几票业务中积极付费,表现出具有良好信誉的假象。在获取公司信任后,组织大金额业务,待公司代其垫付巨额费用后,找借口推托、宣告终结甚至宣告破产等。

(二)物流公司自身责任风险

物流公司自身责任风险系指由于公司过错造成损失,应由公司自身承担责任的风险。既包括作为代理人身份时无代理权的代理、超越代理权的代理和超越时限的代理行为所致的风险,还包括作为当事人身份时,其他主体及自身雇员过错所致的风险。主要表现在以下几个方面:

1.未尽职责导致的风险。专业物流公司作为收货人和发货人以外的第三人,办理国际货运业务时,应谨慎履行合理的职责。如果国际物流公司疏于管理,未尽合理义务,给托运人造成损失,则需承担由此造成的后果。在实践中,主要有以下几种情况造成公司职责“缺位”:选择承运人不当;选择集装箱不当;单据缮制错误;遗失单据;对特殊货物未尽特殊对待义务;未能及时搜集、掌握相关信息并采取有效措施等。

2.超越权限带来的风险。专业物流公司须处处为托运人着想,但其行为应当在托运人的委托范围内,否则将由公司自行承担后果。从性质上看,签发各类保函、承诺支付运费、同意货装甲板、更改装运日期、将提单直接转给收货人等,都是托运人的权利,国际物流公司代理这些行为须征得托运人的书面同意。在实践中,有时为了货物及时出运,许多国际物流公司在得到托运人的默许或口头同意或者甚至在其不知情情况下,善意地直接代办了。一旦出现问题,公司便会由于没有证据证明托运人的认可,只好自己承担超越代理范围的责任。特别是在倒签提单、预借提单、凭保函签发清洁提单或做无单放货时,船公司为了规避高风险,通常要求托运人出具保函,但由于托运人远在异地或者资信得不到信任和认可,往往要求国际物流公司代为出具保函,或在托运人出具的保函上加盖公章,以示担保责任。此时国际物流公司的行为则超越了代理范围,其承担的连带责任也远远超越了其应当承担责任的范围。

3.法律适用带来的风险。客观上,国际运输先后经由至少两个国家或地区,多处口岸,各地海关监管、免疫查验、出入境管理以及其他相关监管的法律法规的规定也不同,国际物流公司不可能完全掌握。有时,可能先后采取两种或多种运输方式,每一种运输方式所适用的法律不同,其规定的责任区间、责任限额、责任大小都不尽相同。尤其是一些最新出台的政策法规,如果公司信息追踪及信息调研不到位或不及时,都有可能因不了解而违反这些规定。如果招致处罚,轻则被罚款,重则被吊销当地的经营资格。

4.职员违规行为带来的风险。国际物流经营活动是通过公司职员完成的。职员对公司不忠诚,必然导致公司面临风险和损失:(1)职员在做公司业务的同时又承揽私人的业务,“公务”和“私务”交杂在一起,客户很难区分,往往会给公司造成麻烦和损失。(2)由于个别职员长期负责公司某项具体工作,比如领提单、拿支票等,公司往往会放松对其警惕性,如果该职员离职后却仍然冒名领取提单或骗取货物,将使公司面临大麻烦甚至遭受巨额损失。(3)在职职员以公司职务行为为掩护,故意将公司财物或应收应付项目的资金据为己有。在客户无法辨别时,仍认定为公司行为,往往要求公司承担后果,赔偿经济损失。

(三)站在收发货人立场上的物权风险

1.物权风险。根据物权法的规定,物权是指权利人依法对特定的物享有直接支配和排他的权利。这里的物权风险,是指在国际货运业务中,基于该动产货物所有权的风险。国际货物在运输途中,随时可能发生破损、野蛮装卸、误时配送、偷盗灭失、变质串味等事件,而造成损失并产生费用,直接影响收发货人对国际货物的交付、取得、收益、使用、处分等具体权利。

