摘要：随着科技时代的到来，电子信息技术发展迅速，计算机和网络广泛应用到生活当中，高标准的全自动化网络办公形式走进建设工程质量检测机构。电脑全自动检测，接收多种样品、样品个体检测、样品报告和报告的发放、保存也不在使用传统的纸质文件方式，报告自动生成电子数据，随着纸质文件的产生，也涌现了大量的电子文件。本文对建设工程质量检测档案管理中的问题进行具体分析，并提出对策。
关键词：工程质量检测档案；管理；问题
《广东省建设工程质量检测机构检测档案管理办法》中提出：“档案可以纸张和电子两种不同载体形式分别进行归档。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。”由此可见，档案管理两种方式之间相互依存，传统的纸质文件有固定的保存方式，需要考虑电子档案在管理在管理上的问题。
1电子档案的保存形式
在众多检测机构中，分属不同的部门对不同工程进行检测管理，因此电子档案格式也不同。值得注意的是保持本职部门的电子档案格式一致，和新旧档案的区分问题。在大多数纸质文件中，原始内容体现在原始形式上，容易产生变化，导致电子档案很难保持原始性、真实性、完整性。
2电子档案的存储问题
众所周知，电子档案的载体是磁性物质和光盘，光盘是利用激光将信息刻入圆盘中，分盘基、记录介质、保护层这三个部分。材料的不稳定导致光盘容易发生氧化，与碱溶液发生反应。外部环境不稳定对电子档案的保存影响巨大。
夏季高温，空气中微生物繁殖迅速，据调查，气温每升高10摄氏度，可使微生物生长加快2倍。同时高温作用下，有害化学物质对电子文件载体的破坏作用增加，减少电子档案载体的使用寿命。潮湿的环境同样有利于空气中有害生物生长和繁殖。房间湿度超过75%促进霉菌的生长，太过湿润还过促进空气中灰尘对电子档案载体的破坏。
不论太阳光还是电子设备的光，都在向外辐射，同时产生热量，这种光辐射热严重影响电子档案载体的耐久性。空气污染严重时，二氧化硫（SO2）、硫化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）等气体在一定条件下会生成原子氧，这种原子氧氧化性极强，还会产生臭氧，削弱电子档案存载体的耐久性。灰尘是生活中不可避免的存在，由于灰尘本身带有酸、碱性，落在电子文件保存载体上也一并带来酸、碱性。灰尘大多呈固体，在整理、保存、利用过程中，难免会对电子档案存载体造成磨损，在灰尘的作用下腐蚀破坏电子档案存载体，不同外部环境还会引发霉变。空气中危害电子档案保存载体的微生物主要是细菌和霉菌。生活中常见的霉菌有50种之多，霉菌侵蚀电子文档案存载体，促使载体变质、生出霉斑，还会分解有机酸，加速酸性物质对载体的破坏。
电磁场对电子设备干扰作用大，使磁性物质退磁、消磁，严重破坏载体记录。电子档案载体受自身材质影响，无法承受过多压力、扭力、冲击力等物理上的影响。
3电子档案的存储方案
数码形式是电子档案内容存储于载体的基本形式，其依赖于电子计算机等软硬件设施将内容直观表现为文字、图像等资料。现代化科技不断进步，电子设备与电子计算机软硬件也不端的推陈出新，电子档案所以来的现阶段的电子技术在未来已经过时。这里提出这类问题的对策建议：
（一）电子档案统一格式，从有关部门下发统一电子档案模板，规整文件类型和格式，并组织各部门档案管理培训，普及电子档案知识，使工作者能够熟练运用各种软件和模板。
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（二）调陪相关技术人员定期对电子档案进行维护，保证其原始性、真实性、完整性、安全性。利用先进技术知识，提高电子档案可靠性。
电子档案完成时，对电子档案完成的背景、内容、结构和管理过程的原始数据进行记录，有利于检验电子档案的原始性、真实性、完整性，保证电子档案有效。电子档案在使用时应当注意信息存储或传输的过程中是否完好无损。网络的开放，使得信息某些作用下会被篡改和替换，常用解决办法就是利用分组密码的消息认证技术，对电子档案进行加密，消除隐患。工程质量档案作为机密，要防止无关人员进入系统对原始数据的修改，需要在进入档案管理系统时进行身份验证，有效保护电子档案的真实性、完整性。电子设备中最常见的访问控制技术就是防火墙。它是在某个机构网络和其他系统网络之间设置的障碍，防止其他用户对改机构网络的非法访问，保护该机构重要机密。防火墙仅仅用于网络边缘，通过网络边界建立相应网络通信监控系统来控制所有通过防火墙的数据流，根据设定程度，符合网络安全规定的信息允许通过，不符合就拦截。以此来保护网络信息、组织、结构不被侵犯。
目前众多软件中，都有一种防止信息被改写的手段。将电子档案在打开时设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能读取信息，不可以对信息作出任何修改。在外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）中信息不可追加或擦除，只能读取；一次写入式光盘（WROM）提供用户对内容的多次追加，而不能被擦除原有的信息。这些方式有效保存了电子档案的原始性、真实性、完整性。
（三）外部环境的改善。1、调节资料室内温湿度。可使用去湿机、去湿氯化钙等，配合空调调节系统，控制室内温度17~20摄氏度，相对湿度在35%~45%即可。2、资料室内进项使用无紫外线照明设备，避免紫外线直接射入，避光保存，使用过程中进项减少曝光时间和曝光强度。改善建筑形式来隔绝自然紫外线。3、定期净化空气，清扫室内卫生，并对电子档案载体密封保存，防止灰尘侵蚀。4、控制温湿度，搞好卫生的同时，杜绝霉菌能进入资料室内的一切渠道，并采用防霉剂预防；不定期对电子档案载体进行消毒，推荐化学方法有熏蒸或擦拭化学药剂，物流方法有真空消毒等。5、电子档案在保存时应规避发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电设备等具有消磁退磁作用的设备；科选择专业防磁金属作为装具，但不能选择铁具。6、注意电子档案载体存放时保持其不受压力、扭力、冲击力等外力作用，以保证信息的完整度。7、定期对所有存储的电子档案进行拷贝，延长电子档案的寿命，常规下磁盘应2年重新拷贝一次，光盘5年重新拷贝一次，拷贝后与原载体同样编号存储。
（四）避免更新换代被淘汰。统一、通用的文件格式更能确保电子设备对电子档案的长期兼容，方便对资料的浏览和管理。为了让电子档案不被未来计算操作系统和应用软件拒绝，统一电子档案合适保存与系统操作软件同一读取格式。
（五）在确保电子档案的长期可读性上应及时更新电子档案的文件结构。不断完善档案支持软件，在不影响电子档案完整性、真实性、有效性的前提下更新电子档案文件结构，保证电子档案在未来计算机操作中的可读性。
4结束语
综上所诉，不论是传统文件的管理，还是现代化电子档案管理，首先都要保证文件的完整、长期可读、真实、有效。在信息高速传递的现代化社会，工程质量检测档案必须进行加密、维护等处理，才能保证档案可靠性。虽然在不同程度上实践有些差异，坚持从实际展开，积极应对问题，才能更好推动工程质量检测机构的发展。
参考文献
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论文作者:王瑞华
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/23
标签：档案论文; 电子论文; 载体论文; 文件论文; 信息论文; 霉菌论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第13期论文;