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国家档案是国家各项事业的记录，有了档案就会有档案工作，然而，形成国家档案事业体系，却经历了漫长的岁月。具有中国特色的国家档案事业体系，最终在新中国建成，令世人瞩目。在共和国成立60周年的时候，回顾一下这段历史和其间的一些人和事，我们不能不为之感叹和自豪。
一、国家档案事业体系的最终形成
我国档案事业按照自身的发展规律，在多种因素的推动和作用下，逐渐形成了完整系统的体系。
（一）体系的构成、意义和中国特色
国家档案事业体系的基本成分和框架由八个方面组成，即档案行政管理（局、处、科）、机关单位档案工作（档案室）、各级各类档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案学术理论研究（档案学会）和档案外事。
各地区、各行业的档案工作是国家档案事业体系的组成部分，不追求大而全或小而全，讲求因地制宜，形成自己的优势和特色。
我国国家档案事业体系，同别的国家比较起来，有着自己的特色。比如，管理体制。通观世界各国档案、档案工作的管理形式，一般可归纳为两类：集中式和分散式。而我国与之不同。我国从中央到省（区、市）、地（市）、县（市）、乡镇和企事业单位都有档案机构。《档案法》规定，国家档案行政管理部门，主管全国档案事业，上级对下级有监督、指导权。下级服从上级。这种档案管理形式同国家政治体制相一致，有着鲜明的中国特色。
再比如，档案室。我国各级各类机关、群众团体、企事业单位，普遍建立有档案室，或文书档案室，或科技档案室，或保密档案室，而且大多是机关单位的一个工作部门。这符合事物的发展规律和精筛效能的原则，对机关单位工作和档案工作都有利。而在欧、美发达国家尚没有看到我国这样的档案室，他们的机关、单位档案，或由机关单位文书人员兼管，或另立文件中心保管。在一些发展中国家，特别是欠发达国家，机关单位档案观念较为淡薄，管理无定式。
还有，档案宣传、出版机构，像档案报、档案出版社都是中国独有的。
最大的特色是形成了自我“造血机制”。组成国家档案事业体系的八个方面，虽职责各不相同，但都是围绕收集、储存国家档案，“维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”这一档案工作总目的、总任务而工作着，并发挥着整体优势。它们在国家档案局的统领下，互相联系、互为依托，自我“造血”，营造了可持续发展的机制和活力。在当今世界上尚未发现哪一个国家有我国这样完整、系统、协调一体的国家档案事业体系。
国家档案事业体系来之不易，如果从新中国成立时算起，经历了近半个世纪，如果追溯到档案的产生，便经历了档案——档案工作——档案事业——档案事业体系这样四个发展阶段，经历了奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会，以及社会主义社会这样一个漫长的历史过程。因此说，它是一座历史丰碑。
（二）体系在新中国最终形成
新中国成立之初，改朝换代，百废待兴。档案工作如何开展？
1、党中央、政务院把档案事业作为政权建设的一个部分直接抓，从接收历史档案开始，奠定了中央几个档案馆的馆藏基础。
1949年10月25日，中央人民政府政务院第二次会议决定，以陈云副总理为主任的政务院指导接收工作委员会，负责统一指导与处理有关国民党政府中央各机关人员、档案、图书、财产、物资等接收事宜。11月底，政务院指导接收工作委员会组成以董必武副总理为团长的华东工作团，前往南京、上海等地进行接收工作。1950年1月5日，总理兼外交部长周恩来发表声明，严正指出：所有前国民党政府驻外领使馆及前国民党派驻外国的办事机构和办事人员，“在中央政府接管以前均应照旧供职，并负责保护一切财产、图表、账册和档案，听候清点和接管”。四天之后，周恩来总理又命令原国民党中央政府和地方政府以及驻香港的办事机构主管人员和全体员工，“务须各守岗位，保护国家财产、档案，听候接收”，并重申，“保护国家财产有功者，将予以奖励，如有偷窃、破坏、转移、隐匿等情者必予重办。”在中央的决策下，1951年2月，中国科学院近代史研究所成立了南京史料整理处，收集国民党中央政府和地方政府的档案，并随即开展整理工作，到第二年底，共集中档案130万卷。这就是中国第二历史档案馆的馆藏基础。
