加强外贸企业存货资产管理，本文主要内容关键词为：存货论文,资产管理论文,外贸企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
存货管理是企业资产管理的重要组成部分，外贸企业存货在流动资产中占很大比例，通常可达50%。存货管理是否有效合理，影响着外贸企业的资金运转和经营成果，对企业的财务状况影响很大。相对固定资产管理，存货管理更加复杂，财务部门作为企业的资产管理部门，须加强对存货的管理，控制存货数量，及时、全面、正确地记录存货业务，有效运用存货资源，提高企业的经济效益。 一、外贸企业存货管理中存在的主要问题 外贸企业的存货具有种类繁多、流动性强、计价方法多样、收发频繁的特点，在管理和核算上容易产生薄弱环节。外贸企业存货管理中容易出现以下问题： 1.虚构存货，账实不符，操纵存货盘点 存货的入库、发出与实存的记录缺乏客观性和规律性，财务部门与采购部门缺少必要的沟通，记账滞后。记账凭证缺少原始凭证支持，存货损毁得不到及时处理，财务部门无法对存货进行及时合理的管理控制。 个别公司因存货管理不规范，导致存货账实不符，账面存货远高于实物库存，为了应对会计师事务所的审计盘点，将其他仓库存货挪用到正在接受盘点的仓库，同时新入库的存货不入账，隐藏检验报告和入库单，操纵存货盘点。 2.存货积压，流动资金短缺 个别企业只重视产品的销售，忽视对存货的管理，不关心存货占用流动资金的比率，存货大量积压，造成流动资金严重短缺，资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的经营活动。企业不仅需要负担日益昂贵的资金成本，同时获利能力更强的产品的采购机会被挤占。库存堆存时间过长，品质受到影响，直接影响企业经营成果。 3.外租库监守自盗，企业资产遭受损失 外贸企业的存货种类繁多，单一的存储设施不能满足需求，因此大部分外贸企业租用外租库以满足不同商品的存储需求。个别外贸企业为了追求更高效益，租用了资质不好的仓库，导致存货保管不善，轻者受到污损，降价出售，重者全部存货遭受损失。 A企业将存货存放在某外租库，仓库出租者是另一外贸企业B，B企业同时也经营该种存货，且有自己的客户资源。B企业的某客户外商C急需大量该存货，而B企业现有存货不足以交付该订单项下货物，于是B企业在A企业不知情的情况下，擅自挪用A企业存货用于出口至外商C所在国家。B企业本计划收到外商C货款后将A企业的存货补齐，然而由于外商C经营不善，产生巨额亏损至倒闭，B企业未能收到货款，也未归还挪用A企业货物。A企业发现货物被挪用后，立即向公安局报案。后查知，B企业只是租赁仓库运营的“经营人”，并非仓库的真正所有人，承担违约责任的能力十分有限。 4.不关注会计利润和资金成本 会计利润是指企业所有者在支付除资本以外的所有要素报酬之后剩下的利润。会计利润计算的基本方法是，按照实现原则确认企业在一定会计期内的收入，按照配比原则确定在同一期间内的费用成本，将收入与相关的费用成本相减，即为企业在这一会计期间的利润。 有些外贸企业只关心商品进销差价，不重视会计利润，对营业费用不精打细算，任由仓库闲置，不能对系统内库容进行统筹管理；不考虑仓库位置，仓库和港口之间距离较远，集港过程中产生大额运输费用；疏于跟港口沟通，不关注船舶动态，导致装船过程中产生滞期费。大量营业费用吞噬了进销差价，会计利润出现负数。 有的外贸企业虽然对各项营业费用单项考核，但是却忽略了资金成本，资金成本是指企业为筹集和使用资金而付出的代价，有的单位会计利润虽然略有盈余，但是资金利润率却很低，甚至低于定期存款利率。 5.不关注汇率变化，汇兑损失影响企业利润 影响外贸业务的因素很多，国际经济形势，汇率，利率，大宗商品期货，股市，出口退税机制等稍有变化，都会对外贸企业造成一定影响。 