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为什么说档案创造了“历史”？怎样利用档案才能获得一幅相对接近于真实的历史画卷？请看——
一位外国档案学家曾经说过的：过去档案创造了“历史”，而现在档案又成为历史的见证。这句话简明而又深刻地反映了历史与档案的关系，说得再通俗一些，历史学家与档案文件，就如同厨师与粮食——“巧妇难为无米之炊”啊！
档案文件在还原历史本来面目中是第一位的，由于一件档案文件的公布而推翻一个历史结论或揭开一个历史谜团的例子，屡见不鲜
能够还原历史本来面目的史料，无非是档案文件、文献记载(包括影像资料)、口述材料，古代史还要依赖出土文物和传说。其中，档案文件无疑是第一位的。文献记载的多是表面现象，而口述史料往往存在记忆误差。历史学家要想尽职尽责，一项最基本的工作就是必须在档案馆进行艰苦发掘。
由于一件档案文件的公布而推翻一个历史结论或揭开一个历史谜团的例子，屡见不鲜。众所周知，毛泽东在1949年6月30日发表了向苏联“一边倒”的宣言，大约与此同时，刘少奇率中共代表团秘密访问了莫斯科。过去各国学者都依据刘的随同翻译师哲的回忆，认定刘少奇访苏是在7月2日以后，从而推断，毛泽东的声明不过为刘铺路，这表明中苏结盟似乎是中共单方面主动靠拢的结果。俄国档案解密以后人们发现，克里姆林宫斯大林办公室日志上明确记载着：莫斯科时间6月27日夜间刘少奇与斯大林进行了会谈，而会谈记录表明，斯大林非常痛快和主动地满足了中共的几乎所有要求。毛泽东是在得到这一消息后才决定做出“一边倒”的公开表态的。如此，对中苏如何结成同盟的历史结论就完全不同了。
还有，1956年波兰危机爆发时，赫鲁晓夫在10月19日抵达华沙与哥穆尔卡会谈，同时秘密派苏军包围华沙，企图以武力迫使波兰人就范。但第二天，赫鲁晓夫一行便启程回国，苏联军队也停止了军事行动。原因何在？当时列席中共中央政治局会议的吴冷西回忆说，毛泽东接到了苏共的通知，得知赫鲁晓夫打算动武后，紧急召见苏联驻华大使，并转达了中共强烈反对的立场。于是，人民普遍认为是毛泽东阻止了苏联的军事行动。后来在俄国档案中找到了苏共中央主席团的会议记录和发给驻华使馆的电报，文件表明，当时苏共根本就没有向中共透露打算采取军事行动的任何消息，而毛泽东是在事件平息后才得知苏联曾经出兵的情况的。显然，真实的历史在这里是被误解了。
历史不能够仅靠档案文件来描述，历史研究者更繁重的工作在于疏理、对比、考证、分析那些已经到手的档案文件，以辨明真伪或探明原因
当然，如果历史都能够简单地靠档案文件来描述，就不需要历史学家了。实际上，发掘档案固然重要，但历史研究者更繁重的工作在于疏理、对比、考证、分析那些已经到手的档案文件，以辨明真伪或探明原因。
人们往往会在浩如烟海的档案材料中发现相互矛盾的文件，如关于1950年10月2日毛泽东给斯大林的电报，就有两份内容正好相反的档案。在中国文献公布的电报中，毛泽东表示接受斯大林的建议，同意立即派出中国志愿军援助朝鲜，而俄国档案馆出示的同一天的电报则显示，毛泽东提出了众多理由拒绝出兵朝鲜。这件事在国际史学界引起了一番不小的争论。这两封电报究竟是一前一后，还是一真一假？经过认真的考查和分析，多数人同意这样的结论：这两封电报都是真实的，只是中国档案馆保存的是毛泽东本人起草但并未发出的电报，而俄国保存的则是苏联大使罗申与毛泽东会谈后向莫斯科发回的转述毛泽东谈话内容的电报。于是，研究的重点就转向毛泽东为什么没有发出已经起草的电报。恰恰是这样深入的探察，才反映出中国出兵朝鲜这一重大事件曲折复杂的历史过程，以及当时中苏两国之间的微妙关系。
在利用档案资料进行研究的过程中，还有一种经常发生的现象。当研究者得到了他多年可望而不可及的印有“机密”或“绝密”字样的档案文件时，往往容易在他的研究著作中迫不及待地尽量利用这些文件，而忽略了追本穷源。其实人们不应该忘记，档案文件中的白纸黑字未必就是历史的真实。确如著名历史学家卡尔所说，有些文件反映的，很可能是其拟定者“希望别人想到他所想到的事情”。