从风险的承受主体来看,买卖双方签订购销合同时采用的贸易术语,决定了风险由卖方向买方转移的临界点(见表1)。

从风险的成因来看,远洋运输风险分为海上风险和外来风险。海上风险可能是地震、洪水等自然灾害造成,也可能是船舶搁浅、失火等意外事故造成;外来风险可能是偷窃、雨淋、短量、沾污等一般原因造成,也可能是战争、罢工、拒收等特殊原因造成。参见表2。

2.损失和费用。国际货物因遭受上述风险而造成的损失称为海损。根据国际惯例,与海陆连接的陆上和内河运输中所发生的货物损坏或灭失,也属海损范围。按照货物的损失原因和损失程度,分为全部损失和部分损失,全部损失有实际全损和推定全损之分,部分损失有共同海损和单独海损之分。(1)实际全损,指国际运输货物遇到风险后,已经或不可避免地遭遇完全灭失、完全损毁、无法复得或船舶失踪,不可能归还被保险人。(2)推定全损,指国际运输货物在运输途中受损,将要发生实际全损,为避免发生实际全损所需支付的费用与继续将货物运抵目的地的费用之和,超过其在目的地完全状态的价值。(3)共同海损,指货船遇险,威胁到船、货等各方共同安全时,船方有意且合理地采取合理的救难措施而直接造成的特殊牺牲,导致某些特殊的损失或支出某些额外的费用。例如,载货船舶搁浅,为使船、货脱险,将船上一部分货物抛入海中,以减轻负荷转危为安,这些被抛入海中的货物损失就是共同海损。(4)单独海损,指由各种风险造成,除共同海损以外,仅涉及单笔货物(而非多笔货物)所有人利益的损失。根据国际上广泛使用的共同海损理算规则,共同海损由受益各方按获救价值比例分摊,而实际海损、推定全损和单独海损只能由受损方独自承担。

三、风险的预防与转移

我国物流产业快速发展只有几十年,多数国际货运公司缺乏风险管理的经验,未形成良好的风险管理文化,“重事后处理,轻事前防范”,“重个案查处,轻全盘分析”,“重基层操作人员管理,轻高层管理人员管理”。实际上,风险管理的核心是对人的管理[5],因此,防范国际物流风险要从人的因素着手,建立约束和激励机制,并在方法和技术手段上,采取有针对性的防范措施的同时,通过投保转移风险。

(一)加强公司治理

1.在管理制度方面,公司必须建立起全面风险管理架构,施行详细的操作风险管理细则和客户信用动态评估机制,使风险内控有标准、部门有制约、操作有制度、岗位有职责、过程有监控、风险有监测、工作有评价、事后有考核。这样的风险内控体系,须覆盖事前、事中、事后各个风险管理关键环节。

2.在日常工作中,常态化地开展业务风险研讨,使管理层和业务执行环节的员工,都清楚该业务可能产生的风险点、企业内部的风险控制措施、对风险的容忍度及违规可能造成的付出成本,从而有针对性地增强风险控制机能。同时加强公司印章的规范管理,往来文件须加盖公司印章,来人办事要求提供委托授权书。特别是贯彻终身学习的理念,常态化开展业务交流,促进员工同步提高。

3.在员工管理方面,公司建立责权利结合的员工绩效考核制度和业务例会制度,提高员工业务技能,并提升职业素养。要培养员工共同的价值观和责任感,提升职业素质,增强风险意识和自觉性;通过员工行为准则、保密制度、内部风险控制制度及各部门的业务规则等对员工的行为做出约束,防范道德风险的发生,避免员工的越权操作、违法操作等。

