摘要：在展览活动日益丰富的今天，如何管理好展览档案成为了博物馆档案工作者需要积极探索的问题，博物馆应加强展览档案管理工作，实现展览档案集中统一管理，明确展览档案归档范围，加强相关档案的数字化和编研工作。
关键词：博物馆展览档案展览档案管理
博物馆当中收藏了大量的珍贵的文物以及历史资料，有着巨大的艺术价值、历史价值，因此博物馆也在提升人们自身修养的同时、开拓人们眼界方面发挥了积极作用。而在开展博物馆相应管理工作的阶段中，也需要做好博物馆当中档案创新管理工作，推动博物馆发展。
一、通过基础管理工作的优化实现档案管理创新发展
档案信息资源建设是信息开发利用的基础，也是创新档案工作的前提。从档案信息载体的多样化、管理对象的数字化、工作方式微机化、服务方式网络化，以及整个档案管理状态的变革等等，促进着档案馆藏的发展、壮大。
1.档案馆库业务重组。档案馆库应建立起以档案信息收集与开发中心、档案信息服务中心、档案信息管理中心等为主干，以服务为宗旨，以依法行政为原则的现代新型档案馆库运作格局。吸收传统档案利用部分功能，构成数据采集、信息开发工作机制，以档案资源整合为先导，形成文书档案、科技档案、声像档案、其他专门档案及特殊载体共管局面，且较长时期确保电子档案与纸质档案并存保管。
2.博物馆档案馆库建设。随着馆藏档案的不断增加，博物馆依法移交的档案不断接收进馆，且档案移交接收工作要求规范化、制度化。一些档案馆库面积不足、功能不全、设施老化等问题与现代新型档案馆库管理严重不符。现代新型档案馆库追求管理效能的最优化，档案工作由传统向现代嬗变的转型时期，现代新型档案馆库建设有着崭新的思想内涵和丰富的工作内容。
3.提高档案工作质量和管理水平。实现档案整理规范化，目标管理制度化，做到档案收集完善，划分保管期限准确，整理和编目科学，检索和利用方便，保管条件科学安全，消除部门档案移交进馆时突击整理，返工整理等现象。
二、建立展览档案管理工作机制
举办展览时，同步组建以分管领导为组长、各部门负责人为副组长的展览档案管理小组负责开展相关工作。具体工作由综合部负责（档案室归属综合部），其他部门配合，各部门指定一名兼职档案员负责本部门档案材料的收集与移交；各部门负责人、部门兼职档案员纳入档案工作考核，奖优罚劣。定期开展档案业务培训，提升兼职档案员的档案业务水平，新上任档案员参加岗前培训，老档案员参加业务培训、继续教育等，各部门支持配合档案培训工作；适时组织档案员到各地综合档案馆或其他兄弟单位参观学习，交流工作经验。
三、博物馆展览档案的科学整理
1.展览档案的临时归档。展览档案不同于一般业务活动中形成的文书资料，其时间跨度不一，收集资料的时间节点不能简单地限于展览闭幕后，而是从展览筹备阶段开始，每隔一个固定的时间段，收集一批资料。然而，这些收入的展览档案无法同文书档案一并整理，因为其中有部分展览还在计划、准备阶段，所以，对于这些尚在商洽中的展览，其形成的各类资料可以通过临时归档的方法进行整理。即每年形成一个临时展览案卷，按照展览分类，将资料归入其中，并不予装订，待展览闭幕之后，将之前归入临时案卷的资料抽出，归入该展览档案中。这种临时归档的方法既解决了时间跨度较长的展览其资料收集不全面的问题，又能保证整个展览资料能够完整地归并在一起，以便日后的查考利用。
2.展览档案的卷内排序。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆展览档案的卷内排序是整个整理过程的重中之重，虽然档案整理已经实现以件归档，但文件之间的顺序仍需要档案工作者在实践中不断优化。展览档案的排序并不简单，其不能遵循单一的时间排序原则，因为一个完整的展览档案资料涉及面非常之广，不仅有展览立项，申报资料，还有各单位之间的往来函，人员出访，媒体报道等多方面内容，简单的时间排序会造成整个展览档案资料之间关系混乱，相关联的资料因为时间原因，分开甚远，给查找利用带来困难。所以，在对展览档案进行排序时，遵循先分类，再排序的原则，比如可将展览的请示、批复以及协议书放在前三位，然后是各单位之间的往来函件，接着是与开幕式相关的邀请函、请柬、新闻稿、新闻发布会流程等相关资料，再者是相关媒体报道，最后是人员交流与展览小结。如此一来，整个展览档案井然有序，查找利用时相关联的文件可以一并找出，较为便捷。
