李蓓蓓
嫩江县第一殡仪馆
摘要：受到网络技术和计算机技术的应用影响，在各类经营活动中所产出的信息量持续增大，这必定会对档案管理的效率产生直接影响，如果还是采取原有的档案管理模式，很难满足档案服务的需求，这便推动了数字档案的发展。在档案管理中积极引入信息技术和网络技术，进行档案管理平台构建，实现纸质档案向数字档案的转变，这不仅有助于提升档案管理成效，还可为人们提供更加便利的档案检索服务，档案资料的利用率也可得到进一步提升。但其中还存在很多管理问题，要求相关人员积极探索相关的解决对策。
关键词：档案管理；数字化；纸质档案
从当前的档案管理现状来看，由纸质档案向数字化档案的转变已经成为档案事业发展的必经之路，这主要是由于信息量的大幅度增长为档案管理带来了更大的管理压力，只有借助先进的信息技术和网络技术才能保障档案管理的效率与质量，保证档案服务的效果。基于此，本文分析数字档案管理中正面临的管理问题，并且探讨相关的解决对策，希望可以促进档案管理工作的数字化发展进程。
一、数字档案管理是档案事业发展的必然趋势
数字档案管理实际上就是将原有的档案资料转变为数字档案，并且将其录入计算机中，对其进行分类管理的过程。在进行档案载体转换时，需要做好各类档案信息的整合工作，去除其中的重复内容和错误信息，留下有价值的部分档案进行整理和归档。同时，为了方面档案录入和管理，应将各类档案信息形成统一的格式。同以往的档案管理工作相比，数字档案的管理效率和可靠性较好，可以有效避免档案收集和整合时出现的失误现象，从而提升档案管理质量。此外，数字档案的管理与维护相对便利，也可在一定程度上结算档案管理的空间，打破了原有的局限性，借助计算机系统中的检索技术，可以实现对各类资料信息的快速查找，档案利用率相对较高。可见，开展数字档案管理对于提升档案服务效果具有积极的作用。
二、数字档案管理中现存的几点问题
1、管理人员缺乏正确的认识
由于档案的管理工作与其他工作存在较大的差异，所体现出的工作成绩不够明显，通常会被领导忽略。而这一问题的存在，很容易导致档案工作人员进入误区，无法认识到档案管理工作的重要性，领导者也往往会忽略档案工作者的综合素质与专业水平，导致档案管理人员对工作失去积极性。而部分人也会认为档案管理工作没有任何的技术含量，对企业未来的发展不会起到任何作用。这些问题的存在，最根本的原因就是没有意识到档案管理工作的重要性，忽略了这一项工作内容，严重的阻碍了数字档案管理标准化、规范化的发展。
2、管理时存在一定的安全威胁
网络技术的广泛应用，网络的安全问题必须要得到重视。计算机的网络系统的安全性也面临着巨大的挑战，根据相关数据的统计，每新建立的五个局域网中就有一个会遭受到病毒的侵害，这些网络系统在经过一段时间的运行后，几乎都会遭受到病毒的入侵。随着网络技术快速发展，在互联网中发生的安全性问题逐渐增多，在计算机系统中虽然有安全防护系统、防火墙等，也无法抵御黑客的入侵与病毒的侵害。相对于数字档案信息来说，一旦没有做好网络安全的防护措施，简单的档案存储与分类是无法起到保护档案信息安全的作用，很容易发生因网络瘫痪而造成档案信息外漏、损坏、丢失等问题。
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3、档案管理队伍的综合素质偏低
档案管理是一项具有技术性、专业性、连续性的工作，并要求档案管理人员必须具有专业性与稳定性。企业要建立一支专业性强、素质较高的档案管理队伍，对管理人员的专业知识与业务水平具有较高的要求。一旦档案管理人员不够稳定，同时也会影响到从业人员的自身发展。如果档案管理人员没有较强的工作责任心，没有长远的工作规划，不具备专业的管理知识，对档案管理的重要性认识度不高，导致档案信息归档缺乏准确性与真实性。而这一问题的存在主要原因就是档案管理人员变动大、专业性不强等问题。
三、数字档案管理问题的解决对策
1、提升档案管理人员的思想认识
档案管理的数字化进程之所以无法有效推进，是由于领导人员的不重视和不作为。数字档案管理工作在开展时，需要大量的先进设备作为支持，其中包含计算机、打印机、光盘和扫描仪等，要求企业给予一定的资金投入。但由于领导人员不能正确认识档案管理工作的重要性，致使各类设备的配置不到位。因此，要求首选提升领导人员对档案管理工作的重视，加大设备购进的投入力度，配备完备的设备设施，为数字档案管理工作的开展奠定良好的基矗此外，还应积极培养相关的技术人员，保障对各类设备的灵活应用，充分发挥设备价值，提升档案管理的数字化水平。
2、建立较为完善的档案管理制度
通过数字档案管理的需求，完善其相应的制度，并能够进行落实和执行，从而保证档案管理工作能过顺利开展，加快数字档案管理制度化与规范化的发展。不仅要明确档案管理工作者的职权，也要制定并落实责任制，使工作人员能够严格遵守相关规定，做好档案管理工作。完善数字档案的相关制度，加强档案的存储、整理、使用、归档等工作环节的管理，有效的提高档案管理工作水平。同时在企业内部建立奖惩体系，对服务质量高、工作表现突出的员工及部门进行表扬与奖励，大大的激发了员工的状态，能够更好的满足数字档案管理的要求，促进档案管理工作的发展与服务质量。
3、做好网络安全防护工作
在数字档案管理工作中最大的问题就是网络系统的稳定性与安全性，同时也要求档案管理人员具备一定网络防范意识与预防能力，并加强网络安全的培训。在进行数字化的档案管理工作时，档案工作人员必须要对档案信息进行分析和研究，将可对外开放与不可对外开放的信息进行分类保存，对机密信息进行严格的处理和存储，从而保证信息不会被盗龋同时，档案管理人员也要提高专业能力与计算机应用水平，能够掌握并熟练操作计算机的相关软件，做好网络安全防护措施，对计算机进行定期的杀毒与清理，避免因计算机故障而发生档案信息流失、盗取等问题的发生，保证档案信息的安全性。
结语：档案信息与普通数据资料存在一定的差异，档案信息具有参考价值与收藏价值。因此，数字档案管理的发展与应用，要求档案管理人员必须要紧跟时代发展的步伐，与时俱进，对数字档案的进行不断的创新和发展，提高对数字档案管理的重视，使其能够在信息高速发展的时代中发挥出自身的价值。
参考文献：
[1]张珍珠,张豪磊.电子文件及电子档案管理中存在的问题及对策[J].山东工业技术,2014(4):145.
[2]左章静.数字档案管理工作的现状及对策[J].办公室业务,2017(20):130.
论文作者:李蓓蓓
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第21期
论文发表时间:2019/11/26
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