与此同时，对明清时期的以及其他历史档案进行了接管。东北图书馆成立了档案部，保存东北地区明代、清代、北洋军阀、国民党政府以及日本帝国主义扶植的“满洲国”等几个时期的档案220多万卷（件）。北平和平解放后，文管会接收了故宫博物院文献部保存的明清等朝的历史档案，并改文献部为档案馆。随后接收了从南京运回的明清时期的档案资料320箱。这就是中国第一历史档案馆的馆藏基础。
与此同时开展了收集革命历史档案的工作。1949年12月中央军委发布了《关于收集革命历史文件和其他史料的通令》。1950年6月，中央人民政府政务院发布《征集革命文物令》。1951年7月，中共中央发出《关于收集党史资料的通知》。收集的大量革命历史档案，加上中央当时的六个大区的档案，就是中央档案馆的馆藏基础。
2、成立国家档案行政管理和档案管理机构，下发文件，部署和指导全国档案工作。
周恩来总理对成立国家档案局的工作十分重视。当时正值1954年9月召开第一届全国人民代表大会，通过宪法，改政务院为国务院，并在国务院下设立一批主办专门业务的直属局这样一个时机，周总理将成立国家档案局议题先后提交中央政治局和国务院讨论通过，然后提交全国人民代表大会常务委员会审议。同年11月8日，全国人民代表大会常务委员会批准成立国家档案局。国家档案局成为国务院新设立的20个直属机构之一。11月20日周恩来总理任命曾三为国家档案局局长。
国家档案局的成立，是我国政权建设和文化建设史上的一件大事，标志着我国档案事业发展到了一个新的历史阶段。
接着筹建中央档案馆。开始，中共中央、国务院分别建立档案馆筹备处。1959年1月7日，中央发出《关于统一管理党、政档案工作的通知》，中共中央档案馆筹备处与国务院档案馆筹备处合并成中央档案馆筹备处，负责中央档案馆的筹建工作。中央档案馆作为中共中央和国务院的直属事业单位，集中保管党和国家中央一级机关的档案。1959年10月8日，中央档案馆正式开馆。曾三被任命为馆长，裴桐、邱兰标被任命为副馆长。
国家档案局成立后，根据周恩来总理和其他领导同志的意见，主要抓三项工作：起草“国家档案局组织简则”；准备召开党的第一次全国档案工作会议；起草部署、指导全国档案工作的文件。
1954年12月，党的第一次全国档案工作会议以中央办公厅的名义召开。
1956年4月16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》发出。这是我国政府建设全国档案事业的第一个法规性文件。23日《人民日报》刊登了全文，并配发《加强国家档案工作》的社论和几幅批评不重视档案工作的漫画。
国务院《关于加强国家档案工作的决定》提出了我国“档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”；提出了“全国档案工作，都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督”的管理体制；提出了加强档案工作的7条规定，即：(1)“加强国家档案工作的统一管理”；(2)“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”；(3)“迅速整理开国以来的积存档案”；(4)“必须积极收集和清理分散在各地的革命历史档案和旧政权档案”；(5)“国家档案局在加强全面规划工作中，应该充分发挥对全国档案工作的指导和监督的积极作用”；(6)“加强各级档案工作机构”；(7)“加紧培养干部、提高档案工作的业务水平和科学水平”。这是国家档案事业建设的纲领，也是对全国档案工作的部署。
这以后，全国掀起了一个档案工作高潮。国家档案工作机制逐步形成。机关文书档案工作、科技档案工作、城建档案工作、农村档案工作、军队档案工作、少数民族地区档案工作等逐步建立。全国档案工作拓展到了几乎所有形成档案的机关和单位。