4.在硬件投入方面,不断提高公司信息化技术水平,提高对不确定因素的识别能力。强化条形码技术、EDI、电子扫描与传输、传真等通信工具的使用,不仅可以提高信息的可获得性,直接发现风险,而且能够通过加快信息传输速度、装运速度、清关速度,提高实时跟踪能力,从而间接降低风险事件的可能性。实际上,公司信息手段越健全,信息反馈越充分,信息处理能力越强,国际物流活动中所面临的风险就越容易被发现和防范。

(二)强化客户信用管理

目前,有关运输领域内的信用风险的防范手段十分有限,担保、抵押、留置货物和期货保值等手段的适用范围非常有限[6]。因此,在日常业务中,从技术操作层面上的防范更为重要。

1.建立客户档案和信用管理机制。公司应该对客户建立适当的信用标准,对客户进行科学合理的信用评估。首先,公司应加强客户资信调查,采用“5C”评估方法,即对客户的信誉、支付能力、财务实力和财务状况、抵押方法以及影响客户付款能力的经济环境进行评估,从而,以每个客户为单位,建立客户档案。其次,对新近完结业务的客户进行最新的信用重新评定,结合历次信用评定的结果,动态调整其在本公司的信用级别。再则,公司业务人员和管理人员都须及时了解客户信用的变化情况,掌握客户信用的不良征兆。最重要的是,依据客户最新信用状况,采取不同策略:对于信用等级低或仅有零星业务的客户,应采取预付运费的做法,或严格执行“见款放单”的票结政策,即在收到运费的前提下发放提单,必要时还可以约定较高的违约金;对于货量大、运费比较高的业务,可以要求客户预付一定费用;对信用等级高的长期客户,可以采取定期对账、定期结算的方式,订立信用期,给予一定的赊销期限,但要严格执行“谁揽货,谁负责收取运费”的政策,实行催收责任制。同时加强发票管理,建立发票的保管、开具、领取制度,做好发票的交付签收记录。此外,还必须规定逾期支付或返还所垫付运费以及代理佣金的违约责任。

2.票结风险的针对性措施。票结是指每票货物都独立结算,而不是同期的多笔业务一并结算。与客户之间实行票结,既可以是预付也可以是到付。从风险角度看,如果(托运人)到付则物流公司承担款项收不回的风险,因此,对于可预见的支出项目,物流公司应尽量争取(托运人)预付的方式。如果必须垫支,则应争取与托运人约定“按比例组合结算”,事先约定好预付和到付的组合比例,并约定逾期支付时的违约金标准,以求尽量避免占用公司流动资金。具体操作时,可以采用以下几种方式:(1)要求托运人事先将空白支票或现金交给公司,由公司出具收据(而不是正式发票),从而确保公司在每票货物操作完毕后,能从该支票或现金中直接支取。(2)一旦发现支票空头或透支或预缴现金不足,应及时通知托运人,托运人应立即补齐,否则按逾期时间长短向托运人要求违约金。(3)对于诸如海关查验费等不确定支出项目,须在费用发生的第一时间告知托运人,并及时结算,如逾期应要求违约金。(4)公司向托运人出具正式发票,应当是在结清费用后(此前可以先出具收据)。

3.期结风险的针对性措施。期结是指不按每票货结账,而是按一定期间,归结与某托运人之间已经发生的所有费用,一并结清。这个期间可以是月份、季度或者年度,分别简称月结、季结和年结。期结时,除非货物运输跨越期间,绝大多数情况下,物流公司与托运人之间均是到付,费用均由公司代垫支付,下一期间才能结算。此时,公司应随时加强与托运人的沟通,并在公司内部管理中、在与托运人的事先约定中和随后的操作环节中,严格做好以下工作:(1)关于结算清单须书面确认的例行机制,包括发送清单、审核清单、提出异议和确认清单,都要事先规定具体的例行时间,同时沟通好逾期视为默认或同意。(2)保有应收费用的增补权,即在结算后仍发现尚有部分应计算的费用遗漏的,公司有权予以增补,托运人应在下一结算期间结清。(3)对费用结算清单的部分内容有异议的,须就无异议的部分按时支付,不得拒付全部费用。(4)对于有异议的费用,双方应立即协商,及时重新制作费用结算清单给货主。(5)建立最高代垫限额机制,即公司在代垫金额较大的情况下,须由托运人先行支付主要费用。可以规定对不同信用级别客户代垫费用的最高限额,超出限额托运人必须先行支付公司代垫的费用。

