摘要：档案管理成为影响企业企业发展水平的重要因素，在企业整体管理中占据举足轻重的地位。档案管理可以规范企业从业行为，总结企业实践经验，推进企业事业发展，地位越来越重要。但目前企业档案管理是社会档案管理中的弱项，要正确认识高速公路营运企业档案管理中存在的不足，规范化管理工作急需加强。文章分析了企业档案规范化管理中存在的档案案卷、制度、人员、信息化建设等方面的问题，提出了有针对性的几点措施建议。
关键词：档案管理；规范化；企业
1企业档案管理规范化的意义及特征
1.1企业档案管理规范化基本现状
1.1.1规范化的企业档案是企业文化软实力的象征
企业档案管理是企业历史、现在、未来文化内涵的重要组成部分，是企业发展史的重要载体，是企业重要的文化资源。推动企业档案规范化建设，塑造良好的企业文化形象，对企业文化的推广宣传和提升企业软实力具有重要意义。
1.1.2规范化的企业档案是企业历史的沉淀
规范的企业档案记录着企业发展的历史，是单位的无形资产和宝贵财富，通过这些档案可以对企业发展过程有直观了解，新的领导班子可以借鉴参考。通过查询企业发展历程档案，可以掌握企业规划、建设、发展的第一手资料，为促进企业稳定健康发展奠定基础。通过查询企业职工个人档案，可以准确了解职工的素质能力，更加客观评价职工，有利于企业内部管理。
1.2企业档案管理规范化的特征
1.2.1专业性强，行业特征显著
对于企业档案而言，其极具专业性，行业特征显著，主要包含营运过程中产生的所有事件，形成的所有资料文件，需要进行详情、内容以及时间等信息的全面收录。基于此，对于档案管理者，需要对资料进行类型划分，结合资料产生的环节，遵守档案管理基本准则，实现归档与储存的目的。纵观营运企业发展实践，既要进行档案资料的收集，又要维护资料的完整性与可靠性，同时为档案高效利用营造有利环境提供便利。
1.2.2档案内容极具丰富性，载体凸显多元化特点
在企业营运过程中，涉及诸多环节，涵盖从工程建设到项目运行全过程，流程复杂，环节较多，这就决定了档案内容的丰富性与多样性，涉猎范围较广，需要全面反映公路营运的真实情况，凸现数据集合的功能。另外，这些资料产生于多个部门与机构，文件资料更显复杂性。
2企业档案规范化管理存在的主要问题
2.1企业档案缺失，档案室设施落后
这是当前企业档案管理最现实和最严峻的问题。当前，我国利用现代化信息技术建设云存储档案已是大势所趋，但是在某些企业中，企业档案设施、档案管理还非常落后。主要原因，首先是企业单位不重视档案和档案规范化管理，没有投入必要的人力、物力、财力开展档案规范化建设。其次是档案产生部门不重视，归档存储不及时、不全面、比较随意，导致档案本身缺失。再次是档案管理部门不重视，存储不力，导致档案在利用过程中破损丢失。
2.2档案管理制度缺乏，重存储、轻利用
据调查，大部分中小企业都没有档案管理制度，或者虽有制度但不完善，没有严格执行。有些企业制定归档制度时，不考虑企业实际，虽在盲目性和随意性。有的企业制度缺乏约束性，分工职责不明，管理混乱。有的企业受传统管理理念影响，沿用一成不变的档案制度，制度与社会发展脱节，没有体现出制度的有效性与规范性。有的企业只关注档案存储，不知道怎么很好利用，更没有进行资源共享。
2.3档案管理人员不专业
有的档案管理人员没有充分认识规范化档案管理的重要性，缺少大局意识。有的单位安排兼职的档案管理人员，使档案人员的精力注意力分散。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有的档案工作人员没有正规培训，业务素质不高，导致档案管理成效差强人意，对档案资源价值造成不良影响，制约了档案管理的创新进步，不利于企业长足发展。
2.4档案管理信息化建设发展缓慢