2014年12月某外贸企业进口A商品10万吨，进口价格500美元/吨，合同总价5000万美元，合同中约定提单日后360天支付货款，签订合同时1美元的购入价格约为6.16元人民币，海关增值税和关税税率分别为17%和1%，报关费及港口杂费等费用约15元/吨。该企业在签订采购合同后将该商品以3700元出售给某国内企业，港口直接交货。 该企业的单吨毛利预测如下： 3700÷1.17-30.80(关税)-15(相关费用)-500×6.16=36.59元 2015年12月该企业购汇支付货款，由于美元升值，1美元的购入价格约为6.41元人民币，产生汇兑损失1250万元，导致该业务从盈利365.90万元转变为亏损884.10万元。 6.存货数据混乱 很多外贸公司没有要求境内、外的分支机构使用统一的存货管理系统，总部无法对存货进行统筹管理，无法对库容进行统筹安排。各分支机构以EXCEL表的形式给总部报送存货相关报表，总部手工合并后对外报出，极易产生错误。由于总部无法通过系统对各分支机构的存货状况进行时时追踪，很难对整个系统的库容和存货进行一体化运作，造成资源的浪费，无形中削弱了企业的竞争力。 二、就外贸企业存货管理存在问题的原因分析 很多外贸企业没有意识到企业存货管理是生产经营活动中的重要环节，缺乏完善的存货管理制度。没有统一、明确的制度标准来规范各种行为，是造成存货管理混乱无秩序的源头，严重影响着企业资金的正常运转。 1.公司内部分工不合理，财务部门无法对存货进行有效的管理 企业内部完善的规章制度及有效的内部控制是做好存货管理的基础，然而有些外贸企业虽有详细的规章制度，却形同虚设，无人监管。有些企业业务部门、财务部门分工不合理，一人身兼多职，特别是采购、验收、付款、记录等不兼容岗位没有分离，没有形成监督牵制机制。有些企业检查部门不独立，隶属于被检查部门，检查出的问题被掩盖，没有及时得到纠正，导致舞弊现象时有发生。 2.预算编制缺少存货规模控制 企业购置存货没有计划性，没有设定存货上限，导致库存高企，占压大量资金，严重制约着企业的发展。有的企业虽然在预算时对存货总金额设定了限额，但是因为缺少有效的监管，该指标形同虚设。 企业往往由于对市场需求把握不准确导致销售预测不准确，造成存货大量积压，存货堆积时间过长，容易导致贬值、变质，给企业造成经济损失。个别企业的存货与流动资产的比率高达80%，资金不能及时回笼，仓储费用增加，盈利能力降低，持续经营能力受到挑战。 3.对外租选择不慎，疏于管理 在外租库监守自盗的例子中，企业选择外租库的时候没有对外租库的资信进行调查，甚至没有搞清楚仓库的所有权，就贸然签订仓储合同。该仓库经营者经营同种商品，有自己的客户源，对企业构成很大风险。另外，该企业未按规定进行存货盘点，未能及时发现存货被挪用的事实，丧失了挽救损失的最佳时机。 4.未对营业费用设定单独考核指标，未对资金使用效果进行考核。 部分外贸企业在设置业绩考核指标时，未对仓储费用、港口费用等重要指标进行单独考核，导致在业务执行过程中对营业费用不重视，造成无谓的浪费。加之未对资金使用效果进行考核，造成企业不考虑资金成本，随便给客户放账，会计利润甚至低于资金成本。 5.对国际经济形势不关注 随着我国经济与世界市场联系的日益紧密，我国对石油的敏感度越来越高，原油价格直接影响了其他众多大宗商品价格的走势。而国际原油是以美元标价而且大多也以美元结算，美元汇率的变动对国际石油价格必然产生直接的影响。 2016年4月当月布伦特现货平均油价41.5美元/桶，比3月的38.5美元/桶上涨3美元/桶，比去年同期的59.8美元/桶下跌了18.3美元/桶，降幅31%。