就在这个时候，“文化大革命”开始了。档案机构被撤销，人员下放，档案被“清、精、轻”。全国的档案事业惨遭破坏。党的十一届三中全会之后，贯彻“恢复、整顿、总结、提高”的档案工作方针，1980年2月14日中央发出了另一个纲领性文件栏——《中共中央、国务院批转国家档案局关于全国档案工作会议的报告》。批示指出：“档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。”“希望各级党委和各级机关的党组织，进一步加强对档案工作的领导，……帮助档案部门解决工作中亟需解决的各种实际问题。目前尤其要抓紧解决档案机构的恢复，人员编制、领导班子建设、干部配备和训练，档案馆经费和档案库房建设等问题……”
文件下发之后，中央有关部委局和各省市自治区认真贯彻执行。
1980年4月26日，国家档案局科研所恢复。9月22日国务院批转《全国科学技术档案工作会议的报告》。11月4日，财政部、国家档案局联合下发了《关于各级档案馆事业费的联合通知》。12月27日国家经委、国家建委、国家档案局联合发布《科学技术档案工作条例》。年底，国家档案局教育处设立。
1981年1月30日，国务院批转《图书、档案、资料专业干部业务职称暂行规定》。1983年5月4日，劳动人事部、国家档案局印发了《档案专业干部业务职称实施办法》。1981年2月27日国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》。11月，中国档案学会成立。
1982年1月中国档案出版社成立。3月10日国家档案局、国家建委、国家农委下发《关于建立村镇建设档案的通知》。11月20日，中共中央办公厅、国务院办公厅转发了国家档案局《关于开放历史档案问题的报告》。
1983年4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《机关档案工作条例》。
1984年7月21日，财政部下发《关于免征档案馆库房和工作用房自筹资金建筑税的通知》。
1985年2月8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》。11日，劳动人事部、国家档案局联合颁发《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》。
1987年9月，国家颁布了《中华人民共和国档案法》。
1988年4月国家档案局教育中心成立。11月，国家档案局宣传处设立。
1990年，全国已有约30所高等学校开设了档案专业。
1994年国家档案局外事处升格为外事办公室。
1995年3月9日《中国档案报》正式创刊。
至此，以组织形式和职能任务为标志的国家档案事业体系的八个方面全部建成。
自1956年国务院《关于加强国家档案工作的决定》下达，到1996年修改后的《档案法》颁布的40年间，中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅关于档案事业发出了50多个文件，对于国家档案事业的发展，体系的形成，起到了极为重要的作用。
二、国家档案事业开创中的曾三、裴桐、吴宝康
我们在回顾国家档案事业体系的形成时，自然会想到曾三、裴桐和吴宝康他们为新中国档案事业的开创和国家档案事业体系的建设做出的卓越贡献。他们那种敬业、创业和奉献的崇高精神是留给我们的宝贵财富。
曾三 新中国档案事业的开拓者。我国中央的档案工作，在延安时期和全国解放初期，都属于秘书部门领导。曾三是当时的中央秘书处处长和中办秘书局局长，直接领导档案工作。1954年国家档案局成立，他是第一任局长。1959年中央档案馆正式开馆，他是第一任馆长，任中办副主任后仍兼任国家档案局局长。十一届三中全会后，他继续担任中央办公厅副主任，分管档案工作，并任中央档案馆馆长。退出国家档案局、中央档案馆领导职务后，任中国档案学会名誉理事长，直到1990年11月28日去世。他为开创新中国档案事业，付出了毕生的精力。
1、从做人的工作入手。当收集、整理零散文件档案的工作在全国开展时，全国档案工作领导机构尚未建立。参与这项工作的一些同志，还不知什么是档案，什么是资料，不懂得档案整理方法，随意销毁档案的情况仍在发生。针对这种情况，曾三着力抓两件事：