4.巧妙发挥海运提单的关键作用。提单又称海运提单(B/L),是用以证明海上货物运输合同和货物已经由承运人接收或者装船,以及承运人保证据以交付货物的单证。提单是海运货物的物权凭证,没有提单,托运人就不能交单议付,卸货港的收货人就不能提货。因此,公司可以配合应收费用的操作来实施单证的缮制与签发。在实践操作中,Master B/L都须经由国际物流公司,才能完成向承运人核实确认提单内容并做提单补料等工作。因此,每票货物的单证签发环节,都有助于公司催收本票业务的费用,也能对以往应收账款的催缴产生作用。

(三)加强物流业务的规范化操作

1.选用合适的运输方式和运输工具。运输方式的选用受贸易术语的限制,必须与其要求相一致,比如,FAS贸易术语,只适合于水上运输,而DDP等贸易术语,则适合于所有运输方式等,详见表1。选择运输工具时须考虑是否采用托盘运输,轮船使用是否安全,是否采用集装箱运输或选用哪种集装箱,等等。

2.进行必要的运输包装,使货物包装适合于搬运、装卸、运输等操作。危险货物要注意防热、防潮、防泄漏等。比如,有些用纸或纤维包装的危险货物,遇水后会引起化学反应而发生自燃、发热或产生有毒气体,故应严格进行防水包装。

3.仔细查看运输工具状况,包括所用集装箱的强度和结构等,确保集装箱安全、清洁,避免货物因此变质、串味,确保船舶、汽车、飞机等方面的安全,满足规范及公司安全文件对船舶稳性、强度、吃水、吃水差、堆重、绑扎和视线等各方面的要求。

4.搬运、装卸、运输等操作过程中须小心谨慎。特别是对易碎货物、对放置有特殊要求的货物等,确保货物在装卸、搬运、中转等环节中安全性,避免出现野蛮操作。

5.采用集装箱运输时,首先注意集装箱最大装载量,任何情况下,箱内所装货物的重量不能超过该集装箱车门上载明的最大装载量;其次注意箱底负荷,装载时要使箱底上的负荷平衡,箱内负荷不得偏于一端或一侧,特别是要严格禁止负荷重心偏在一端的情况,针对负载比较集中的重货,如机械设备等,须在箱底铺上木板等衬垫材料,以分散负荷;再则注意箱内紧实有度,箱内货物要装载整齐、紧密堆装,对于容易散捆和包装脆弱的货物,要使用衬垫或在货物间插入胶合板,防止货物在箱内移动。

6.集装箱货物混装时,注意轻货在上重货在下;包装强度弱的货物要放在包装强度强的货物上面;不同形状或不同外包装的货物尽可能不装在一起;易渗漏出灰尘、液体、潮气、臭气等的货物,最好不要混装,否则,必须用帆布、塑料薄膜或其他衬垫材料隔开;货物带有尖角或突出部件的,要保护起来,不能损坏其他货物。

7.危险货物作业时,要按有关规则的规定执行。关于危险货物的混载问题,各国有不同的规定,如日本和美国规定,禁止在同一区域内装载的危险货物,或不能进行混合包装的危险货物,不能混载在同一集装箱内。英国规定,不能把属于不同等级的危险货物混载在同一集装箱内。在实际装载作业中,应尽量避免把不同的危险货物混装在一个集装箱内。