科威特石油工人罢工，美联储加息节奏放缓、美元持续走软，4月末人民币中间价比3月末升值23个基点，升幅0.04%；比去年同期贬值3452个基点，跌幅5.65%。当今国际市场瞬息万变，作为外贸企业不关心汇率变化趋势，就有可能在进口业务、出口业务过程中产生汇兑损失，入不敷出，造成亏损的局面。作为外贸企业不关注国际市场变化，不深刻剖析变化产生原因，在竞争日益激烈的国际市场上最终将被淘汰。 6.缺少统一的存货管理系统 外贸企业通常会在境内、外开设多家子公司，由于各地政策、记账货币、文化有差异，有的外贸企业没有要求各子公司使用统一的信息系统，造成库存管理运作过程中产生的大量数据基本处于原始分散、无序状态，简单罗列和堆砌静态事实，没有被充分利用和深度挖掘，给总部合并报表，对存货进行统筹管理造成了困扰。 三、加强存货管理，实现资本创效 企业存货管理完善与否直接关系企业资金占用水平以及资产运作效率，反映并决定着企业的收益、风险、流动性的综合水平，影响企业的经济利益和发展前景。尤其是对于存货资金大、存货品种繁多的外贸企业，存货管理显得尤为重要。对存货管理意识和理念认识的不正确是导致外贸企业存货管理问题出现的最基本原因。在企业的日常库存管理活动中必须树立全员参与库存管理的意识与观念，使外贸企业全体人员认识到存货管理的重要性。从订货，入库，保管到销售实行全过程、全方位的管理，对每一个过程都要有严格的规章制度作为管理依托的手段，并定期对存货管理水平进行全面的考核。 1.通过建章立制使职责分明 外贸企业应充分认识到存货管理的重要性，建立起健全、合理的存货管理制度和内部控制制度并确保其贯彻落实，使各项工作程序化和透明化，避免管理失控，为存货管理提供有效的制度保障，做到从签订采购合同到通过哪个银行结算都有据可依。《存货管理办法》、《存货风险管理办法》、《采购管理办法》、《合同管理办法》、《资金管理办法》、《应收账款管理办法》、《预付账款管理办法》等都是企业必不可少的管理办法。 明确职责分工，分离不相容岗位是杜绝存货舞弊的基本条件。首先，企业应该重视对采购、付款、验收、存储、出库等各个环节的管理。其次，明确各个岗位的职责和权限，保证不相容的职务相分离。比如存货管理人员只能负责存货的管理，不能兼任会计记录工作。通过职务间的制约、分离和监督，达到相互控制和约束的目的。另外，检查部门要独立，不应隶属于被检查部门，以保证检查的问题不被掩饰，及时得到纠正。 外贸企业应认真分析存货管理过程中面临的各类风险，通过设置量化指标等方式，监控风险变化，发挥监督职能，督促和保证控制措施落实到位。在做到控制措施落实到人、执行到位的基础上，定期检查分析管控措施的执行情况，分析控制有效程度不足的原因，针对内外部形势的变化，及时对管控措施进行调整和完善。 2.控制存货规模，设定存货金额上限 存货计划控制是企业存货管理的一个重要环节，存货的数量多少、质量好坏，对企业财务状况经营成果都有很大影响。正确确定存货的存储量及采购量、供应期，是外贸企业一项重要的工作。外贸企业应对公司总的存货规模进行控制，定期测算公司最经济的存货储存水平，设定存货金额上限。 外贸企业应根据自身规模及经营状况分析库存的合理规模，以最少的资金占用和最低的成本耗费满足销售的合理需要。超过合理规模的存货，找准时机及时出售，减少资金占压和仓储费用。在进行存货规模分析时，适当借鉴一些存货管理的先进办法，有效运用科学的管理工具，综合考虑跌价风险、期货保值、缺货风险、库存限制、资金占用等各项因素，综合处理各因素间的关系，从而提升存货管理的有效性。 3.慎重选择仓储公司，出库、入库责任到人 外贸公司以进出口业务为主，为了装、卸货方便，通常会选择租赁港口附近的仓库，存货作为外贸公司的重要资产，对租赁的仓库必须严格把关，所有仓储公司必须在公司相关部门备案。