第一、办一个档案刊物。宣传档案知识，宣传档案工作的重要性，传播、交流档案工作做法、经验。1951年5月30日《材料工作通讯》创刊。它就是《中国档案》的前身。
第二、筹办档案专修班，培养人才。1952年11月15日中国人民大学档案专修班正式开学。以后发展成档案专修科、历史档案系、档案学院。
2、筹建国家档案行政管理机构和中央档案管理机构。早在1950年苏联档案专家米留申来华帮助工作时，就建议我们成立国家档案机构。曾三认为当时的条件还不成熟，建国之初，千头万绪，顾不上。1954年，他觉得是时候了。年初，他便以中央秘书处的名义在给周总理的一份《对整顿全国档案工作的意见》的报告中，提出建立国家档案机构的必要性，同时向中央办公厅、国务院办公厅的领导人杨尚昆、习仲勋等建议成立领导全国党、政、军档案工作的机构，引起了周总理等中央领导同志的重视。在主持中央档案馆的筹建工作中，曾三及时研究、处理筹建中的问题，并带领有关人员选择馆址，直到中央档案馆开馆。
3、筹备第一次全国档案工作大会。他为会议准备的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》及他本人作的《关于目前党的档案工作的一般情况和今后任务的报告》，获得了会议的通过。
4、组成文件起草小组，主持《国务院关于加强国家档案工作的指示》的起草工作。1956年3月，周总理主持国务院常务会议，讨论了这个文件。周总理一字一句地斟酌、修改，把“指示”改为“决定”，并签发了这个文件。
5、贯彻、执行《国务院关于加强国家档案工作的决定》。全面推行文书处理部门立卷；整理积存档案；督促、指导国务院各部委和各省、自治区、直辖市政府机关建立机关档案室，有的成立档案处；全面规划首都和地方档案馆的建立以及其他档案机构的建设。全国档案事业迅速发展。
6、注重业务基础工作和档案的利用，批评“一把锁”。曾三多次谈到：档案工作是一门相当复杂的工作，它的基本内容包括档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用六个部分，如果只把它看成保管文件“一把锁”，那就错了。他反复强调开展档案的利用工作，批判林彪、“四人帮”打着“保密”的旗号，封锁、禁止别人利用档案的罪行。
7、注重业务问题和学术理论问题研究，强调按档案工作规律办事。他对“芬特”问题、“档案与资料的区分”问题、“以利用为纲”问题、档案工作规律问题以及其他一些问题都有研究。《曾三档案工作文集》71篇文稿中，相当一部分是他从实践到理论的研究成果，丰富和发展了档案学术思想。
8、重视人才，培养人才。他提倡“做一个又红又专的档案工作者”，鼓励档案工作者学习司马迁。
9、念念不忘职责使命。曾三在一些重要会议上，全国的党代会、人大会议及教育、文化、纪检等会议上，只要发言，必讲档案。他在报刊上发表文章，给中央领导同志及各部委负责人写信，也都是关于档案工作的问题。
裴桐 1938年赴延安参加革命工作。1940年调到中央秘书处材料科管理中央档案。1944年任材料科科长，成为我们党早期的档案官员。新中国成立后，历任中央秘书处副处长、中办秘书局副局长、中央档案馆副馆长、中国档案学会副理事长、理事长等职，1982年离休后，仍关心档案事业。
1、甘于当副手，做曾三的得力助手。裴桐做档案工作40年，无论在延安时期或新中国成立之后，基本上都是曾三的副手，协助曾三工作。曾三信任裴桐，裴桐尊重曾三。他们共商党和国家的档案大计，很多实际工作都是裴桐去执行去完成的。“文革”中，他们一同被打成“三家村”黑干将，十一届三中全会后一起平反。志同道合，患难与共，堪称同志加兄弟的典范。
2、转移、接收中央档案。1948年3月中央撤离延安时，裴桐协助曾三负责从延安转移中央档案到山西兴县、河北西柏坡、北京的工作。1956年他带领三人到苏联莫斯科接收我党驻共产国际机构的档案资料两万多件。
刘国能在阅读《档案与建设》
