论期刊编辑办公自动化系统的建设，本文主要内容关键词为：期刊论文,办公自动化系统论文,编辑论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
【提要】 计算机技术、电信技术和激光存储技术的迅速发展，从根本上改变了期刊编辑部门的管理和工作方式，传统的编辑观念和编辑模式正在面临冲击和挑战。总结长期开发和应用编辑办公自动化系统的经验，完善系统建设。加速发展期刊编辑办公自动化系统，加强编辑部规范化管理和培养跨世纪人才，对推动新时期期刊编辑出版事业发展具有重要意义。
【关键词】 期刊编辑 办公自动化 多媒体技术 系统建设 人才培养
计算机技术和现代通讯技术的开发与应用是推动社会进步、经济发展的重要手段之一。大力推广应用电子信息技术，加速期刊编辑办公自动化系统建设，是实现期刊出版事业现代化的必由之路。自80年代中期我国开展办公自动化技术应用以来，对提高期刊编辑办公手段和管理方法的现代化，提高办公效率和编辑、出版质量，均起到了很大的推动作用。随着我国计算机期刊管理信息系统、计算机辅助编辑和编辑专家系统的开发和完善，大多数的期刊编辑部已经引进了办公自动化设备。但有不少单位的应用仍处于较低层次的初级阶段，投资效益不佳，软、硬件资源利用率不高。笔者总结了多年从事编辑办公自动化系统开发和应用的经验，提出建设编辑办公自动化系统的方法和策略。
一
编辑办公自动化系统作为现代管理思想与微电子技术、中文信息处理技术、网络及数据通信技术相结合的产物，应当是以提高办公效率和编辑、出版质量为目的，由现代办公设备、计算机软硬件产品组成，包括或涉及编辑部办公业务和编辑出版工作流程各环节、各部分的完整系统。它应发挥整体效益，既能纵向处理编辑部内各个环节的办公业务，又能横向处理与外单位之间，与读者、作者、审稿专家之间的业务往来和通讯往来。建设该系统是一项复杂的工程，需要运用计算机网络技术、数据通讯技术和多媒体技术，将办公设备（复印机、传真机、摄像机、电话等）、计算机、管理程序和编辑、排版软件有机地组合或连接，形成一个完整统一的体系。更重要的是应当对编辑部的办公、编辑、管理制度、方法和手段进行全方位、系统的分析，在此基础上进行优化、改革，制定系统规划，全面开发和引进应用软件，实现信息共享，最终建成适合本编辑部工作的现代化办公体系。但是，由于对编辑办公自动化系统知识的普及不够，许多人包括一些计算机专业人员，对编辑部门办公自动化工作的系统化、网络化、信息共享、软件开发和引进认识不足，片面地认为编辑办公自动化就是文字处理的自动化，就是购买电脑打字机、复印机、传真机、油印机等硬件设备。这种认识上的片面性导致办公自动化的简单化，好像办公自动化只是打字电子化。因此，加大宣传力度，正确认识编辑办公自动化的概念、技术范围、功能和作用是很有必要的。
应该看到，90年代初发展起来的多媒体技术已成为世界高技术竞争的焦点。它是集数据、音频、视频、静止图像、动画等各种信息媒体于一体的信息处理技术，可以接收外部图像、声音、录像及各种媒体信息，经计算机加工处理后以图片、文字、声音、动画等多种方式输出，实现输入、输出方式的多元化，改变了计算机只能输入输出文字数据的局限，使得计算机与人交互界面达到一个全新的境界。近年来广泛应用于办公自动化系统的多媒体技术将给编辑办公系统的发展带来新的突破。目前国内外已经出现了许多采用多媒体技术的办公系统软、硬件产品，如多媒体信息管理系统、多媒体编辑排版软件，基于语音识别技术的语音输入软件，基于语音合成技术的语音校对和语音输出软件，红外类、电容类、电阻类、声波类触摸屏等等。尽管有的还不十分成熟可靠，但必将代表未来编辑自动化办公系统的发展趋势。对此，编辑办公系统的开发者和使用者均应有一个清醒的认识。
期刊编辑部门办公自动化系统的建立既不是赶时髦、装门面，也不是一般意义上的设备更新，而是带有技术革命意义的向现代化转轨的过程。这个过程的成功与发展最终取决于既有现代管理意识又能推进现代化建设的专业技术人才。加强办公自动化系统的规范化管理，制订一系列完善的管理制度并严格实施，对确保系统正常、高效地运转十分重要。培养高科技专业人才更是实现期刊编辑部现代化建设的可靠保证。我们既要注意培养经过短期训练马上能投入实际操作的实用人才，也要培养一些具有较坚实基础理论知识，将来能独立开发和创新的系统分析人才，以适应高科技发展对期刊编排、出版、发行工作流程功能转变的需要，为实现电子版期刊，将期刊纳入全球信息高速公路系统创造条件。