3.展览档案的分类整理。展览档案的载体较为丰富、除了一般的文书档案外，还有一定数量的声像资料，荣誉资料，因此，分类整理，分类保管是展览档案整理过程的又一基本原则。实际工作中，简单的以载体区别似乎并不能满足展览档案整理的需要，在区分载体的基础上，不同的表现形式也要加以区分。以展览文书档案为例，除了展览请示、批复、往来函件等最为普通的文书形式外，还有来宾签到簿、展览剪报、席卡等多种形式，这些形式的文书资料有其特殊性，如果将这些资料一并与普通的文书资料放在一起，一方面在文件尺寸上与标准档案盒不符，另一方面部分资料日后可以重复使用，例如席卡，档案工作者其实只需统计来宾信息，席卡的保存实则没有必要。综合上述情况，对这部分特殊形式的文书资料可以分类整理分开保管，并在相关录入条目中以备注形式将之与展览关联起来。此外，诸如数年来的来宾签到簿集合在一起又形成了另一种宝贵的展览记忆。
4.展览档案的适度统计。近年来，展览档案的查找利用已不仅仅局限于单一的展览协议、往来函件等文件的查询，有时也会遇到一些整合信息的需求，例如建馆以来所有赴外展览，与某一博物馆所有的合作办展等等，这些资料都需要档案管理者翻阅相关档案整合有关信息。为此，作为一名博物馆的档案工作者，在日常工作之余，也要通过对本馆大事记及展览档案的查阅将有关展览信息进行分类统计并逐年补充更新，方便日后的查找利用。
四、博物馆展览档案的信息化
随着科学技术的发展，档案信息化成为了每一个档案工作需要者关注的焦点，展览档案作为展览的一种记忆形式，其信息化工作也刻不容缓。以我馆现存展览档案为例，早期形成的展览文件在载体形式、整理分类等方面都存在不利于长期保存利用的问题。例如，有些以纸质形式保存的档案已出现纸张泛黄变脆的情况，有些文件因为当时用圆珠笔甚至铅笔书写字迹早已模糊不清。此外，早期的档案管理者并未实现声像档案与文书档案分开整理保管，声像资料大多以照片形式粘贴在文书档案中，这些照片有的相互粘连，有的也已泛黄，给日后的保管利用带来极大隐患。因此，展览档案的信息化成为了须需开展的工作，以档案形成的年代为界限，对早期形成展览档案进行全文扫描，为了保持展览档案的原貌，避免其中的声像档案进一步受损，早期归入文书资料的照片不从原先的案卷中拆分出来，而是一同进行扫描。展览档案信息化工作的开展不仅可以使日后的查找更为方便快捷，更重要的是，它原本地记录了这些老档案的原貌，让展览的记忆可以追根溯源。
博物馆在长久发展中累积了大量的档案资料，这些档案资料具有巨大的价值，对于博物馆未来发展有积极意义，但档案资料的数量也在不断提升，需要工作人员能做好档案工作方面的创新。而是实际落实档案工作创新发展的阶段中，工作人员要能从多个方面着手，让档案管理工作能在先进技术、高质量管理理念、良好制度的影响下实现创新发展，这样也能让博物馆获得更好的发展。
参考文献：
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[3]昊艳.谈展览档案资料的收集和归档[J].兰台世界，2016（4）：17.
论文作者:孙建军
论文发表刊物:《基层建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/7/26
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