3、精通业务，熟悉馆藏档案。裴桐常说：“熟悉档案和熟悉历史是档案工作人员最需要的基本功”，“档案馆的各项工作要做好，都离不开对档案的了解和熟悉”。他虽然不具体管理档案，但他经常去库房了解情况，洞察档案，熟悉档案的所在位置。当时的中央办公厅主任杨尚昆多次表扬他，说“毛主席要什么文件，找他（裴桐）一问，有没有，他马上可以回答……他是专家”，“无名英雄”。
4、参与档案文件编纂工作。上世纪40年代初期，裴桐就“为毛主席和胡乔木同志收集、提供材料编辑出版党的《六大以前》和《六大以来》等大型文件汇编”。1956年裴桐在中办秘书局和中央档案馆工作期间，主持、参与编纂了《中共中央文件汇编》、《中共中央文件选集》等大型档案史料。“裴桐是我们党的历史上参与编辑大型重要档案史料汇编的第一个档案工作人员。”胡乔木给予了很高的评价。
5、裴桐参与了《毛泽东选集》注释工作，撰写了《中国共产党组织史讲课提纲》，主编了大型图书《当代中国丛书·当代中国的档案事业》等。
6、注重研究，从实践到理论再到实践。1995年，中央档案馆编辑出版的《裴桐档案工作文集》，收集了裴桐的86篇文章，是他半个世纪走过的档案人生路，是他调查研究，从感性到理性认识档案事务的理论和学术观点。有20世纪40年代起草的《党务材料管理法》、《地方文件工作细则》、《材料分类编目解说》等工作规章；有《文书立卷工作的问题》、《档案馆档案的整理和研究》、《不断加强基础建设》、《档案人员要参加历史研究》、《关于开展档案学术研究的问题（摘要）》、《档案工作的科学研究也应该执行“百家争鸣”的方针》等论述；有《参观苏共档案馆的收获》、《基本的成就和经验》、《经验与教训》、《新中国档案事业概况介绍（提纲）》等中外档案工作情况介绍和经验总结等。
7、不求当大官，只求干事业。裴桐在立志、成就事业的道路上，虽然经历了一个单纯组织服从到思想自觉的过程，但干一行，爱一行，不为名利，锐意进取，几十年如一日。1954年，他就被提任为中央办公厅秘书局副局长，直到离休官级未动，但他的工作成就和学术理论造诣与日俱增。更加令人感叹的是，当一些人跑官要官，卖官鬻爵时，他仍然在思考档案事业持续发展，后继有人的问题。这种崇高精神，是他成就事业的精神支柱和力量源泉。
吴宝康 新中国档案高等教育的创建者和奠基人。1948年7月，吴宝康任华东局秘书处资料室主任，管理档案，1950年任档案科科长，1951年提升为秘书处副处长。1952年10月奉调北京，任中央办公厅秘书处副处长兼中国人民大学档案专修班班主任，开始了他的档案高等教育生涯。1952年11月，中国人民大学档案专修班开学，我国档案高等教育拉开帷幕。
吴宝康曾说：“我做档案工作已经40多年，大部分时间是在学校里渡过的……主要做了两件事，一是办学，培养档案专业人才……二是搞科研，搞档案学科理论建设”。在他和人民大学档案专业的影响下，中国档案高等教育专业从无到有，从小到大，快速发展，上世纪80年代达到高潮，全国各省、自治区、直辖市除个别外，都有档案高等教育，为档案事业培养了大批专业人才。仅人民大学就有5000多人。现在全国各级档案部门的领导岗位和业务骨干队伍中都有档案高等学校培养出来的人员。
吴宝康是在中央和有关部门的关心、支持下，面对一张“白纸”，开始建设高校档案专业的。
1、教师队伍和教材建设。这是面临的首要任务。当时组织上调来四位教员（王明哲、田风起、李凤楼、韦庆远），都没有档案教学经验。1952年8月，周恩来总理出访苏联，同苏联达成协议，请来档案专家谢列兹聂夫来校讲学。第一个学期开设的四门课全是苏联的教材。吴宝康和几位教员一起参加听课，当“见习生”。第二个学期他们陆续登上讲台。同时从学员中选拔“尖子”留校任教。继而，开办在职干部档案研究生班，培养教师。
教材问题采取三个办法：一是从苏联、欧美一些国家引进；二是重印我国民国时期出版的档案学术著作；三是自己编著。到“七五”期间，出版了国家教委推荐的统编教材9种，中央广播电视大学教材8种，另外专业课教学大纲10门。以后又陆续编写了一些。
2、学科建设。吴宝康认为，我国档案学发展走过了一个由自然的单一的建设进入到自觉的若干分支学科相结合建设的过程，在不断建设中形成系列。到了20世纪90年代，吴宝康把档案学科体系结构绘制成一张分为六个层次的图表。从档案学到理论档案学、应用档案学……到第六个层次的人事档案管理、财务档案管理、医务档案管理、影片档案保护等。
