新时期办公室档案管理的有效性探讨
文/江苏省连云港市灌南县卫生健康委员会 张怀霞
【摘要】 对于机关事业单位而言，办公室档案是一笔非常宝贵的财富，如果想要妥善管理办公室档案并让其发挥应有的作用，就必须保证办公室档案管理工作的规范和有效。本文分析了目前影响我国办公室档案管理有效性的主要问题，同时基于这些问题提出了一些针对性的改进策略。
【关键词】 办公室；档案管理；有效性
提升办公室档案管理有效性，可以保证后续各项工作的有序展开，同时还能够提升单位的科学管理水平。但是在我国机关事业单位中，还有很多影响办公室档案管理有效性的因素，需要得到管理层的重视。
一、当前影响办公室档案管理有效性的原因
（一）管理制度有待完善。因为我国市场经济发展时间不长，经验不够丰富，科学管理制度体系还没有在广大机关事业单位真正发展建立起来，因此，很多机关事业单位普遍缺乏完善且与时俱进的档案管理制度，在对文件的归档与整理上还是依照传统的方法来进行。很多单位一般都是依照一些约定俗成的经验与规矩来进行档案管理工作。虽然也形成了一定的制度，但是在实际执行的过程中，这些制度已经不能满足新时代的要求，普遍存在着不合时宜、形式主义等问题。因此，在很多办公室工作人员和管理人员的眼中，制度就是一句口号或者僵化的工作形式，仅仅是为了应付上级检查而存在的一种手段。基于这样的认识，很多办公室档案中真正有价值的文件都无法得到妥善的保存和有效的管理，即使保存好了，在寻找的时候，也会花上很长时间，降低了工作效率。
（二）缺乏专业的工作人员。虽然办公室管理工作看起来比较简单，也不需要工作人员多么专业的工作技巧，但是在实际工作中，办公室档案管理工作相当细致繁琐，要求非常高。很多单位为了节省成本，长期忽略办公室档案管理工作，在人员配置上也不够专业用心，对于相关人员的调配也很随意，很多单位甚至极少考虑工作人员的专业性和能力。在很多单位，档案管理处甚至成了退休人员的安置处。在通常情况下，根据岗位职能原则，办公室档案管理工作必须要有专业的人去操作才能够完成，人员配置不合理会极大影响档案管理工作的有效性。同时，上级管理部门经常忽视办公室档案管理工作，思想上的松懈导致行为上的责任意识单薄，各种问题层出不穷，极大地降低了办公室档案管理工作的有效性。
二、新时期加强办公室档案管理有效性的措施
（一）完善办公室档案管理机制。科学的规章制度是高效工作的基础与前提，鉴于目前我国机关事业单位中存在的影响办公室档案管理效率的因素，建立起一套科学有效的办公室档案管理机制是非常必要的。新时期，机制建立必须要突出体现时代性和创新性，不能仅仅复制以往的成熟经验和既有体制，更加不能单纯模仿旧有经验。新时期构建全新的办公室档案管理机制，必须要结合新时期的新特点和新要求，与实际工作紧密结合，最终目的就是要满足实际工作要求，为事业发展作出贡献。建立的规章制度，要科学合理、准确细致、可操作性高、灵活程度高，要坚决杜绝形式主义的滋生泛滥，拒绝让规章制度流于形式，确保档案管理工作的科学合理。同时，要重视办公室档案的电子化管理，尽量做到无纸化办公与管理，构建机关事业单位档案数据库，优化管理流程，坚决执行工作要求，建立起有效的应急体制，确保在非常情况发生之时，能够在短时间内让档案管理工作回归正轨。为了完成这一目的，档案的电子化和网络化管理是必不可少的。
（二）提高管理人员素质。新时代，办公室档案管理工作呈现越来越鲜明的专业化、网络化、信息化的趋势，同时档案管理工作先天就有细致、专业性强的特点，这都对管理人员的素质提出了新要求。随着电子档案的不断发展，档案数据库在各机关事业单位不断普及，各种专业设备不断进入机关事业单位，对于高素质、专业化的档案管理工作队伍的需求也越来越大。高素质的管理人员，不仅需要与时俱进地提升自己的专业素养，同时更要有强烈的责任意识和丰富的管理技巧，同时还要具有高度的保密意识。对于机关事业单位来说，首先需要重视档案管理人员的专业素养，为他们提供同先进单位交流学习的机会，还要重视培养管理人员的责任意识与使命意识，转变他们的落后思想，明确责任分工，以提升办公室档案管理有效性为目的，强化管理团队建设。同时管理者还要重视在社会上招收满足需求的工作人员，补充管理团队。
3.与临时监护人存在隔膜。因为很多学生的监护人年龄较大，担负着各方责任，在对孩子的教育问题上给予的关注度不足。还有些父母把孩子交给爷爷奶奶照顾，他们的年龄较大，很少有心力全面照顾学生，加之学生易出现逆反心理，会养成偏激的性格。在亲友家寄宿的孩子与其家庭成员并不和睦，很容易产生负面的情绪，如“寄人篱下”的感觉等，多种因素的综合作用使得留守儿童出现了并不健康的心理。
（三）开启办公室档案管理新常态。新时期的最大特点就是新常态。新常态要求单位在全面深化改革和复杂时代与社会背景条件下，开展自己的各项工作。办公室档案管理的新常态，就是信息化、网络化与专业化。要实现办公室管理的信息化、网络化与专业化，就需要加大新设备新技术的投入，提升办公室档案管理的现代化水平。新常态背景下，新问题会不断产生，必须要时刻保持与时俱进，秉持创新理念，不断完善制度，创新管理模式。
三、总结
新时期，为了切实提升办公室档案管理工作的积极性，提升工作效率，必须要采取特定的策略，科学合理高效地解决目前影响办公室档案管理有效性的问题，确保办公室档案管理工作在合理区间运行。只有这样，才能够确保办公室档案管理工作同新时期的要求相适应。
智能变电站通过电流、电压控制技术，采用GIS控制设备和先进的传感器，充分结合计算机技术的网络监控系统。利用传统的光纤端口保护装置以及回路装置，实现信息传输，智能变电站主要系统组成是站控层、设备层以及间隔层，这些主要部分都是采用不同技术设备来承担着变电过程中需要的信息收集和设备连接以及电能输配。
【参考文献】
[1]李华.试论新时期办公室档案管理的有效性[A]."决策论坛——如何建立科学决策机制理论研讨会"论文集(上)[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2015.
[2]郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[J].办公室业务，2016(20)：118.
标签：办公室论文; 档案管理论文; 有效性论文; 江苏省连云港市灌南县卫生健康委员会论文;