摘要：办公室作为企业发展中不可或缺的组成部分，其工作质量的好坏会直接影响企业效益的获取，所以企业管理人员在进行办公室管理时，应当依据办公室管理中存在的问题制定相应的解决措施，不断提升办公室在企业制度决策中所起到的辅助作用。
关键词：办公室管理；现状；创新方法
一、新时期企业办公室具备的特点及职责
1、特点。办公室作为企业发展中重要的组成机构，其在职能发挥中有着十分显著的三个特点。首先办公室由于掌握企业单位发展信息的传达，因此其具有全局性的特征。其次办公室工作人员在工作中需要及时对上级部门的命令进行传达，同时将下级部门的意见进行反馈，所以办公室具有显著的协调功能。最后，办公室主要的职能就是为企业管理人员提供其所需要的相关数据资料，协助管理人员对下级部门进行政策传达，这样就意味着办公室具有协调服务的职能。
2、职责。
2.1制定科学规范的规章制度。在新时期企业的发展中，办公室最应当具备的就是制定适合企业进行发展的相关政策，保证企业向着更好的防线进步。因此办公室应当在发展的过程中收集企业各单位的发展数据，进而根据各单位的发展情况来确定企业的短期发展目标与长期发展目标，最终协助企业管理人员制定一套有效规章制度。
2.2协调和管理好公共关系。一个企业的发展，离不开与各行各业打交道，如果在与这些行业关系的处理中出现失误就可能造成企业发展困境。但是在新的时期中企业管理人员面临着较多的事务处理，这可能会对公共关系的处理出现疏漏。所以在新的发展环境中，办公室人员就需要积极做好与政府以及各个企业之间的关系处理工作，保证企业与其的友好利益，不断发挥自身的协调与管理公共关系的职能。
2.3处理好日常工作。新的发展环境对于企业提出了更多的发展要求，因此企业需要及时抓住机遇迎接挑战。但是在当前的企业发展过程中，部分企业表现出了日常事务管理的漏洞。正所谓“千里之堤溃于蚁穴”，如果企业管理人员在企业发展中不能够对日常事务的处理引起足够的重视，就可能导致企业效益的降低。因此在这种环境的要求下，办公室管理人员应当积极承担处理日常工作的职能，为企业发展奠定良好基础。此外办公室人员在进行处理日常事务职能发挥的过程中也应当积极为企业拓展各种事务范围，不断增强企业自身的竞争力。
2.4对档案进行妥善管理。档案管理也是新时期办公室所应当发挥的一个职能。档案是一个企业进行发展的基础，如果企业在发展中不能够加强对档案的管理，就可能导致企业的一些管理数据丢失，影响企业最终的市场拓展。为此办公室需要加强对企业各项档案的收集、识别管理等工作，勇于担当其对档案进行管理的职责。
二、办公室管理工作中常出现的问题
1、管理制度不健全。目前很多企业存在办公室工作职能划分不明确，工作目标模糊，无完善的工作实施计划，也没有健全的管理制度进行约束和规范，这些存在的问题导致企业工作人员工作压力增大，对外，企业的良好形象无法得以展现。因此，只有完善企业相应规章制度，捋清企业、部门及个人的职责和分工，制定科学合理的工作计划，才能使工作效率得到有效提升。
2、管理理念陈旧，未做好沟通协调。办公室工作人员不仅应具备严格执行任务、有效落实工作的能力，同时也要具备管理者或者组织者应具备的特性和本领。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆现今不少企业仍存在管理理念过于落后的现象，领导对于工作经常亲力亲为，但对于带领团队，在工作、团队齐抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在简单的发号施令阶段，强制监督，盲目控制，不会与员工进行有效沟通，缺乏协调和引导能力，这样的管理方式只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地，失去工作主动性。
3、管理人员综合素质不高。当今仍有许多企业认为办公室工作无足轻重，思想意识里没有给予其足够重视，在企业用人招聘过程中，忽略办公室工作人员的综合素质，往往招进公司的人良莠不齐。再有公司不重视对办公室工作人员的综合素质训练和培养，使员工只会机械地按照领导安排完成日常工作任务，缺少主动寻找问题和分析问题的能力，也无法在重大决策时给予领导提供建设性意见或者建议，只是一个单纯的服务者。
4、档案管理较为混乱。许多企业在档案管理方面没有完善的制度和流程，所谓眉毛胡子一把抓，将有价值的文件和无实际意义的文件一并入档，并且无详细规范的分门别类，导致需要寻找参考资料或查实考证之前留存的文件时，办公室工作人员无从下手，手忙脚乱，不能在短时间内迅速准确找出需要的文件，从而浪费工作时间，也降低了工作效率。
三、新时期企业办公室管理方法的创新策略
1、建立科学完善的办公室管理制度。在新时期企业办公室管理方法中，企业应当针对办公室发展中所存在的制度问题，及时制定完善的管理制度，因为只有完善的管理制度才能够保证办公室工作人员在工作时有可遵循的准则。企业在制定工作制度的过程中也应当依据企业办公室工作人员的工作效率制定奖惩制度。如企业在发展中根据办公室工作效率制定《办公室工作人员奖惩制度》，在制度中明确写出如果工作人员在日常工作中能够通过自身的努力为企业获得相应效益提升，那企业可以根据工作人员所做出的贡献大小进行经济奖励，但是如果企业检查人员发现办公室工作人员在工作中出现了工作效率低下的情况，那就会根据奖惩制度中的规定对员工进行处罚。
2、协调处理好各部门之间的关系企业进行单位效益的获取就需要办公室人员的职能发挥，所以企业需要合理选择办公室人员。例如企业在进行办公室协调各部门之间关系职能的发挥时，可以先派遣企业高层人员对办公室中各个人员进行考察，从中选出聪明灵活的工作人员，而后以考题的形式向所选出的办公室人员进行考察，根据员工的回答选出最佳员工来进行公司各单位关系协调职位的担当。此外企业也可以根据企业各个单位之间关系协调的情况制定《单位关系协调奖惩制度》，并从中规定如果办公室工作人员能够完成自己的职责，协调好各个部门之间的关系，那公司会根据员工的表现给予相应的鼓励。
3、提高办公室人员综合素质。办公室工作人员虽然不是领导，但与领导最靠近，虽然不是核心岗位，但却接近中心岗位，不作决策，却服务于决策。这就要求办公室工作人员必须具备相应的综合素养，不仅自身各方面素质修养要达标，而且要在工作中养成善于学习的良好习惯，不断提升个人能力和专业素养，同时企业也应注重办公室人员的培训，多组织办公室人员进行对外交流、参加专家讲座等活动，提升工作人员的知识储备能力和沟通协作能力。
4、规范文件存档，定期整理档案。办公室工作人员应当规范档案管理流程，将企业全部档案进行分部门、分类别整理，并注意按照年份和日期编写序列号，保存纸质档案，并制作电子文档目录表以方便查阅，定期对前一段固定时长内的档案进行整理，将无用的档案进行清理，将此前未进行规范入档的文件重新进行编号归档，这样则保证了档案工作的规范性。
结束语
在科学技术高速发展的现今，企业应该重视办公室管理工作的创新，利用科学有效的信息化手段合理安排办公室工作。作为办公室工作人员，也应在工作中把握新时期办公室工作的需求，多思考，多分析，手脑并用，使办公室工作在创新中得到新提升。
参考文献
[1]张小龙.对企业办公室工作创新的思考[J].秘书之友,2018(23):410 -411.
[2]李承平.创新办公室工作实现企业稳健和谐发展[J].现代企业文化,2019(29):183-184.
论文作者:赵芳芳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
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