3、其他建设。如教学专业设置、教研室、实验室、图书资料室等都逐步发展。2000年11月15日，吴宝康把自己珍藏的近3000册图书，全部捐赠给学校图书馆。
4、致力于档案学研究。在档案学研究上，吴宝康有继承、有发展，主要体现在他的三部著作中：《论档案学与档案事业》、《新时期档案学与档案事业》和《档案理论与历史初探》。他阐述了档案学的产生和发展；论证了档案学是一门独立的学科；总结了新中国成立前后档案学研究的历史经验；提出了档案学未来的发展设想。通过上述研究，形成了自己的档案学思想体系和特有的见解。
在吴宝康和档案专业办学人员的努力下，在学校和有关部门的关心支持下，中国人民大学档案专业迅速健康发展。在短短的33年时间里，将一个专修班，办成了一所学院，成为培养高等学校档案教学师资基地。
三、融入国际档案大家庭，参与国际档案事务
我国加入国际档案理事会，融入国际档案大家庭，步入了参与国际档案事务的新里程。第十三届国际档案大会的成功举办，让国际档案界零距离地了解中国档案事业和独具特色的国家档案体系。一个档案强国的印象在他们的心目中形成。
国际档案理事会(ICA)是一个非政府的国际性档案专业机构，1948年6月成立，总部设在法国巴黎，与联合国教科文组织有着咨询性合作关系，与国际图书联合会、国际情报与文献联合会、国际影片档案联合会等国际组织有着密切的合作关系，拥有160多个国家和地区的政府档案机构会员。其宗旨是：建立和加强各国档案机构及档案工作者之间的联系，交流档案管理方法和经验，保护档案遗产的安全，鼓励各国发展档案工作和档案人员培训，促进人们对档案的利用和研究。在国际范围内促进、组织和协调档案工作方面的合作。
对于这样一个国际组织，作为发展中的大国我们无疑应该参加。但我们是从档案外事工作中逐步认识其必要性的。
新中国成立不久，我国先后从苏联请来三位档案专家，帮助档案学教学和档案工作。这是我国档案外事工作的开始。1955年11月，国务院批准的《国家档案局组织简则》，规定国家档案局内设立编译室，负责有关外事资料的翻译和外国专家的工作，从组织上明确了档案外事职责任务。1957年1月，中央办公厅秘书局副局长裴桐率档案代表团访问苏联。1958年9月国家档案局局长曾三率团访问捷克斯洛伐克、德意志民主共和国，1965年访问阿尔巴尼亚。1960年，我国第一次派代表团以观察员的身份出席第四届国际档案大会。从1961年11月开始，国家档案局先后接待了朝鲜民主主义人民共和国外务省档案代表团、阿尔巴尼亚档案代表团、坦噶尼喀文化代表团。这些互访，互相了解，互相学习，探讨共同关心的问题，对双方都有利，说明了国际交往的重要性和加强外事工作的必要性。
“文化大革命”期间，国家档案局撤销，档案外事活动中断。
1979年2月，国家档案局恢复，在改革开放方针指引下，根据过去的经验教训，国家档案局设立了外事处。1980年经国务院批准，国家档案局正式申请加入国际档案理事会获得批准。
这是我国档案外事工作的转折点。在第九届国际档案大会上，我国国家档案局副局长李凤楼当选为国际档案理事会执行委员。1988年我们申请举办第十三届国际档案大会，虽经周折仍获主办权。在第十二届国际档案大会上，我国国家档案局局长冯子直当选为国际档案理事会副主席。ICA的几个下属机构也有了我国的工作人员。
第十三届国际档案大会于1996年9月在我国召开。这是第一次在亚洲、在发展中国家召开的国际档案大会。我国能够取得这次大会的举办权，先决条件是我国是ICA成员国，亦是国家改革开放、经济发展、社会进步和国际地位提高的结果，是我国档案事业迅速发展和取得重大成就的结果。
这次会议规格高、规模大，是ICA召开的四年一届的会员代表大会。ICA主席、全体执行委员、下属机构负责人以及ICA甲类会员国的档案机构领导人都出席会议。举办国的国家领导人也会出席会议并致词。
参加这次会议的有130个国家和地区的代表2662人，这是历届国际档案大会所没有的。