(四)投保自身责任险

在国外,投保国际货运代理责任保险作为转移责任风险的手段,早已被广泛应用。在我国《国际货运代理服务质量要求》(国家标准GB/T22154-2008)[7]中也明确要求国际货运代理企业必须投保国际货运代理人责任险,以独立经营人或承运人身份签发国际货运代理提单的,应投保国际货运代理提单责任险。

实践中,投保国际货运代理责任保险和提单责任险,是国际物流公司转移经营风险的有效途径。它可以承保因公司过失或疏忽所导致的以下风险损失:(1)货物的漏损和灭失责任。由于货代,无船承运人或其代理的疏忽和过错,处理客户货物不当而造成货损;货差,灭失导致客户的索赔。(2)错误与疏忽责任。错误填写单证资料,延迟或错误交货,提单诈骗,无单放货等。(3)第三者责任。操作经营中的错误或疏忽造成第三方财产损失或人员伤亡的索赔。(4)罚款与关税责任。运输经营人在业务操作中可能由于职员的疏忽违反了有关政府规定或货主过错遭受海关或行政部门的罚款。(5)额外费用责任。正常业务开支以外的损失处理费用,连带费用等。

国际物流公司投保自身责任险,虽然增加公司的营运成本,但保障了企业长期稳定经营,维护了公司和客户的核心利益。有一种误解认为:国际物流公司投保商业运输保险后,无须再投保自身责任保险。实际上,这两种保险的承保范围完全不同,无法互相替代,比如:货物运输保险对被保险人的过失和发货人责任导致的损失不予以赔偿,这种损失恰是责任保险的赔偿范围,又如果因货运代理责任导致的意外事故损失,则运输保险的保险公司赔偿后,还需向公司追偿。

(五)要求收发货人投保合适的商业运输保险

我国超过90%的外贸货物采用远洋运输方式[8],此处以远洋运输这种典型运输方式进行介绍。

对国际运输货物投保商业保险是常态化选择,当事人应投保合适的商业保险险种。国际远洋运输保险分为平安险、水渍险和一切险三种主险,以及一般附加险和特殊附加险。其中保险范围具体见表3。

由此可以看出,第一,三种主险的承保责任范围依次扩大,投保人只需选择最合适的一种,而不需重复投保。第二,主险承保范围不可望文生义。平安险的承保范围仅限于上表中(1)至(8),而不是确保运输全过程都安全,实际上,作为主险它的承保范围最小;水渍险承保范围增加了“(9)由于海上自然灾害造成的部分损失”,而不是货物被浸湿才赔付;一切险承保范围扩大到(1)至(10)。第三,一切险的承保范围已经包含一般附加险的范围,如果主险投保一切险,则不必加投一般附加险。否则,将无故增加投保费用。第四,买卖双方某一方投保即可,不必重复投保。投保的主体应与承担责任的主体相一致,与外贸合同中的贸易术语相对应,比如,E组国际贸易术语下,由买方投保,则卖方不须重复投保;D组则相反,详见表1。

(六)建议收发货人投保政策性保险

我国出口信用保险业务是国家保障出口商的收汇安全和银行的信贷安全的一项政策性支持措施,具有补偿损失、强力追偿、应收账款管理、资信调查与评估等功能模块。投保出口信用保险,可以规避人为原因造成的商业信用风险和政治风险。前者包括买方因破产而无力支付债务和买方拖欠货款、买方因自身原因而拒绝收货及付款等。后者包括因买方所在国禁止或限制汇兑、实施进口管制、撤销进口许可证、发生战争、暴乱等卖方和买方均无法控制的情况,导致买方无法支付货款。

虽然投保范围越大,发生事故时的损失补偿就越大,但是,由于需承担的费率亦随之提高,因此保险不是越多越好,保险范围也不是越大越好。在实际业务中,必须综合考虑货物性质特点,根据上述物权风险大小、客户信用风险大小、公司自身责任风险大小、目的地政治局势,以及物流组合方案的具体情况等各方面要素,结合具体保险费率标准,找到投保的最佳组合点。

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