业务部门提交备案申请，需说明所选择仓储公司的名称、注册资本、仓储能力、仓储条件、拟存储的产品范围等，并对仓储公司的行业资信、区域相对实力做出评价。相关部门对申请进行审核并备案，必要时进行第三方资信调查。 在选择仓储公司时应考虑如下条件： 第一，具有独立法人资格，有仓储营业执照。自身拥有仓库，具有良好的仓储条件，并优先考虑有铁路专线、装卸设备较为先进的仓库。 第二，内部管理规范，有良好的信誉，在区域内具有较强相对实力。 第三，能提供代收、代运货物服务，不从事跟本企业相关的贸易活动。 仓储合同或协议条款中需明确货物发生毁损的赔偿责任，还需列明仓储地点、库方联系人和联系方式、库方出入库单据格式、外贸企业授权联系人和联系方式、外贸企业发货指示单据式样、签发发货指示单据的授权人和签章、存货发生变动时的沟通方式、定期核对频率以及盘点要求等。 存货无论以何种方式到达目的仓库，业务人员应提前通知仓库(包括货名、数量、车船号、预计到货时间、注意事项等)安排仓容(位)并做好接货准备。入库之前，根据合同约定的产品质量、验收方式对入库存货的质量进行检验，需要进行理化指标检验的，由具有一定资质的化验人员检验并出具检验报告。 存货出库时，业务人员需开具发货指示并加盖专用章，将发货指示传真至仓库的同时将原件传递给客户，以便提货时使用。仓库出租方确认手续完备后，按照品种、规格型号、数量发货。发货指示发出后，发生内容变更或撤消的，业务人员应及时书面通知仓库变更或撤消发货指示，禁止口头放货。 仓储公司在存货发生变动时，需立即将存货变动情况及时通报给外贸企业存货管理岗人员，存货管理岗发现存货变动与台账记录不符时需立即与库方和业务执行人员确认。 证实存货数量的最有效途径是对其进行整体盘点。盘点是保证库存存货达到账、物、卡完全相符的重要措施。财务部门存货核算岗每月末将存货明细账记录的账面库存数量，与业务人员和外租库确认一致的实物库存数量进行核对，双方在存货核对记录上签字确认。每季度末，由企业存货管理岗牵头，会同记账人员及其他相关人员组成存货盘点小组，采用适当方式对库存情况进行盘点。盘点时不仅要清查存货的数量，而且要对因季节变更而积压的存货做出适当的处理，如降低价格出售。盘点结果由存货管理岗进行核对并对差异进行说明，盘点说明必要时报送公司主管领导、业务部门负责人、财务部门负责人和风险控制岗。财务部门依照会计准则对存货盘盈、盈亏进行账务处理。自行盘点时，盘点小组应至少三人以上，并以主管保管员为主，盘点结束后，盘点人员在《存货盘点表》上签章，确保账、物、卡相符。盘点人员除仓库保管员外，其他监盘人员应具有独立性，即为财务人员和业务部门非采购人员。委托第三方盘点时，以具有资质的第三方出具的具有法律效力的盘点报告或其他相关文件为准。 4.加强对资金使用效果的考核 降本增效是企业永恒的话题，外贸企业为了适应国际化的需求，在愈演愈烈的国际竞争中立于不败之地，更应该控制好成本。 外贸企业可以加强与口岸地区公司的合作，加强一体化运作的优势，更好地整合利用现有的资源，充分发挥其能效。盘活现有仓位，提高存货周转率，为进一步退仓缩容创造空间，从而降低仓储成本。加强与仓储公司的谈判，将仓储费、出入库费、装卸费、拆包费等降到最低，将各项费用控制在预算范围之内。也可采取转口销售、直达销售、以销定购等方式来规避仓储费用。 加强对运输市场的分析，优化物流方案，在货物运输过程中密切关注船舶动态、到港时间。提前沟通港口情况，争取提前靠泊，在装卸过程中密切关注作业情况，精准计算时间，避免滞期费的产生。 强化营运资金管理，营运资金管理的核心内容是在业务运营中获取客户信用，减少对客户放账，精细运作匹配库存，减少资金占压。在融资成本渐升情况下，加快营运资金周转，提升资金使用效率，可增加资金收益，降低资产负债率，提高风险防控能力。