摘要：随着经济和各行各业的快速发展，本文结合实际工作经验，利用系统化理论，论述如何提高会议管理水平，增加工作效能，实现规范化管理，为高职院校会议管理工作提供理论参考。
关键词：党政办公室；会议管理
引言
相较陈旧的办公室管理体系，加强办公室会议管理工作，有助于使其工作效率增加。原有的办公室会议管理中，信息的传达均凭借人为实施。同时，信息整合、储存均停滞在纸质时期。但新形势下，办公室会议管理信息多元化，而加强会议管理，可以对繁杂、大量的信息有效整理，节省管理工作时间，保障工作的准确性。除此之外，原有的会议管理体系中，要使用海量的储存信息载具、纸质资源等，对院校空间以及人力资源层面的要求较高。而加强会议管理工作，可以较大程度的节省院校整体资源，降低管理者工作量，进而强化其工作成效。在完善会议管理工作体系的同时，使高职院校办公室会议质量更加优秀。
1强化办公室会议管理的重要性
高职办公室的会议管理工作，对院校整体管理工作有序实施具备保证价值。想要落实院校会议管理的有序运行，首先，院校应确保办公室处在优质的运营下。然而要强化高职会议管理水准，应从办公室管理开始。近年来，我国高职院校持续扩招，其办学规模逐渐扩张。受当今社会环境的影响，加强高职办公室会议管理，具有必要价值。目前，滞后的管理手段，难以形成健全的管理体系。因此，需要院校管理者对校内管理架构进行改良。这一过程中，办公室会议管理的强化石是首先应落实的任务。因为，在落实办公室会议管理科学工作后，办公室可运用其职能将合理的手段渗透到全校范畴的会议管理工作。
2公室会议管理工作面临的困境
2.1办公室管理机制欠缺
近年来，高职办公室会议管理中仍面临许多困境。在会议进行中，办公室工作者时常处在被动地位。在领导发布任务及命令时，办公室应制定方案，并详细探究方案。同时，对于学生与教师的问题，办公室应在特定时间内给予相关解答。因此，在办公室工作中，其不具备生动地分佐分配能力，对会议管理工作也无法有序实施。而其问题主要呈现在三个层面：首先，会议管理中没有细化的模范流程，致使会议管理工作成效较低。其次，激励机制的欠缺，致使管理人员工作成效降低，缺少工作激情。最后，缺乏专业管理人员，高职办公室应训练相关会议管理人员，强化其能力。
2.2办公室职责定位缺乏合理性
目前，高职院校整体工作中，办公室的工作繁杂。办公室不但要完成领导部署的工作，还要为全校师生供应服务工作。导致办公室工作夜里增加。并且，在办公室工作中，其多数工作不隶属办公室会议管理的本职工作。在办公室工作职责定位不清晰时，较易产生部门间的职责重叠现象。受到这一现状影响，部分工作在调配时，容易呈现出分配缺乏合理性的状况。在这一工作环境下，职责的清晰定位，对会议管理工作的强化具有重要价值。因此，只有将高职办公室各方面的工作职责清晰定位后，办公室会议管理工作才能得到有效改善。
2.3办公室管理者能力不足
当前，部分高职院校办公室工作中，教师的管理才能较为薄弱。导致这一现状的因素主要源于院校员工分配方式的不合理。当今高职院校中，其办公室管理者的选拔，并没有健全的选拔机制。具体而言，办公室工作者应拥有一定的专业能力，然而多数高职学校在选取办公室管理人员中，并为重视考核评价专业方层面的能力。这一现状，对高职办公室会议管理层面的工作产生多数难题。比如，在面临办公室会议管理的复杂工作中，管理者需要对校内整体事件均拥有精细的掌握以及观察。然而，由于会议管理能力欠缺，会导致办公室整体工作成效降低。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3强化办公室会议管理工作的有效措施
3.1构建人性化会议服务