多年来，几乎所有的中国史书都说，1950年的中苏同盟条约是中方起草的，苏方没有进行原则性改动便接受了。其根据就是毛泽东1月25日给刘少奇电报中的明确说法：“经我们起草的中苏友好同盟互助条约草案”已送交苏方。但实际情况完全不是这样。现在披露的几十件俄国档案证实，早在1月6日——那时周恩来还没有动身来苏，而毛泽东正在苏联各地参观游览——苏联便组成了专门的各项条约和协定起草小组，仅中苏同盟条约就先后修改了6次，直到1月22日报送斯大林批准。第二天，苏方将条约草案送中国代表团，中方只做了很少的文字改动，又退苏方，苏方没再修改，随后双方签约。毛泽东在电报中只讲事情的后半部分，自然是有他的考虑的，但无论如何，如果研究者仅以这封电报为依据做出结论，那么向世人讲述的自然不会是历史的真相。
再有，根据中国经贸部的档案记录，官方史书得出结论，20世纪50年代苏联给中国的贷款11笔，约56.76亿卢布，其中用于经济建设的份额为23％。对此，许多研究著作互相转引，以为历史就是这样。其实，仔细查阅和对比中俄两国的历史档案资料可以发现，苏联当时给中国的贷款应是13笔，共66亿卢布，而用于经济建设的份额不足5％。这个史实大概在很大程度将改变中国经济史和中苏关系史中的某些结论。造成这种错误的原因在于，经贸部的档案记录中缺少1951年4月10日和9月12日两笔追加的军事贷款，而这两笔贷款根本就没有签订协议，只是斯大林与毛泽东在电报中商定的。由此可见，档案本身是不会说话的，如果历史学家不能谨慎小心地看待和使用，就会掉进它无意甚至有意设置的种种陷阱。
对档案馆的职能定位不清是中国档案开放中最需要解决的问题
不过，在中国，历史学家面临的更大困境是档案开放的问题。无论是寻找和发掘档案，还是对它们进行缜密的研究，其前提是研究者能够进入足够开放的档案馆。二十多年来，中国的档案管理工作有了长足进步，观念和制度都在变化发展之中，这是可喜的。但也有一些明显的问题至今没有得到根本解决，其中有观念彻底转换的问题，也有制度逐步健全的问题，最重要的问题是对档案馆的职能定位不清。
档案馆保存的文件与已经公开出版的文献是有重大区别的，关键就在于研究者能否自由地查阅原始档案，这涉及到档案解密的问题。中国早就公布了档案法，也规定了30年的解密期，但没有颁布实施细则，也没有规范和科学的解密程序，某件或某些档案是否可以开放和利用，往往是档案保管者说了算。于是便出现了种种奇怪的现象：同样一件档案，在这个档案馆可以看，在另一个档案馆就不能看；在同一个档案馆，这个馆长批准查阅，另一个馆长却予以拒绝；甚至有些已经开放的地方档案，研究者要复印还需中央有关部门出具公函。这里的关键问题是把档案的解密和利用两个职能集于档案馆一身，就是说档案馆既要负责解密工作——这使它承担了重大的保密责任，又要负责利用工作——这使它承担了为研究者提供服务的责任。这两者显然是互相矛盾和对立的。在一般发达国家，档案解密是由一个专门机构负责，那里有一批经过专业训练并掌握国家政策的工作人员。凡是不影响国家安全和涉及个人隐私的档案，到期都会得到解密。而档案馆只负责保管和为研究者提供服务，他们的目的就是使尽量多的学者在那里使用尽量多的档案，档案的利用程度就是他们业绩的标尺。凡在那里做过研究的人，对此都有深切的体会。这恐怕就是中国档案管理制度改革的重要目标之一。
面对21世纪学术研究发展的国际化和公开性前景，中国学者只有在收集和利用档案文献方面开拓出一个新局面，才能进一步推动中国的历史研究，而这在很大程度上依赖于档案馆的制度革新。历史研究者和档案保管者同时面临着挑战，形势要求档案文献的解密、保管和使用逐步走向科学化、正规化和制度化。与此相应，新史料的不断涌现，又将迫使学者不断地对历史进行重新认识和表述。因为只有经过历史研究者耐心细致地对这些档案资料进行考证、探寻和对比、分析，人们才有可能获得一幅相对接近于真实的历史画卷。
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