为鼓励业务部门在业务运作过程中减少资金占用，可通过财务系统按“应收+预付+库存-应付-预收”的差计算利息，如为正数，则按贷款利息率计算，计为利息支出；如为负数，则按存款利息率计算，计为利息收入，同时计入各业务部门考核。 加强考核，通过考核目标层层分解、落实到人，实现能者上、平者让、庸者下，切实实现按劳取酬和工效挂钩。注重资本费用，在业绩考核中加入EVA指标考核；在业绩考核中加入“百元利润费用比”，费用投入要带来利润同比例增长。 5.通过远期结售汇、套期保值等手段化解风险 世界经济增长速度、国际油价变动、汇率变化都会对外贸企业的经营状况产生影响。比如人民币升值的影响不仅会让企业账户内的美元市值蒸发，账面的应收美元账款也会产生损失。外贸企业应提高应对金融风险的能力，通过进行远期结售汇等操作，将汇率风险化解到最小。 在上述某企业进口A产品的例子中，如该企业进行远期结售汇操作，与银行签订远期结售汇合同约定在2015年12月对外付款日当天购入5000万美元，汇率锁定6.17，则该企业的单吨毛利如下： 3700÷1.17-30.82(关税)-15(相关费用)-500×6.17=31.57元。 即该企业通过远期结售汇锁定了收益，避免了因汇率变动产生的884.10万元亏损。 存货跌价也会对外贸企业的利润造成很大影响，外贸企业所面临的风险是商品采购后尚未转售出去时，商品价格下跌，这将使企业的经营利润减少甚至发生亏损。为回避此类市场风险，可采用套期保值的方式来进行价格保险。套期保值是指在期货市场上买入(或卖出)与现货市场交易方向相反、数量相等的同种商品的期货合约，无论现货市场价格怎样波动，最终都能取得在一个市场上亏损同时在另一个市场上盈利的结果，并且亏损额与盈利额大致相等，从而达到规避风险的目的。当外贸企业根据市场行情预测存货价格会有大幅度下跌时，可在期货市场卖出数量相等的期货合约，以抵御存货跌价风险。 6.加强信息系统建设 在大数据日渐蓬勃发展、商业化应用到来的时代背景之下，库存管理更加需要借助于一个强大的信息化平台，基于事实与数据来实现日常管理乃至交易决策。数据背后隐藏着巨大的价值和值得开发利用之处，库存管理也同样需要依靠强大的系统和数据支持，才能应对日益复杂的业务模式和市场环境。 外贸企业系统内部应使用统一的存货管理系统取代传统的EXCEL手工台账，借助成熟的信息系统提升管理水平。存货管理系统应具有数据整合、动静态监控、统计分析功能，可以对库存的总量和结构进行监控，可以计算动态时点的库存变化水平。可通过跟财务系统的接口，对存货周转率、资金占用情况等指标进行精细化分析，并设置预警提醒功能，为贸易运作和决策提供依据。 存货管理关系到贸易企业的稳健经营，是企业持续、稳健、快速发展的基石。借助完善的管理信息系统，集成贸易企业的销售系统、库存系统、财务系统，根据企业的经营模式，采用科学方法，实时监控存货的物流，并根据符合企业实际情况的最佳库存模型，以最优的价格、最合理的数量、批次进行采购，使库存成本最小化。同时，企业在日常经营中，还应密切注意销售情况、市场动态，做存货模型的敏感性分析，针对实际情况，对存货策略作出调整。在有效控制风险的基础上，持续优化、简化贸易流程，推动流程在系统中的固化工作。夯实会计基础工作的同时强化对业务的源头引导和事中控制，切实提高存货资产管理水平和管理效率，争取贸易利润的最大化，为企业的价值管理作出贡献。标签：存货核算论文; 仓库盘点管理流程论文; 仓储合同论文; 存货盘点制度论文; 存货成本论文; 存货计价方法论文; 发出存货计价论文; 仓储成本论文; 库存控制论文; 库存管理论文; 费用管理论文; 盘点流程论文; 存货管理论文; 企业资产论文; 仓库主管论文; 资金业务论文; 投资论文;