会议记录作为记录会议实际状况的载体，能够客观地反映会议中的过程以及内容，也是产生会议报告以及会议纲要的实际资料以及根据。要求管理者高速、精确以及清晰的完成。当前，高职院校可利用多样化的电子设备进行会议记录。除此之外，在重要会议中，院校应部署专人实施会议记录，并负责会议场地的相关设备运用。依据会议时长，适当地为会中参加者提供饮品，做好会中茶水休息工作。会议过程中，应严厉根据会议方案执行，若某环节超出时间，管理者应实时的做好礼貌提醒。若包含表彰工作，管理人员应预先部署领奖人的领奖顺序以及领导给予奖品与证书的相应顺序。若面临临时调控以及会中突发事件时，应实时上报领导，同时做好相应工作。
3.2规范会议前期准备
第一，规划与拟定会议的整体环节，包含会议标题、主旨、会标、时间、场地、参加会议人员、议程以及主持人的明确、会议中的周围安保举措拟定、车辆部署、会以实物部署、资金预算等。制定会议时间，对会议主题以及会议间多样化的活动时长进行科学设计。运用精简文字或者表格方式标明活动时长、场所、注意事项，努力使会议进程具体化。此外，规模较大的会议还应拟定具体会议工作方案，设计会务流程。第二，对会议工作者应规范管理，可以保证会中的服务质量。依据会议范畴，可将工作者划分为会务、秘书、综合等小组、会议管理依据会议议题与内容实施设计日程，提前一天到三天告知参会人员。同时，在会前三到六小时编制短信提醒。并将会议资料发放到参会人员手中，保证参会者掌握会议大致内容。依据会议规模发扬会场部署及环境的作用。
3.3会中服务人性化
会务人员做好签到登记工作，如有文件需发放可在签到过程中逐一发放，并引领与会人员有序入座。开会前10分钟还未到者，打电话确认情况，会前5分钟统计应到、实到、请假人员，并在会前向相关领导通报，以确保会议的正常召开。
3.31会议记录
会议记录真实地记载了会议的情况，可客观反应会议的内容和进程，亦是形成会议简报、会议纪要的原始资料和依据。要求快速、准确、清楚和完成。现阶段可采用各类电子设备进行记录。
3.32服务工作
重要会议时，应安排专人跟进会议，负责会场音响设备、电脑投影等的使用；根据会议的时间长度，适时给参会者添加水，做好会间茶歇工作；会议进行过程中，要严格按照计划进行，如某个环节超时过长要及时有礼貌地提示；如有表彰环节，应提前安排好领奖人的上台顺序和领导发放证书及奖品的对应顺序；如遇临时性调整、突发事件时，要及时报告上级领导，并做好应对工作；提前协调有关部门做好会场内外的安保、保洁等工作，以保证会议有序召开。
3.4会后管理常态化
会后管理包括会议文件资料的整理归档和会议的督查督办，包括会议精神的传达落实、会议评估等管理。
结语
综上所述，会议管理作为高职办公室工作的核心构成部分，科学化管理有助于院校整体工作的有序实施与展开。作为高职办公室管理者，应根据实际工作视角除法，保证组织好会议整体管理工作，进而强化会议成效以及质量。
参考文献
[1]韩建明.探究微信公众平台在高职图书馆信息服务中的应用与发展策略[J].办公室业务,2018(07):176.
[2]王雪,诸昌武,丁邦东.专业建设引领下高职院校二级学院党政办公室工作的思考与实践[J].教育教学论坛,2018(19):250-251.
[3]庞孝飞.高效办公室会议管理工作研究[D].
[4]韦小柏.浅谈如何做好现代化企业会议管理工作[J].中国高新技术企业,2014(20):149.
论文作者:杨忠伟,申学军 王树梅,
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第5期
论文发表时间:2019/7/22
标签：会议论文; 办公室论文; 工作论文; 管理工作论文; 高职论文; 管理者论文; 院校论文; 《当代电力文化》2019年第5期论文;