综上所述，随着电子技术和信息科学的飞速发展，计算机和多媒体技术已广泛应用于编辑和出版工作各个环节，加速期刊编辑部现代化办公系统的建设步伐已经刻不容缓。我们应发挥自身优势，通过系统规划，引进和开发先进的期刊管理信息系统、计算机辅助编辑和编辑专家系统，在完善系统目标、功能和结构的同时，加强规范化管理措施和人才培训，推动新时期期刊编辑出版事业的发展。
二
建设一个成功的编辑办公自动化系统，首先要做好系统规划，其目的在于能在系统实施前对系统实施的可行性、必要性、建设步骤、费用预算、时间进度等等做出全面安排，使领导、专家、总编、编辑、编务之间达成共识，以此作为系统建设的基本纲领，以获得决策上的支持和业务上的合作。由于高新技术发展迅速，系统规划实施时需要进行调整和修改，但其基本思路和轮廓应当得到贯彻执行。
系统规划要解决的重要问题有：系统目标、系统功能、系统逻辑组成与结构、子系统设置、子系统功能与组成、子系统之间的相互联系、硬件设备选型与配置、软件产品选型与配置、系统结构或设备连接方式、费用预算、实施步骤与时间进度等。一个较为完善的编辑办公系统应具备文字编排和图形处理、资料管理、行政管理、网络通讯和声音处理等项功能。其子系统主要包括：编辑、排版与印刷子系统、期刊管理子系统、行文子系统、办公事务处理子系统、办公信息传输子系统、期刊稿件信息传输子系统等。此外在制定系统规划时，还要考虑与管理信息系统的接口，与决策支持系统的接口，现有设备与新购设备的连接等一些具体技术问题。
目前各种办公自动化产品异彩纷呈，各种电话机、传真机、摄像机、复印机、誉印机、油印、制版一体机等功能各异，品种繁多。桌面办公和印刷系统的构成更是五花八门，有集主机、显示屏、打印机为一体的专用中英文电子打字机；有对微机改造而成的封闭系统；有满足一般办公用途，由计算机、点阵打印机组成的中低档系统；也有配接鼠标器、图文扫描仪、笔式录入器、声控录入仪、激光打印机等设备的中高档系统。这在增大了用户选择范围的同时，也增加了选购产品的难度，对用户的技术素质提出了更高更全面的要求。一般来说，在选购系统设备时应遵循以下的原则：
统筹原则和超前意识：购置设备首先应进行统筹协调和具备超前意识，应适应和积极参与信息社会化的进程，加强与其它出版部门的横向联系，在较广的范围内有统一规划和设计，强化联网意识和全局观念。一些院校学报编辑部在规划中提出：挖掘现有技术设备潜力，引进和开发计算机通讯设备和多媒体技术，建成现代化的计算机网络终端，实现与国内外兄弟期刊、出版单位、图书情报部门、作者、读者、审稿专家的计算机信息交流和文献检索；走期刊电子出版的道路，争取早日加入全国性的出版信息网络，并与世界出版信息网络接轨，为使学报纳入全球信息高速公路系统打下基础，这种设想是有积极意义的。
实用原则：从实用性出发，切忌贪大求全，盲目追求高性能、高指标，只要能满足编辑部目前和今后一段时期发展的实际需要即可，避免资金和设备功能的浪费。如办公系统软件使用本身字库和打印控制命令，就没有必要再选购多字体、高精度字库的高档打印机；应避免不同设备上的重复；已有复印机，就不应再购买带复印功能的传真机；如果没有传真机，则可考虑选购一块FAX卡代替传真机；由于计算机技术发展日新月异，以2年左右的速度更新一代，应以适合排版软件的使用、发展和满足通讯设备需求为主来选购。目前以内存为16兆的486或586微机较为合适，既能满足编辑排版和其它有关办公和通讯自动化的需要，又不至于造成资源的浪费。由于激光打印机输出质量高，在相应的软件支持下，输出的样张可直接用于制版，有条件应予购置。
兼容原则：所谓兼容性是指与IBMPC／XT／AT／MODEL286硬件的兼容性。目前的办公系统多采用以80286／80386／80486／80586为CPU的计算机，选购时应注意计算机及其外部设备有高度的兼容性，以利于设备维护、升级、联网和软件产品的更新换代。