按照ICA的惯例，这次会议的主要议程有四：1.研究决定国际档案事务；2.改选ICA领导机构负责人；3.组织档案学术讨论和交流；4.分别举行ICA执委会、办事机构和专业组织会议，研究部署新一届工作。
举办这样一次会议，对于我国来说：
第一，是一次大动员，是一次档案知识和社会档案意识的普及。
党中央、国务院十分重视这次大会，组成了以国务委员、国务院秘书长为主席，中央办公厅、国务院办公厅和北京市政府的负责人为副主席，外交部、国家教委、新华社、国家档案局等有关19个部、委、局负责人为成员的大会组委会，领导和组织大会的筹办工作。好些省市也成立了以省、市政府负责人为首的相应的机构，宣传、组织社会各方面，关心、支持这次大会；党和政府号召各级档案部门做好工作，以实际行动迎接大会的召开。大会组委会发出了做好大会宣传工作的通知。中央和地方的各宣传媒体围绕这次大会、国际档案理事会以及我国档案事业等进行了前所未有的宣传报道。一些县政府所在地的大街上档案标语、口号到处可见。这是我国有史以来第一次有领导、有组织的全国性大动员，大大提高了社会档案意识，增加了人们的档案知识。
第二，以多种形式，全面、系统地向国际档案界介绍中国档案事业，使之正确认识中国。
我国除了在会上作报告、发言，还在会议期间，第一次用中、英、法三种文字编印出版了介绍中国国家档案事业的9本小册子，分别介绍我国档案事业体系的组成部分；举办中国档案事业成就展，介绍它的发展历史和各个省区市档案工作的特点；录制了迎接第十三届国际档案大会在中国召开的电视片。当外国代表们知道中国有如此完善、系统的国家档案事业体系时，先是惊讶，然后是羡慕，改变了他们过去对中国一些不准确的看法。在上海召开的新一届国际档案理事会执委会上，好些ICA执委都为中国档案事业的快速发展伸出大拇指。
第三，既是一次演练，也是一次实力的展现。
如此盛大的国际档案大会，我国史无前例，ICA也没有一本办会手册。摆在我们面前的是一件件崭新的工作。比如：大会“注册表”两大张80多个数据，如何又快又好地将数据统计出来，提供给有关部门和快速进行大会报到，在当时我们还没有使用过计算机的情况下，包给别人做，要花18-20万元钱。我们下决心自己干，买计算机，编程序，自己操作，问题解决了。大会期间，除了大会开闭幕式和全体会议外，有6次自由论坛，ICA的下属机构和专委会分别召开的会议有80多次，我们都进行了妥善的安排，而且每次会议都派出了我们的联络人员，使会议顺利召开。同时按照ICA的要求和我们的需要，配合大会，在大会期间举办了“ICA建筑档案展”、“ICA防灾抢救展”、“国际档案图书出版物展”、“中国档案事业成就展”、“中国印章与档案展”等12个展览，并组织观众前来参观。我们还自己设计会徽、制作纪念币、设计纪念邮票、摄制电视片，普查、选调外语人员。会议同声传译第一次增加了汉语。我们编辑出版了《第十三届国际档案大会文件报告集》。我们完成了大会的各项任务。与会代表普遍赞扬大会圆满成功。ICA前主席瓦洛说：“从各方面讲，这届大会都是最为成功和极其有效的。”ICA秘书长凯斯凯姆蒂说：“我在国际档案理事会工作了40年。参加了10届国际档案大会，这一届是最成功的。”
第四，开启了更为广泛、深入的国际的合作与交流，确立了我国在国际档案界的重要地位。
会议期间，我国有关机构第一次同ICA有关组织联合举办活动：北京市档案馆协助ICA城建档案处举办“城建档案在中国”论坛；中国人民大学档案学院与ICA档案教育培训处联合召开档案教育研讨会；《中国档案》杂志社同ICA档案期刊工作处联合举办档案期刊研讨会。
按照国际惯例，我国国家档案局局长第一次出任国际档案理事会主席，主持一届四年ICA的工作；ICA下属机构和专委会，如项目管理、城建、教育、期刊等都有我国多个档案学者、专家任职和参与工作。
会议上，我国多个城市档案部门同其他一些国家城市的档案部门建立了友好城市，如上海市档案局同日本的横滨市档案局等。威海市档案局局长张建国同英国国家公共档案馆馆长萨拉·泰克女士商定了赴英国查阅、收集大连历史档案事宜。这次会议之后，国家档案局召开了外事工作会议，决定改变过去单一由国家档案局组团出访的做法，规定有条件的省区市可以单独组团出访。开创了档案外事工作新局面，促进了国家档案事业的发展。