摘要：办公室是单位日常管理工作的重心，而档案管理工作亦在办公室管理工作中占有重要的地位。因为档案是记录单位工作运行的重要依据，而且能在必要之时为单位提供原始的参考材料，这就为单位工作的正常进行提供了一定的保障。近年来，随着社会的不断进步和发展，科学技术日新月异，办公室档案管理工作早已跟不上时代发展的步伐，也不适应当前新形势的发展，这就严重影响了办公室工作的正常进行，也降低了办公室的工作效率。因此，单位的相关人员要根据发展现状，制定出合理规范的办公室档案管理的具体措施，从而有效地促进办公室职能的发挥。
关键词：新形势；办公室；档案管理
1新形势下做好档案管理工作的意义
1.1紧跟时代潮流
办公室归档管理对于促进信息存储和价值非常重要，它是信息产业工作的重要组成部分。办公室档案管理信息对于人们使用参考和提前咨询未来的文献和材料具有重要意义，可以显着节省时间并提高工作效率。随着信息时代的到来，人们的生活方式发生了很大变化，对信息获取的需求也逐渐提高，办公档案的管理不仅限于纸质材料的管理，而是遵循大势所趋，它应该结合现代信息工具，我们将提供一个更好的社会，密切关注社会的需求。
1.2对档案的发展具有积极作用
由于档案管理工作的特点，办公室工作需要高度重视文件管理工作，需要相应的人力资源和物质资源。档案管理的主要特征是一致的，并且需要可持续的管理措施来处理办公室档案管理。同时，由于档案管理的特殊任务，结果具有历史性和时间敏感性，因此为了有效实施档案，需要制定合理有效的管理计划，需要高素质的人才来合作共同发展。
1.3促进档案事业与国民经济的协调发展
社会发展与经济进步离不开前人的经验总结，而好的经验总结一般都会留在档案里。因此，档案管理工作对于国民经济的发展具有举足轻重的作用。
2办公室档案管理存在的问题
2.1办公室工作人员没有较强的档案管理意识，管理方式也存在缺陷
随着社会的不断进步和发展，单位都需要有管理档案的专业人员，才能不断提高员工的工作效率。因此，我国档案管理专业人才的培养显得愈发重要。但是，大多数单位中的档案管理人员都并非专业人士，很多是单位中的工作人员，这直接说明现代办公室没有较强的档案管理意识。而且，很多单位的档案管理方法仍然采取的是传统的模式，并没有走在时代的前端，也没有跟上时代的发展，更没有将信息技术完全引入办公室的档案管理工作中去，尤其是一些欠发达地区，在办公室档案管理工作方面的管理方式更加落后，极度缺乏对档案管理重要性的认识和了解。
2.2办公室档案管理工作人员的素质有待进一步提高
由于专业档案管理人才的缺乏，很多单位的办公室档案管理工作人员并不是专业人士，他们大多是兼职从事档案管理工作，因此，这就致使档案管理工作人员缺乏专业的管理知识。第一，工作人员水平不够，这也是办公室档案管理工作中面临的一个难题。在办公室档案进行管理的工作人员大多没有相关专业的知识与技能。第二，现在科技发达，各种技术日益更新，办公室的档案管理工作，也要跟进发展，不断学习。最后一点，现在是互联网时代，公室档案管理的工作人员最基本要求是能熟练使用OFFICE等办公软件。这样在进行档案登记、管理时才能更快完成，这就要求办公室档案工作人员要积极学习办公软件的使用。对此，为了培训现代办公室档案管理人员学习专业技能，而且能够熟练使用现代办公软件，单位必须认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题，这也在一定程度上有助于办公室档案管理工作效率的提高。
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3新时期办公室档案管理中提升有效性的策略
3.1建立健全办公室档案管理的规章制度
新时期，为了使办公室档案管理工作不断规范化，保证办公室档案管理工作的有效进行，就要建立健全科学、合理的规章制度。新时期的办公室档案管理工作要顺应时代的发展，从而跟上时代发展的步伐走在时代的前端，因此，要不断革新办公室档案管理的规章制度，摒弃传统的、落后的管理制度，建立健全适应时代发展的制度，并且要勇于创新，革新管理制度的内容和形式，但是制度也不能形式化、表面化，要杜绝华而不实的现象，只有这样才能保证办公室档案管理的工作效率。另外，在制定规章制度之时，要结合现代化的科学技术，使得档案管理制度更安全化和规范化，从而极大限度地保证办公室档案管理工作职能的正常发挥。
3.2不断更新现代办公室档案管理理念
目前，由于缺乏办公档案管理意识，我国办公室档案管理的理念也较为传统，导致档案管理工作的效率较低。因此，为了有效提高档案管理意识，有必要不断更新现代办公室的档案管理系统。首先，要对办公档案的管理进行规范和规范，根据我国办公档案管理发展的现状，制定合理的目标，遵循办公档案“以人为本”的管理理念。始终建立和完善适应现代社会发展的办公档案管理系统。
3.3提高办公室档案管理人员的综合素质
办公室档案管理是组织中非常重要的一部分。因此，要确保档案管理工作的质量，因为办公室档案管理员的综合素质应始终提高办公室档案管理人员的素质，直接确定档案管理水平。首先，为了提高档案管理水平，需要加强对档案管理专业知识和技能的研究。其次，档案管理人员需要了解现代科学技术，并具备现代设备的具体操作能力。因此，如果单位为办公室选择档案管理员，单位读者应高度重视，面试官也应严格遵循人才选拔制度。当然，单位还需要对档案管理员进行专业培训，因此他们拥有所有专业的管理知识和技能，从而提高了办公室档案管理员的整体素质，为了提高办公室档案管理员的整体素质，标准化方向推动办公档案管理新时代。
3.4规范管理流程
在新时期办公室档案管理工作当中，管理流程也直接关系着档案管理工作质量。办公室档案管理工作流程本身具备内容多、复杂性强等特点，其管理流程包括收集档案、整理档案、对档案进行价值鉴定、妥善保存档案、编制档案目录、做好检索、统计与编辑等。这些环节关联性非常强，只要其中一个环节出现问题，下一个环节的工作将会受到极大的影响。因此，想要提升办公室档案管理的有效性，还需要充分规范档案管理流程，确保每一个环节都不能出现问题，通过规范化管理，保证管理工作的质量与有效性。
3.5提升办公室档案管理硬件设施
新型档案管理当中，对管理硬件的要求更高。因此，管理层应该更加重视办公室档案管理工作，投入更多的资金，为其添置计算机等硬件，从而为办公室档案管理提供更好的工作条件，有效提升新时期办公室档案管理有效性。同时，还需要定期检查计算机等硬件设施，如果发现问题，应该及时处理，确保硬件设施能够正常工作。通过这种方式，办公室档案管理工作效率与有效性也会进一步提升。
结语
总而言之，办公室档案管理工作的规范化，能有效地促进单位的工作效率，从而确保办公室档案管理工作职能的有效发挥。这就要求单位的领导对办公室档案管理引起重视，并且建立健全办公室档案管理的规章制度，并对档案管理人员进行培训，不断提升工作人员的专业知识和技能，并加大办公室档案管理的信息化建设，只有这样办公室档案管理才能适应新时期的发展。
参考文献：
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[3]邵月娥.浅谈新形势下档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2012（21）：191-192.
论文作者:饶文婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/8
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