目前，信息化、云存储、云计算已经成为企业档案管理的趋势，是加强档案规范化建设的关键步骤[1]。但很多企业仍以传统纸质档案为主要存储模式，以档案架为主要存放方式，处理效率不高，管理理念落后，不能满足企业和社会对档案的需求。有的企业虽然应用了计算机技术，但仅仅是将纸质档案扫描成了电子版档案进行储存，运用云计算等先进手段加强档案的查询利用方面做得远远不够。
3加强企业档案规范化管理的措施
3.1加强档案管理人员培训
信息化建设新时代，档案管理部门和档案管理人员面临许多新的挑战，对个人理论素养、专业知识都提出了新的要求。各类企业在招聘或选拔档案管理人员时，要充分考虑其专业素质和工作经验，适当提高选拔门槛。各类企业档案管理人员要不断学习专业知识，掌握档案规范化管理的方法，精通规范化管理业务，全面推动企业档案管理规范化[2]。同时，企业要加强档案管理人员培训，通过定期培训和考核增强人员业务能力，提升职业素养，适应档案规范化和信息化管理需要。
3.2加快企业档案信息化建设
各类企业单位要将档案管理和信息化相结合，加快数字化、云存储、云计算等信息平台建设，构建云端的电子档案和数据，逐步建成网络平台。信息化建设平台要集中档案业务管理、信息发布等管理功能，强化电子的档案的真实性、完整性、安全性，提高档案管理的利用率[3]。各类企业单位还要加快档案管理的信息共享，消除数据烟囱和信息孤岛，强化各部门之间、上下游企业之间的资源共享，必要时可供其他单位和社会人员检索查询。
3.3切实增强规范化管理责任意识
当前我国许多企业正在进行重组改革，规范化的企业档案对推动重组改革意义重大。企业领导要提高对档案规范化管理的重视程度，遵循严格、严谨的基本原则，以规范化、标准化建设为方向，有效应对档案规范化管理中的问题。档案管理部门要强化责任担当，明确职责分工，严格流程管理，严格执行档案管理制度，提高档案利用效率，发挥档案最大效用。
3.4加强档案基础设施建设
各类企业要根据企业发展实际需要，从历史记录、事业发展、科研需求、文化建设、市场开拓等多方面出发，加大规范化档案室馆基础设施建设力度，配齐复印机、打印机、扫描仪、档案柜、档案架、计算机等硬件设备，加强档案室防火、防盗、防潮等预防工作，给档案管理人员、档案利用人员创造良好、完善的硬件工作环境条件[4]。同时，企业单位要完善档案管理软件程序，加快档案信息档案管理和检索平台建设，以数字档案资源为核心进行规范化管理。
3.5完善企业档案管理制度
要从归档收集、查询利用、存储整理等各个管理环节上完善制度。收集阶段，要保障档案资料的完整性，防止缺失，应收尽收；借阅查询阶段，要确保借阅秩序，严格登记录入，防止档案丢失；存储整理阶段要确保资料整理的科学性和规范性。档案管理部门要规范档案管理流程，严格落实管理制度，确保权责清晰，同时要制定必要的惩戒措施，提高管理制度的执行力，根本上实现档案管理规范化。
结束语
综上，对于新时期企业档案管理工作极具系统性与复杂性，涉猎领域多，范围广，专业性强。因此，要给予档案管理工作以高度的重视，要以规范化建设为方向，强化先进信息技术与网络技术的应用，切实提升档案管理效率。
参考文献：
[1]余伟略.浅谈如何提升企业档案管理水平[J].农电管理，2018（09）：44.
[2]王顺心，雷冠姝.供电企业档案管理规范化建设[J].现代国企研究，2017（20）：41.
[3]崔亚男.浅议企业档案管理的规范化[J].办公室业务，2016（10）：141.
[4]李晨.关于企业档案管理工作规范化建设的几点思考[J].兰台世界，2014（S5）：107.
论文作者:郑静
论文发表刊物:《基层建设》2019年第25期
论文发表时间:2019/12/9
标签：档案论文; 企业论文; 档案管理论文; 规范化管理论文; 管理人员论文; 规范化建设论文; 管理制度论文; 《基层建设》2019年第25期论文;