系统原则：选购编辑部办公自动化产品时要从全局考虑，注意各设备之间功能上的互补性和设备连接的可能性，以达到合理配置，形成办公自动化“流水线”。
适用于期刊编辑办公自动化的软件很多，有的系统在文稿的输入、修改及编辑上方便高效；有的排版命令丰富，灵活方便，能满足各种版面的特殊要求；有的以多字体、高精度的打印输出见长；有的可与数据库、高级语言交换信息，进行统计并生成各种统计图形；有的侧重于文稿及社科书刊的编排，有的适宜于科技文章和书刊（数学、化学公式）的编排；有的能同时处理文字和图像，图文合一，有的则只能处理文字；有的是单纯的桌面印刷系统，有的则是包括文字处理、文档管理、办公事务管理、数据库读写及统计图形的多功能办公系统。各编辑部应根据自己的应用需要细心调研、多方请教，根据以下选购原则和经验购买。
专业性：期刊编辑部的大量工作是对文稿的管理和编辑、排版。应购置或开发便于文稿管理和文字、图表录入、编排、校对的软件。目前多数编辑部主要采用和正在积极引进交互式排版系统、能配接鼠标器、图文扫描仪、笔式录入器、声控录入器的新型软件和自动校对、翻译软件，如北京正普电子技术公司的正普编辑部管理决策系统（ZPME）、Microsoft的中文编辑软件Microsoft Word 5.0、电子表格软件Excel 5.0和Microsoft Mail电子邮件系统、北大方正集团公司的北大方正高档轻印刷系统的系列软件、联想集团的黑马文字校对5.0专业版和南京航空学院研制的医学文献机械翻译系统等。
实用性：由于各种软件在功能、性能、价格上差异很大，要根据自己的实际需要和经济能力选购合适的系统，不要片面追求高指标。高档桌面系统性能指标很好，但有的使用起来也相应繁琐。有些则是面向印刷、宣传、广告制作等专业用途，且售价昂贵。为提高期刊编排、印刷质量，有条件的编辑部可成套选用高档轻印刷系统，一步到位，输出方式以能配接直接出胶片的600DPI或800DPI激光打印机的软件为好。
多功能：应注意选择多功能、综合性的软件。由于编辑事务多样，以文字处理为主，集成多种辅助功能的办公软件将以适应性强、灵活性好而受青睐。多功能办公软件不需退出运行，程序内部即可切换使用各种辅助功能，能大大提高编辑效率，同时满足各种日常办公事务需要。
通用性：通用性好的软件应当能提供中西文兼容的DOS操作环境；与国外流行的字处理工具（如Wordstar）操作时，使用方法一致或接近；与高级语言、数据库可相互转换文本格式；对硬件的依赖性较小，可在各种IBM PC兼容机上运行。
网络连通性：在采用现代化设备实现办公事务、编辑、排版、资料管理自动化的同时，更需要与管理信息系统以及决策支持系统统筹规划，共同开发。应选择网络功能较强的系统软件，如Windows NT3.1，形成一个集成了办公事务、编辑、排版、信息管理、决策支持功能的网络化综合系统。通过运用一定的决策、分析模型，进行全系统的信息加工、精炼，供领导决策之用。
安全性：这是指系统使用的保密性和防病毒感染能力。完善的编辑自动化办公系统一定要配备安全、可靠的防止非法使用、阻止病毒侵袭和杀灭病毒的加密、抗病毒硬卡和软件，保证系统、网络正常运作和资料完整。
合法性：目前的软件市场法制尚不健全，一旦有优秀的软件面市，便会出现大量的非法拷贝、解密、仿制的盗版软件。有许多用户由于缺乏软件法律知识和自我保护意识，或为了贪图价格便宜，购买了盗版软件，这些软件没有配套的技术资料和使用说明，没有升级换代的保证和优惠，由于解密和仿制的技术原因，软件功能残缺不全，仿制的硬卡做工粗糙，性能不稳，给软件的使用、维护、版本升级带来许多困难。应在软件版权所有者或其授权的代理商处购买原版的软件系统。
建设编辑办公自动化系统往往存在一个新购置设备如何实现与原有设备的有效连接或组合，以继续发挥原有设备作用的问题。如原有四通打字机、909桌面系统，就需要考虑将其与新购置微机的联机通讯；现有的传真机如具有RS—232C接口，就应考虑将其与微机连接，使传真过来的文稿可直接进入编辑、排版系统进行编辑和进入文档管理系统存档管理；以前购买的鼠标器、图文扫描仪、激光打印机等，限于以往办公软件的技术水平而未能发挥作用的，在新购置设备时都应考虑加以利用。